Современные информационные технологии в складах
ВВЕДЕНИЕ
Склад – это сложное техническое сооружение (здание, разнообразное оборудование и другие устройства), предназначенное для приемки, размещения, накопления, хранения, переработки, отпуска и доставки продукции потребителям.
В настоящее время ни одно предприятие не может нормально функционировать без наличия складских хозяйств. Такая большая потребность в складах объясняется тем, что они служат не только для хранения и накопления товарных запасов, но и для преодоления временной и пространственной разницы между производством и потреблением продукции, а также для обеспечения непрерывной, бесперебойной работы производственных цехов и предприятия в целом.
Работа на складе включает комплекс работ, связанных с подготовкой к приемке товаров, размещением их на хранение, организацией хранения, подготовкой к отпуску и отпуск товарополучателям, составление различных оборотных ведомостей. Все эти операции в совокупности и составляют складской технологический процесс.
Оборотные ведомости являются важнейшими внутрихозяйственными оперативно-отчетными документами, имеющими значение не только для бухгалтерии. Они могут также быть использованы для контроля и руководства любым структурным подразделением организации.
Оборотная ведомость товаров – это таблица, которая представляет собой сводку оборотов и остатков по счетам за определенный период времени. Оборотная ведомость заполняется по данным об оборотах и остатках синтетических счетов. Для этого на счетах подсчитывают обороты, конечное сальдо и отражают эти данные в оборотной ведомости.
В оборотную ведомость записываются все оборотные счета, при этом на каждый счет отводится одна строка. В ведомости имеются три пары колонок, в которых по каждому счету показываются: начальное и конечное сальдо; обороты по дебету и по кредиту.
Актуальность выбранной темы курсовой работы объясняется тем, что складские операции имеют большое значение для деятельности всего предприятия. А оборотная ведомость позволяет подвести итоги за каждый месяц.
Поэтому очень важно правильно и рационально подходить к подсчету остатков на складе в каком – либо периоде.
Таким образом, эффективная складская работа и расчет оборотной ведомости ведет к успешному выполнению работ в других функциональных сферах.
Целью курсовой работы является изучение, анализ автоматизации расчёта оборотной ведомости товаров на складе торговой организации с помощью программы MS Excel. Для достижения данной цели необходимо разработать:
– систему показателей для расчета;
– классификаторы;
– кодификаторы;
– входные документы;
– выходные документ.
При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:
- Разработать экономико-математическую модель
- Спроектировать информационное обеспечение
- Создать алгоритм и решения задачи
- Разработать программное обеспечение
- Описать экономическую эффективность автоматизации
- Научиться пользоваться программой MS Excel.
- РАЗРАБОТКА ЭКОНОМИКО – МАТЕМАТИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ
- СОСТАВ ПОКАЗАТЕЛЕЙ И МЕТОД РАСЧЕТА
Ведомость оборотная - итоговая ведомость, которая составляется в конце месяца на основании данных счетов об остатках на начало и конец месяца и обобщает эти данные за месяц. В ведомости оборотной на каждый счет синтетического учета заводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по этому счету. Итоги ведомости оборотной по счетам аналитического учета должны сверяться с данными соответствующего синтетического счета.
Товарная оборотная ведомость - ней в суммовом и количественном виде отражается приход и расход по каждому товару за выбранный период времени по заданным складам.
Чтобы рассчитать оборотную ведомость товаров на складе торговой организации следует прибегать к следующим формулам:
- Конечное сальдо:
- сальдо конечное по
дебету рассчитывается по
где, - сальдо конечное по дебету,
Сн – сальдо начальное,
Од – обороты по дебету,
Ок – обороты по кредиту.
- сальдо
конечное по кредиту
где, – сальдо конечное по кредиту,
Сн – сальдо начальное,
Ок – обороты по кредиту,
Од – обороты по дебету.
- Дебетовый оборот (Об. по Дт)
- Кредитовый оборот (Об. по Кт)
- Сальдо на начало периода (Сн).
- КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПОКАЗАТЕЛЕЙ
Охарактеризуем показатели, которые нам нужны для расчета оборотной ведомости товаров.
Са́льдо (итал. saldo — расчёт, остаток) — разность между поступлениями и расходами за определённый промежуток времени.
Де́бет — левая сторона бухгалтерского счёта. По активным и активно-пассивным счетам, увеличение дебета означает увеличение имущества или имущественных прав организации. По пассивным счетам, увеличение дебета означает уменьшение собственных средств организации (источников). Происходит от лат. debet, что означает «он должен». В латыни для этого термина используется слово debitum — «долг».
Кре́дит — правая сторона бухгалтерского счёта. По активным и активно-пассивным счетам, увеличение кредита означает уменьшение стоимости имущества или имущественных прав организации. По пассивным счетам, увеличение кредита означает увеличение собственных средств организации (источников).
Существует два вида счетов: активные и пассивные.
Пассивные — это привлечённые средства. Для пассивных, кредит — приход, дебет — расход
Активные — размещённые средства компании, предприятия или банка. Для активных счетов, дебет — приход, кредит — расход средств. Для пассивных, кредит — приход, дебет — расход
Сальдо на начало периода ( входящее) – это остаток денежных средств на начало выбранного периода.
Дебетовое сальдо (сальдо конечное по дебету) - дебет больше кредита, отражает состояние данного вида хозяйственных средств на определённую дату и показывается в активе баланса.
Кредитовое сальдо (сальдо конечное по кредиту) - кредит больше дебета, отражает состояние источников хозяйственных средств и показывается в пассиве.
Оборот по дебету – сумма хозяйственных операций, вызывающий увеличение хозяйственных средств в течение отчетного периода.
Оборот по кредиту – сумма хозяйственных операций, вызывающих уменьшение хозяйственных средств в течение отчетного периода.
- ИЗМЕНЯЕМЫЕ И НЕИЗМЕНЯЕМЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
Данные в приходных и расходных ведомостях могут изменяться. В данном случае постоянным остается только такой показатель как конечное сальдо.
Остальные данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц. Постоянная информация также хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются.
- РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
- РАЗРАБОТКА КОДИФИКАТОРА
Стремление к сокращению записи, созданию удобств при передаче и обработке информации привело к необходимости применять различные условные обозначения (коды). Кодирование позволяет представлять информацию в более компактной форме, использовать определённый метод поиска информации, сокращать ручной труд при вводе данных в компьютер. Классификация и последующее кодирование данных дают возможность составить коду подробную характеристику предмета, тогда как по названиям этого сделать нельзя. Применение кодов также облегчает группировку информации, которая занимает значительный удельный вес в общей трудоёмкости обработки данных. Без применения кодов группировка была бы весьма затруднена из-за большого количества учитываемых признаков и разветвлённой классификации. При автоматизированной обработке данных классификация и кодирование являются необходимыми элементами для обеспечения однозначности понимания предметов как человеком, так и компьютером, и сокращения затрат труда и средств.
Прежде чем приступить к системе кодирования и классификации информации нужно ознакомиться с основными определениями:
Классификация – результат распределения множества данных на группы.
Система кодирования – группа правил, определяющих порядок кодирования. Она достаточно проста в применении, а так же имеет возможность автоматической группировки позиций по признакам, закреплённым за отдельным разрядом кода, и автоматическое получение итогов нескольких степеней; код содержит подробную характеристику объекта и легко заполняется; легко произвести сортировку по любым разрядам кода.
Код — правило (алгоритм) сопоставления каждому конкретному сообщению строго определённой комбинации символов(знаков) (или сигналов). Кодом также называется отдельная комбинация таких символов (знаков) — слово. Для различия этих терминов, код в последнем значении ещё называется кодовым словом.
Кодирование - процесс преобразования сообщения в комбинацию символов в соответствии с кодом называется кодированием, процесс восстановления сообщения из комбинации символов называется декодированием.
Кодификатор представляет собой набор перечисляемых значений и используется для атрибутов, состояние которых исчерпывается ограниченным количеством состояний. Каждый кодификатор включает в себя значения, соответствующие его назначению (например «типы населенных пунктов», «типы контрагентов», «типы адресов», «способы оплаты» и т.п.). Все кодификаторы системы сведены в общий список, предназначенный для обеспечения настройки кодификаторов – модификации значений, назначения параметров обработки и свойств.
Значения кодификатора могут быть организованы в виде иерархического списка. Когда кодификатор используется для редактирования атрибутов в формах ввода данных, пользователь осуществляет выбор значения из списка, представленного по типу выпадающего меню. Для выбора доступны только значения, находящиеся на последнем уровне иерархии (соответственно для «плоского» списка, когда иерархия отсутствует, может быть выбрано любое значение).
Свойства задаются для кодификатора, могут распространяться на строки. В случае, если свойство распространяется на строки, для любой строки может быть изменено значение данного свойства. Используются в качестве параметров, дополнительных характеристик кодификатора, например, для задания значений по умолчанию при загрузке форм, отображения пунктов контекстного меню. Хронология изменений для свойств не ведется.
Составим кодификатор товаров на складе торговой организации:
Товары |
Код |
Разновидности товара |
Код |
Окончательный код |
Промышленный товар |
1 |
Телевизор |
1 |
11 |
ПК |
2 |
12 | ||
Фотоаппарат |
3 |
13 | ||
Видеокамера |
4 |
14 | ||
DVD |
5 |
15 | ||
Продуктовый товар |
2 |
Молоко |
1 |
21 |
Конфеты |
2 |
22 | ||
Хлеб |
3 |
23 | ||
Вафли |
4 |
24 | ||
Апельсины |
5 |
25 |
Создание кодификатора служит нам для разработки кодов каких – либо товаров на складе торговой организации. Благодаря кодификатору мы можем разрабатывать другие таблицы.
- РАЗРАБОТКА КЛАССИФИКАТОРА
Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в экономико-информационной системе ЭИС, содержащей наименование объектов видов материала и их кодовое обозначение. Особенностью составления классификаторов является то, что все поля в них заполняются вручную. При составлении классификаторов использовалась порядковая система кодирования.
Применяется в Автоматизированных системах управления и обработке информации. Классификатор является стандартным кодовым языком документов, финансовых отчётов и автоматизированных систем.
Классификаторы разрабатываются как на уровне отдельных предприятий (организаций), так и на уровне государств. Существуют следующие уровни классификаторов:
- международные — стандартные классификаторы, используемые по всему миру;
- межгосударственные — классификаторы, используемые в рамках экономических союзов и других межгосударственных объединений: например, классификаторы используемые в ЕС, СНГ и т. д.
- национальные, или межотраслевые — классификаторы, используемые в пределах государства. Не должны противоречить международным классификаторам;
- отраслевые — классификаторы, используемые в рамках одной отрасли;
- системные — классификаторы, принятые отдельным предприятием (организацией) для применения в рамках своей автоматизированной системы. Они содержат информацию, необходимую для решения задач в конкретной АС и отсутствующую в национальном или отраслевом классификаторе.
В классификаторах применяется два метода классификации: иерархический и фасетный. Выбор между этими двумя методами зависит от особенностей конкретной предметной области. Существуют следующие требования для выбранной системы классификации:
- достаточная емкость и необходимая полнота, которые гарантируют охват всех объектов классификации в заданных границах;
- оправданная глубина;
- обеспечение возможности решения комплекса задач различного уровня;
- возможность расширения множества классифицируемых объектов и внесения необходимых изменений в структуры классификации;
- обеспечение возможности сопряжения с другими классификациями однородных объектов;
- обеспечение простоты ведения классификатора.
Разработаем классификатор оборотной ведомости товаров на складе торговой организации.
Таблица 2 – Классификатор товаров на складе торговой организации
Код |
Наименование |
Единица измерения |
Цена |
11 |
Телевизор |
шт |
10 000,00р. |
12 |
ПК |
шт |
25 000,00р. |
13 |
Фотоаппарат |
шт |
3 000,00р. |
14 |
Видеокамера |
шт |
7 000,00р. |
15 |
DVD |
шт |
5 000,00р. |
21 |
Молоко |
л |
20,00р. |
22 |
Конфеты |
кг |
150,00р. |
23 |
Хлеб |
шт |
30,00р. |
24 |
Вафли |
кг |
70,00р. |
25 |
Апельсины |
кг |
50,00р. |
С помощью таблицы классификатора мы видим, стоимость какого – либо товара и узнать в каких единицах измерения он присутствует.
- РАЗРАБОТКА ВХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Входной документ - документ, составленный по определенной форме и содержащий данные, предназначенные для ввода в информационную систему.
В него могут входить первичные и накапливаемые данные учёта, данные предшествующих отчётных периодов из смежных систем автоматизированной обработки информации, поступающих извне в предприятие. Это так же документ, являющийся результатом обработки исходных данных и содержащий результативную информацию.
Входные документы оперативной информации:
- заявки на комплектную поставку материальных ресурсов;
- ведомость остатков материалов в цехе на начало месяца;
- потребность материалов на ремонтно-эксплуатационные нужды;
- ожидаемые остатки конструкций и материалов на начало квартала;
- фонды и лимиты по материалам; заявка и выполнение расчета;
- справочник приоритетов объектов по ДСК.
При месячном и квартальном планировании выдаются документы:
- ведомость потребности в материалах по объекту на месяц, квартал;
- код табуляграмм, номер листа (печатаются на первом и последующих листах под шапкой); в шапке печатается код объекта, месяц (квартал), год;
- ведомость потребности в материалах по СУ на месяц (квартал);
- документ аналогичен ведомости потребности по объекту;
- информация в документе печатается в целом по СУ;
- ведомость потребности в материалах по СУ в разрезе объектов на месяц (квартал);
- документ аналогичен ведомости потребности по СУ;
- информация в документе печатается по СУ в разрезе объектов;
- ведомость потребности изделий на объект на месяц (квартал);
- ведомость потребности изделий по СУ на месяц;
- документ аналогичен ведомости потребности изделий на объект;
- ведомость потребности изделий по СУ в разрезе объектов на месяц (квартал);
- документ аналогичен ведомости потребности изделий по СУ;
- ведомость потребности материалов на изготовление изделий по цеху на месяц;
- ведомость потребности материалов в специфицированной номенклатуре по ДСК на месяц (квартал) года по группе;
- график комплектации материальных ресурсов по объекту на месяц (квартал);
- справка о дефиците материалов по ДСК на квартал.
Информация обрабатывается с помощью специального программного обеспечения. В состав специального программного обеспечения входят оригинальные программы, например MS Access, MS Excel. Программное обеспечение предусматривает возможность записи, корректировки и распечатки любого исходного и нормативно - справочного массива.
Разработаем входные документы товаров на складе торговой организации.
Код |
Наименование |
Единица измерения |
Остаток на начало месяца |
1 |
2 |
3 |
4 |
11 |
Телевизор |
шт |
5 |
12 |
ПК |
шт |
4 |
13 |
Фотоаппарат |
шт |
10 |
14 |
Видеокамера |
шт |
3 |
15 |
DVD |
шт |
7 |
21 |
Молоко |
л |
5 |
1 |
2 |
3 |
4 |
22 |
Конфеты |
кг |
6 |
23 |
Хлеб |
шт |
1 |
24 |
Вафли |
кг |
2 |
25 |
Апельсины |
кг |
3 |
Остаток на начало месяца или сальдо начальное – это остаток на конец месяца или сальдо конечное, которое осталось на складе организации за предыдущий месяц.
Код |
Наименование |
Единица измерения |
Приход |
11 |
Телевизор |
шт |
10 |
12 |
ПК |
шт |
20 |
13 |
Фотоаппарат |
шт |
6 |
14 |
Видеокамера |
шт |
7 |
15 |
DVD |
шт |
3 |
21 |
Молоко |
л |
15 |
22 |
Конфеты |
кг |
20 |
23 |
Хлеб |
шт |
30 |
24 |
Вафли |
кг |
22 |
25 |
Апельсины |
кг |
13 |
Приход товаров – это поступление сумм или товаров. С помощью данной таблицы мы видим, сколько товаров поступило в организацию в текущем месяце.
Код |
Наименование |
Единица измерения |
Расход |
1 |
2 |
3 |
4 |
11 |
Телевизор |
шт |
6 |
1 |
2 |
3 |
4 |
12 |
ПК |
шт |
4 |
13 |
Фотоаппарат |
шт |
5 |
14 |
Видеокамера |
шт |
2 |
15 |
DVD |
шт |
4 |
21 |
Молоко |
л |
10 |
22 |
Конфеты |
кг |
13 |
23 |
Хлеб |
шт |
20 |
24 |
Вафли |
кг |
7 |
25 |
Апельсины |
кг |
10 |
Расход товаров – это количество товаров, которое продали в организации. С помощью этой таблицы мы видим, сколько товаров удалось сбыть со склада и рассчитать, сколько товаров осталось.
- РАЗРАБОТКА ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Выходной документ, формируемый автоматизированной системой, и выдается системными средствами вывода.
Входной документ – это документ, который является результатом обработки исходных данных и содержит результативную информацию, называется выходным. Данные в выходные документы вводятся автоматически. Они заполняются на основании данных входных документов, рассмотренных ранее. Вручную вводится только код услуг и код затрат.
Выходными документами в данной курсовой работе являются: расчет оборотной ведомости товаров на складе торговой организации за январь и февраль.
Таблица 6 – Выходной документ. Оборотная ведомость товаров за январь.
Код |
Наимен. |
Остаток на начало месяца |
Приход |
Расход |
Остаток на конец месяца | ||||
Натур. |
Стрем. |
Натур. |
Стрем. |
Натур. |
Стрем. |
Натур. |
Стрем. | ||
11 |
Телевизор |
5 |
50 000,00р. |
10 |
100 000,00р. |
6 |
60 000,00р. |
9 |
90 000,00р. |
12 |
ПК |
4 |
100 000,00р. |
20 |
500 000,00р. |
4 |
100 000,00р. |
20 |
500 000,00р. |
13 |
Фотоаппарат |
10 |
30 000,00р. |
6 |
18 000,00р. |
5 |
15 000,00р. |
11 |
33 000,00р. |
14 |
Видеокамера |
3 |
21 000,00р. |
7 |
49 000,00р. |
2 |
14 000,00р. |
8 |
56 000,00р. |
15 |
DVD |
7 |
35 000,00р. |
3 |
15 000,00р. |
4 |
20 000,00р. |
6 |
30 000,00р. |
21 |
Молоко |
5 |
100,00р. |
15 |
300,00р. |
10 |
200,00р. |
10 |
200,00р. |
22 |
Конфеты |
6 |
900,00р. |
20 |
3 000,00р. |
13 |
1 950,00р. |
13 |
1 950,00р. |
23 |
Хлеб |
1 |
30,00р. |
30 |
900,00р. |
20 |
600,00р. |
11 |
330,00р. |
24 |
Вафли |
2 |
140,00р. |
22 |
1 540,00р. |
7 |
490,00р. |
17 |
1 190,00р. |
25 |
Апельсины |
3 |
150,00р. |
13 |
650,00р. |
10 |
500,00р. |
6 |
300,00р. |
ИТОГО |
46 |
237 320, 00р. |
146 |
688 390,00р. |
81 |
212 740,00р. |
111 |
712 970,00р. | |