Современные способы организации презентаций
2
Федеральное агентство по образованию
Ухтинский Государственный Технический Университет
Кафедра Финансов, кредита и бухгалтерского учёта
Курсовая работа
по дисциплине «Электронный офис»
На тему: Современные способы организации презентаций.
Выполнил:
Фабрый А.Н.
Проверил:
Ухта, 2009
Содержание:
Введение 3
1.Теоретические аспекты создания презентации
1.1 Запуск приложения MS POWER POINT
1.2 Вставка объектов в программу
1.3 Редактирование презентации. Работа со слайдами 9
1.4 Сохранение и показ презентации
2. Создание презентации на тему «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты)»
Заключение 16
Библиографический список 17
ВВЕДЕНИЕ
Электронный офис является неотъемлемой частью любой операционной системы. Электронным офисом называется программно аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят программы, позволяющие работать с текстовой информацией, табличными данными, а так же обрабатывать другую любую информацию, представляя её в виде презентационных слайдов.
Текстовые процессоры предназначены для создания и обработки текстовых документов. Табличные процессоры позволяют выполнить многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Система управления базами данных предназначена для создания и поддержания в активном состоянии баз данных, содержащих различные сведения. Программа презентационной графики позволяет создавать слайды для проведения семинаров, так называемая презентация.
Под презентацией подразумевается передача или представление аудитории новой для неё информации, то есть в общепринятом понимании презентация – это демонстрационные материалы для публичного выступления.
Компьютерная презентация – это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов.
Главная цель этой курсовой работы – показать на примере возможности электронного офиса в целом, и применения их на практике путём создания презентации на тему «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты)».
1. Теоретические аспекты создания презентации
1.1 Запуск приложения MS POWER POINT
Запуск программы MS POWER POINT ничем не отличается от запуска любого приложения и осуществляется нажатием кнопок Пуск/Программы/ MS POWER POINT или двойным щелчком мышью по ярлыку MS POWER POINT.
При запуске на экране появляется окно с предложением создать презентацию разными способами – с помощью мастера автосодержания , шаблона или на основе пустой презентации.
Несомненно, удобство всех приложений MS Office заключается в единообразии представления пользовательского интерфейса, поэтому интерфейс программы стандартен для операционной системы. Для каждой создаваемой презентации открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов. Конкретный вид окна зависит от режима отображения документа, применяемого в данный момент.
При стандартных настройках окно Power Point состоит из следующих элементов: заголовок, строка меню, панели инструментов, рабочая область и строка состояния.
В списке панели инструментов их насчитывается тринадцать. Внутри панелей инструментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых необходимо при работе с презентациями. Управление отображением панелей инструментов осуществляется в меню Вид/Панели инструментов.
К достоинствам слайдовой презентации можно отнести:
Последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;
Возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего – как расставить акценты, о чём не забыть;
Мультимедийные эффекты. Слайд презентации – это не просто изображение, в нём могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;
Копируемость. Копии презентации создаются мгновенно, поэтому каждый желающий может получить материалы презентации на руки;
Транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко пересылать по электронной почте или опубликовать в Интернете.
Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки – это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.
Этапы и средства создания презентаций. В процессе создания презентаций можно выделить три этапа:
Планирование презентации.
На первом этапе необходимо определить и составить список ключевых вопросов и изучить материал создаваемой презентации. Для этого целесообразно собрать первичную информацию, провести собеседование с заинтересованными в презентации лицами. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Целесообразно определить основные моменты доклада, которые необходимо донести до слушателей.
На основе полученной информации и её анализа следует выбрать тип будущей презентации – со сценарием, интерактивная или непрерывная. Далее разработать максимально подробную схему презентации в виде последовательности кадров – «раскадровку». Это позволит первоначально оценить логичность изложения материала и выявить пробелы в схеме. Созданная схема обрастает сценарием, в котором каждому кадру соответствует отобранный и проверенный материал.
При создании сценария нужно учитывать запросы и индивидуальные особенности будущей аудитории, особенно, если презентации суждено быть интерактивной.
Создание презентации.
Этот этап связан с подбором специальных программных и вспомогательных средств для реализации сценария, а также представлением сценария в виде последовательности слайдов.
Проведение презентации.
Большинство презентаций проходит под управлением докладчика. Успех зависит не только от качественного иллюстрированного материала , но и от ряда позиций, которые нужно учитывать докладчику при проведении презентации. К ним можно отнести следующие принципы и подходы:
1) Подготовка к проведению. Необходимо подготовить хорошее, заслуживающее внимания начало презентации, например задаться каким-либо вопросом, удивить аудиторию или привести в пример какой-либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5% до 10% от презентации. Целесообразно подготовить хорошее завершение , создающее впечатление.
2) Репетиция. Просмотр презентации перед небольшой аудиторией, репетиция доклада и получение отзывов и мнения коллег о содержании и стиле презентации. Настройка времени на проведение презентации;
3) Проведение презентации;
1.2 Вставка объектов в программу
Вставка текста в слайд. Как правило, самый простой способ добавления текста к слайду – введение его непосредственно в местозаполнитель на слайде.
Чтобы добавить текст в автофигуру, щёлкните по ней и наберите текст. Этот текст закрепляется за автофигурой и перемещается, а также возвращается вместе с ней. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, произвольной фигуры и соединительной линии.
Форматирование текста и абзацев слайдов аналогично форматированию в программе Word.
Фигурный текст. Вставка фигурного текста с помощью программы Word Art осуществляется в режиме слайдов путём нажатия на кнопку Добавить объект Word Art на панели инструментов Рисование, если её не видно, то нужно выполнить команду Вид, Панели инструментов, Рисование или сформировать кнопку на панели инструментов, вытянув её с вкладки Команды (категория Вставка, Добавить объект Word Art).
Отформатировать его по своему вкусу можно с помощью панели инструментов Word Art. Можно изменить: текст, стиль, цвета, линии, размер, положение, форму, угол поворота, направление текста по вертикали или горизонтали, шрифт, фон, цвета, размер.
Проверка орфографии. Орфографию можно проверять автоматически в процессе набора или в другое время, например по окончании работы над слайдами.
Можно проверять орфографию текста, написанного на любом иностранном языке. В Power Point имеется доступ к иностранным словарям, устанавливаемым другими приложениями Microsoft Office.
Вставка рисунков в презентацию. В комплект программы входит стандартный набор рисунков в виде коллекции. Эта коллекция включает множество картинок, выбор очень широкий.
Для выбора рисунка нажмите кнопку Добавить картинку на панели инструментов Рисование и перейти на вкладку Рисунки.
Можно вставлять рисунки и отсканированные фотографии из многих приложений или из других мест (это называется импортированием графики). Для этого укажите а меню Вставка на команду Рисунок и затем щёлкните Из файла. Можно кадрировать рисунок , перекрасить его, обвести рамкой, отрегулировать яркость и контрастность.
Помимо рисунков можно вставлять в слайды таблицы и диаграммы.
Анимация текста и объектов. Анимация текста, графики, звука, кино и других объектов на слайдах позволяет подчёркивать различные аспекты содержания, управлять потоком информации.
В составе Power Point появилась новая возможность: анимация элементов диаграммы.
Порядок и время показа анимационных элементов можно изменять, а показ можно автоматизировать, чтобы не пользоваться мышью. Для подготовки и предварительного просмотра анимации текста и объектов выберите в меню Показ слайдов команду Настройка анимации.
Использование музыки, звуков и видеоклипов. В комплекте Power Point имеются музыкальные, звуковые и видеоклипы, которые можно воспроизводить в ходе показа слайдов. Некоторые звуки (например, стук пишущей машинки или аплодисменты) вызываются с панели инструментов Эффекты анимации. Другие звуки, а также музыка и видеоклипы, доступные в коллекции.
Таблицы. Таблицы удобно использовать для показа тенденций и связей между группами данных. Вставить в слайд таблицу можно командой Вставка таблицы или Вставка, Создать слайд, Добавка таблицы, Нарисовать таблицу. Этот инструмент позволяет рисовать таблицу.
Диаграммы. Диаграммы можно в слайд разными способами: если дважды щёлкнуть пустую рамку диаграммы в слайде соответствующей разметкой или нажать кнопку Добавить диаграмму.
Графические объекты. Могут быть созданы непосредственно с помощью панели Рисование (Автофигуры, Линии, Повернуть/Отразить). Форматирование и изменение графических объектов можно осуществить командами Действие. С помощью этого меню можно также послойно расположить изображения.
Организационные диаграммы. Вставляются с помощью программы Organization Chart. Организационную диаграмму можно вставить в слайд таким образом: Вставка, Создать слайд. Далее выбрать вариант авторазметки с организационной диаграммой.
1.3 Редактирование презентации. Работа со слайдами
Вставка слайдов. Вставка новых слайдов производится командой Вставка, Новый слайд или с помощью кнопки Создать слайд панели инструментов Стандартная. В предлагаемом окне с вариантами авторазметки слайдов с помощью полосы прокрутки можно выбрать подходящий.
Копирование и перемещение слайдов. Для того, чтобы скопировать слайд, его можно выделить в режиме сортировщика или в режиме структуры и выполнить команду Копировать, вызванную любым образом.
Перемещение слайдов в рамках презентации осуществляется в режиме сортировщика с помощью технологии «drag-and-drop» путём перетаскивания слайда мышью в нужную позицию.
Дублирование слайдов. Можно продублировать слайд. Технология дублирования слайдов:
Выделить слайд в режиме структуры или отобразить его в режиме слайдов;
Вставка, Дублировать слайд (дубль появится сразу после выделенного слайда);
в режиме сортировщика перетащить слайд в нужное место.
Удаление слайдов. Для удаления слайдов его нужно выделить в режиме сортировщика и нажать клавишу Del. Кроме того, можно выполнить команду Правка, Удалить слайд. Для удаления нескольких слайдов одновременно нужно в режиме сортировщика слайдов или структуры, удерживая клавишу Shift, поочерёдно выделить все удаляемые слайды и выполнить команду Удалить слайд.
Изменение порядка слайдов в презентации. Изменить структуру презентации можно следующими способами: переместить любой абзац в другое место мышью в режиме структуры или с помощью инструментов Вверх/Вниз или Повысить уровень/Понизить уровень.
Можно изменить порядок следования слайдов в режиме сортировщика, перетащив его мышью в нужное место и наблюдая за вертикальной чёрной чертой.
Скрытие слайдов. В некоторых слайдах присутствует информация, которую можно включить в презентацию как бы «на всякий случай», если понадобится обсудить вопрос. Кроме того, встречаются ситуации, когда схожие презентации предназначаются для различных аудиторий. Скрытие слайдов позволяет приспособить одну и туже презентацию для разных видов слушателей.
Скрытие слайда можно осуществить в режиме сортировщика путём выделения нужного слайда и использования кнопки Скрыть слайд панели инструментов Сортировщик слайдов. Скрытый слайд будет отмечен перечёркнутым номером в режиме сортировщика. Воспроизведение такого слайда возможно только по указанию докладчика.
1.4 Сохранение и показ презентации
Установка хронометража презентации. Производится инструментом Настройка времени или Показ слайдов, Настройка времени. С помощью кнопок диалогового окна Репетиция (Пауза, Далее, Повторить, Закрыть) можно отрепетировать своё выступление по конкретному слайду, можно делать паузы между слайдами, показывать слайд повторно или переходить к следующему слайду.
При демонстрации презентации следует учитывать следующие рекомендации:
переходы и построения должны подчёркивать положения презентации, а не подавлять аудиторию;
не надо увлекаться звуковыми эффектами, поскольку они привлекают внимание и могут отвлечь от главного;
выберите подходящий темп демонстрации: быстрая – утомляет зрителя, медленная – вызывает сонливость;
при хронометраже имейте ввиду, что информационная перегрузка и избыток эффектов сбивают с толку.
Сохранение презентации. Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать её в сети Интернет.
Power Point автоматически сохраняет презентации с целью их дальнейшего восстановления, в случае зависания приложения или сбоя питания. Внесённые изменения сохраняются в файле восстановления с интервалом, заданным для функции автовосстановления.
Показ презентации. В большинстве случаев презентация готовится для показа с использованием компьютера, ведь именно при таком показе презентации можно реализовать все преимущества электронной презентации.
Показ слайдов, управляемый докладчиком. В этом случае слайды отображаются во весь экран (наиболее типичная ситуация), а презентацию обычно ведёт докладчик. Этот способ показа слайдов наиболее приемлем для докладчика.
Показ слайдов, управляемый пользователем. В этом случае презентация показывается на малом экране, например при просмотре одним пользователем на корпоративной сети.
Слайды отображаются в небольшом окне; имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копирования и печати слайдов.
Автоматический показ слайдов. Данный переключатель позволяет провести автоматическую презентацию, например на выставке.
Для проведения автоматического показа слайдов на выставочном стенде или в другом подобном месте можно подготовить её с расчетом недоступности большинства меню и команд и автоматического повторения слайдов в непрерывном цикле.
Способы печати презентации. Презентацию (слайды, структуру, заметки лектора) можно напечатать в цвете или в чёрно-белом варианте. Печать любого материала производится по стандартной схеме: открывая печатаемую презентацию, вы выбираете то, что нужно напечатать, - слайды, выдачи (несколько слайдов на странице), страницы заметок или структуру.
Затем следует указать на слайды, которые необходимо напечатать, а также число копий.
На основе слайдов можно изготовить на прозрачной плёнке цветные или чёрно-белые изображения, а также 35 мм слайды (для создания 35 мм слайдов используется настольное устройство записи на плёнку или формируется файл для бюро обслуживания).
Выдачи можно печатать в формате с одним, двумя или тремя и шестью слайдами на странице; можно также воспользоваться командой Файл, Отправить, Microsoft Word и распечатать, выдачу в другой разметке средствами Word.
Замечания и действия, фиксируемые вами в записной книжке в ходе показа слайдов, можно распечатать в виде документа Word. Кроме того, можно задать автоматическое внесение замечаний на уже созданные страницы заметок.
2. Создание презентации на тему «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты).
Данная презентация создавалась по следующим этапам:
Выбор темы, которая может заинтересовать слушателя. В данном случае это рассмотрение услуги Сбербанка России, для физических лиц,- банковские карты, их подробное описание.
Анализ и обработка данных, выборка самого основного из статистических данных. Составление краткой блок-схемы в виде слайдов.
Подборка сопутствующих программ, для осуществления идеи задуманной презентации. В данном случае это программа офиса MS Word. С помощью этой программы можно составить красочные диаграммы, таблицы, графики всех возможных форм и расцветок.
Непосредственно создание слайдов, с помощью учебной литературы. Общая схема создания слайда такова:
1. Подбор фона и его цветовой палитры. Это осуществляется с помощью закладки Дизайн. В появившемся окне появляется разнообразие расцветок и видов. Также на панели находится закладка Цвета, с помощью которой можно изменить цветовую гамму понравившегося фона.
2. Вставка объектов Word Art. Осуществляется командой Вставка. На появившейся панели с множеством кнопок выбираем с нужным нам обозначением. Так же можно подобрать шрифт и его цвет на любой вкус. ( см. рис. 1)
(рис. 1)
3. Вставка картинок и музыки. Также осуществляется командой Вставка. В зависимости от нужных нам компонентов выбираем либо Картинка (в диалоговом окне можно выбрать картинку из собственной коллекции программы, а можно из файла), либо Звук (в коллекции программы имеется обширная картотека звуков на любой вкус; можно выбрать собственную музыку, либо музыку с дискового носителя). Музыку можно вставить в любую часть презентации: начало, конец, на протяжении всего показа. Это выполняется с помощью Звук, затем выбираем его местонахождение, например, Из файла, Автоматически. Как это было проделано в данной презентации, мелодия будет проигрываться на протяжение всего показа.
Вставка диаграмм и таблиц. С помощью вспомогательных программ создаём по исходным данным объекты, которые вставляются в слайды при помощи команды Вставка, Объект. В диалоговом окне появляется список программ офиса. Выбираем нужную, затем соответствующий объект.
4. Анимация слайдов. После окончательного оформления слайдов и их музыкального сопровождения для более красочного показа подбираем анимацию смены слайдов. Анимация, в появившемся окне имеется обширный объём анимаций. Для установки понравившейся выделяем слайд, затем мышкой щёлкам по самой анимации. И так для каждого слайда.
5. Установка времени смены слайдов. Каждый слайд можно показывать определённое количество времени, это зависит от желания рассказчика. В данном случае каждый слайд показывается по 5 секунд. Это делается таким образом: Показ слайдов, Настройка времени, С начала. Включается режим показа слайдов и секундомер позволяющий регулировать время показа каждого слайда. Все данные сохраняются.
6. Сохранение презентации. Все данные автоматически сохраняются.
Заключение
В настоящее время появляется всё большее количество средств для наглядного изложения информации. Одним из таких средств являются презентации.
Для создания презентации «Сбербанк России: услуги для физических лиц (банковские карты)» были изучены основные возможности электронного офиса, программы MS Power Point 2007, MS Word 2007, была проведена большая работа по изучению Сбербанка.
Курсовая работа была представлена в виде слайдов, в которых различные таблица и рисунки отображали виды банковских карт Сбербанка России. Для иллюстрации видов карт использовались графические возможности программ Word. Для подчёркивания определённых аспектов сообщаемых сведений применялась анимация, переходы и другие спецэффекты. Неотъемлемой частью курсовой работы является музыкальное сопровождение.
В данной курсовой работе были изложены основные положения создания качественной и красивой презентации, которая в дальнейшем может быть использована в экономической деятельности предприятий, банков и других организаций. Таким образом, с помощью средств электронного офиса можно красочно изложить актуальные экономические темы в интересной и достаточно увлекательной форме. С помощью презентации любой, даже самый скучный доклад превратится в интересное зрелище.
Библиографический список:
1) О. Л. Голицина, Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов, «Информационные технологии», изд. «ФОРУМ-ИНФРА-М», Москва, 2006 год.
2) И. А. Коноплёва, О. А. Хохлова, А. В. Денисов, «Информационные технологии», изд. «Проспект», Москва, 2007 год.
3) И. Г. Лесничая, И. В. Миссинг, Ю. Д. Романова, В. И. Шестаков, «Информатика, информационные технологии», изд. «Эксмо», Москва, 2005 год.
4) «Информатика» под. ред. Н. В. Макаровой, изд. «Финансы и статистика», Москва, 2001 год.
5) Е. В. Михеева «Информационные технологии в профессиональной деятельности», 2-е издание, изд. «АСАDEMA», Москва, 2005 год.
6) Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, «Информационные технологии», 2-е издание, изд. «Высшая школа», Москва, 2005 год.
7) интернет