Совершенствования в системе управления

Содержание

Введение………………………………………………………………2- 4стр.

1.Теоретические аспекты исследования систем управления

современных теорий…………………………………………………5стр.

1.1. Системный анализ в исследовании систем управления………5- 10стр.

1.2. Основные цели и задачи анализа систем управления……10- 15стр.

1.3. Методологические положения систем исследования

в управлении... …………………………………………………15- 20стр.

1.4. Проблемы возникающие при исследовании систем управления на предприятии……………………………………………………21- 26стр.

      2.Характеристика, организационная структура и анализ

существующей системы управления ОАО Концерн «Калина»…27- 34стр.

2.1. Краткая характеристика и основные направления

деятельности ……………………………………………………34- 42стр

2.2. Организационная структура и ее взаимосвязь в системе

управления.. ……………………………………………………42- 43стр

2.3. Исследование систем управления на основе системного

анализа…………………………………………………………43- 45стр

       3. Мероприятия и рекомендации совершенствования в системе управления……………………………………………………………45стр

3.1. Исследование и проектирование, цели и функции  в системе

управления……………………………………………………45- 48стр

3.2. Проектирование систем управления методами организационного моделирования…………………………………………………48- 56стр

Заключение………………………………………………………57- 58стр

Список литературы………………………………………………59- 60стр

                                            Введение

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.

Актуальность темы обусловлена происходящей в России организационно-экономической перестройкой народного хозяйства, которая коренным образом сказывается на работе предприятий.

В условиях динамичности современного производства и общества, управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Понятие «организационная система» пока что не является стабильной. Одни авторы используют понятие «система управления», другие — «социально-экономическая или экономическая система». С понятием «организационная система управления» тесно связанное понятие «деятельность», поскольку основная задача организационной системы состоит в том, чтобы координировать и осуществлять деятельность людей, которая направленная на решение проблем.

Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (ус­луг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий
и объем выпуска разовых партий — больше;

быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;

учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механиз­мов принятия управленческих решений;

учитывать изменение структуры издержек производства;

принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.

Это   далеко   не   полный   перечень   проблем,   с   которыми   приходится   сталкиваться   многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.

Гибкость в управлении, способность и умение быстро перестраиваться, не упустить новые возможности, открываемые нововведениями и рынком, в настоящее время становятся важнее, чем прямая экономия управленческих расходов.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.

Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Цель исследования: рассмотреть исследование систем управления.

Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:

рассмотреть системный  анализ в исследовании систем управления;

охарактеризовать основные цели и задачи анализа систем управления;

изучить методологические  положения систем исследования в управлении;

раскрыть проблемы возникающие при исследовании систем управления на предприятии;

представить краткую  характеристику и основные направления деятельности;

рассмотреть организационную структуру и ее взаимосвязь в системе управления;

провести исследование систем управления на основе системного анализа;

раскрыть исследование и проектирование, цели и функции  в системе управления

изучить проектирование систем управления методами организационного моделирования.

Объектом исследования является система управления.

Предметом исследования является система управления ОАО Концерн «Калина» .

Теоретической основой работы стали труды отечественных и зарубежных  менеджеров, экономистов: Иван Свитек, Дмитрий Мосолов, Юрий Андресов, Владимир Гасяк, Мартин Шафер, Ольга Егорова.

1. Теоретические аспекты исследования систем управления современных теорий

1.1. Системный анализ в исследовании систем управления

         Большинство теоретических исследований, посвященных системному анализу, отличаются тем, что в них предлагается методика проведения исследования, организации процесса принятия решения, делается попытка выделить этапы исследования или принятия решения и предложить подходы к выполнению этих этапов в конкретных условиях. Кроме того, в этих работах всегда уделяется особое внимание работе с целями системы: их возникновению, формулированию, детализации (композиции, структуризации), анализу и другим вопросам целеобразования (целеполагания).

            Термин «системный анализ» впервые появился в работах корпорации RAND в связи с задачами внешнего управления в 1948 г. Однако образцом системного анализа можно считать план ГОЭЛРО, разработанный для взаимоувязывания программы электрификации с общей программой подъема производительных сил как по стране в целом, так и по отдельным ее отраслям и районам.

Таким образом, системный анализ:

        применяется для решения таких проблем, которые не могут быть поставлены и решены отдельными методами математики, т.е. проблем с неопределенностью ситуации принятия решения;

        использует не только формальные методы, но и методы качественного анализа, т.е. методы, направленные на активизацию использования интуиции и опыта специалистов;

        объединяет разные методы с помощью единой методики;

        дает возможность объединить знания, суждения и интуицию специалистов различных областей знаний и обязывает их к определенной дисциплине мышления;

       Любая система управления состоит из объекта и органа управления, причем орган управления находится в конту­ре обратной связи (рис. 1).

Переменные:

X - входы;

Y - выходы;

Y' - состояния объекта управления, измеренные орга­ном управления;

£, - вектор случайных возмущений;

teT, где Т — цикл управления (временной интервал, в течение которого достигаются цели управления).

|Y'(t)| < |Y(t)|, за счет ошибок измерения, методов передачи информации, искажений и шумов, т.е. наблюда­емость объекта управления, ограничена поступающей ин­формацией и не является полной.

Рис. 1. Схема системы управления [8. с.33]

Орган управления должен иметь:

1.  Цель (G), без цели управление невозможно.

2.  Модель объекта управления (М), это знание объекта.

3.  Ограничения (L) ресурсов, методов, знаний.

4.  Состояние внешней среды (W).

Gt — Y (Ту) определение цели, основано на желаемых результатах, конечном состоянии объекта управления.

Y'(t) сопоставляется с G, M, L, W и вычисляется теку­щее отклонение от цели:

δY(t) = Y^t) — Y(t), если δY = 0, то управление не требуется.

Управляющие воздействия U(t) зависят от отклонений δY(t), G, M, L, W:

U(t) = F [dY(t), G, M, L, W], где U(t) - вектор управля­ющих воздействий.

Объект управления — объект, для достижения желае­мого результата которого необходимы и допустимы специ­альные организационные управляющие воздействия.

Цель управления — значение, соотношение значений координат объекта управления или их изменение во време­ни, при котором обеспечивается достижение желаемого ре­зультата функционирования объекта.

Управляющее воздействие — воздействие на объект уп­равления, предназначенное для достижения цели.

F — функция управления — совокупность действий уп­равляющего объекта, относительно однородных по некото­рому признаку, направленных на достижение частной цели, подчиненной общей цели управления

  Особенности экономических объектов и характеристики систем с активными элементами показывают, что решение вопроса о необходимости представления объекта в виде системы и применения для его исследования, проектирования или организации процессов управления им системного анализа зависят от того, какая неопределенность в постановке задачи имеет место на начальном этапе ее рассмотрения.

               В свою очередь, эта неопределенность зависит от ряда факторов: от необходимой и достаточной для конкретной задачи детализации описания объекта или ситуации принятия решения и точности решения; от имеющихся к началу постановки задачи сведений об объекте у лиц, принимающих решение; от возможности получения достоверной и точной информации; наконец — от принципиальных особенностей объекта (например, может оказаться необходимым сохранить в нем некоторую неопределенность, энтропию, степени свободы, что является одним из условий, обеспечивающих развитие системы, ее самосовершенствование, самоорганизацию).

                Поэтому в принципе очень многие задачи, возникающие при управлении отраслями, регионами, предприятиями, объединениями и другими экономическими объектами, а также при проектировании сложных производственных комплексов (например, гибких автоматизированных производств, цехов, участков), могут потребовать применения системного анализа, хотя в ряде случаев эти же задачи могут быть решены традиционными математическими или инженерными методами.

                 Основная особенность системного анализа заключается в том, что он ориентирует исследователя, проектировщика не на то, чтобы он стремился предложить сразу окончательную модель объекта или процесса принятия решения (как это обычно имеет место при математическом моделировании или в изобретательской деятельности), а на разработку методики, содержащей средства, позволяющие постепенно формировать модель, обосновывая ее адекватность на каждом шаге формирования с участием ЛПР: вначале при выборе элементной базы, затем — при формулировании целей и выборе критериев, далее — при выборе методов моделирования, при получении вариантов решения, из которых ЛПР выбирают лучший.

                  Иными словами, в методике системного анализа главное — процесс постановки задачи, а после получения модели часто (но не всегда) методика системного анализа становится ненужной, и ЛПР иногда кажется, что они могли бы и без помощи системного анализа поставить задачу. В принципе люди на протяжении всей истории развития общества учились ставить задачи и без использования системного анализа, т,е. по аналогии, передавая опыт друг другу. Однако если возникали новые области деятельности, новые проблемы, то процесс их становления и отработки процедур постановки задач часто затягивался на довольно длительный период. По мере развития технологий и «искусственного» мира (как часто называют мир окружающих нас предметов, являющихся продуктом человеческой деятельности, а не природы) ситуации принятия решении усложнились. И современная экономика характеризуется такими особенностями, что гарантировать полноту и своевременность постановки и решения многих экономических проектных и управленческих задач стало трудно без применения приемов и методов постановки сложных задач, которые и разрабатывают рассмотренные выше обобщающие направления, и в частности, системный анализ.

          Таким образом, системный анализ может применяться на этапе постановки любой задачи, если возникают сложности с выбором модели и доказательством ее адекватности. При проектировании технических устройств адекватность моделей доказывается экспериментом; при создании сложных технических комплексов эксперимент в принципе также возможен, хотя и требует значительно больших затрат, и цена неверно принятого решения может стать недопустимо большой, а следовательно, нужно более тщательно обосновывать проектные решения и модели на этапе постановки задачи проектирования. В случае же задач организации производства, управления предприятиями, объединениями, отраслями и т. д. проблема доказательства адекватности готовой модели (предлагаемой одним исследователем или коллективом) становится практически нерешаемой (экономические эксперименты носят принципиально иной характер, они невоспроизводимы, с их помощью можно проверить тенденции изменения характеристик объектов и процессов, но невозможно создать одинаковые условия и повторить результат, т. е. они не могут быть средством доказательства адекватности моделей) и основным средством решения этой проблемы становится методика системного анализа. Быстро развивающееся в последнее время направление имитационного моделирования также может претендовать на эту роль. Однако для обоснования имитационной модели, ее полноты и в то же время неизбыточности для соответствующего объекта также полезно применять средства системного анализа.

1.2. Основные цели и задачи анализа систем управления

Цель управления фирмой носит многоплановый харак­тер:

G = f (Yl. . . Yn, t)              (1)

Экономическая сторона: Gx — вектор {у.} — желаемых значений выходов объекта управления.

Финансовая сторона: G2 - вектор отношений (у.; / у;} финансовых показателей.

Персонал: G3 — вектор качественных характеристик пер­сонала, производительность.

Оперативное управление: G4 — динамический вектор у; (t) с минимальными отклонениями от цели.

Закон управления — математическая форма преобразо­вания цели, возмущений, воздействия обратных связей определяющих управляющие воздействия.

U(t) = F[G, y(t) , W, M, $, L, t]              (2)

Закон управления можно записать в виде процедур:

Если <С1>, то делать А1,

иначе, если <С2>, то делать А2 ...

Алгоритм управления — правило, определяющее вы­бор управляющих воздействий в реальном времени.

В соответствии с целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1) выявить общие тенденции развития данного предприятия и его место и роль в современной рыночной экономике;

2) установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;

3) выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

4) определить условия, препятствующие достижению целей;

5) осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

6) использовать передовой опыт других предприятий;

7) изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия. [10. с.73]

В процессе системного анализа решаются следующие задачи:

1) роль и место данного предприятия в отрасли;

2) состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

3) производственная структура предприятия;

4) система управления и ее организационная структура;

5) особенности взаимодействия предприятия с поставщиками, потребителями и вышестоящими ор­ганизациями;

6)              инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно- исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

              7)формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления. [6. с.86]

В табл. 1 показано, как могут быть увязаны конкретные цели и задачи анализа.

Таблица 1.

Основные цели и задачи анализа предприятия

На рис.2 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования.

Рис 2. Фрагмент дерева целей организации

Как видно из рис. 2, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации производства»;

1.3.   «Совершенствование системы управления». Выявив    указанные    подцели,    необходимо    исследовать    и    проанализировать    факторы, способствующие их достижению. Рассмотрим их в табл. 2.2 и 2.3.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей. Рассмотрим это на конкретных примерах. [6. с.93]

Таблица 2.

Факторы, способствующие достижению целей

Таблица 3.

Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности

производства и управления

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений выполняются следующие работы:

1.  Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;

2.  Разрабатывается регламентирующая документация;

3.  Разрабатывается конечная схема процесса управления;

4.  Разрабатываются конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием;

5.  Выбираются конкретные научно обоснованные методы управления;

6.  Формируется новая корпоративная культура.

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для системного анализа и разработки программы исследований.

Для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации. [7. с.321]

1.3. Методологические положения систем исследования в управлении

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ. [7. с.171]

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований.

Раскроем эти характеристики.

1.              Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2.              Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции, Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

•  развитие структуры управления;

•  мотивация персонала;

•  мотивация техники и информационных систем управления;

•  разработка управленческих решений;

•  подготовка персонала и др. Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3.              Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные
ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4.              Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5.              Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные
формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или кол­лективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления. [4. с.61]

При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

•  специалисты в области системного анализа — руководители группы и будущие руководители проектов;

•  инженеры по организации производства;

•              экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

•  специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;

•  психологи и социологи. В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:

•              подготовка   исследования,   т.е.   разработка   программы,   определение   единиц   наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;

•  сбор необходимой информации с учетом ее синтаксических, семантических и прагматических ас­пектов;

•  подготовка информации к обработке;

•  обработка информации и ее анализ;

•  подготовка результатов исследования. Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются: