Совершенствование управления выполнения планов сбыта

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Важнейшим резервом повышения эффективности всего общественного производства является повышение качества решений, принимаемых руководителями.

Понятие «решение» в современной жизни весьма многозначно. Оно понимается и как процесс, и как акт выбора, и как результат выбора. Основная причина неоднозначной трактовки понятия «решение» заключается в том, что каждый раз в это понятие вкладывается смысл, соответствующий конкретному направлению исследований.

Решение как процесс характеризуется тем, что он, протекая во времени, осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно говорить об этапах подготовки, принятия и реализации решений. Этап принятия решений можно трактовать как акт выбора, осуществляемый индивидуальным или групповым лицом, принимающим решение с помощью определённых правил.

Решение как результат выбора обычно фиксируется в письменной или устной форме и включает в себя план (программу) действий по достижению поставленной цели.

Поскольку руководитель имеет возможность выбирать решения, он несет ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией.

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, а так же может использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Каждый руководитель независимо от ранга, должен осуществлять контроль.

Неопределенность и изменчивость окружающей среды, неудачно выбранная структура, специализация и разделения труда, люди с их неточностью исполнения обязанностей – требуют постоянного контроля. Контроль в организации необходим для своевременного фиксирования своих ошибок и исправления их, пока это возможно; для поддержания успеха, т.е. определения наиболее эффективных областей деятельности организации, способствующих достижению целей.

Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений. Чем больше выбор, тем эффективнее управление. При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования: обоснованность решения; оптимальность выбора; правомочность решения; краткость и ясность; конкретность во времени; адресность к исполнителям; оперативность выполнения. Проблема выбора руководителем решения - одна из важнейших в современной науке управления. Она предполагает необходимость всесторонней оценки самим руководителем конкретной обстановки и самостоятельности принятия им одного из нескольких вариантов возможных решений.

Поэтому целью курсовой работы является изучение политики принятия решений и организации контроля исполнения управленческих решений на примере ОАО молочный завод «Уссурийский».

В курсовой работе для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть теоретические подходы к понятию и сущности управленческих решений;

-   проанализировать политику принятия управленческих решений и организации контроля за их выполнением.

Для написания данной курсовой работы были использованы следующие источники информации: нормативная, справочная, учебная литература и документы управленческой отчетности.

1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность системы управления

Принятие решений - составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления.

Решение является одним из видов мыслительной деятельности и проявлением воли человека. Его характеризуют следующие признаки:

- возможность выбора из множества альтернативных вариантов: если нет альтернатив, то нет выбора и, следовательно, нет и решения;

- наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается как решение;

- необходимость волевого акта при выборе решения, так как формирует
решение через борьбу мотивов и мнений..

Соответственно под управленческим решением понимается:

- поиск и нахождение наиболее эффективного, наиболее рационального или оптимального варианта действий руководителя;

- конечный результат постановки и выработки УР.

Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом предвидения его возможных последствий.

Руководители обязаны постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления [7. С. 99].

Принятие решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, личной и т.д. Существует много определений управ­ленческого решения. Приведем некоторые из них:

Решение - это выбор альтернативы.

Решение - это рациональный выбор как минимум из двух альтернатив.

Управленческое решение представляет предписание к действию  перечень кон­кретных необходимых мер), позволяющих привести систему (объект) в требуе­мое состояние.

Приведенные определения подразумевают наличие некоторой проблемы или ситуа­ции, требующей принятия решения для своего разрешения или изменения.

Проблему можно определить как фактическое состояние объекта управления, его ре­зультата деятельности, когда они не соответствуют желаемому (намеченному) состоянию или результату.

Принятие управленческого решения всегда связано с существованием назревшей про­блемы в определенной ситуации. Ситуацию, в которой проявляется проблема, называют проблемной. Проблемная ситуация характеризуется различием между желаемым (необходи­мым) и фактическим состоянием организации, процесса или отдельного явления, которое препятствует их развитию или нормальному функционированию. В случае, когда ситуация угрожает самому существованию объекта или системы управления, ее принято классифици­ровать как острая или критическая ситуация [3. С.28].

Все проблемы, требующие принятия решений в организациях, могут быть разделены на три вида проблем. Первый вид составляют проблемы, связанные с тем, что результаты функционирования организации в настоящий момент не обеспечивают достижения постав­ленной цели. Второй вид состоит из проблем, которые могут привести к тому, что функцио­нирование организации в будущем не обеспечит достижения ее цели. К третьему виду отно­сятся проблемы, возникающие в связи с изменениями внешней среды или внутренних воз­можностей организации, когда требуется изменение целей ее деятельности.

Сущность задачи принятия решения заключается в выработке плана действий по раз­решению конкретной проблемы.

Формирование решений по конкретным проблемам является ключевым элементом процесса управления организацией или реализацией всех функций менеджмента.

Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это продукт управленческого труда, который в конечном счете, повышает или снижает эффективность функционирования коммерческого предприятия (организации).

Решения, принимаемые в процессе управления, могут быть классифицированы по различным признакам.

По уровню управления различают решения, принимаемые на разных уровнях: начальник цеха (начальник отдела); заместителя директора, директора, министра.

По масштабу взаимодействия управленческие решения подразделяют на общие и частные (локальные).

Общие решения затрагивают систему в целом, например, решение о приватизации предприятия.

Частные (локальные) решения касаются отдельных текущих вопросов работы производственной системы, например, выявления и устранения причин невыполнения заданий по объему товарооборота секцией магазина.

По содержанию выделяют научно-технические, экономические и организационные решения. Примеры: научно-техническое решение - установка нового оборудования на предприятии; экономическое — премирование работника; организационное - создание второй смены на предприятии.

По характеру принято различать следующие решения.

Оперативно-распорядительные решения принимаются на уровне секции, отдела. Они затрагивают различные стороны работы секции, отдела.

Под решением понимают подход к продуманному и рациональному выбору при, как минимум, двух альтернативах [16.С.12].

Таким образом, решение проблемы представляет процесс, состоящий из последовательности сме­няющих друг друга действий. Процесс начинается с момента возникновения (обнаружения) проблемной ситуации и завершается реализацией выбранного решения и оценкой результата снятия проблемы. Период времени от обнаружения проблемы до реализации решения, сни­мающего (разрешающего) проблему, называют управленческим циклом.

Каждому сотруднику организации приходится принимать различные решения, однако для руководителей всех уровней этот процесс является главным аспектом их профессио­нальной деятельности. Принятие решений представляет интегральную часть управления ор­ганизацией любого рода. Решения, принимаемые менеджером при управлении деятельно­стью организации, принято называть управленческими или организационными.

Организационное решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

При принятии управленческих решений руководителем можно выделить четыре его главные роли: предприниматель, специалист по исправлению нарушений в работе, распреде­литель ресурсов, специалист по достижению соглашений. Эти и другие роли (межличност­ные, информационные), а также принадлежность конкретного менеджера к определенному уровню и функциональной сфере управления в организации определяют содержание решае­мых им проблем и принимаемых решений [8. С.84].

Организационные решения могут быть двух типов: запрограммированные решения и незапрограммированные решения.

Запрограммированные решения являются результатом реализации определенной по­следовательности шагов или действий, подобных тем, что принимаются при решении мате­матического уровня. Как правило, количество возможных вариантов в этих случаях ограни­чено, и выбор должен быть сделан в пределах ограниченного числа альтернатив, заданных организацией. В основе запрограммированных решений лежат типовые (запрограммирован­ные) процедуры применения определенных действий по разрешению проблем, имеющих ме­сто в практике организации или менеджера, принимающего решение. Важным условием при формировании запрограммированного решения является степень структуризации конкрет­ной проблемы, с которой связано это решение. Для четко структурированной проблемы мо­гут быть применены стандартные процедуры соответствующих модулей их разрешения. Ме­неджеру не приходится затрачивать усилия и средства на разработку процесса ее решения.

Незапрограммированное решение требуется в случаях, когда проблемы или способы их разрешения являются новыми (отсутствует прецедент или опыт), они внутренне не струк­турированы или сопряжены с неизвестными ранее факторами. Так как для таких решений заранее невозможно составить программу действий (последовательность конкретных шагов), то руководитель должен разработать, прежде всего, процедуру принятия решения (например, достижение целей организации, совершенствование структуры и мотивации, улучшение продукции и др.).

Приведенные типы решений (запрограммированное и незапрограммированное) пред­ставляют два крайних случая. Запрограммированное решение всегда имеет незапрограмми­рованные элементы, связанные с оригинальными особенностями конкретной ситуацией, и, наоборот, - в любом незапрограммированном решении, как правило, могут быть стандартные (запрограммированные процедуры). Реальные решения лежат между ними. Поэтому в прак­тике управления запрограммированными и незапрограммированными решениями принято называть соответственно - преимущественно запрограммированные и преимущественно незапрограммированные решения.

Все управленческие решения имеют те или иные отрицательные последствия для от­дельных процессов, результатов или для организаций в целом, если они затрагивают всю ор­ганизацию. Поэтому принятие управленческого решения всегда сопряжено с компромиссом между положительными и отрицательными его последствиями. В основе компромисса лежат принципы, сформулированные Робертом Кацем, сущность которых заключается в следую­щем:

- выбранная альтернатива может иметь недостатки (возможно значителные);

- эффективно работающие руководители не позволяют недостаткам воможных  решений (принимаемых решений) парализовать их волю;

- непринятие решения в большинстве случаев хуже плохого решения;

- в отдельных случаях лучше повременить с принятием решения [3. С.21].

1.2. Эффективность системы управления

Управление – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, а так же может использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и  проведения корректировок,  если это необходимо.

Неопределенность и изменчивость окружающей среды, неудачно выбранная структура, специализация и разделения труда, люди с их неточностью исполнения обязанностей – требуют постоянного контроля. Контроль в организации необходим для своевременного фиксирования своих ошибок и исправления их, пока это возможно; для поддержания успеха, т.е. определения наиболее эффективных областей деятельности организации, способствующих достижению целей.

Каждый руководитель независимо от ранга, должен осуществлять контроль.

Различают три основных вида контроля: предварительный, текущий, заключительный. Предварительный осуществляется до фактического начала работы, посредством реализации определенных правил, процедур, политики. Применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий осуществляется, когда работа уже идет и производится в виде контроля  работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный осуществляется после того, как работа окончена или истекло отведенное для нее время. Текущий и заключительный контроль основываются на обратных связях.

  Его  первый этап – это установка стандартов, т.е конкретных, поддающихся изменению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления, которые точно определяют то, что должно быть получено в конкретный период времени, для того, чтобы достичь поставленных целей. Невозможность выразить показатели результативности в количественной форме  не оправдывает отказ  от контрольных стандартов вообще.       

Второй этап заключается в сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Эта процедура является пошаговой.

На первом шаге определяется масштаб допустимых отклонений, в  пределах которого, отклонение полученных результатов от намеченных,  не должно вызывать тревоги.  В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет не экономичной и неустойчивой.

Вторым шагом является измерение результатов, позволяющих установить, на сколько удалось соблюсти установленные стандарты – самый хлопотный и дорогостоящий шаг. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер определяет, какие действия необходимы.

Третий шаг направлен на передачу и распространение информации и очень важен  в обеспечении эффективности контроля. До сведения работников необходимо доводить как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

На четвертом шаге осуществляется оценка результатов менеджером. Им определяется значимость полученной информации с целью принятия решения о необходимости действий (изменить некоторые переменные  системы, изменить стандарты, не вмешиваться).

Третий этап заключается в выборе действия.

а) Ничего не предпринимать, если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о движении к достижению целей, но цикл контроля повторять.

б) Устранить отклонения необходимо прежде, чем они перерастут в крупные проблемы. Смысл корректировки состоит в том, чтобы  понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий, путем улучшения каких – либо внутренних переменных факторов организации, усовершенствованием функций управления или технологических процессов. Корректирующее действие не должно создавать дополнительных трудностей.

в) Пересмотреть стандарты, если проводится пересмотр планов. Завышенные стандарты делают их достижение не выполнимым и уничтожают мотивацию.

2. АНАЛИЗ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ОАО Молочный завод «Уссурийский»

2.1. Общая характеристика и анализ основных показателей

Открытое акционерное общество с иностранным участием Молочный завод «Уссурийский» самостоятельно осуществляет свою деятельность в соответствии с Законом «О предприятиях и предпринимательской деятельности», законодательными и нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации. ОАО Молочный завод «Уссурийский» является самостоятельным субъектом с правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, расчетный, валютный и другие счета в банках Российской Федерации. Зарегистрировано общество Администрацией города Уссурийска 05.11.1992 г., номер регистрационного свидетельства № 563.

Местонахождение завода: Российская Федерация, 692525, г.Уссурийск, ул. Советская 128. Целями общества является наиболее полное удовлетворение потребностей жителей г. Уссурийска и Уссурийского района и Приморского края молочной и другой продукцией  при минимальных затратах, наращивание доходности для повышения потенциала и эффективности производства и получение прибыли.

Для достижения указанных целей общество осуществляет следующие основные виды деятельности:

1) заготовка, переработка, производство и реализация молочной и другой сельскохозяйственной продукции;

2) продажа промышленных и продовольственных товаров через собственную и арендованную торговую сеть;

3) маркетинговую деятельность;

4) коммерческо-посредническую и торгово-закупочную деятельность;

5) внешнеэкономическую деятельность в соответствии с законодательством;

6) производство и продажа товаров народного потребления;

7) оказание бытовых услуг населению.

Организационная структура управления ОАО МЗ «Уссурийский» определяет состав подразделений аппарата управления, их взаимозависимости и взаимосвязи. Группа руководителей и специалистов, на которую возложены ответственность за осуществление процесса выработки и реализации управленческих решений, составляет аппарат управления общества. Аппарат управления включает управленческий персонал в масштабе всего завода, а также его структурных подразделений. На ОАО МЗ «Уссурийский»  действует линейно-функциональная структура управления, при которой управленческие воздействия разделяются на линейные – обязательные для исполнения и функциональные – рекомендательные. Этот тип структуры, характеризуется использованием формальных процедур и правил, жесткой иерархией власти, централизацией принятия решения.  

Имущество ОАО МЗ «Уссурийский»  состоит из основных фондов и оборотных средств, а также иных ценностей, стоимость которых отражается в бухгалтерском балансе предприятия, закреплено за заводом на праве хозяйственного ведения и является федеральной собственностью Российской Федерации. Управление ОАО МЗ «Уссурийский»  осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом. Завод самостоятельно определяет структуру органов управления и затраты на их содержание. В непосредственном подчинении у директора завода находятся первый заместитель директора – главный инженер завода; заместитель директора по производству и маркетингу; заместитель директора по экономике и финансам; заместитель директора по коммерческим вопросам; заместитель директора по общим вопросам, юридическое бюро и специальный отдел. ОАО МЗ «Уссурийский»  гарантирует своему рабочему персоналу весь комплекс прав, гарантии, льготы, компенсации, пенсии по возрасту и инвалидности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

У ОАО МЗ «Уссурийский»  сложились устойчивые связи с предприятиями сельского хозяйства (совхозами, товариществами и федеральными хозяйствами).

Основной вид деятельности ОАО МЗ «Уссурийский», согласно учредительной и отчетно-финансовой документации производство молочной продукции. Удельный вес доходов, полученных от данного вида деятельности, составляет 92% от общего результата работы предприятия (в стоимостном выражении) за 2010 год. Проанализируем результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия в целом за 2008-2010 гг.

Таблица 2.1 - Основные технико-экономические показатели деятельности

ОАО УМЗ «Уссурийский»

По данным таблицы 2.1 видно, что за исследуемый период выручка от реализации товаров и услуг увеличилась на 46 215,9 тыс. руб., или на 39,5%. Это произошло вследствие увеличения объемов производства.

Затраты на производство и реализацию услуг (себестоимость) также увеличились на 37 008,2 тыс. руб. или на 35,2%, вследствие увеличения объемов работ, роста транспортных расходов, увеличения тарифов на электроэнергию.

По причине увеличения объемов работ по предприятию прошло увеличение численности персонала на 4 человека.

В связи с необходимостью выполнения дополнительного производственного заказа (увеличение производства масла сливочного) увеличилась и средняя выработка на одного работника на 130,3 тыс. руб. или на 12,9%.

Наблюдается увеличение и по фонду оплаты труда по предприятию на 5256,0 тыс. руб. или на 16,6%. Это вызвано увеличением оплаты труда работников общества и увеличением численности персонала на 1,2%. Рост средней оплаты труда одного работника связан с ростом производственной программы и повышением производительности труда.

Об эффективном использовании основных средств говорит увеличение показателя фондоотдачи с 12,5 до 13,3 или на 6,4%. Среднегодовая стоимость основных средств увеличилась в 2008 году на 30,3% в связи с приобретением нового оборудования.

Балансовая прибыль увеличилась на 9207,5 тыс.руб. или на 76,9% за счет получения дополнительных внереализационных доходов. Предприятие рентабельно, так как по сравнению с прошлым годом рентабельность увеличилась на 31,5%.

Для того, чтобы охарактеризовать экономическое состояние ОАО Молочный завод «Уссурийский», проведем анализ по ряду показателей, характеризующих основные производственные фонды, трудовые ресурсы, финансовый результат деятельности.

Таблица 2.2 - Структура товарной молочной продукции ОАО Молочный завод «Уссурийский» за 2006-2008 гг. в ценах реализации