Совершенствование системы управления организацией на примере ОАО «Оптика Сэсэг»

Федеральное агентство  по образованию РФ

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Восточно-Сибирский  государственный технологический  университет» (ГОУ ВПО «ВСГТУ»)

Кафедра «Экономика, организация, управление предприятиями перерабатывающей промышленности и сферы услуг»

Допущен к защите:

руководитель работы

___________К.А.Корсун

«__»___________2009 г.

Курсовая работа по дисциплине: «Основы менеджмента»

на тему: «СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

(НА ПРИМЕРЕ ОАО  «ОПТИКА СЭСЭГ»)»

Выполнила: Борхоева Н.А.

Проверил: Корсун К.А.

Улан-Удэ

2009

Содержание

Введение

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новые подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

В процессе управления происходит делегирование прав и обязанностей для организации взаимодействия различных органов управления и распределения задач, решаемых различными работниками. Руководители должны передавать сотрудникам свои права и обязанности, иначе требуемая работа просто не будет выполнена. Поэтому организация работ – это функция, которую должны осуществлять все руководители – независимо от их ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации почти всегда принимается руководством высшего звена. Руководители низового и среднего звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию, а в более крупных организациях и предлагая структуру подчиненных им подразделений, соответствующую общей структуре организации, выбранной высшим руководством.

В широком смысле задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. «Наилучшая» структура – это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

При переходе к рынку происходит медленный отход от прежнего иерархического управления, жесткой системы администрирования к рыночным взаимоотношениям. Поэтому необходима разработка новых подходов к построению системы управления персоналом организации – построение организационных структур, в соответствии, с которыми весь отсчет функций управления ведется не сверху вниз, а снизу вверх. Отсюда ориентация не на иерархические вертикальные структуры, а на многообразные формы горизонтальных связей.

Следовательно, формирование эффективной системы управления является одной из наиболее важных задач современного менеджмента. Цель данной курсовой работы – провести анализ, изложить принципы и методы ее совершенствования. Задача, которую я ставлю пред собой – рассмотрение и предложение совершенствования системы управления.

Глава 1. Обоснование выбора объекта управления

1.1. Миссия и ключевые  цели организации

Миссию оптики «Сэсэг» можно  сформулировать следующим образом: максимальное удовлетворение потребностей самого широкого круга клиентов в  товарах и услугах оптической медицины путем производства и реализации линз и очков, отвечающих самым последним веяниям моды и способствующих максимальному сохранению зрения каждого клиента на работе и в повседневной жизни, а также оказание консультационных услуг в данной области по самым приемлемым ценам, за счет применения новейших технологий и техники, индивидуального и чуткого подхода высоко квалифицированных в области медицины работников к каждому клиенту и при обеспечении справедливого отношения к своим сотрудникам.

Основная общая цель организации (миссия) образует фундамент для установления ключевых общеорганизационных целей, на достижение которых должно ориентироваться высшее руководство.

С учетом сформулированной оптикой «Сэсэг» миссии можно  выделить следующие проблемы, стоящие перед организацией:

1) расширение круга  предлагаемых услуг и продукции;

2) постоянное обновление  ассортимента;

3) установление приемлемых  цен на все виды продукции;

4) поиск и внедрение  новейших технологий и техники;

5) повышение квалификации  сотрудников;

6) изучение потребностей  потребителей.

1.2. Вид деятельности

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

Основными видами деятельности Общества являются:

1 – производство и реализация очков, отвечающих самым последним веяниям моды и способствующих максимальному сохранению зрения каждого клиента на работе и в повседневной жизни.

2 – оказание консультационных услуг в данной области по самым приемлемым ценам, за счет применения новейших технологий и техники, индивидуального и чуткого подхода высоко квалифицированных в области медицины работников к каждому.

3 – определение объективной оценки зрения с применением поистине революционного в области медицины оборудования, не имеющего аналогов в республике на сегодняшний день.

4 – реализация солнцезащитных очков для весьма широкого рыночного сегмента. В ассортименте товара можно выбрать, начиная от недорогих очков от малоизвестных производителей в то числе из КНР, которые по карману почти каждому и кончая дорогой продукцией от всемирно известных фирм таких как «Polaroid» и др.

5 – внедрение и продвижение ставших уже не редкостью в республике контактных линз. Индивидуальное обследование и определение метода устранения недостатка зрения, в том числе и контактных линз различных фирм как «Prokter and Gambell», которые можно приобрести на месте, что экономит время клиентов.

1.3. История создания

Акционерное общество Оптика «Сэсэг» начало свою деятельность с 1994года, выпустив 50000 акций номинальной стоимостью 10 рублей каждая. По адресу улица Терешкова дом 27 на первом этаже были выкуплены две квартиры общей площадью 100 квадратных метров.

В то время оптика была узко специализированным и малоизвестным предприятием, что, конечно, сказывалось на финансовые активы и размер дивидендов. Была даже ситуация, когда доход был ниже расходов. Не столь богатый ассортимент ограничивался солнцезащитными очками и очками с диоптриями.

Также в продаже были не совсем очки, а как бы «тренажёр» для  глаз из соединенных штатов разработанный  американским ученым Бэйтсом. Эти очки больше известны как «Лазер вижн».

Заказы на очки с диоптриями из-за недорогого оборудования выполнялись медленнее, чем у конкурентов. Но вид деятельности был выбран правильно, ведь людей, страдающих от недостатка зрения, на фоне технологического прогресса и глобального внедрения в повседневную жизнь электронно-вычислительной техники и персонального компьютера становится все больше и больше.

Уже к 1996 году за счет резервного капитала стало возможным открытие еще  одной точки в КСК ЗММК. Была взята в аренду с последующим выкупом территория площадью 35 квадратных метров. Там был открыт кабинет окулиста для наибольшей мобильности и экономии времени клиентов. Также там можно было приобрести почти весь ассортимент оптики. Это событие можно считать началом бурного роста акционерного общества. Доход от деятельности в последующем позволил приобретать дорогостоящее оборудование, расширить штат сотрудников и персонала, увеличить заработную плату и нанять высококвалифицированных специалистов.

1.4.Основы функционирования, организационно-правовая форма

Оптика «Сэсэг» является акционерным  обществом.

Высшим органом является Общее  собрание его акционеров.

К компетенции Общего собрания акционеров относятся следующие вопросы:

• Внесение изменений в Устав Общества или утверждение Устава Общества в новой редакции
• Реорганизация Общества;
• Ликвидация Общества, назначение ликвидационной комиссии и утверждение промежуточного и окончательного ликвидационных балансов;
• Определение количественного и персонального состава Совета директоров, избрание его членов и досрочное прекращение их полномочий;
• Определение предельного размера объявленных акций;
• Увеличение Уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций посредством закрытой подписки;
• Уменьшение Уставного капитала Общества путем уменьшения номинальной стоимости акций, приобретения Обществом части акций в целях сокращения их общего количества или погашения не полностью оплаченных акций в соответствии со ст.29 Федерального закона РФ «Об акционерных Обществах», а так же путем погашения приобретенных или выкупленных Обществом акций в соответствии с п.3 ст.72 и абзацем 2 п.6 ст.76 Федерального закона РФ «Об акционерных Обществах»;
• Избрание членов ревизионной комиссии (Ревизора) и досрочное прекращение их полномочий;
• Утверждение аудитора Общества;
• Утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счета прибылей и убытков Общества и распределение его прибылей и убытков;
• Принятие решений о неприменении преимущественного права акционера на приобретение акций Общества или ценных бумаг, конвертируемых в акции, предусмотренного ст. 40 Федерального закона «Об акционерных Обществах»;
• Порядок ведения Общего собрания;
• Образование счетной комиссии;
• Дробление и консолидация акций;
• Совершение крупных сделок, связанных с приобретением и отчуждением Обществом имущества, в случаях, предусмотренных статьей 79 Федерального закона РФ «Об акционерных Обществах»
• Приобретение и выкуп Обществом размещенных акций в случаях, предусмотренных Федеральным законом РФ «Об акционерных Обществах»;
• Решение иных вопросов, предусмотренных Федеральным законом РФ «Об акционерных Обществах»

Также к компетенции собрания акционеров можно отнести выбор генерального директора из числа акционеров путем референдума на основе процента акций.

В компетенцию генерального директора входит решение вопросов общего руководства деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных Уставом к исключительной компетенции Общего собрания акционеров.

К исключительной компетенции генерального директора относятся следующие вопросы:

• определение приоритетных направлений деятельности общества;
• созыв годового и внеочередного Общих собраний акционеров Общества;
• утверждение повестки дня Общего собрания акционеров;
• определение даты составления списка акционеров, имеющих право на участие в Общем собрании, и другие вопросы, связанные с подготовкой Общего собрания акционеров, отнесенные к компетенции Совета директоров в соответствии с Федеральным законом РФ «Об акционерных Обществах»;
• вынесение на решение Общего собрания вопросов, предусмотренных настоящим Уставом;
• Решение об увеличении уставного капитала Общества путем увеличения номинальной стоимости акций или путем размещения дополнительных акций, и внесение соответствующих изменений в Устав, за исключением случаев, предусмотренных в Уставе;
• определение рыночной стоимости имущества в соответствии с Федеральным законом РФ «Об акционерных Обществах».
• принятие решения о приобретении размещенных Обществом акций, облигаций и иных ценных бумаг в случаях, предусмотренных Федеральным законом «Об акционерных Обществах»;
• назначение генерального директора и досрочное прекращение его полномочий, установление генеральному директору вознаграждения и компенсаций;
• определение размера оплаты услуг аудитора, рекомендации по размеру выплачиваемых членам ревизионной комиссии Общества вознаграждений и компенсаций;
• рекомендации по размеру годового дивиденда по обыкновенным акциям и порядку его выплаты;
• принятие решения об использовании резервных и иных фондов Общества;
• утверждение внутренних документов Общества, определяющих порядок деятельности его органов управления;
• принятие решения о создании филиалов и открытии представительств Общества, утверждение положений о них;
• принятие решения об участии Общества в других организациях и их объединениях, за исключением случаев, предусмотренных в Уставе;
• принятие решений о заключении крупных сделок, связанных с приобретением и отчуждением Обществом имущества, в случаях, предусмотренных Федеральным законом РФ «Об акционерных Обществах»;
• принятие решений о заключении сделок, в которых имеется заинтересованность, в порядке, предусмотренном Федеральным законом РФ «Об акционерных Обществах»;
• решение иных вопросов, предусмотренных Федеральным законом РФ «Об акционерных Обществах» и настоящим Уставом.

Глава 2. Анализ системы управления организацией

2.1. Анализ организационной  структуры

Схема является довольно распространенной в структуре управления компаниями средней величины. Организационная структура представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления – технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять.

2.2. Система мотивации в оптике

При планировании и организации  работы руководитель определяет, что  конкретно должна выполнить организация, когда, как и кто должен это  сделать. Для воплощения своих решений в дела руководители должны применять на практике основные принципы мотивации. В данном контексте, т.е. в отношении управления, мотивация – это процесс побуждения работников организации к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Ясно, что управление производством осуществляется через человека: через людей вносятся определенные коррективы в техническую, технологическую и организационную стороны процесса производства. Но и сами работники являются объектом управления. Это касается прежде всего количества и качества рабочей силы, формирования трудового потенциала, его развития и использования, мотивации трудового поведения, трудовых и личностных отношений и т.д. И чтобы раскрыть содержание этого специфического вида управленческой деятельности, уточним сначала, что является объектом и субъектом управления.

Объект управления – это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады). Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной взаимоувязке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив.

В качестве субъектов  управления персоналом выступают группа специалистов, выполняющих соответствующие функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к своим подчиненным.

В литературе можно встретить  примеры различного толкования понятия "управление персоналом". Одни авторы в определении оперируют целью  и методами, с помощью которых можно этой цели достигнуть, т.е. акцентируют внимание читателя на организационной стороне управления. Другие в определении делают упор на содержательную часть, отражающую функциональную сторону управления. Типичным примером первого подхода может служить определение, данное В. П. Галенко: "Управление персоналом – это комплекс взаимосвязанных экономических, организационных и социально-психологических методов, обеспечивающих эффективность трудовой деятельности и конкурентоспособность предприятий".

Другой подход отражен  в определении управления персоналом, принятом в немецкой школе менеджмента: "Управление персоналом (менеджмент персонала, экономика персонала) – область деятельности, важнейшими элементами которой являются определение потребности в персонале, привлечение персонала (вербовка и отбор персонала), задействование в работе, высвобождение, развитие, контроллинг персонала, а также структурирование работ, политика вознаграждений и социальных услуг, политика участия в успехе, управление затратами на персонал и руководство сотрудниками".

Таким образом, главное, что составляет сущность управления персоналом, – это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития занятых на нем работников.

Разработанные теории мотивации делятся  на 2 категории: содержательные и процессуальные. К числу содержательных теорий относятся теории, разработанные Маслоу, МакКлелландом и Герцбергом, целью которых является определение потребностей, побуждающих людей к действию.

Основные потребности, выделяемые автором каждой из теорий, приведены ниже:

А. Маслоу

1. Физиологические потребности в еде, воде, убежище, отдыхе.
2. Потребности в безопасностии уверенности в будущем.
3. Социальные потребности в чувстве принадлежности, социал. взаимодействии и поддержке.
4. Потребности в уважении: в самоуважении, компетентности и признании.
5. Потребности самовыражения: в реализации своих потенциальных возможностей и росте как личности.

В качестве основной теории для определения наиболее актуальных потребностей работников оптики «Сэсэг» воспользуемся теорией Маслоу. Наиболее актуальными потребностями работников данной организации являются следующие потребности: потребности в безопасности и уверенности в будущем, потребность в уважении и самовыражении, социальные потребности. При этом работники управленческих должностей в большей степени мотивированы потребностями более высокого порядка, поскольку уровень их заработной платы достаточен, и у многих из них есть желание добиться определенных успехов в своей карьере и использовать возможности роста. Основными потребностями работников, занятых выполнением неуправленческих функций, являются потребности в безопасности и уверенности в будущем, поскольку их работа носит в основном рутинный, нетворческий характер, уровень заработной платы ниже уровня оплаты управленцев, и, следовательно, такие работники будут стремиться таких внешних вознаграждений, как дополнительная оплата труда, премии и т.д. Однако необходимо учитывать, что некоторые из этих работников имеют так же социальные потребности и потребности в уважении.

В качестве основных принципов стимулирования и методов удовлетворения различных потребностей работников и руководителей различных уровней управления в оптике целесообразнее использовать следующие принципы и методы:

1. Материальное стимулирование:

а) установление премий за перевыполнение плана;

б) использование премий за повышение  качества продукции

в) надбавка к заработной плате  за сверхурочную работу, при условии, что она не связана с отставанием работников в сроках выполнения задания.

2. Социальные потребности:

а) сохранение неформальных групп, если они не наносят оптике реального ущерба;

б) поощрение поддержки одним  сотрудником другого;

в) создание в каждом магазине духа единой команды за счет проведения конкурсов между магазинами по объемам сбыта и качеству обслуживания клиентов.

3. Потребности в уважении:

а) обеспечения подчиненным возможности обучения и повышения квалификации, что даст возможность занятия более высокой управленческой должности;

б) привлечение подчиненных к  формулировке целей;

в) обеспечение обратной положительной связи с достигнутыми результатами путем подготовки полугодовых листовок о работе организации, результатах работы каждого из сотрудников и о сотрудниках, внесших наиболее существенный вклад в достигнутые результаты;

г) вынесение благодарностей сотрудникам, добившимся наилучших результата работы.

4. Потребность в самовыражении:

а) предоставление возможностей для обучения, которое позволит полностью использовать потенциал работников;

б) возможность продвижения подчиненных  по служебной лестнице путем назначения на более высокие должности за счет успешного, аккуратного, обдуманного выполнения порученных работ;

в) предоставление подчиненным сложных работ, требующих от них полной отдачи.

Глава 3. Совершенствование системы управления организации

Изменяющиеся условия  хозяйствования увеличивают потребность  в совершенствовании системы управления персоналом. В России назрела необходимость совершенствования и развития системы управления. С этой целью необходимо глубже изучать зарубежный опыт, адаптируя его к национальным особенностям.

Прежде чем перейти  к конкретным рекомендациям необходимо нечётко определить принципы управления компанией. При этом приведём сравнительный анализ устаревших и современных принципов управления.

Принципы управления компанией

Если 7 или более принципов  из правой колонки реализованы в  компании, то она на верном пути реорганизации. Если реализованы 7 и более принципов  из левой колонки, то необходимо немедленно начать перестройку системы управления.

При совершенствовании системы управления следует иметь в виду, что условием совершенствования деятельности оптики является изменение системы управления и контроля текущих процессов. Большинство ошибок допускается не по вине сотрудников, они лишь невольные исполнители, вынужденные работать в обстановке, которая контролируется с помощью устаревших систем. Руководители также не допускают ошибок; единственная их ошибка заключается в том, что они позволяют функционировать системам, которые не настроены должным образом на потребности сегодняшнего дня. Главный удар нужно направить против систем, с помощью которых контролируется и регулируется деятельность акционерного общества. После этого необходимо создать процедуры, позволяющие регулярно проводить эти крайние важные системы в соответствии с постоянно изменяющимися условиями.

В первую очередь необходимо пересмотреть свои взгляды на роль и влияние службы управления на деятельность организации. Пренебрежительное отношение к службе должно уйти в прошлое, т.к. основным фактором производства являются люди. Именно они приводят в действие сложные машины и установки, их знания, умения и навыки двигают вперёд НТП и создают материальные ценности. Поэтому правильная организация труда работников, социальное развитие трудового коллектива, профессиональный отбор, ориентация и адаптация, планирование карьеры – всё это должно быть возложено на плечи высококвалифицированных специалистов – менеджеров по персоналу.

В основе всякого организационного преобразования лежит изменение в кадровой политике фирмы. Новая кадровая концепция должна обеспечивать единую систему работы с кадрами, основанную на современных научных разработках, а также на передовом отечественном и зарубежном опыте.

Стратегический план развития фирмы должен разрабатываться  совместно с менеджером по кадрам. Ведь стратегию осуществляют конкретные работники, трудовой коллектив. И только кадровые службы в полном объёме представляют все потребности и проблемы персонала организации. В условиях рыночной экономики процветание фирмы зависит от способностей работников и возможности их творческого роста. Кадровая политика, как раздел стратегического плана, нацелена на создание рабочей силы, обладающей более высокими способностями и cильной осознанной мотивацией к достижению поставленных целей организации.

Организационная структура  фирмы должна рассматриваться в  тесном сотрудничестве с менеджером по персоналу. При условии, что тот обладает достаточными знаниям в своей области. Ведь именно ему придётся подбирать персонал, заниматься его развитием.

При совершенствовании  организационной структуры необходимо чётко определить права и обязанности службы, её взаимоотношения с другими службами и управлениями с тем, чтобы обеспечить тесную и плодотворную работу всех подразделений организации. Все полномочия кадровой службы должны быть закреплены документально.

Совершенствование системы  управления оптики «Сэсэг» должно начаться с совершенствования процедуры найма работника с целью с уменьшения текучести кадров и снижению уровня неудовлетворённости работой и разочарования. Начать необходимо с правильного проведения интервью, где 80% времени должно уделяться выяснению профессионального уровня кандидата, при этом требования и суть предстоящей работы должны быть чётко сформулированы. Решение о приёме на работу, как правило, складывается на основе личных симпатий или антипатий, что не всегда является верным. Следует более объективно принимать решения, широко используя различные тесты и профдиагностику (например, тесты Айзенка, автоматизированная система «Оценка уровня профессионализма работника (СОПР) и проч.).