Современные технологии и реклама в гостиницах

Содержание

Введение

1 Современные технологии  и реклама в  гостиницах

1.1 Системы управления  в гостиницах

1.1.1 История развития компьютерных систем

1.1.2 Зарубежные системы

1.1.3 Российские системы

1.2 Установка АСУ

1.3 Расчет стоимости установки АСУ

    1.4 Internet в гостиницах

    1.5 Организация рекламной деятельности на предприятиях гостиничного комплекса

    1.5.1 Виды рекламы

    1.5.2 Планирование рекламной компании

    1.5.3 Оценка эффективности рекламы

    2 Информационные технологии  и рекламная деятельность  в гостинице «Спутник»

2.1 Краткая характеристика  гостиницы

2.2 Расчет оперативных  гостиничных показателей  «Спутника»

    2.3 Программа  «Отель» и реклама в спортивно-гостиничном комплексе

    2.3.1 Программа  «Отель»

    2.3.2 Internet в «Спутнике»

    2.3.3 Рекламная  деятельность в гостинице

2.4 Рекомендации  по совершенствованию

Заключение

Список  использованной литературы

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Актуальность  исследования

За последние  десятилетия ничто так не способствовало успешному развитию экономики во всем мире как различные технологические инновации. Сегодня информационные технологии в индустрии гостеприимства применяются повсеместно. В настоящее время широко распространены компьютерные системы, объединенные в систему управления за все гостиницей или цепью.

В  условиях  современного экономического рынка, века жестокой конкуренции  предприятий  гостиничного бизнеса важным направлением деятельности гостиниц является изучение рынка, проведение маркетинговых исследований - обеспечение рекламной деятельности гостиницы.

Цель  исследования

Роль  информационных технологий  и рекламной  деятельности в гостинице

Предмет исследования

Информационные  технологии и рекламная деятельность

Объект  исследования

Общество  с ограниченной ответственностью спортивно-гостиничный  комплекс «Спутник»

Задачи исследования

  1. Сравнить адаптированные и русские системы управления в гостиницах
  2. Рассмотреть процесс установки систем управления
  3. Рассчитать стоимость установки системы
  4. Выявить недостатки информационных технологий в гостинице и перспективы развития информационных технологий в «Спутнике»
  5. Выявить недостатки рекламной деятельности в гостинице и найти перспективы развития в ООО СГК Спутник»

Методология

  1. Анализ литературы по проблеме исследования
  2. Включенное наблюдение
  3. Интервью
  4. Анализ правовых документов, регулирующих деятельность организации
  5. Анализ программ систем управления

1 Современные технологии  и реклама в  гостиницах 

1.1 Системы управления  в гостиницах

1.1.1 История развития  компьютерных систем 

     На  сегодняшний день индустрия гостеприимства все больше и больше подвергается полной компьютеризации. Изменяется весь процесс работы гостиницы, с помощью компьютеров постепенно решаются все более важные задачи, компьютеризация служит для упрощения труда.

     В последние годы Российский гостиничный  бизнес динамично развивается: гостиницы реконструируются, оснащаются современным оборудованием, появляются новые отели. Для составления прогнозов, владения оперативной информации целесообразно использовать в работе программы, предназначенные для автоматизации гостиничного бизнеса.

     Процесс компьютеризации индустрии гостеприимства начался позднее чем в других областях. Многие отрасли были компьютеризированы уже в 1960-х годах, а гостиницы  начали широко использовать возможности  автоматизации в 1970-е.  это сравнительно позднее начало компьютеризации позволило  гостиницам получить более современные технологии с меньшими издержками. Первые универсальные компьютеры появились в 1950-е и состояли из электронных схем на основе вакуумных ламп. Компьютеры первого поколения были медленны и выделяли много тепла при работе. Второе поколение универсальных компьютеров появилось в начале 1960-х, было основано на транзисторах и диодах, которые стали основными компонентами электронных схем.  В середине 1960-х транзисторная технология была заменена твердотельными логическими схемами в форме силиконовых чипов с интегрированной схемой. Внедрение силиконовых чипов позволило значительно увеличить эффективность применения средств вычислительной техники, уменьшили размер и стоимость компьютеров. В начале 1970-х годов было выпущено третье поколение компьютеров- миникомпьютеры. Эти машины были медленнее, уступали по мощности, но были меньше и дешевле универсальных машин. Коммерческое использование вычислительной техники началось именно с появлением миникомпьютеров. В середине 1970-х годов было выпущено четвертое поколение компьютеров- микрокомпьютер или «персональный» компьютер. Несмотря на небольшой размер, микрокомпьютеры содержат все компоненты машин большего размера, а также включают в себя жесткие диски, цветные мониторы и другие компоненты. Пятое поколение компьютеров появилось в 1980-е годы – это портативные компьютеры.

     Notebook,Laptop включают в себя все элементы системы, выполняют все функции персональных компьютеров, но удобнее в использовании и меньше по размерам.

Компьютерные  системы бронирования появились  недавно, но усовершенствуются быстрыми темпами. Внедрение этих систем на предприятии  требует больших затрат, что и  затормаживает их внедрение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1.2 Зарубежные системы 

     Правительством утверждены Правила предоставления гостиничных услуг, обязательные для исполнения на территории РФ, но каждая гостиница индивидуально подходит к процедуре приема, оставаясь в рамках указанных правил.

     Автоматизированная  гостиничная система должна адаптироваться к конкретным условиям и обладать повышенной степенью надежности и быстродействием.  

     Специфика импортных гостиничных  систем: 

  • Импортные гостиничные системы недешевы
  • Подобные системы имеют завышенные требования к техническим средствам
  • Импортные системы имеют много функций, которые бывают нужны не всем гостинцам
  • Форма выходных документов в импортных системах отличаются от форм, утвержденных Минфином России для гостиниц
  • В импортных системах работа ведется либо с рублями, либо с долларами. Клиент может производить оплату в любой валюте, но система автоматически рассчитывает в базовую. Российские менеджеры привыкли работать сразу с обеими валютами
  • В импортных системах не существует «расчетного часа по-русски». Оплата взимается после ночного аудита. То есть если гость въехал после ночного аудита и выехал до него, то система его не заметит
  • Модификация и доработка таких программ практически невозможна
  • Стыковка импортных систем с отечественными бухгалтерскими программами не всегда проходит легко
  • Невозможность оплаты за половину суток или почасовой оплаты
 
 
 

1.1.3 Российские  системы 

     Зарубежные гостиничные системы используются для гостиниц высшего класса с западными системами управления. Но в России существует большое количество гостиниц среднего класса, не имеющих возможность оборудовать свои гостиницы столь дорогими системами или небольшие гостиницы, где это  нецелесообразно.

     Все начинается с отдела бронирования, поэтому программа должна включать специальный справочник клиентов. Далее  следует регистрация клиента за стойкой, где для заселения необходимо оформление соответствующих документов. Наличие картотеки клиентов позволяет значительно облегчить эту процедуру, особенно если этот человек приезжает в гостиницу повторно.

     Все номера имеют отличительные особенности, вместимость, количество комнат, наличие дополнительного оборудования. Для учета всех этих разнородных признаков в программе должен быть справочник номеров, обеспечивающий актуальность следующей информации: свободен ли номер, забронирован ли на определенную дату, требует ли уборки, ремонта.

       При автоматизации гостиниц важно  наличие в программе возможности  оформления всех необходимых  расчетных документов, основным  из которых является счет за  оплату услуг. При его формировании  учитывается множество факторов: скидки клиентам, использование дополнительных услуг, гибкий расчет времени проживания. Кроме того, гостиничные программы должны уметь создавать различные отчеты за любой период. Основные из них  содержат сведения о заселенности номеров на определенную дату, перечень использованных услуг.  

«Синимекс - информатика»

     Фирма предлагает конфигурацию «Синимекс: Гостиница», созданную для предприятий, оказывающих  гостиничные услуги. С помощью  данной программы можно:

  • регистрировать клиентов
  • осуществлять бронирование номеров
  • планирование загрузки гостиницы
  • продлевать проживание или осуществлять переселение
  • вести учет аренды
  • производить расчет с клиентами
  • управлять размещением клиентов, в том числе на основании договоров с юридическими лицами
  • контролировать состояние номерного фонда
  • формировать сводки и оперативные отчеты по загрузке
  • вести «черный список»
  • содержать специализированные справочники (номерной фонд, категорий номеров, виды размещения гостей, услуги, тарифы)
  • формировать 18 видов документов и печатных форм
 

    «Эффект Информ»

    Продукт данной фирмы называется «Эи -Отель», его задача – ведение учета  размещения и бронирования мест в  гостиницах. Основными особенностями  программы являются:

  • учет номеров и мест
  • учет состояния номерного фонда
  • учет клиентов
  • введение историй гостей в архив
  • ведение карточек клиентов
  • бронирование номеров (коллективное и индивидуальное)
  • размещение гостей
  • автоматический поиск брони, изменение брони и отказ от нее
  • составление отчетов
  • разделение доступа к системе для различных пользователей
 

«ИнингБизнесСофт» 

Программа разработана компанией для гостиниц и домов отдыха и представляет собой систему регистрации размещения гостей, а также ведения расчетов с партнерами и проживающими.

Функции программы:

  • бронирование номеров и продажа путевок, в том числе и через Интернет
  • ведение справочников (номерной фонд, фонд общего назначения, персонал)
  • ведение журнала заявок
  • оптимизация заполнения номерного фонда
  • отбор наиболее выгодных заявок
  • контроль расчетов с партнерами
  • фильтрация отчетов
  • передача данных в другие программы (в текстовый редактор и др.)
 

             Существует ряд  проблем, ограничивающих географическое распространение отечественных систем управления: 

  • замкнутость систем в пределах государственных  границ Росси
  • отсутствие договорных отношений с объектами, размещенными в странах, требующих визового въезда
  • документы не удовлетворяют требованиям международных организаций
 

           Основным структурным  элементом компьютерной системы  управления гостиничным предприятия является модуль. Стандартные функции модуля бронирование, размещение, расчеты, отчеты должны присутствовать во всех системах независимо от программы, которая непосредственно установлена на гостиничном предприятии. 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

1.2 Установка АСУ 

     Процесс установки системы управления в  гостинице требует тщательной технической и психологической подготовки. Техническая подготовка включает в себя  выбор и закупку соответствующего оборудования, прокладку и тестирование сетей, подготовку серверной комнаты и класса для обучения пользователей. Психологическая подготовка заключается в формировании руководителем гостиницы позитивного ожидания установки системы персоналом и готовности к восприятию сотрудниками новых знаний, стандартов обслуживания и возможных перемен в структуре и процедурах гостиницы. Руководству гостиницы и компании-поставщику очень важно грамотно выбрать дату «запуска» системы с учетом загрузки отеля и сезонного наличия сотрудников, а так же назначить менеджера проекта со стороны гостиницы.

     Установка системы обычно производится 1-2 техническими специалистами и 1-2 консультантами компании-поставщика и начинается с установки и настройки сервера и компьютерных станций. Одновременно производится согласование и конфигурация процедур страхового копирования, что является неотъемлемой частью обеспечения надежности функционирования системы. После тестирования работы оборудования в сети, компьютерные станции временно устанавливаются в подготовленном учебном классе и согласовывается график обучения пользователей. Грамотное составление графика обучения с учетом сменности работы персонала, оптимального количества знаний, групп и учеников в группе, а так же хороший уровень посещения занятий пользователями – залог успешного ввода системы в эксплуатацию и безболезненного перехода на новую технологию работы гостиницы. В зависимости от размеров и набора услуг отеля этап подготовки оборудования и настройки учебного класса занимает от 1 дня до 1 недели.

     Параллельно проводится работа одно - двухдневного семинара для руководителей, на котором  согласуются или разрабатываются политика и процедуры гостиницы, выясняются особенности номерного фонда и набора предоставляемых услуг, классифицируются тарифы и прейскуранты, оговариваются правила налогообложения и формы оплаты гостей. Как правило, за месяц до даты начала внедрения системы компания-поставщик высылает в гостиницу специальный вопросник «Политика и процедуры гостиницы», который призван определить наиболее важные технологические моменты конфигурации системы, и чем продуманнее заполнен вопросник специалистами гостиницы, тем быстрее и успешнее идет согласование вопросов конфигурации на месте.

     После семинара для руководителей, консультанты компании приступают к процессу настройки  системы с учетом ее особенностей и требований руководства. В течении 2-5 дней производится наполнение базы данных системы множественными классификаторами, устанавливаются значения по умолчанию, создаются наличие номерного фонда и тарифные планы, разрабатываются специальные печатные формы.

После окончания этого этапа класс, тренировочная база системы и  персонал готовы к обучению. Процесс обучения в зависимости в зависимости от количества пользователей в гостинице занимает от 4 до 20 дней и происходит специализирующими группами не более 5 человек в каждой. Продолжительность каждого занятия от 2 до 4 часов. Одновременно с обучением работе с функциями системы происходит усвоение персоналом новых процедур и документооборота.

     За 2-3 дня до даты «запуска системы обучение заканчивается и персонал готов  к вводу начальных данных в  реальную базу данных, которая представляет из себя точную копию тренировочной базы данных с учетом всех уточнений и согласований. После «запуска» системы тренировочная база остается в дальнейшем распоряжении гостиницы для углубленного обучения и подготовки новых сотрудников. Начальными данными запуска» системы является информация о проживающих гостях и перспективных бронях, а также информация о туристических агентствах и корпоративных организациях, осуществляющих загрузку гостиницы. Важно привлечь к вводу начальных данных как можно больше обученных сотрудников, так как в присутствии консультантов компании –поставщика они получают хорошую практику работы с реальными данными системы.

     И вот наступает кульминация ввода  системы управления гостиницей в  эксплуатацию – дата «запуска». Компьютерное оборудование занимает предназначенные места в отеле. Консультанты компании-поставщика с учетом результатов обучения пользователей дают руководству гостиницы рекомендации по формированию смен администраторов и горничных, а так же по организации работы отеля в условиях новой технологии. Реальное поселение гостей в систему начинается с первого заезда гостя в дату «запуска». С этого момента начинается так называемая «живая поддержка», которая заключается в круглосуточной помощи сотрудникам гостиницы в бесперебойном обслуживании гостей, оперативном вводе данных в систему и в проведении ночных аудитов.

     Ночным  аудитом называется специальная  процедура гостиницы, проводимая после  завершения активности в работе отеля, включающая в себя комплексную проверку финансового дня – полноту и корректность вводимых данных, контроль за действиями пользователей, подготовку технологических отчетов для руководства по функционированию всех подразделений гостиницы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Расчет стоимости  установки АСУ 

       Уже несколько лет в сфере управления гостиничным бизнесом идут необратимые процессы информатизации отрасли. Постоянное развитие информационных технологий и средств программного обеспечения позволяют создавать комплексную систему управления гостиничной структурой, автоматизировать взаимодействие всех ее составных частей. При грамотном использовании системы управления гостиница может работать с максимальной эффективностью. В современной ситуации резко обостряется конкурентная борьба между гостиницами. Выиграть может тот, кто предоставит клиенту наиболее качественный, разнообразный  и недорогой сервис при одновременной максимальной оптимизации своих затрат. Каждый шаг по пути прогресса стоит денег. Соответственно, гостиница, которая приняла решение внедрить у себя АСУ  должна представлять сколько стоит такая автоматизация. Чтобы правильно спланировать расходы, нужно определить, какие подразделения гостиницы планируется автоматизировать. Очень важно понимать, что сравнивать разные системы следует только по их полной стоимость владения. Покупать нужно качественную, надежную технику, хотя она будет не дешевой. Желание сэкономить может привести к большим финансовым потерям в будущем. Один день или час простоя гостиницы по вине неисправного оборудования обойдется слишком дорого.

       Критерии, предъявляемые к современным АСУ просты: модульность, использование современных аппаратных и программных средств, гибкая настройка, дружелюбный интерфейс, наличие сопроводительной документации, список интерфейсов со смежными  системами, география инсталляции. Внедрение системы также предполагает несколько этапов работы, которые оплачиваются отдельно. Полный проект по внедрению включает в себя следующее:

      • предпроектное консультирование
      • обучение ключевых специалистов
      • тестовую эксплуатацию системы
      • инсталляцию на объекте
      • установку в сетевом режиме
      • настройку интерфейсов со смежными системами
      • обучение персонала
      • ввод в эксплуатацию
 

     При обращении к компании- поставщику необходимо получить от него информацию о стоимости всех этих работ.

Стоимость сопровождения складывается из затрат на обслуживание программного и аппаратного обеспечения. Обслуживание программного обеспечения можно разделить на три составляющие. Первая – услуги по технической поддержке, вторая – лицензионное сопровождение программного обеспечения (обновление системы по мере обновления версий без дополнительных затрат), третье – поставка новых версий за дополнительные деньги. При покупке системы необходимо выяснить стоимость сопровождения, и что включено в договор по сопровождению, а что находиться за его рамками.

     При эксплуатации системы могут возникнуть непредвиденные затраты (доработка  программного обеспечения, обучение нового персонала, сбой аппаратного обеспечения). Если гостиница планирует провести автоматизацию на должном уровне, приобрести хорошую технику, то необходимо принять в штат квалифицированного технического специалиста. Как показывает практика, 80%проблем при сбое техники или программы можно решить на месте, имея в штате такого специалиста, что однозначно сэкономит деньги гостиницы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.4 Internet в гостиницах 

     Одним из наиболее важных открытий стал Интернет. Интернет это большое и сложное  соединение компьютерных сетей, дающее возможность  доступа к мировой  информации. Когда пользователей  в любой точке мира подключается к Интернету, он может обмениваться данными и информацией с миллионами других пользователей. Помимо текстовой информации, Интернет имеет возможность воспроизводства звуковой, анимационной и видео информации. Также существует ряд программных приложений Интернета: электронная почта, поисковые системы.

     Все возможности, которые получает гостиница  от доступа в Интернет можно разделить  на две группы. Первая – возможности, которые получает любой пользователь Интернета: электронная почта, новости, поиск информации, обзоры рынков. Вторая – возможности для предприятия: круглосуточное взаимодействие гостиницы с клиентами и гостями.

     Возможности для отеля:

  • гостиница может напрямую, без посредников получать бронирование в реальном времени
  • размещение информации о себе во всех всемирных Глобальных Системах Бронирования (Amadeus, Worldspan, Galileo, Sabre)
  • отель может предлагать свои ресурсы к бронированию через туристический Интернет- портал Pegasus
  • использование системы OTEDIS, когда тур. оператору дается доступ на сайте гостиницы под специальным именем и паролем к средствам бронирования гостиницы
  • получение контрольной отчетности о деятельности гостиницы автоматически по электронной почте

    Возможности для гостя:

  • организация места для гостя, где стоит компьютер с доступом в Интернет или оборудование для подключения компьютера гостя
  • доступ через локальную сеть гостиницы из номера гостя с компьютером
  • беспроводной Wi-Fi Интернет, позволяющий работать в любой точке отеля

    1.5 Организация рекламной  деятельности на  предприятиях гостиничного комплекса

    1.5.1 Виды рекламы 

Реклама в прессе 

      К рекламе в средствах массовой  информации  обычно относят рекламные объявления  в  прессе  (газетах  и  журналах),  по  радио, телевидению и на стандартных щитах наружной рекламы.

      Реклама в самых читаемых изданиях и популярных передачах, естественно, самая дорогая. Поэтому,  экономя  на  них, рекламодатель  рискует  потерять широкий круг потребителей.      Реклама в средствах массовой  информации  отличается  воздействием  на широкие  круги  населения  и  поэтому  целесообразна  для  гостиниц.

Недостатки  рекламы в СМИ:

    • потребители часто игнорируют газетную рекламу.
    • весьма  сложно  изготовить газетное объявление, отличающееся  от остальных
    • современные посетители гостиниц редко читают газеты и журналы и смотрят рекламу в таких изданиях

       

Реклама по радио 

      Преимущество радио перед другими  средствами массовой  информации:  24- часовое вещание на многие  регионы и разнообразие  программ. Рекламные  объявления,  размещенные   в  соответствующих   радиопрограммах, охватывают значительный процент заданной аудитории потребителей,  независимо от того, где они находятся — на работе, на отдыхе, в  пути.  Радио  вызывает мгновенную реакцию на рекламируемое предложение. Реклама на радио относительна недорогая.

 Недостатки  радиорекламы:

    • некоторые радиослушатели переключают  приемники  когда слышат рекламу
    • если рекламный рынок велик, то эфирное время может быть очень дорогим.
 

 Телевизионная реклама 

Телевидение сфокусировало в себе абсолютное большинство преимуществ всех видов  рекламы. Наиболее  важные  преимущества   телевизионной   рекламы -    визуальное и звуковое воздействие, мгновенность передачи, избирательное воздействие на определенную аудиторию.

Телевизионная реклама имеет некоторые недостатки: