Совершенствования бизнес-процессов ФГБОУ ВПО «БрГУ»
Содержание
Введение
Совершенствование системы управления высшим образованием в условиях развития инновационной экономики знаний, инвестиционных проектов и наукоемких технологий является одной из важнейших социально-экономических проблем. Необходимость совершенствования системы управления высшего образования на современном этапе обусловлена постоянными и быстро меняющимися организационными и экономическими условиями деятельности вузов, жесткой конкурентной борьбой на рынке образовательных услуг, нечеткой и нестабильной позицией государства по отношению к высшей школе. Высшие учебные заведения, став полноправными субъектами рыночной экономики, самостоятельно определяют направления своего развития, цели и методы их достижения, согласуя их с целями государственной политики в области образования.
Решение на государственном уровне таких стратегических задач, как: совершенствование содержания и технологий образования, развитие системы обеспечения качества образовательных услуг, повышение эффективности управления в сфере образования, совершенствование экономических механизмов в сфере образования требуют системных изменений и совершенствования системы управления для решения этих задач на уровне учебного заведения.
Кроме того, в соответствии с изменениями в общественной и экономической жизни общества изменились требования к уровню и качеству образования других заинтересованных сторон. Возросшие требования общества к качеству образования сделали его основополагающей характеристикой при оценке деятельности высших учебных заведений в целом.
Изменения, происходящие во внешней среде высшего учебного заведения, требуют адекватной реакции вузов и, прежде всего, внедрения организационно-управленческих инноваций, включающих стратегическое планирование; систему сбалансированных показателей, всеобщий менеджмент качества, бюджетирование, ориентированное на результат, управление проектами, реинжиниринг бизнес-процессов и другие управленческие инновации.
В настоящее время университетский менеджмент, внедряющий управленческие инновации, испытывает ряд проблем, к основным из которых можно отнести следующие:
а) негибкость и бюрократизм существующих систем управления, обуславливающих замедленную реакцию на изменения во внешней и внутренней среде вуза;
б) несоответствие структур и методов управления решаемым задачам;
в) несогласованность целей и задач на разных уровнях управления;
г) превалирование задач оперативного управления над стратегическими;
д) неэффективность внедрения управленческих инноваций в результате их параллельного внедрения и т.д.
Решение указанных проблем в процессе внедрения инновационных методов управления предполагает интеграцию различных методов, основанных на процессном управлении и реинжиниринг бизнес-процессов, в первую очередь управленческих. Это позволит включить структурные подразделения и персонал вуза в управление вузом, повысить их заинтересованность и ответственность за результаты, оценить вклад в достижение стратегических целей и показателей деятельности вуза.
Актуальность темы исследования в этой связи определяется необходимостью разработки научно-обоснованных подходов к внедрению инновационных методов управления и проведения в этой связи реинжиниринга управленческих бизнес-процессов вуза на различных уровнях управления.
Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы является ФГБОУ ВПО «БрГУ».
Предметом исследования является совокупность организационно-экономических отношений в системе управления вузом в условиях внедрения инновационных методов управления.
Цель данной исследовательской работы заключается в разработке организационно-методических основ реинжиниринга бизнес-процессов вуза в условиях внедрения инновационных методов управления вузом.
Для достижения цели данного исследования ставились следующие основные задачи:
а) исследовать современные подходы к управлению вузом и возможность интеграции инновационных методов управления, основанных на процессном управлении организацией;
б) изучить особенности использования реинжиниринга в образовании, определить его роль в процессе внедрения новых методов управления;
в) обосновать целесообразность и возможность применения реинжиниринга в процессе совершенствования управленческой деятельности российских вузов;
г) определить условия и принципы проведения реинжиниринга для обеспечения совершенствования системы управления вузом;
д) разработать и апробировать
методику проведения реинжиниринга
в системе управления вузом при
внедрении инновационных
1 Теоретические основы
1.1 Сущность реинжиниринга
Современные технологии
бизнеса характеризуются
В мире, где постоянны только перемены, существует необходимость в инструментах и методах, которые могут помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. А для этого требуются механизмы, которые могут упростить слишком сложные вещи. Реинжиниринг бизнес-процессов является, несомненно, мощным средством, используемым для этих целей, поэтому, несмотря на его младенческий возраст как метода управления, интерес, проявляемый к нему, огромен.
Реинжиниринг бизнес-процессов предприятий используется тогда, когда необходимо принять решение о реорганизации деятельности: преобразованиях, реструктуризации бизнеса, замене структур управления и т.д. Предприятие, стремящееся выжить или улучшить свое положение на рынке, должно постоянно совершенствовать технологии производства и способы организации деловых процессов. Для этого прибегают к консалтингу, который базируется на прошлом опыте. Но можно использовать и путь, которым является инженерная деятельность. Этот подход гарантирует получение результата при условии соблюдения правил и методик применения инструментов реинжиниринга.
Инжиниринг бизнеса – это набор приемов и методов, которые компания использует для проектирования бизнеса в соответствии со своими целями.
Термин «реинжиниринг» появился в начале 1990-х гг. Его возникновение обычно связывают с именем Майкла Хаммера, консультанта из Бостона, так как он описал эту концепцию в 1990-м г. в «Гарвард бизнес ревью» в статье, которая называлась «Реинжиниринг традиционных методов работы: не автоматизируйте их, а отвергайте». В 1992 г. Хаммер в соавторстве с Джеймсом Чампи выпустил книгу «Реинжиниринг корпорации», в которой популярно изложил данную концепцию. Согласно определению Хаммера и Чампи реинжиниринг бизнес-процессов – это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия.
Целью реинжиниринга бизнес-процессов является целостное и системное моделирование и реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания.
Инжиниринг бизнес-процессов включает в себя реинжиниринг бизнес-процессов, проводимый с определенной периодичностью, например, один раз в 5-7 лет, и последующее непрерывное улучшение бизнес-процессов путем их адаптации к изменяющейся внешней среде.
Можно выделить три типа компаний, для которых реинжиниринг необходим и целесообразен:
а) компании, находящиеся на грани краха в связи с тем, что цены на товары заметно выше и (или) их качество (сервис) заметно ниже, чем у конкурентов. Если эти компании не предпримут решительных шагов, они неизбежно разорятся;
б) компании, не имеющие в текущий момент затруднений, но предвидящие неизбежность возникновения трудноразрешимых проблем, связанных, например, с появлением новых конкурентов, изменением требований клиентов, изменением экономического окружения и пр.;
в) компании, не имеющие проблем сейчас, не прогнозирующие их в обозримом будущем. Это компании-лидеры, проводящие агрессивную маркетинговую политику, не удовлетворяющиеся хорошим текущим состоянием и желающие с помощью реинжиниринга добиться лучшего.
Таким образом, задачи реинжиниринга
аналогичны задачам инновации: освоение
новшеств для обеспечения
Ключевое слово «процесс» наиболее важное в определении понятия «реинжиниринг».
Бизнес-процесс – это множество «внутренних шагов» предприятия, заканчивающихся созданием продукции, необходимой потребителю. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить потребителю продукцию (услугу), удовлетворяющую его по стоимости, сервису и качеству.
Итак, бизнес-процесс – это действия по достижению цели компании. При этом оптимизируется результативность бизнес-процесса путем его организации на основе упорядочения горизонтальных связей в структуре управления компанией.
В основе реинжиниринга находится содержательный анализ. Компьютерные технологии эффективны, но они есть не более чем технический инструмент (хотя и имеющий самостоятельное значение).
Одним из ключевых направлений современного реинжиниринга стали потоковые модели хозяйственных структур, включая модели управления финансовыми потоками. Именно «потоковые» схемы и модели обеспечивают наиболее реалистическую картину функционирования хозяйственной системы. Все большее распространение получает применение имитационных моделей бизнес-объектов и процессов.
Реинжиниринг предусматривает новый способ мышления и новый взгляд производителя на построение предприятия как на инженерную деятельность. На первом этапе реинжиниринг бизнес-процессов осуществляется обратный инжиниринг, суть которого состоит в создании имитационной модели существующего бизнеса, на втором этапе-прямой инжиниринг, представляющий собой построение модели нового бизнеса предприятия.
Имитационное моделирование является одним из наиболее мощных и перспективных инструментов проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Необходимость разработки эффективных методов моделирования как инструмента выявления проблемных ситуаций, борьбы со сложностью проблем управления и оперативного принятия решений продиктована сегодня практикой развития отечественного рынка, где принимать решения приходится в условиях неопределённости, экономической нестабильности и повышенных рисков. При этом предполагается, что руководство предприятия готово сознательно следовать принципам рационального и интуитивного анализа возникающих проблем, их раннему диагностированию и предупреждению.
Реинжиниринг бизнес-процессов ориентирован на процессы, его понятийной базой является объектно-ориентированный подход, позволяющий описывать как данные о сущностях, так и их поведение. В частности, прежде чем определить архитектуру некоторого сложного бизнес-процессов, необходимо как можно более обстоятельно и объективно изучить и описать специфику его поведения, особенности функционирования.
Главным содержанием реинжиниринга является несоответствие прежней модели хозяйственной деятельности изменившимся внешним условиям бизнеса и рассматривается как направление стратегического планирования.
Главная сущность реинжиниринга – создание предприятия как адаптивной самообучающейся организации, своевременно реагирующей на требования руководителя, изменение нормативной, законодательной, институциональной базы, внедрение инновационных технологий для выживания предприятия в конкурентной рыночной среде.
Объект реинжиниринга: процессы, а не сами компании. Компании проводят реинжиниринг работы, которую выполняют люди.
Проект реинжиниринга бизнеса обычно включает четыре этапа:
а) разработка образа-видения будущей компании. На этом этапе компания строит картину того, как следует развивать бизнес, чтобы достичь стратегических целей;
б) анализ существующего бизнеса – проводится исследование компании и составляются схемы ее работы в настоящий момент;
в) разработка нового бизнеса – создаются новые и (или) изменяются прежние процессы и поддерживающая их информационная система, тестируются новые процессы;
г) внедрение проекта нового бизнеса.
Важно то, что перечисленные этапы выполняются не последовательно, а, по крайней мере, частично параллельно, причем некоторые из них повторяются.
Особо следует отметить роль информационных технологий в реинжиниринге, так как перепроектирование деловых процессов становится возможным, как правило, благодаря этим технологиям. Основная ошибка большинства компаний в том, что они рассматривают информационные технологии через призму существующих процессов. Они формулируют проблему следующим образом: как использовать новые технологии, чтобы улучшить то, что мы сейчас делаем?
Реинжиниринг – это
внедрение самых последних
1.2 Система управления и бизнес-процессы в высшем учебном заведении
Современная структура органов управления вузом определяется Законом РФ «Об образовании», Законом РФ «О высшем и послевузовском образовании», Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и уставом на принципах сочетания единоначалия и коллегиальности и обеспечивает оптимальное функционирование всех структурных подразделений.
Общее руководство университетом осуществляет выборный представительный орган – ученый совет. В состав ученого совета входят: ректор, который является председателем ученого совета, проректоры, по решению ученого совета директора институтов, деканы факультетов, а также выборные члены из числа преподавателей, сотрудников и студентов, выдвинутые на собраниях соответствующих структурных подразделений и избранные на конференции научно-педагогических работников, других категорий работников и обучающихся высшего учебного заведения. Полномочия ученого совета регламентированы уставом высшего учебного заведения.
Работа ученого совета осуществляется по утвержденному годовому плану, включающему рассмотрение основных вопросов образовательной, научной, финансово-хозяйственной деятельности университета. Решения ученого совета реализуются через приказы и распоряжения ректора и вступают в силу после их подписания.
Непосредственное управление деятельностью университета осуществляет ректор, избранный тайным голосованием на конференции научно-педагогических работников, других категорий работников и обучающихся. Между Министерством образования и науки РФ и ректором подведомственного государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования заключен трудовой договор. Полномочия ректора регламентированы уставом высшего учебного заведения.
Исполнение части своих полномочий передано ректором проректорам по направлениям деятельности, принятым на работу по срочным трудовым договорам.
В федеральных университетах создаются попечительские советы. Создание попечительских советов в других высших учебных заведениях может быть предусмотрено их уставами.
Попечительские советы
создаются в целях содействия
решению текущих и
Вуз как систему можно представить в виде модели состава системы (Рисунок 1.2.1), в которой отражены подсистемы разных уровней. Схема, представленная на рисунке, отражает многоуровневость системы «Вуз», предполагающую множество взаимосвязей между подсистемами вуза.
Рисунок 1.1 – Модель состава системы «Вуз»
Высшее учебное заведение – это система взаимосвязанных и взаимодействующих процессов (рисунок 1.2). Основные процессы вуза можно разделить на два типа
а) рыночно-ориентированные процессы (обработка рынка);
б) ресурсно-ориентированные процессы (оказание услуг).
Такое разделение отражает принцип функционирования конкурентоспособного и рентабельного вуза сегодня. Процессы, связанные с обработкой рынка, должны были находить свое выражение в конкретных планах и концепциях развития учебного учреждения, инициируя, тем самым, процессы исполнения. Проведение маркетинговых процессов по исследованию рынка должно стать главным звеном для взаимодействия с клиентами и работодателями, чтобы ориентироваться на потребности рынка труда и требования, предъявляемые к современным специалистам. Именно требования работодателей станут главными критериями при формировании образовательных программ третьего поколения.
Рисунок 1.2 – Систематизирующая схема процессов вуза
Процессы исполнения заключаются в выполнении основной образовательной деятельности по обучению студентов, а также проведению научной и методической работы. Обязательной составляющей современного вуза, без которой невозможно зарабатывать деньги, конкурировать на рынке, является коммерческая деятельность, которая включает оказание коммерческих услуг по обучению и консалтингу, выполнение производственных проектов и т.п. Результатом этой деятельности является набор продуктов и услуг, оказываемых вузом.
К основным процессам, которые объединяют процессы по обработке рынка и оказанию услуг, относится процесс по проведению набора, по результатам которого можно судить, насколько хорошо функционирует вуз в целом.
Основные процессы, сосредоточенные в центральной части схемы, поддерживаются вспомогательными процессами, образующими стилизованную опору для основных процессов. При этом имеются в виду «классические» вспомогательные процессы по материальному, финансовому, кадровому, информационному, правовому, методическому, международному и социальному обеспечению основной деятельности университета.
Над основными процессами располагаются процессы по управлению деятельностью университета, взаимодействующие с основными процессами посредством системы отчетов, а также стратегического и оперативного руководства
1.3 Типовая схема и приемы
проведения реинжиниринга
Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью определенных ресурсов за определенное время входы процесса преобразуются в выходы – в результаты, представляющие ценность для потребителя и приносящие прибыль изготовителю.
Бизнес-процесс в масштабах предприятия реализуется в виде сети основных, вспомогательных, поддерживающих и управленческих процессов (Рисунок 1.3.1).
При этом разделение на основные и вспомогательные процессы в определяющей степени зависит от предметной области и направления деятельности предприятия: для производственной компании, например, деятельность юридического отдела является вспомогательной, а для юридической или консалтинговой фирмы – основной. Идентификация процессов является обязательным условием, без реализации которого невозможна информатизация деятельности.
Руководители предприятия, решившиеся на внедрение информационных технологий (ИТ), должны твердо усвоить: начало работ по проектированию информационной системы чаще всего влечет за собой обязательный реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг представляет собой множество методик и рекомендаций, среди них нужно выбрать те, которые наилучшим образом удовлетворяют поставленным целям.
Рисунок 1.3.1 – Система основных и вспомогательных процессов предприятия
Реинжиниринг бизнес-процессов – это совокупность методов и действий, служащих для перепроектирования процессов в соответствии с изменившимися условиями внешней и внутренней среды и (или) целями бизнеса.
Для выполнения реинжиниринга существуют три главных требования:
а) для того, чтобы реинжиниринг
способствовал решению
б) необходимы качественные
методы сравнения существующих проблем
и ограничений, накладываемых клиентами
с прогнозируемыми
в) привлечение лучших
экспертов из различных функциональных
областей для перепроектирования. Для
нового и радикального решения своих
проблем с помощью
Для выполнения реинжиниринга необходимо распределение обязанностей внутри фирмы. Обычно главный менеджер назначает руководящий комитет на высшем уровне для того, чтобы координировать процесс реинжиниринга в целом. Задачами этой группы являются координация и коммуникация. Для выполнения непосредственно самого реинжиниринга создается высококвалифицированная группа или реинжиниринговая команда, состоящая из экспертов самой фирмы и привлеченных со стороны. Она занимается анализом и разработкой нового проекта. Помимо этого существует некоторый тип внутренней команды выполнения, которая наблюдает за процессом и результатами преобразований. Зачастую вопрос реализации реинжиниринга настолько труден, что компании вынуждены создавать дополнительно переходную и интеграционную команду. Такая команда планирует необходимые изменения в политике проведения работ обучения, в реинвестировании рабочей силы, в привлечении потребителей, в коммуникации и т.д.
Реинжиниринг представляет собой не только процесс, но и методологию. Будучи процессом, он помогает компании выбирать объекты реинжиниринга, создавать и транслировать представления об изменениях, перепроектировать и внедрять новый процесс, переходить от старых способов работы к новым, осуществлять и улучшать новые процессы.
Реинжиниринг бизнес-процессов является сложным и многоаспектным проектом, требующим тщательного планирования и проработки деталей. В целом реинжиниринг можно разделить на три этапа:
а) диагностика текущего состояния организации, его называют этапом построения модели «AS-IS» ( «как есть»);
б) определение требований к новым бизнес-процессам и их проектирование, его называют этапом построения модели «ТО-ВЕ» («как должно быть);
в) внедрение перепроектированных бизнес-процессов.
Рисунок 1.3 – Этапы проведения реинжиниринга
Обязательным элементом проведения реинжиниринга организации является моделирование бизнес-процессов. Реорганизация деятельности организации, особенно если она связана с внедрением информационных систем, связана с большим риском. Прежде чем улучшить деятельность предприятия необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Для анализа необходимо не только знать, как работает предприятие в целом, т.е. как оно работает с внешними организациями, поставщиками и клиентами, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Жизненный цикл образовательного процесса, как одного из разновидностей бизнес-процесса, зависит от многих составляющих и анализ его фактического состояния во время моделирования позволяет обнаружить слабые места процессов и описать потенциал их оптимизации. Адекватная бизнес-модель позволяет существенно облегчить решение следующих насущных в современных условиях задач, стоящих практически перед каждым из предприятий:
а) реорганизации бизнеса, обусловленной переходом от функциональной индустриальной модели к процессной;
б) применения информационных систем для управления бизнесом, обусловленное бурным ростом современных информационных технологий;
в) сертификации бизнеса
с применением комплекса
Первая из перечисленных задач традиционно предлагает построение моделей текущего и перспективного бизнеса, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе. Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций. Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях – это выходит за границы его возможностей. Поэтому главная идея создания моделей «как есть» «как должно быть» – понять, что делает (будет делать) рассматриваемое предприятие и как оно функционирует (будет функционировать) для достижения своих целей.
Успешное решение второй
задачи в значительной степени определяется
требованиями к будущим информационным
системам, назначением которых является
решение проблем бизнеса
Детальная бизнес-модель позволит:
а) описать «увидеть»
и скорректировать будущую
б) уменьшить затраты на создание системы;
в) оценить работы по времени и результатам;
г) достичь взаимопонимания
между всеми участниками
д) улучшить качество создаваемой системы.
Бизнес-модель полностью независима и отделяема от конкретных разработчиков, не требует сопровождения ее создателями и может быть безболезненно передана другим лицам. Она может быть положена «на полку» до тех пор, пока в ней не возникнет необходимость. Следует отметить, что построенные модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, в частности:
а) модели позволяют осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия;
б) с их помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов.