Совершенствование учета труда и его оплаты на предприятии с использованием программы «1С: Зарплата и Кадры»

     Введение 

     Изменения в управлении экономикой, переход  к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на организацию и ведение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным системам учета, что требует разработки новых форм его методологии. Значительным изменениям подвергается информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.

      Учет  труда и заработной платы является одним из наиболее сложных участков работы. Затраты времени на ведение  первичного учета труда и его оплаты в общем объеме учетных работ велики. Поэтому на большинстве предприятий автоматизация учета начинается именно с этого участка, т.е. с создания АРМ по учету труда и его оплаты. 

     Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования информационной системы и использования современных персональных компьютеров — необходимого инструмента в работе бухгалтера. Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия.

      Целью написания данной курсовой работы является изучение автоматизированной обработки данных по учету труда и его оплаты, а также выявление необходимости и эффективности автоматизации данного участка на предприятии.

     Исходя  из цели в работе поставлены следующие  задачи:

1. Изучить теоретические основы учета труда и его оплаты;
2. Провести анализ автоматизации учета труда и его оплаты в ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ»;
3. Разработать мероприятия по совершенствованию автоматизации труда и его оплаты;

     Предметом исследования данной работы является совершенствование автоматизации  труда и его оплаты.

       Объект исследования – ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.Организация  учета труда и  его оплаты на  предприятии ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ» 

Учетная политика в ГУП ДХ «Первомайское  ДРСУ» 

      Организация ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ» была основана в 2000 г. в Алтайском крае, Первомайском районе в с.Первомайское по адресу: переулок Дорожный, дом 22. Организация  находится в 73 км от г. Барнаула.

      Видом деятельности организации является эксплуатация автомобильных дорог. Организационно-правовой формой является унитарное предприятие, на основе хозяйственного ведения. Директор организации Муравьев С. А., главный бухгалтер 12 разряда Чикаева Т. Д. Так же в структуре бухгалтерской службы работает бухгалтер 5 разряда материальной группы.

      Чистая  прибыль организации на период с 2008 по 2010 гг. увеличилась на 329000 руб. или на 45,4 %.

      Выручка предприятия за период 2008-2010 гг. увеличилась на 1495000 руб. или на 6 %.

      В составе основных средств у предприятия  имеются: здания, которые  составляют - 4732, сооружения и передаточные устройства - 121, машины и оборудование - 11321, транспортные средства - 8726.

      В организации ГУП ДХ «Первомайское ДРСУ» нет товарной продукции, т.к. она занимается оказанием услуг в сфере деятельности по эксплуатации автомобильных дорог.

      Учетная политика для целей бухгалтерского учета (Приложение 1):

1. Организационно-технический раздел.

0. Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией предприятия, как самостоятельным структурным подразделением, во главе с главным бухгалтером. Главный бухгалтер и работники бухгалтерии осуществляют свои функции с утвержденными должностными инструкциями.

Основных  средств - 1 раз в три года;

Нематериальных  активов - 1 раз в год;

Материальных  ценностей – 1 раз в год;

ГСМ – 1 раз в месяц;

Незавершенного  производства – 1 раз в год;

Расходов будущих  периодов – 1 раз в год;

Расчетов с  банком и бюджетом – раз в год;

Денежных средств  – 1 раз в месяц;

Расчетов с  дебиторами и кредиторами -  не менее 1 раза в год с каждым (сверка), общую один раз в год.

Плановые инвентаризации проводить не ранее 1 октября. Внеплановые  инвентаризации проводятся в случаях, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с пунктом 27 2Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» и по решению руководителя предприятия.

2. Способы ведения бухгалтерского учета.

2.1. Активы  сроком служб 12 месяцев, используемые при производстве продукции, работ, оказания услуг или в процессе управления относятся к основным средствам. Ежегодная переоценка основных средств не проводится.

2.3. Начисление  амортизации основных средств  проводится в течение срока полезного использования ежемесячно исходя из первоначальной стоимости и установленных методом линейного списания стоимости. Срок полезного использования для целей бухгалтерского учета устанавливается предприятием самостоятельно на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы,  утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации.

2.4. На  предприятии могут быть установлены  понижающие коэффициенты при  начислении амортизации основных  средств. Введение и отмена  коэффициентов проводится на основании приказа руководителя.

2.5. По  основным средствам, стоимость  которых восстановлена при перераспределении  средств Территориального дорожного  фонда, амортизация начисляется  в общеустановленном порядке  с отнесением на себестоимость работ (услуг). Одновременно со счетом 98 «Доходы будущих периодов» сумма начисленной амортизации списывается в состав внереализационных доходов. По основным средствам, приобретенным за счет средств амортизационного фонда предприятия, износ начисляется в общеустановленном порядке, с отнесением на себестоимость продукции (работ, услуг).

2.6. Износ  жилищного фонда учитывается  на забалансовом счете 010 и  начисляется один раз в год.

2.7. Стоимость  объектов основных средств дешевле  40 000 рублей, а так же приобретенных книг, брошюр и т.п. изделий списывается на затраты в момент передачи их в производство или эксплуатацию.

2.8. Износ  нематериальных активов учитывается  на счете 05 «Износ нематериальных  активов» и относится на себестоимость  работ (услуг) исходя из первоначальной  стоимости и срока полезного использования методом линейного списания. Погашение стоимости нематериальных активов производится путем накопления сумм начисленной амортизации на счете 05.

2.9. Суммы  по обязательному и добровольному  страхованию имущества относятся на счет 97 и списываются равномерно в течение срока действия лицензии или страхового полиса. На счете 97 учитывается так же стоимость подписки на периодические издания, которая списывается по мере получения периодических изданий предприятием.

2.10. На  предприятии применяется количественно  – суммовой способ учета МПЗ.  Единицей бухгалтерского учета  МПЗ является номенклатурный  номер. МПЗ отражаются в учете  по фактической себестоимости  их приобретения без применения  счетов 15 и 16. Списание материальных ценностей  в производство осуществляется по средней себестоимости.

     Технологические операции обычно выполняются совокупностями, образуя этапы. Такое подразделение операций достаточно условно, и комплексы операций, составляющих тот или иной этап, могут варьироваться. 
Этапом технологического процесса называется его укрупненная, относительно самостоятельная часть, характеризующаяся логической завершенностью, а также пространственной или временной обособленностью. 
Принято выделять три основных этапа: 
·     первый, связанный со сбором, регистрацией учетных данных и передачей их для обработки; 
·     подготовительный, осуществляющий перенос собранных данных на машинные носители с контролем правильности переноса; 
·     основной, обеспечивающий обработку данных по заданным алгоритмам, контроль и выдачу результатной информации пользователям. 
         Проектирование технологического процесса начинается с разработки укрупненных этапов обработки информации, которые затем детализируются на отдельные операции. Их состав зависит от качественных и количественных характеристик решаемых задач и временных ограничений, предъявляемых к ним. В целях наглядности и четкого представления составляется схема технологического процесса.

Рисунок 1 – Схема этапов и операций технологического процесса обработки данных

           Учет труда и заработной платы  занимает одно из центральных  мест во всей системе учета  на предприятии. Заработная плата является основным источником доходов работников фирмы.

      Для первичного учета численности  персонала предприятия документами  - основаниями также являются:

 - приказ  о переводе на другую работу;

 - прекращение  трудового договора;

 - личная  карточка в отделе кадров;

 - записка  о предоставлении отпуска;

 - табель  учета использования рабочего  времени.

       Трудовые доходы работника определяются  его личным трудовым вкладом  с учетом конечных итогов деятельности  предприятия. Они регулируются  налогами и не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда устанавливается федеральным законодательством для всех предприятий на всей территории РФ и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека.

      Учет труда, заработной платы  и расчетов с работниками предприятий ведется на основе федеральных, региональных и отраслевых законодательных норм регулирования трудовых отношений работников и администрации предприятия, включая отношения по оплате труда.

Основными задачами автоматизации учета труда и его оплаты являются

• точный учет личного состава работников,
• отработанного ими времени и объема выполняемых работ,
• правильное исчисление сумм оплаты труда и удержаний из нее,
• учет расчетов с работниками организаций, бюджетом, органами социального страхования и Пенсионным фондом РФ,
• контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, оплаты труда и фонда потребления,
• правильное отнесение начисленной оплаты труда и отчисление на социальные нужды на счета издержек производства и обращения и на счета целевых источников.

1. Первичный учет труда и его оплаты

     Система документирования хозяйственных операций – важнейшая составная часть организации бухгалтерского учета на предприятии. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Для учета затрат труда и начисления основной, т.е. за отработанное время  и выполненный объем работ, и  дополнительной, т.е. за неотработанное время, заработной платы  на предприятии используется несколько форм первичных документов.

    Документальная  регистрация хозяйственных факторов, отражаемых в учете, является одним  из основополагающих принципов ведения  бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любого производственно- хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

    Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной  формы, заполненный необходимыми данными  и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

    Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• назначению - распорядительные, исполнительные (оправдательные), учетного оформления, комбинированные;
• содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные;
• объему отраженных операций – единичные (первичные) и свободные;
• способу использования – разовые и накопительные;
• числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные;
• месту составления – внутренние и внешние;
• способу заполнения – вручную, при помощи средств автоматизации учета.

    Распорядительные – это документы, которые содержат разрешения на совершение какой-либо хозяйственной операции, например, приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.

    Исполнительные (оправдательные) – документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

    Большая часть бухгалтерских документов – комбинированные (распорядительно-исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.

    Документ  учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку. К ним относят  мемориальные ордера, листки-расшифровки.

    В условиях автоматизированной обработки  данных с использованием компьютеров  применяют многострочные документы.

    Вид документа отождествляется с  любой формой документа: типовой или индивидуальной. О совокупности документов, имеющих общее назначение и единую форму, говорят как о документах одного вида. Видом документа является, например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требование и другие типовые документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ.

    Документ  любого вида может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут  задаваться правила формирования проводок.

    Каждый  вид документа обязательно имеет визуальное представления – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе. В системах автоматизации учета реализуются четыре основных варианта экранных форм документов:

• экранная форма является копией первичного документа с указанием типа и разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический переход от реквизита к реквизиту (автозаполнение);
• экранная форма представляется в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу  хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав реквизитов.

    Экранная  форма так же, как первичный  документ, имеет заголовочную часть, а для отдельных видов документа  и табличную часть для внесения сведений об объектах учета. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем реквизитам, которые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, хранящиеся в справочниках которые могут быть получены расчетным путем, в экранную форму включаются автоматически.

    Многие  виды документов, прежде всего, типовые  документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с  бумажным оригиналом. После ввода  информации документа в систему  эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатной формы, как правило, не имеют специализированные документы.

    Инструментарий  создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он слишком  сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи разработчика или его представителя – дилера.

    Новые формы документов создаются путем  их параметрического описания и включения  в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок. 
 
 

    1.1.1 Отчеты в автоматизированных  системах бухгалтерского учета 

     Информацию, полученную в результате обработки  данных указанного массива, называют результатной информацией. Она подразделяется на основную и вспомогательную информацию. Основная результативная информация – это систематизированная, обобщенная информация синтетического и аналитического учета. Выходные документы бывают двух видов: одни предназначены для внутреннего, а другие – для внешнего использования.

     Выходные  документы внутреннего назначения подразделяются на стандартные и специализированные отчеты.

     Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги  на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные регистры, форма представления которых в системах компьютерного учета имеет отличия от традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на синтетические и аналитические отчеты. Возможна классификация и по другим признакам. 

Выходные  документы – отчеты

                           Внутренние                                                          Внешние

Стандартные       Специализированные                             Регламентированные отчеты                  отчеты                                                     отчеты

                             Стандартизированные                           Государственная                    

                             по форме                                                 отчетность

                             Уникальные по форме                           Отраслевая отчетность

                                                                                               Региональная отчетность 

Рисунок 2 - Классификация выходных документов

    Специализированные  отчеты – это отчеты, предназначенные для представления специализированной информации различных разделов бухгалтерского учета в печатных формах особого вида.

    Специализированные  отчеты могут быть стандартизированы по форме или иметь нестандартную форму для отражения специфических группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных учетов. Возможность получения наиболее часто применяемых стандартизированных форм, обычно включается в состав функции, входящих в комплект поставки программного продукта. Часто требуется получение достаточно специфических отчетов, формирование которых стандартных комплектом поставки программного продукта не обеспечивается. Это может быть специфическая отраслевая или региональная отчетность, а также формы, отражающие показатели, важные для конкретной организации. Для того чтобы пользователи могли получать необходимую им информацию в требуемой форме представления, в программе встречаются так называемые генераторы отчетов, которые дают возможность проектировать собственные отчеты. Единожды спроектированный отчет может потом многократно использоваться для получения выходной информации наравне с отчетами, входящими в комплект поставки программы.

    Регламентированные  отчеты - это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность. Эта отчетность, как правило, имеет унифицированную форму. Каждой форме присваивается код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации. Состав и содержание этих форм определяется различными государственными органами. Средства формирования государственной отчетности обычно включаются в поставку систем автоматизации бухгалтерского учета. Однако состав отчетов, формируемых программами, не всегда является полным. Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку систем автоматизации бухгалтерского учета не включается, и настройка программы для возможности их формирования выполняется либо самими пользователями, либо дилерами фирм – производителей программных продуктов.

    Вспомогательная информация справочного характера  в системах компьютерного учета  представляется в форме видеограмм, отражающих различные выборки из журналов операций, проводок и документов.  

     1.1.2 Учет личного состава предприятия и использования рабочего времени 

   Для учета личного состава на предприятии  применяются различные приказы, а также личные карточки работников.

   Приказ (распоряжение) о  приеме работника  на работу применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

   Личная  карточка работника заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

   Приказ (распоряжение) о  переводе работника  на другую работу применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Заполняется работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

   Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

   Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового договора (контракта) с работником применяется для оформления и учета увольнения работника. Заполняется работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании этого приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме «Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

   Табель  учета использования  рабочего времени применяется для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.