Совершенствование системы управления в ООО "Авангард"

РЕФЕРАТ

Цель исследования: разработать предложения по повышению эффективности системы управления организацией.

Предмет исследования: совершенствование  системы управления в ООО "Авангард".

Объект исследования: ООО "Авангард"

Для достижения цели необходимо решить ряд поставленных задач:

• Провести анализ существующего процесса управления.
• Провести анализ методов управления, применяемых в организации.
• Проанализировать организационную структуру управления.

Курсовая работа состоит  из реферата, введения, четырех глав, заключения и списка использованной литературы, 3 таблиц. В работе использовано 10 источников литературы. Объем работы составил 31 лист.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Понятие и структура системы управления организации…………6
1. Понятие эффективность управления и экономичность управления………………………………………………………………………...7
1. Критерии и показатели эффективности управления……………..9
1. Методы повышения эффективности управления………………..12

ГЛАВА 2. ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА  ИССЛЕДОВАНИЯ

2. Характеристика организации……………………………………..15
2. Динамика технико – экономических показателей объекта……..16
2. Организационная структура управления………………………...18

ГЛАВА 3. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3. Анализ существующего процесса управления…………………..20
3. Анализ методов управления, применяемых в организации…….24
3. Анализ существующей организационной структуры в организации………………………………………………………………………24
3. Краткие выводы по аналитической части………………………..26

ГЛАВА 4. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

4. Разработка предложений по повышению эффективности системы управления в ООО "Авангард"…………………………………………………27
4. Эффективность предлагаемых проектных мероприятий……….28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………...30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………...31

ВВЕДЕНИЕ

Система управления организацией», или «организационная система управления» (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий.

Под системой управления понимается необходимое построение взаимоотношений  уровней управления, функциональных служб и производственных подразделений, в форме позволяющей организации  достигать главной цели наиболее эффективным способом.

Актуальность выбранной  темы определяется тем, что происходит смена взглядов на организационную систему, создающую условия для наилучшего использования техники и людей в процессе производства и тем самым повышающую его эффективность.

В широком смысле задача менеджмента  при этом состоит в том, чтобы  выбрать ту систему, которая лучше  всего отвечает целям и задачам  организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. «Наилучшая» система - это та, которая  наилучшим образом позволяет  организации эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  и целесообразно распределять и  направлять усилия своих сотрудников  и, таким образом, удовлетворять  потребности клиентов и достигать  своих целей с высокой эффективностью.

Исследования показывают, что каждый  руководитель заинтересован  в повышении эффективности управления. Сейчас особое внимание уделяется процессу, стилю управлению, многое зависит от того, как руководитель будет управлять организацией.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Исследовать теоретические аспекты системы управления организации;
• Рассмотреть критерии и показатели эффективности управления;
• Изучить методы повышения эффективности управления;
• Описать объект исследования;
• Провести анализ существующего процесса управления, методов и структуры  в ателье;
• Разработать предложения по повышению эффективности системы управления.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

1. Понятие и структура системы управления организации

Прежде чем дать определение  системы управления организации, рассмотрим такие ключевые понятия, как "управление" и "управление организацией".

Управление - это воздействие  управляющей системы или субъекта управления на управляемую систему  или объект управления для достижения заранее поставленной цели.

«Существует множество разнообразных  подходов к определению содержания управления: управление как искусство, управление как наука, управление как  функция, управление как процесс». [1]

«Управление организацией - это процесс распределения и  движения ресурсов в организации  с заранее заданной целью, по заранее  разработанному плану и с непрерывным  контролем результатов деятельности». [2]

Основателем теории систем является Людвиг фон Берталанфи. Считал, что систему можно рассматривать только как единство. Единство – объект, который может совершать определенный вид деятельности.

«Система управления организацией»- это определенная совокупность составляющих элементов организации, специфических  взаимосвязей и взаимодействий, благодаря  которым осуществляется процесс  управления.

В настоящее время в  составе системы управления организации  выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;

2. техника управления.

3. функции управления.

4. методология управления 

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

- функциональную и организационную  структуру, схему организационных  отношений, профессионализм персонала;

- компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота.

Процесс управления, как  элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в  себя цели, законы, принципы, методы и  функции, технологии управления и практику управленческой деятельности.

Организационной структурой системы управления предприятием называется состав подсистем или элементов  системы, каждому из которых соответствует  определенная функция, а также организация  связей и отношений между подсистемами или элементами системы.

1.  Понятие "эффективность управления" и "экономичность управления"

«Эффективное» означает действенное, результативное, производительное и  происходит от слова «эффект» т.е. действие. Эффектом обладает любое взаимодействие, имеющее какой-то результат, и в этом смысле эффект можно рассматривать как абсолютное свойство любого взаимодействия или процесса, характеризующее их результат.

«Эффективность» характерна не для всякого взаимодействия, а  лишь для целенаправленного; поэтому  данная категория носит управленческий характер и отражает, прежде всего, степень достижения преследуемых целей. В отличие от эффекта эффективность  – это всегда определенное соотношение (результата с целями или результата с затратами на его получение), т.е. величина относительная.

В зарубежной англоязычной литературе понятие эффективности  бизнеса и менеджмента выражается двумя ключевыми терминами: Efficiency и Effectiveness.

Под efficiency понимается соотношение между объемом выпуска и потребными для его производства ресурсами. Это как бы внутренний параметр функционирования, который используется для оценки экономичности работы подразделений и организаций в целом.

Термин effectiveness применяется для измерения степени достижения организацией ее целей. Эффективный в этом в смысле понимается как «имеющий высокий уровень эффекта или результата» и характеризуется оптимальным соотношением между такими параметрами как производство, соотношение между выпуском и затратами (efficiency), исполнение обязательств, адаптивность и развитие. Таким образом, термин effectiveness более полно характеризует успешность работы, учитывая не только экономичность производства продукции или услуг, но и характеристики взаимоотношений с внешней средой, оказывающие существенное влияние на развитие организацией. Проблема повышения этого комплексного показателя требует поиска на такие вопросы, как: производство каким рынком отдавать предпочтение; в каком направлении улучшить экономические характеристики товаров и рынков; как лучше использовать ресурсы, чтобы они обеспечили экстраординарную, а не ординарную отдачу, достигаемую лишь при повышении соотношения между результатом и затратами (efficiency).

Эффективность – это результативность функционирования системы и процесса управления как взаимодействия управляемой  и управляющей систем, т.е. интегрированный  результат взаимодействия компонентов  управления. Эффективность показывает, в какой мере управляющий орган  реализует цели, достигает запланированных  результатов.

Таким образом, эффективность  управления – один из основных показателей  совершенствования управления, определяемый сопоставлением результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение. Оценить эффективность управления можно путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление.

Эффективность и экономичность  управления.

Устойчивый успех фирмы  в значительной степени определяется ее экономической эффективностью и  действенностью. Экономическая эффективность, если употреблять этот термин в контексте  менеджмента, выражает количество затрат, которые фирма использует, чтобы  произвести единицу продукции. Следовательно, когда компания способна увеличить  количество продукции, которую она  производит, или количество потребителей, которых она обслуживает, и при  этом поддерживать неизменный уровень  затрат, то компания повышает свою эффективность. С другой стороны, количество и качество произведенной продукции может  остаться неизменным, а количество затрат уменьшится – в этом случае компания также повысит свою экономическую  эффективность.

1.  Критерии и показатели эффективности управления

Для измерения эффективности  менеджмента существует система  критериев и показателей. Критериями эффективного управления организацией является повышение ее конкурентоспособности  и обеспечение развития в условиях рынка. Критерий эффективности - это  важнейший отличительный признак, характеризующий качественные стороны  явления, его сущность. Он выступает  выражением цели многогранного процесса менеджмента. Критерий и показатель тесно взаимосвязаны: научно обоснованный выбор критерия в значительной степени  обусловливает правильный выбор  системы показателей. И наоборот, качество показателя определяется тем, насколько полно и объективно он характеризует принятый критерий.

Итак, критерий эффективности - это показатель, выражающий главную  меру желаемого результата, которая  учитывается при рассмотрении вариантов  решения.

Критерий эффективности  управления определяется не только оптимальностью функционирования объекта управления, но и должен характеризовать качество труда в управляющей системе, экологическую и социальную эффективность.

Критерии экономической  эффективности управления многообразны и их нельзя свести к какому-то одному показателю.

Рассмотрим вначале критерии эффективности, относящиеся к объекту  управления. Современная наука выделяет общие, локальные и качественные критерии эффективности управления.

Общий критерий – экономические  результаты деятельности управляемой  подсистемы в целом, т.е. осуществление  предприятием (или организацией) своей  миссии при наименьших затратах.

Группа более частных  локальных критериев: затраты труда  на производство продукции или оказание услуг; затраты материальных ресурсов; затраты финансовых ресурсов; показатели использования основных производственных фондов; ускорение оборачиваемости  оборотных средств.

Группа качественных критериев: увеличение доли продукции высшей категории  качества; обеспечение экологической  чистоты; выпуск продукции, необходимой  обществу; улучшение условий труда  и быта работников; ресурсоэнергосбережение и др.

Показатель эффективности  – количественная характеристика работы предприятия, косвенно характеризует  эффективность управления.

Такие показатели эффективности  как производительность труда, материалоемкость, фондоотдача основных производственных фондов, оборачиваемость оборотных  средств, окупаемость капиталовложений условно можно объединить в группу частных или локальных показателей.

Кроме того, выделяют обобщающие показатели: рентабельность и ликвидность. Они отражают результат хозяйственной  деятельности, и управления в целом, но не в полной мере характеризуют  эффективность и качество управления трудовыми процессами, производственными фондами, материальными ресурсами.

Показателями, характеризующими работу аппарата управления, являются стратегическая эффективность управления и своевременность принятия и  осуществления управленческих решений.

При оценке эффективности  управления необходимо комплексное  применение всей системы обобщающих и частных показателей. Эффективность  управленческой деятельности применительно  к субъекту управления может характеризоваться  количественными (экономический эффект) и качественными показателями (социальная эффективность).

Показатели эффективности  обычно рассчитываются по отношению  к прибыли и характеризуют  рентабельность использования ресурсов предприятия. Рентабельность всего  капитала считается обобщающим, так  как отражает структуру и движение всех видов производительных и финансовых ресурсов предприятия, процессы превращения  ресурсов в издержки в ходе производства и обращения, соответствие рыночному  спросу выпускаемой продукции или  выполняемых работ (услуг).

Путем сопоставления объема продаж и затрат примененных ресурсов определяют показатель, который в  зарубежной практике носит разные названия: производительность, оборот, оборачиваемость, ресурсоотдача. Степень использования потребленных ресурсов определяется путем сопоставления издержек с объемом продаж.

Выделяют 2 модели повышения  эффективности:

Первая модель: эффективность  отдельных видов оценивается  с помощью показателей ресурсоотдачи, определяемых на основе сопоставления результата с ресурсами.

Система общих и частных  показателей обычно дополняется  анализом технико-экономических параметров и факторов, которые воздействуют на эффективность, например, ассортимента продукции или услуг, использования  средств производства и рабочего времени, динамики брака и затрат на его исправление и т.п. В то же время нередко не принимаются во внимание такие факторы, как удовлетворенность работающих и долгосрочная готовность организации адаптироваться к изменениям внешней среды.

Вторая модель: переход  к этой модели, как правило, не означает отказа от приведенных выше подходов к измерению и оценке экономической  эффективности, но акцентирует внимание на внутренних процессах, позволяющих  достигать поставленные цели за счет высокой производительности труда.

Главное в этой модели –  это использование человеческих ресурсов организации, поэтому важны  такие категории, как интеграция деятельности, удовлетворенность членов коллектива, мораль, социальный климат и т.п. Это отражается в постановке целей организации, которые могут  иметь такие формулировки, как  например: «повысить уровень взаимного  доверия и укрепить моральный  климат путем расширения участия  работающих в принятии решений», «сформулировать  координационную группу для достижения более высокой интеграции планов и действий бригад».

Методология оценки эффективности  базируется на системе управления трудовыми  ресурсами, включающей показатели их формирования, развития и повышения качества трудовой жизни.

При оценке эффективности  большее внимание уделяется качеству трудовой жизни, под которым понимается степень удовлетворения важных личных потребностей членов организации через  посредство их работы в ней.

1. Методы повышения эффективности управления

Эффективность управления в  динамике характеризует рост организаций, т.е. изменение границ между организациями  и между организациями и рынком.

Желание добиться успеха (эффективности  управления) характерно для всех субъектов  деятельности.

Основными составляющими  эффективности управления организации  являются:

• практическая реализация управленческих решений;
• результативность и эффективность организации;
• необходимость ситуационного подхода;
• производительность;
• выживание организации;
• обобщение;

Эффективное управление предприятием предполагает комплексное решение  ряда задач, среди которых можно  выделить: управление финансами, производством, сбытом и снабжением, управление внутренними  службами и управление кадрами.

Методы управления - это  совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Можно выделить следующие  методы повышения эффективности  управления:

• социальные и социально-психологические, применяемые с целью повышения социальной активности людей;
• экономические, обусловленные экономическими стимулами;
• организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях;
• самоуправление как разновидность саморегулирования социальной системы.

Методы эффективного управления являются важнейшим средством реализации законов и принципов управления. Все их многообразие является эффективным  только тогда, когда субъект управления на основе системного анализа использует ту их совокупность, которая необходима в данной конкретной управленческой ситуации, представляющей сегодня комплекс сложных явлений (экономических, социальных, политических и духовно-культурных).

В практике управления, как  правило, одновременно применяют различные  методы и их сочетания. Так или  иначе, но все методы управления органически  дополняют друг друга и находятся  в постоянном динамическом равновесии.

ГЛАВА 2. ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

1. Характеристика организации

Ателье «Авангард» г. Междуреченска  была создана в 1992 г. в форме закрытого  акционерного общества (ЗАО) для обслуживания населения и ремонту изделий. Далее было переименовано в общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Местонахождение организации: Кемеровская область, г. Междуреченск, пр.50 лет Комсомола 37. Телефон 4-22-23

Время работы:

Будние дни с 10:00 до 18:00

Выходные дни – суббота, воскресенье

Виды услуг:

• Индивидуальный пошив женской легкой и верхней одежды
• Все виды ремонта мужской, женской и детской одежды
• Подгонка одежды по фигуре
• Ремонт изделий из натуральной кожи
• Реставрация и перекрой шуб, дубленок, курток и плащей из натуральной кожи
• Пошив головных уборов мягкой формы
• Ремонт головных уборов
• Подшивка брюк, джинс
• Пошив постельного белья
• Оверложивание

В ателье Междуреченска оказываются  разнообразные услуги по пошиву и  ремонту одежды. Пошив женской  одежды на заказ – востребованная услуга горожанами Междуреченска.

В Ателье «Авангард» заказывают пошив: платья, блузы, юбки, брюк, жилета, пальто, плаща, куртки.

Ателье оказывает услуги по ремонту и пошиву шуб.

Перечень услуг по ремонту  шуб: замена крючков, укоротка низа шубы, укоротка рукава шубы, замена воротника, замена подклада на шубе, изготовление капюшона, ушивание по бокам и др.

Также в ателье производиться  разнообразный ремонт одежды. В мелкий ремонт одежды входит: укоротка брюк или джинс, удлинение брюк, пришивание заплат, пришивание вешалок, пуговиц, замена молний и др.

Организация является юридическим  лицом, обладает обособленным имуществом и самостоятельным балансом. Организация  действует как самостоятельный  хозяйственный субъект. Количество работающих в организации составляет 16 человек.

2.  Динамика технико - экономических показателей объекта

Основные технико - экономические показатели ООО "Авангард" за три года (2010, 2011, 2012) представлены в таблице 1.

Таблица 1. Основные технико - экономические показатели ООО "Авангард" за 2010-2012 гг.

Из данной таблицы видно, что в ООО "Авангард" выручка  от реализации продукции в 2010 г составила 160 тыс.руб, в 2011 г. 167 тыс.руб, а в 2012 г. 176 тыс.руб. Следовательно можно сделать вывод, что рост выручки от реализации продукции составил сначала 0,07 %, потом 0.09 %

Себестоимость продукции  в 2010 г. составила 160000 тыс.руб, в 2011 г. 163000 тыс.руб, а в 2012 г. 167000. Следовательно произошел рост в первом случае на 0.03 %, во втором на 0.04 %

Количество работников с 2010 по 2011 г. увеличилось с 14 до 16 человек, т.е. увеличился состав работников на 2 человека. А численность работников с 2011 по 2012 г. оказалась неизменной.

Показатели прибыли за 2010 г. 0 тыс.руб., за 2011 г. 4 тыс.руб, за 2012 г. 9 тыс.руб. Из данных видно, что в 2010 г. организация не получила прибыли, на 2011 она составила лишь 4 тыс.руб., а в 2012 9 тыс.руб. Таким образом, наблюдается рост прибыли организации, хоть и незначительный.

Рассматривая фонд заработной платы, можно сделать вывод, что  затраты на оплату труда увеличились  с 2010 по 2011 г. на 10 тыс.руб., а с 2011 по 2012 г. на 5 тыс. Затраты на оплату труда связано с увеличением количества работников в организации.

Затраты на материалы в 2010 г. составили 32 тыс.руб., в 2011 г. 38 тыс.руб., а в 2012 г. 42 тыс.руб. Увеличение затрат с каждым годом связано с увеличением цен на материалы.

Выработка одного рабочего в смену в 2010 г. составляет 2 изделия, в 2011 г. 3 изделия, а в 2012 г. 4 изделия.

Таким образом, организация  является стабильной на рынке, издержек нет, прибыль хоть и незначительная, но возрастает с каждым годом.

Динамика экономических  показателей свидетельствует о  нормальном финансовом состоянии организации. Прибыль организации будет зависеть от количества заказов потребителей.

2.  Организационная структура управления

В данной организации преобладает  линейная организационная структура.

Таблица 2. Организационная  структура управления ООО «Авангард»

Директор

Начальник производственного  отдела

Главный дизайнер

Главный бухгалтер

Отдел маркетинга

Вязальщица 2

Швея – ремонтница 3

Закройщик 3

Утюжильщица 2

Дизайнер 2

Специалист по маркетингу 1

Во главе ателье находится  директор, в подчинении у которого находятся начальник производственного  отдела, главный дизайнер, главный  бухгалтер и отдел маркетинга.

В свою очередь начальник  производственного отдела контролирует деятельность следующих работников:

ü Вязальщица

ü Швея - ремонтница

ü Закройщик

ü Утюжильщица

Главный дизайнер контролирует деятельность дизайнера.

Главный бухгалтер осуществляет учет доходов и расходов ООО, текущих  финансовых операций, производит учет основных и оборотных средств  организации и т. д.;

Цель отдела маркетинга заключается  в повышении конкурентоспособности  организации. Специалист по маркетингу отвечает за организацию проведения комплекса маркетинговых мероприятий.

Итак, все основные функции  организации распределены между  начальником производственного  отдела, главным бухгалтером, главным  дизайнером, отделом маркетинга и  контролируются директором ателье.

В ателье «Авангард» более 70% сотрудников старше 25 лет. Работники, около 40%, имеют высшее образование, остальную часть занимают работники  со средне специальным образованием. Сотрудники имеют большой стаж, что  указывает на стабильность коллектива.

ГЛАВА 3. АНАЛИТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

1. Анализ существующего процесса управления

Процесс управления ООО «Авангард» осуществляется директором. Директор ателье:

• распоряжается имуществом и средствами, заключает договора, выдает   доверенности,  открывает в  банках расчетные счета, издает приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для всех работников организации;
• руководит деятельностью организации и несет ответственность за выполнение возложенных на ООО «Авангард» задач, установленных Уставом организации;
• в соответствии с действующим законодательством принимает на работу и увольняет с работы работников организации, полностью или частично лишает премии, распределяет прибыль, полученную организацией;
• самостоятельно формирует производственную программу, выбирает поставщиков и потребителей своей продукции, работ и услуг, устанавливает цены на производственную продукцию, утверждает структуру и штаты, плановые показатели, систему оплату труда и премирования, численность, должностные оклады работников организации; утверждает должностные инструкции работников организации;
• Возглавляет, организует, планирует и координирует деятельность ателье, направленную на оказание бытовых услуг по пошиву и ремонту швейных изделий;
• Обеспечивает ателье необходимым и исправным оборудованием, организует приобретение в необходимых количествах тканей и фурнитуры, пользующихся постоянным спросом;
• Разрабатывает политику ателье по предоставлению гарантий на изделия с учетом материально-технического обеспечения ателье и уровня профессионализма персонала и др.
• Определяет ценовую политику оказания услуг по пошиву и ремонту швейных изделий (исходя из группы материалов, трудоемкости обработки, количества усложняющих элементов и т.п.) ;
• Разрабатывает и внедряет мероприятия по улучшению деятельности ателье, увеличению объема и перечня оказываемых бытовых услуг, повышению их качества.