Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Современные формы регистрации

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

Организация регистрации документов………………………………..4

Понятие и цели регистрации документов……………………...4
Основные правила регистрации документов…………………..5
Формы регистрации документов……………………………….8

Характеристика современных регистрационных форм…………… 12

Заключение………………………………………………………………..20

Список используемой литературы…………………..…………………...21

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, которые обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех процессов. Они закрепляют производственные отношения, как внутри организации, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и других споров.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность организации и позволяет оперативно управлять ей. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением могут сильно затруднить работу организации. Чтобы избежать таких ситуаций, руководству необходимо создать эффективную систему документооборота, основой которого является процедура регистрации всех документов, связанных с деятельностью учреждения.

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами, основная цель которой заключается в придании документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера фиксирует факт его создания, отправления или получения, то есть придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Организация регистрации документов

1.1. Понятие и цели регистрации документов

Любая организация в своей работе сталкивается с большим количеством различных документов, как поступающих, так и создаваемых в процессе управленческой деятельности. Для учета всех документов, связанных с работой данной организации, предусмотрена система регистрации, которая является одним из самых трудоемких процессов делопроизводства. Она во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами, поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с создания системы регистрации документов или ее совершенствования.

Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в нем, то есть документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа придает ему юридическую силу, так как фиксирует факт его создания или получения организацией. Пока документ не зарегистрирован, он считается не оформленным, то есть фактически не существующим. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из чего можно сделать вывод, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный интервал времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям.

Процесс регистрации представляет собой снятие или перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, электронную базу). Эта процедура позволяет создать базу данных или информационно-поисковую систему обо всех документах организации. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за их исполнением и справочной работы по документам.

Основные правила регистрации документов

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В организации службой делопроизводства должен быть разработан перечень нерегистрируемых документов, который утверждается руководителем. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят:

все рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
печатные издания (книги, брошюры, журналы);
пакеты с пометой «лично»;
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупной организации регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении или фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

дата получения;
входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
дата документа;
регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
автор;
заголовок;
резолюция;
срок исполнения;
исполнитель;
ход исполнения;
номер дела.

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденции, можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и так далее.

1.3. Формы регистрации документов

Различают три формы регистрации документов:

журнальная;
карточная;
автоматизированная.

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации, например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется, так как устарела и имеет ряд существенных недостатков:

поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;
журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;
журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;
при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Карточная система регистрации устраняет указанные недостатки журнальной системы регистрации. Она появилась в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации, и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Вычертив на формате А5 или А6 форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией. Обычно, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки, а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти и более. Создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Автоматизированная форма регистрации ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры сотрудников организации или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Автоматизированная система регистрации относится к самым современным формам регистрации и внедряется на большинстве организаций.

Характеристика современных регистрационных форм

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
автоматический контроль за исполнением документа;
возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, то есть с оптимизации системы управления и схем работы с документами.

Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.

Наиболее удобна выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:

дата получения (регистрации) документа;
номер регистрируемого документа по порядку;
наименование корреспондента;
дата документа;
номер документа;
краткое содержание;
автор резолюции;
текст резолюции;
наименование исполнителей;
срок исполнения;
ход исполнения;
дата исполнения;
номер дела.

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку добавляется:

название структурного подразделения;
количество листов в документе;
количество листов приложений;
вид документа;
названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки, базы данных - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную; поля, сведения в которые вводятся автоматически дата регистрации, регистрационный номер документа, и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

вид документа - так как количество видов документов ограничено;
автор резолюции - список руководящих лиц организации;
структурное подразделение - список структурных подразделений;
исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия и структурного подразделения, фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими.

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).
В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).
Количество листов (страниц) документа.
При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.
Вид полученного документа.
В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Карточка может иметь раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю. Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа, исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вноситься в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:

название подразделения, подготовившего документ;
исходящий номер переносится на отправляемый документ;
дата документа;
адресат: название организации, которой посылается документ;
исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа или подлинник, если документ отправлен по факсу.

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки;
дата документа;
количество листов документа;
количество листов приложений;
краткое содержание документа;
подразделение, ответственное за исполнение документа;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
ход исполнения;
связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, внедрение автоматизации регистрации документов требует упорядочения, прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.