Совершенствования системы управления персоналом на складе предприятия

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время одним из важнейших ресурсов предприятия является персонал. Успех и процветание организаций во многом определяется интеллектуальным потенциалом предприятия, качественным составом сотрудников, что, как правило, связано не только с их квалификацией, но и тем энтузиазмом, самоотдачей, творческим подходом, с которым они выполняют свои обязанности. Без инициативы, предприимчивости, способности к инновациям невозможно успешное функционирование предприятий в условиях рынка.

         В последнее время все большее количество руководителей осознает важную роль персонала в хозяйствующих субъектах и приходят к выводу о том, что только целенаправленная и постоянная работа с персоналом может принести успех. Главной задачей руководства становится нахождение таких принципов и механизмов, которые позволят создавать эффективную систему управления персоналом. Создание производства всегда связано с людьми, работающими на предприятии. Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры играют важную роль. Однако производственный успех зависит от конкретных людей, их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, восприимчивости к обучению. 
         Поэтому для того, чтобы предприятие работало эффективно, необходимо правильно организовать труд работников, при этом постоянно контролируя их деятельность, используя различные методы управления персоналом. Управление любой организацией предполагает взаимодействие различных систем, среди которых ведущей, активной, приводящей в действие другие, является система управления персоналом.

         В условиях трансформируемой экономики нерешенность многих проблем управления персоналом становится главным препятствием формирования рыночных отношений на уровне организации, порождает определенные деформации социально-трудовой сферы региона и общества. Вышеизложенное и объясняет актуальность выбранной темы работы.

         Повышение роли персонала в современном производстве, принципиальные изменения в содержании труда, вызванные применением новой техники, технологий и методов производственной деятельности, повышение образовательного и культурного уровня работника, рост его личностных запросов к трудовой деятельности предопределяет новое осмысление и теоретическое обоснование этих вопросов. 
          Областью практического применения является унитарное предприятие «Дружбинец». 

Объектом исследования является персонал на складе предприятия.

Предмет исследования – совершенствование системы управления персоналом на складе предприятия.

Целью курсовой работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом на складе унитарного предприятия «Дружбинец».

         Достижение поставленной цели требует решения следующих задач:

• теоретический обзор основных аспектов управления персоналом склада;
• анализ деятельности и общая характеристика предприятия;
• анализ организации системы  управления персоналом склада унитарного предприятия «Дружбинец»;  
• разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом склада унитарного предприятия «Дружбинец»;
• определение экономической эффективности предложенных мероприятий.

Информационной базой для исследования данной темы послужили материалы статистической отчетности рассматриваемого предприятия, работы различных учёных и экспертов в области логистики, исследования отечественных и зарубежных авторов. При разработке проблемы на основе системного подхода использованы  методы экономического, логического, сравнительного и статистического анализа.

1 Теоретические и методологические  аспекты управления персоналом  склада

1. Сущность, цели и функции управления персоналом склада

«Кадры решают всё»

Управление складом часто воспринимается как рутинная повторяющаяся изо дня в день работа с одним и тем же перечнем операций. Роль склада следует обязательно учитывать как ключевое звено в цепочке поставок при принятии стратегических бизнес-решений. Но деятельность любого склада, даже укомплектованного самым лучшим и производительным оборудованием, может быть обречена на провал, если нет эффективного управления им. Даже лучшие технические системы иногда не могут компенсировать ущерб, нанесенный моральным состоянием персонала. Управление – это, по существу, умение взаимодействовать с людьми. Поэтому получение оптимального результата от каждого работника является основной и решающей задачей бизнеса [18, с. 247].

         К складскому персоналу относятся: начальник склада, кладовщики, водители погрузчиков, комплектовщики, грузчики. В некоторых случаях, когда склад филиала географически отдален от торгового офиса, это будут также операторы, находящиеся на складе и выписывающие накладные на отпуск товара по заказам, составленным менеджерами офиса филиала. Эти же операторы могут создавать в электронной учетной системе приходные документы после принятия товаров на склад. Если склад большой, то в его структуре еще возможно присутствие заместителя начальника склада, начальников смен (старших кладовщиков) [12, с. 84]. 

Директор по логистике компании или его заместитель по работе с персоналом разрабатывает единые стандарты для составления должностных инструкций, нормативов работы персонала, системы оплаты труда складских работников. Регулярно выезжает в филиалы для проведения хронометражей, контроля соблюдения единых стандартов, обсуждения с руководителями филиалов и отделов логистики филиалов методов работы с персоналом складов. Этот вариант характерен для устоявшихся компаний (в том числе компаний с мировым именем, где все процедуры давно отработаны и корректируются минимально даже с учетом местных особенностей), давно работающих в регионах и имеющих, как правило, десятки филиалов [8, с. 56]. 

Рассмотрим на рисунке 1.1.1 примерную организационно-штатную структуру склада.

Рисунок 1.1.1 - Организационно-штатная структура склада

Примечание – Источник: [6, с. 12]. 

         На современном этапе существуют несколько стандартных правил и неформальное отношение к их выполнению, которые помогут организовать, наладить и поддерживать работу складского персонала на высоком уровне. В

 первую  очередь это:

          - четкие должностные инструкции, из которых совершенно определенно должны вытекать как обязанности конкретных работников, так

 и пределы  их ответственности;

          - положения о структурных подразделениях и производственные инструкции склада (процедуры);

          - грамотные инструкции по охране труда и мерах пожарной безопасности; 
          - система учета производительности труда персонала, включающая стандартные формы отчетности;

          - постоянный контроль со стороны непосредственного руководителя (начальника отдела логистики) и регулярный контроль с выездом в филиалы директора по логистике компании или его подчиненных, курирующих деятельность филиалов;

          - мотивации, доведенные до работников;

          - подведение итогов не реже 1 раза в 6 месяцев для начальников отделов логистики и начальников складов с персональной отчетностью каждого на этих собраниях по утвержденным формам, включающим эластичные показатели производительности труда;

- проведение учебных занятий.

Управление персоналом – это комплексное, целенаправленное воздействие на коллективы и отдельных работников в направлении обеспечения оптимальных условий для творческого, инициативного, созидательного труда для достижения целей предприятия [15, с. 113]. 
         В современной литературе выделяется достаточно много функций управления персоналом. На основе анализа имеющейся литературы можно выделить следующие этапы управления персоналом, которые включают в себя многообразие функций.

         Первый этап – формирование кадрового потенциала: планирование потребности в персонале, набор и отбор кадров, определение заработной платы и льгот.

         Второй этап – развитие персонала:

- профессиональная  ориентация и адаптация в коллективе;

- подготовка  кадров;

- оценка  результатов деятельности и аттестация  кадров;

- управление  продвижением по службе.

         Третий этап – один из важнейших этапов управления персоналом – повышение качества трудовой жизни, который включает в себя удовлетворение работника своим трудом и совершенствование организации

труда [18, с. 251].

В практическом плане можно выделить следующие основные функции

управления персоналом:

- четкое  понимание и реализация стратегических и тактических целей

 своей  фирмы;

- прогнозирование  ситуации на рынке труда и  в собственном коллективе для  принятия учреждающих мер;

- анализ  имеющегося кадрового потенциала  и планирование его развития  с учетом перспективы;

- мотивация  персонала,

- оценка  и обучение кадров,

- содействие  адаптации работников к нововведениям,

- создание  социально комфортных условий в коллективе;

- решение  частных вопросов психологической  совместимости сотрудников и  др.

          Ни одна организация не сможет сформироваться и существовать далее, если не будет определена ее цель – то, ради чего организация существует. Определение цели может быть дано двояким образом – для внешних наблюдателей, участников и ее собственных участников, сотрудников, включенных в процесс функционирования.

         Цель управления персоналом состоит в формировании, развитии и реализации с наибольшей эффективностью кадрового потенциала организации. Это означает улучшение работы каждого сотрудника с тем, чтобы он оптимальным образом наращивал и использовал свой трудовой и творческий потенциал и благодаря этому содействовал достижению целей предприятия.

Процесс управления включает четыре основных вида деятельности: планирование, реализация планов, управление действиями и контроль.

Планирование

• Определение текущей ситуации.
• Определение необходимого/желаемого результата.
• Определение перспективных целей и задач.
• Подготовка бюджетов и разработка норм.
• Определение конкретных задач, которые необходимо выполнить в ближайшее время.
• Определение сроков выполнения работ.
• Разработка и установление правил.
• Разработка программ и процедур их выполнения.
• Определение плана действий.

Реализация планов

• Определение используемых ресурсов (машинное оборудование, материалы, методы, время).
• Определение оптимальных способов использования ресурсов.
• Разграничение и проектирование заданий, обязанностей и уровней полномочий.
• Структурирование рабочих взаимоотношений.
• Разработка систем выполнения работ.
• Распределение работ.

Управление действиями

• Развитие каналов коммуникаций.
• Согласование действий с командами/группами.
• Оценка стилей руководства отдельных лиц.
• Обучение и развитие отдельных лиц.
• Определение возможностей для обучения.
• Определение вопросов, в рамках которых необходимо провести обучение.
• Определение эффективности деятельности и работы персонала.
• Понимание происходящего.

Контроль результатов

• Использование способов отслеживания производительности.
• Создание способов оценки и контроля деятельности.
• Оценка результатов.
• Осознание проблем.
• Постоянное их отслеживание.
• Проведение мероприятий по оценке производительности.
• Выполнение корректирующих действий.
• Проведение усовершенствований.

На некоторых участках работ затрачивается больше времени, чем на других, например, при осуществлении такой специфической функции, как составление рабочих планов/графиков; на некоторых участках это приходится делать еще и часто. Однако со временем, как правило, все виды деятельности будут осуществляться управляющим персоналом планомерно и по нескольку раз в день. Вышеупомянутые виды включают в себя все задачи менеджмента по контролю и руководству [18, с. 273].

Взаимосвязь между ролями и функциями персонала в операциях, осуществляемых в магазинах и на складах, отражена в Приложении 1.

Способы, при  помощи которых люди выполняют описанные виды деятельности в приложении 1, отличаются друг от друга, поскольку у каждого человека есть свой стиль. Стиль  может быть, например, агрессивным, пассивным или позитивным. Стили управления персоналом несколько иные и склонны изменяться с течением времени:

• Авторитарный стиль:

контролирует

держит подчиненных в «ежовых рукавицах»

осуждает

указывает

смотрит через «булавочную головку»

распоряжается

оказывает давление.

• Демократичный стиль:

дает людям возможность попробовать свои силы

дает людям «свободу воли»

не осуждает

объясняет

видит более широкую перспективу

поддерживает

находит отклик.

Управление персоналом включает в себя прогнозирование, планирование, организацию и мотивацию усилий сотрудников для достижения целей компании, контроль за деятельностью сотрудников. Функции руководителей заключаются в том, чтобы собрать команду и работать с каждым из ее членов – строить межличностные отношения, организовывать, воздействовать и оценивать.

Наилучшим вариантом для управления считают совпадение в руководителе качеств менеджера и лидера. Лидер принимает решения там, где не справляется менеджер, где система поощрений и наказаний, учета и контроля не срабатывает.

К основным принципам организации управления персоналом относятся следующие:

• Единство подчиненности – каждый работник должен отчитываться только перед одним вышестоящим должностным лицом.
• Делегирование полномочий руководителей – передача прав и ответственности подчиненному освобождает руководителя для рассмотрения более важных вопросов хозяйственной деятельности компании.
• Норма управляемости – количество сотрудников, эффективно контролируемых руководителем. Считается, что это количество составляет от 3 до 7 человек.
• Четкое распределение обязанностей – не должно быть операций без конкретного ответственного лица.
• Специализация, простота, контроль – управленческие схемы не должны быть сложными и дублироваться. Они должны обеспечивать контроль и оценку выполнения задания.

Одной из важных задач является поиск сотрудников. Поиск кандидатов на замещение вакансий, особенно по ключевым должностям, всегда должен начинаться с сотрудников собственной компании. Этот путь связан с минимальными затратами времени и средств. Он же, как правило, наименее рискован. Степень пригодности кандидата по профессиональным и личным качествам в этом случае уже известна. Работник уже знает свою компанию, своих коллег и фирменный стиль, а поэтому может быстрее войти в курс дела. Кроме того, выбор одного из членов коллектива всегда стимулирует остальных, поскольку они убеждаются в возможности собственного карьерного роста.

Поиск кандидата вне компании целесообразнее начинать путем просьбы сотрудников о содействии в поиске подходящих кандидатур среди знакомых. Также подбор кадров осуществляется через публикацию объявлений и работой с агентствами по трудоустройству и службой занятости. 
         Успех компании зависит от деловых качеств и способностей сотрудников. Обучить сотрудников стать компетентными работниками – серьезная задача, решаемая не быстро. Она требует стройной системы продвижения сотрудников, справедливой системы оплаты, качественной программы обучения и ежедневного руководства. Направлять на обучение следует не новичков, а сотрудников, проработавших не менее года, которых принял коллектив, если они сами настроены долго работать в данной компании [17, с. 96]

Базовые принципы организации обучения в зарубежных фирмах – не в преподавании, а в стимулировании желания учиться. Поэтому стараются, чтобы сотрудники понимали и учитывали в своих жизненных планах, что получаемые знания:

• обеспечивают повышение оплаты или продвижение по службе;
• приносят уважение коллег;
• облегчают работу;
• помогают преодолевать трудности;
• ведут к высшей квалификации.

          Объем и сложность учебной подготовки определяется с ориентацией на обслуживание клиентов различных категорий и требуемой квалификации при выполнении сотрудником работы. Процесс реализуется по трем направлениям:

• курсы и семинары, организуемые вне предприятия;
• обучение на предприятии;
• самостоятельное обучение.

          На результативность учебных мероприятий могут оказать следующие факторы:

• явно положительное отношение руководства компании, обусловленное пониманием необходимости повышать квалификацию кадров;
• личная встреча руководителя с подчиненным перед началом обучения для обсуждения перспектив, ожидающих работника после переподготовки;
• собеседование, в ходе которого работник, прошедший обучение, делится приобретенными знанием и личными впечатлениями;
• выявление возможности и способа передачи новых знаний и навыков другим работником компании;
• немедленное практическое использование вновь приобретенных знаний как главное условие их закрепления и расширения.

Одной из главных задач является оплата труда. Основное в политике оплаты труда – держать уровень оплаты труда ведущих специалистов не ниже, а даже несколько выше, чем у конкурентов. Уровень остальных сотрудников также должен быть не ниже уровня, соответствующего уровню их квалификации и опыту на рынке труда.

Уходят не только люди, с ними уходит опыт, который порой невозможно зафиксировать на бумаге и передать, уходят их личные деловые связи, наконец – информация, которую нежелательно выпускать за пределы компании. Уйти специалисты могут только к конкурентам, и это значит, что конкуренты усилят свои позиции, а вам нужно будет предпринимать дополнительные меры по повышению конкурентоспособности, а это – расходы. Дешевле повысить зарплату нужному специалисту, не дожидаясь, когда он сам будет об этом настаивать, ибо нередко люди остро поднимают вопрос о повышении зарплаты либо морально готовые к тому, чтобы уйти, либо уже нашедшие место и предпринимающие последнюю попытку, чтобы оправдать свое решение в своих глазах и в глазах коллег.

Систему поощрений необходимо строить таким образом, чтобы дополнительную оплату люди получали за дополнительные усилия. Премирование за выполнение плана, т.е. за нормальную работу, развращает людей, завышает их мнение о своей значимости для компании, приводит к снижению производительности труда [19, с.60].

Система оплаты должна быть как можно проще и понятнее. Методы оплаты труда всех сотрудников следует разработать так, чтобы задания были достижимые и предусматривали вознаграждение именно за дополнительные усилия. Нереальные задания бессмысленны. Задания и метод оплаты должны обеспечивать справедливость выплат, как для сотрудников, так и для компании.

Большое значение в организации производственного процесса и в управлении персоналом имеет создание системы мотивации персонала, т.е. создание таких условий, при которых сотрудникам будет невыгодно нарушать имеющуюся технологию и существующие правила и будет выгодно повышать качество труда, совершенствовать технологию и добиваться высоких результатов.

К основным принципам создания системы мотивации персонала можно отнести следующие: материальное и моральное поощрение сотрудников и материальное и моральное наказание сотрудников.

          Начинать построение мотивации на складе следует с функциональной структуры склада. Необходимо понять – Кто и Что делает, чётко разграничив полномочия каждого сотрудника, включая уборщицу. На практике управления складами эффективная система мотивации позволяла снизить прямые складские издержки на 40-50 процентов, что эквивалентно 1-2% от товарооборота. А это очень приличная сумма. Дополнительные же косвенные доходы, которые компания получает от более качественного обслуживания клиентов на складе, не поддаются конкретному численному выражению, но они существенны и очевидны [11, с. 102].

Таким образом, система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления персоналом, установление вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

2. Принципы и методы построения системы управления персоналом склада

                                                                                 «Успех – дело каждого»

Система управления персоналом складского комплекса базируется на принципах единоначалия, личной ответственности каждого работника склада и материальном стимулировании.

Рассмотрим принципы управления персоналом, которые существуют на любом предприятии и которые безошибочно можно отнести и к складской деятельности.

Принципы управления персоналом – это правила, основные положения и нормы, которым должны следовать руководители и специалисты в процессе управления персоналом. Они отражают требования объективно действующих экономических законов, поэтому и сами являются объективными. Следовательно, управление персоналом предприятия (склада) осуществляется на основе следующих принципов:

1. Альтернативность – многовариантная проработка предложений по формированию системы управления персоналом и выбор наиболее рационального варианта для конкретных условий производства.

2. Бюрократия – обеспечение разумного господства центрального звена управления над основной частью персонала для строгого выполнения нормативных документов организации.

3.  Гибкость – приспособляемость системы управления персоналом к изменяющимся целям объекта управления и условиям его работы.

4. Децентрализация – обеспечение  рациональной автономности структурных подразделений или отдельных руководителей с передачей прав и ответственности на нижние уровни.

5.  Дисциплинированность – все работники выполняют правила внутреннего трудового распорядка, а менеджеры применяют справедливые санкции к нарушителям дисциплины.

6.  Единоначалие – концентрация власти в руках линейных руководителей, работник получает распоряжение и отчитывается перед одним непосредственным начальником.

7.  Иерархичность – обеспечение  иерархического взаимодействия между звеньями управления (структурными подразделениями и отдельными руководителями), базирующееся на разделении власти, решений и информации по уровням управления.

8. Кадры решают все – разработка  эффективной системы подбора, расстановки и обучения кадров. Развитие и продвижение работников осуществляется в соответствии с результатами их труда, квалификацией, способностями и потребностями организации.

9.  Коллегиальность – менеджеры работают в тесном контакте друг с другом и связаны узами сотрудничества и взаимозависимости, участвуя в выработке наиболее важных решений.

10. Комплексность – учитывание всех факторов, воздействующие на систему управления (внешние и внутренние, состояние объекта управления и т.д.), и охватывающие все подсистемы работы с персоналом.

11. Кооперация – система управления персоналом должна обеспечивать максимальное разделение и специализацию процессов выработки, принятия и реализации решений человеком.

12. Корпоративность – гармония интересов всех категорий персонала в обеспечении единства интересов и усилий по достижению целей управления ("в единении — сила").

13.  Личная ответственность – каждый работник предприятия (склада) должен точно знать свои обязанности, а также то, за что он несет личную ответственность (ресурсы, имущество, информация).

14. Оперативность – своевременное принятие решений по анализу и совершенствованию системы управления персоналом, предупреждающих или оперативно устраняющих отклонения и конфликты ("не ждать").

15.  Параллельность – предполагает одновременное выполнение различных управленческих функций, чтобы повысить оперативность управления персоналом и сократить продолжительность работы.

16. Плановость – началом всей работы является установление на длительный период плановых темпов и пропорций развития персонала.

17.  Полная занятость – связана с потребностями рынка трудовых ресурсов. Индивидуальные проблемы решаются быстро, справедливо и эффективно. Работнику гарантируется занятость и оплата труда.

18. Простота – чем проще система и методы управления персоналом, тем лучше она работает. Безусловно, это исключает упрощение системы управления персоналом в ущерб производства [4, с. 71].

19. Ротация – временное выбытие отдельных работников не должно прерывать процесс осуществления каких-либо функций. Для этого каждый работник системы управления персоналом должен уметь выполнять функции одного-двух работников своего уровня и планомерно перемещаться по различным должностям.

20. Согласованность – взаимодействия между звеньями по вертикали и горизонтали должны быть в целом согласованы с основными целями организации и синхронизированы во времени.