Современные технологии управления

 

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

В отличие от теории управления, развиваемой до недавнего прошлого в нашей стране, современный менеджмент не может быть представлен в виде четко сформулированных правил, рецептов деятельности. В нем находит отражение понимание того, что мы живем в очень сложном и быстро меняющемся мире, в котором подвержены изменениям даже сами закономерности, по которым этот мир существует и развивается. И попытки изложить наше знание о таких сложных системах, как современные организации, в рамках жестких схем и правил неизменно приводят к неоправданному упрощению, искажению истинной картины, а значит к иллюзиям, заблуждениям и ошибкам.  Поэтому современный менеджмент - это скорее система наиболее общих представлений об организациях, новая “управленческая философия”, нежели свод готовых рецептов. 

В данной курсовой работе рассмотрены современные технологии в менеджменте и подходы к управлению.

Курсовая работа состоит из двух частей. В первой части рассматриваются современные управленческие методы менеджмента, которые неотделимы от новых технологий, являются основной причиной их внедрения. А во второй части – конкретные методы, применяемые в управлении.

В первой части работы рассказывается о менеджменте качества и менеджменте знаний – основах, на которых строится современный менеджмент.

Во второй части работы описываются современные технологии менеджмента – контроллинг, грейдинг, бенчмаркинг, ижиниринг и реинжиниринг. Также в приложениях № 1, 2, 3, 4, 5 рассмотрены примеры использования технологии контроллинга, грейдинга, реинжиниринга, бенчмаркинга и практика внедрения ERP-системы.

 

  1. Основные тенденции развития современных технологий менеджмента

 

Технология определяется как принятый порядок связей между отдельными видами работ или способ преобразования входов организации в выходы. Любые задачи организации не могут быть выполнены без использования конкретной технологии.

Технология влияет на эффективность изготовления продукции, на скорость ее устаревания, на эффективность обработки информации, на возможности выпуска новых видов продукции или оказания услуг.

Технологические факторы внешней среды отражают уровень научно-технического развития в стране и в целом, в мире. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация должна использовать достижения научно-технического прогресса.

Технологические факторы влияют на скорость устаревания продукции, на эффективность, с которой товары можно изготавливать, на информационные технологии и многое другое.

Технологическая среда является весьма подвижной, поэтому организации должны быть в состоянии быстро реагировать на изменения технологий, должны ориентироваться на высокие технологии. Уровень развития предприятий определяется технологиями, используемыми ими, в том числе и технологиями управления. Для эффективного функционирования предприятия в современных условиях необходимо прежде всего, внедрить систему качества в соответствии со стандартами ISO 9000 и систему менеджмента знаний. Практика зарубежных компаний показывает, что те предприятия, которые изначально ориентировались на качество производимой продукции, в конечном итоге получали большую прибыль. Знания сотрудников и организаций в целом становятся ценным ресурсом, который начинает учитываться наравне с другими материальными ресурсами. Современные методики управления знаниями позволяют достигать измеримых бизнес-результатов от их внедрения. Фирмы, применяющие управление знаниями, все чаще выигрывают на рынке по сравнению с компаниями, использующими обыкновенный сбор и накопление информации в слабоструктурированной "кипе"1.

        Таким образом, основа современного менеджмента – ориентация на качество производимой продукции и учет нематериальных активов предприятий, таких как знания. Внедрение системы качества предприятия в соответствии со стандартами ISO 9000 должно предшествовать внедрению других корпоративных систем, только тогда оно будет успешным (рис.1).

рис. 1. Роль системы качества на разных этапах эволюции предприятий

 

    1. Менеджмента качества

 

Происходящий в последнее время рост в промышленном секторе российской экономики одновременно обострил и целый ряд проблем, важнейшими из которых являются:

  • кадровая проблема – экономика испытывает острейший дефицит в специалистах, владеющих теорией и практикой современного менеджмента, в особенности – менеджмента качества, который является концептуальной основой современного менеджмента;
  • проблема эффективности деятельности предприятий – во многом тесно связанная с первой проблемой;
  • проблема развития высоких технологий, прежде всего, информационных и инновационной деятельности

Фактически, в настоящее время России необходима «индустрия менеджмента качества» 2, обслуживающая как промышленность, так и другие сферы экономики и обеспечивающая консультационные, инновационные, информационные образовательные услуги. Аналогичные «индустрии менеджмента качества» существуют во всех без исключения промышленно-развитых станах, а годовой оборот в этой сфере исчисляется миллиардами долларов.

Качество подразумевает ориентацию на потребителя и должно быть соотнесено с требованиями потребителя и его ожиданиями. Это должно быть сделано посредством анализа своего потребителя, изучения рынка. Затем следует попытаться воплотить ожидания рынка в проекте и производстве продукции или услуги. Ориентация на потребителя не означает что потребитель всегда прав. Тем не менее, предприятия должны слушать потребителя и должны понять, почему он имеет такие ожидания и такие потребности. В связи со сказанным, организации обеспечения качества на предприятиях приобретает особую остроту.

Исторически, в решении этой задачи на первом месте стоит создание и внедрение на предприятии системы менеджмента качества (СМК) по моделям международных стандартов серии ISO 9000. При этом под системой менеджмента качества в стандартах серии ISO 9000 понимается часть системы управления предприятием, базирующаяся на процедурах управления и выполнения процессов.

Сертификация на соответствие ISO 9000 является оценкой третьей стороной системы качества предприятия. Это мощный инструмент маркетинга, позволяющий повысить имидж предприятия (а значит и его продукции) на рынке. Сертификат соответствия ISO 9000 подтверждает, что предприятие является надёжным, действительно способно поставлять обещаемую продукцию и сохранять её качество стабильным.

Всё большее количество частных предприятий требуют от своих поставщиков наличия сертификата на соответствие ISO 9000, или, в крайнем случае, серьёзного стремления начать процесс сертификации с целью регистрации через несколько лет. Такая демонстрация возможности поставщика выполнять установленные требования даёт предприятиям уверенность в будущем и позволит им сэкономить время и деньги, минимизировав впоследствии затраты на контроль.

Всё большее количество государственных предприятий требуют у своих поставщиков наличия сертификата ISO 9000, т.к. это требование явно указывается в правительственном законодательстве ряда стран при регулировании потребительского права.

Количество предприятий, имеющих сертифицированную систему менеджмента качества, неуклонно растет, в чем можно убедиться из анализа публикаций ISO (например, "The ISO Survey of ISO 9001:2000 and ISO 14001 Certificates – 2003" , The ISO Survey of Certifications - 2004).

Мировой опыт показывает, что квалифицированное использование СМК на основе стандартов ISO серии 9000 обеспечивает предприятиям ряд преимуществ: улучшение качества выпускаемой продукции, снижение уровня производственных издержек, улучшение управленческого контроля,  рациональное использование всех видов ресурсов, улучшение взаимодействия и согласованности работы отделов, минимизация непредвиденных финансовых потерь, повышение лояльности персонала к компании, общее повышение производительности и эффективности работы и др.

Вышеуказанные преимущества носят внутренний характер, одновременно обусловливая возникновение внешних по отношению к компании выгод: повышение уровня удовлетворенности потребителей, которое позволяет поддерживать и расширять  рыночную долю; создание имиджа высоконадежной фирмы; снижение барьеров для выхода на зарубежный рынок; установление доверительных отношений с поставщиками, партнерами, государственными органами; возможность участвовать в торгах, где наличие сертификата является необходимым условием и др.

В подтверждение благотворного влияния стандартов ISO 9000 на деятельность организаций можно привести результаты исследования, проведенные недавно Университетом Суррея (Великобритания), в ходе которого были изучены более 200 компаний разного размера с сертифицированными по ISO 9000 системами менеджмента качества и работающих в промышленности, главным образом – в машиностроении и строительстве. Так, рост производства в несертифицированных компаниях составил в среднем 2 % в год, а в сертифицированных: 4% на крупных и 6,8% на малых предприятиях. Объем продаж в расчете на одного работника в сертифицированных компаниях был в среднем на 40% выше, чем в несертифицированных. Рост производительности труда наиболее заметен в малых компаниях: в расчете на одного работника он на 3300 фунтов больше, чем в среднем по стране. Окупаемость вложенного капитала в сертифицированных компаниях на 7,7% выше (на 17,5% в малых).3

Внедрение СМК занимает от 1 до 3 лет, а стоимость сертификации составляет в среднем в западных странах 187 000 долл., варьируясь от 50 000 долл. до нескольких миллионов долларов в зависимости от масштаба и сложности производственного процесса. Поэтому наличие необходимых ресурсов, таких как финансовые средства, время, квалифицированный персонал, оказывает решающее влияние на успешность процесса внедрения и сертификации СМК.

Тем не менее, мировой опыт показывает, что степень соответствия ожиданиям от сертификации по ISO 9000 и общее удовлетворение от воздействия стандарта на организацию в целом находятся на достаточно высоком уровне. Опросы, проведенные в зарубежных компаниях, которые уже имеют сертификат ISO 9000, показали: всего 9% считают, что уровень их ожиданий от внедрения системы качества по МС не был достигнут, а все остальные (91%) с уверенностью заявили, что их надежды на это нововведение полностью оправдались или даже были превзойдены.

 

    1. Менеджмент знаний

 

Управление знаниями позволяет ставить и решать правильные задачи, вместо правильного решения задач самих по себе. Термин «управление знаниями» (knowledge management) мы применяем и для того, чтобы подчеркнуть преимущества управления перед хаотичным процессом обмена информацией. Управление знаниями – общее название для методик, организующих процесс коммуникаций (целевого общения) в корпоративных сообществах, направляя его на извлечение новых и обновление существующих знаний и помогающих сотрудникам компании вовремя решать задачи, принимать решения и предпринимать необходимые действия, получая нужные знания в нужное время. Такие методики на 80% используют гуманитарные технологии, и только на 20% - IT решения.

Под менеджментом знаний понимается, прежде всего, управление интеллектуальным капиталом. Основными задачами этого управления являются:

  • достижение поставленных целей организации за счет роста интеллектуального капитала и эффективного его использования;
  • повышение эффективности принимаемых решений;
  • создание предпосылок для появления инноваций;
  • использование бенчмаркинга во всех сферах деятельности;
  • обучение и мотивация сотрудников;
  • повышение эффективности процессов проектирования, изготовления, закупок и маркетинга.

Система менеджмента знаний – это совокупность взаимодействующих и взаимозависимых элементов, относящихся к управлению знаниями (процессов, баз данных, программного обеспечения, организационных структур и пр.), обеспечивающая достижение поставленных целей.

Менеджмент знаний в значительной степени носит стратегический характер. Его развитие и внедрение определяет будущее организации, создание ее уникальной культуры и использование новых способов завоевания рынка в конкурентной борьбе. Система менеджмента знаний предполагает не только сбор и целенаправленное использование информации на благо предприятия, но и предоставление его работникам широких возможностей в самосовершенствовании, получении признания и самореализации. Наиболее часто применяемая модель управления знаниями предложена С.Галахером и


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

рис.2. Модель управления знаниями.

Ш. Хазлет, которые выделяют три взаимосвязанные компоненты – инфраструктура знаний (ИЗ), культура знаний (КЗ), технология знаний (ТЗ) (рис.2)

Специалисты считают, что в организациях в той или иной форме используются только 20% всех знаний, которые становятся «явными»; это означает, однако, что 80% остаются невостребованными. Доступ к этим «невыраженным» знаниям может быть получен только в процессе взаимодействия людей. Основным механизмом для создания высокоценных знаний и их применения является общение среди сотрудников, которые совместно работают в рамках данной организации, а такое общение полностью находится в сфере влияния сообществ.

В компаниях, где не применяются методики управления знаниями, решение задач и принятие решений регулярно осуществляется в условиях недостаточной информированности сотрудников, которые используют только собственный опыт и знания, не всегда соответствующие необходимой для решения новых задач компетенции.

Существует некоторая разница между информацией и знаниями. Информация сама по себе может оказаться в принципе бесполезной, если, столкнувшись с задачей, у вас не возникает понимания, где искать необходимую информацию, как ее использовать и к кому обратиться за помощью. Знания находятся в умах людей и обнаруживают себя в момент взаимодействия между ними. В процессе общения сотрудники обмениваются знаниями, которые невозможно почерпнуть из документации и других источниках информации. Необходимо направлять это взаимодействие на достижение цели, генерацию новых идей и обновление существующих знаний.

Знания являются подразумеваемыми, прямо не выраженными, их трудно выделить в отрыве от контекста взаимоотношений между людьми (мы имеем в виду взаимоотношения при взаимодействии людей как внутри компании, так и с клиентами, поставщиками и партнерами).

Поскольку передача знаний происходит только во время взаимодействия между конкретными людьми, формирование сообщества как среды людей, объединенных общим профессиональным интересом или общей целью, позволяющей установить контакт между теми, кто ищет знания и источником знаний в условиях доверия и с использованием сложившихся личных связей друг с другом - является важнейшей задачей.

Препятствием на пути внедрения методик управления знаниями может стать внутренняя конкуренция. Поэтому формирование атмосферы общения в сообществе, корпоративной культуры должно учитывать эту особенность людей и направляться на то, чтобы они делились знаниями с радостью.

Если основным мотивом сотрудника является не индивидуальное лидерство, а достижение цели, то коллектив способен при благоприятных условиях достичь больших результатов, нежели сумма результатов, достигнутых в отсутствие кооперации.

IT решения поддерживают правила, сопровождающие процесс управления  знаниями, помогают снять барьеры  на пути решения задач формирования  единой рабочей среды, реализации механизма отчуждения, накапливания, использования и модификации знаний, поддержки инноваций и доведения сведений о них всем заинтересованным в них сотрудникам.

Таким образом, менеджмент знаний является новым вектором в управленческой деятельности организаций, нацеленным на накопление и эффективное использование интеллектуального капитала. Он должен стать одним из главных инструментов повышения конкурентоспособности организаций. Основным препятствием при внедрении менеджмента знаний чаще всего будут низкая культура российских организаций и недостаточно высокий уровень использования информационных технологий.

 

  1. Современные технологии управления

 

    1. ERP-системы

 

В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning — Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это — информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это — методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг.

Аббревиатура ERP используется для обозначения комплексных систем управления предприятием (Enterprise-Resource Planning – планирование - ресурсов предприятия). Ключевой термин ERP является Enterprise – Предприятие, и только потом – планирование ресурсов. Истинное предназначение ERP - в интеграции всех отделов и функций компании в единую компьютерную систему, которая сможет обслужить все специфичные нужды отдельных подразделений.

ERP заменяет старые разрозненные  компьютерные системы по финансам, управлению персоналом, контролю  над производством, логистике, складу  одной унифицированной системой, состоящей из программных модулей, которые повторяют функциональность  старых систем. Программы, обслуживающие финансы, производство или склад теперь связаны вместе, и из одного отдела можно заглянуть в информацию другого. ERP-системы большинства поставщиков достаточно гибки и легко настраиваемы, их можно устанавливать модулями, не приобретая сразу весь пакет. Например, многие компании приобретают сначала только финансовые или HR модули, оставляя на будущее автоматизацию других функций.

ERP-система автоматизирует процедуры, образующие бизнес-процессы. Например, выполнение заказа клиента: принятие заказа, его размещение, отгрузка со склада, доставка, выставление счёта, получение оплаты. ERP-система «подхватывает» заказ клиента и служит своего рода дорожной картой, по которой автоматизируются различные шаги на пути исполнения заказа.

Сотрудники, работающие в разных подразделениях, видят одну информацию и могут обновлять её в своей части. Когда один департамент заканчивает работу над заказом, заказ автоматически переадресовывается в другой департамент внутри самой системы. Чтобы узнать, где находился заказ в любой момент времени, необходимо только войти в систему и отследить прохождение заказа. Поскольку весь процесс теперь прозрачен, то заказы клиентов выполняются быстрее и с меньшим числом ошибок, чем раньше. То же самое происходит с другими важными процессами, например, созданием финансовых отчетов, начислением зарплаты и т.д. Такова роль ERP-системы в идеале (см. Приложение № 4).

ERP является результатом сорокалетней эволюции управленческих и информационных технологий.

В 60е годы началось использование вычислительной техники для автоматизации различных областей деятельности предприятий. Тогда же появился класс систем планирования потребностей в материалах (MRP - Material Requirements Planning). В основе функционирования подобных систем лежало понятие спецификации изделия (BOM - Bill Of Materials) и производственной программы (MPS - Master Production Schedule). Спецификация показывало готовое изделие в разрезе входящих в него компонентов. Производственная программа содержала информацию о временном промежутке, виде и количестве готовых изделий, запланированных к выпуску предприятием. При помощи BOM и MPS происходила процедура разузлования спецификации, на основании чего, предприятие получало информацию о потребностях в материалах для производства необходимого количества готовых изделий в соответствии с MPS. Затем, информация о потребностях преобразовывалась в серию заказов на закупку и производство. Также, в данном процессе учитывалась информация об остатках сырья и материалов на складах.

Использование систем MRP позволило компаниям достичь следующих результатов:

  • снизить уровень запасов сырья и материалов на складах
  • снизить уровень запасов в незавершенном производстве
  • повысить эффективность производственного цикла
  • сократить сроки выполнения заказов.

Несмотря на высокую эффективность систем MRP в них был один существенный недостаток, а именно, они не учитывали в своей работе производственные мощности предприятия. Это привело к расширению функциональности MRP систем модулем планирования потребностей в мощностях (CRP - Capacity Requirements Planning). Связь между CRP и MPS позволяла учитывать наличие необходимых мощностей для производства определенного количества готовых изделий. Системы MRP имеющие в своем составе модуль CRP стали называться системами планирования потребностей в материалах замкнутого цикла (Closed Loop MRP).

В 80х годах появился новый класс систем - системы планирования производственных ресурсов предприятия (Manufacturing Resource Planning). Из-за схожести аббревиатур такие системы стали называть MRPII.

Основное отличие MRPII от MRP, заключается в том, что системы MRPII предназначены для планирования всех ресурсов предприятия (включая финансовые и кадровые).

В следствии усовершенствования систем MRPII и их дальнейшего функционального расширения появился класс систем ERP. Термин ERP был введен независимой исследовательской компанией Gartner Group в начале 90х годов. ERP системы4 предназначены не только для производственных предприятий, они также эффективно позволяют автоматизировать деятельность компаний предоставляющих услуги.

Потребность в автоматизации управленческих процессов впервые была осознана в конце 60-х – начале 70-х годов, когда стало ясно, что управление крупной корпорацией подчиняется тем же законам, что и любая бюрократическая структура. Один из законов Паркинсона гласит: “штат организации никак не связан с объемом выполняемой ею работы”. Иными словами, с ростом численности управленческого персонала КПД его работы падает до нуля.

В связи с этим родилась идея: организовать труд управленцев при помощи автоматизированной системы примерно так, как конвейер организует труд рабочих. В итоге родилась концепция регулярного менеджмента, опирающегося не на талантливых одиночек, а на формально описанные процедуры, делающие эффективным труд каждого управленца.

 

    1. Реинжиниринг

 

В последние годы одной из наиболее эффективных инноваций в управленческом деле стал реинжиниринг. В процессе бизнес-планирования осуществляется проектирование развития организации. В последующем организация также нуждается в непрерывном проектировании. Необходимость постоянного совершенствования предполагает подход к бизнесу как к процессу. Процесс бизнеса - это множество шагов, которые совершает фирма от одного состояния к другому. Чрезвычайно популярным в настоящее время в западных странах в проектировании деловых процессов стал реинжиниринг бизнеса.

Реинжиниринг - это перестройка (перепроектирование) деловых процессов для достижения радикального, скачкообразного улучшения деятельности фирмы. Реинжиниринг обладает следующими свойствами:

  • отказ от устаревших правил и подходов и начало делового процесса как бы с “чистого листа”. Это позволяет преодолеть негативное воздействие сложившихся хозяйственных догм;
  • пренебрежение действующими системами, структурами и процедурами организации и радикальное изменение способов хозяйственной деятельности;
  • приведение к значительным изменениям показателей деятельности, по крайней мере на порядок отличающихся от предыдущих.

Реинжиниринг необходим, когда возникает потребность в существенных улучшениях, что характерно для сегодняшней России (см. Приложение № 3).

Реинжиниринг применяется в 3-х основных ситуациях.

Во-первых, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса. Этот кризис может выражаться в очень высоком уровне издержек, массовом отказе потребителей от продукта фирмы и др. В современной российской экономике такая ситуация характерна для государственных и приватизированных предприятий традиционных отраслей - машиностроительной, текстильной, аграрной.

Во-вторых, в условиях, когда текущее положение фирмы может быть признано удовлетворительным, но прогнозы ее деятельности являются неблагоприятными. Такая ситуация характерна для многих российских банков, финансовых компаний, коммерческих организаций.

В-третьих, реализацией возможностей реинжиниринга занимаются быстро растущие и  агрессивные организации. Их задача состоит в ускоренном отрыве от ближайших конкурентов.

Процесс реинжиниринга базируется на двух основных понятиях: “будущий образ фирмы” и “модель фирмы”. Модель - это образ какого-либо объекта. Модель фирмы - это представление основных хозяйственных процессов фирмы, взятых в их взаимодействии с деловой средой фирмы.

Основные этапы реинжиниринга:

  1. Формируется желаемый образ фирмы. Это формирование осуществляется с учетом стратегии фирмы, ее основных целей и способов их достижения.
  2. Создается модель реального или существующего бизнеса фирмы. Этот этап называют обратным реинжинирингом. Здесь воссоздается система действий, работ, при помощи которых фирма реализует свои цели. Производится  детальное описание и документация основных операций фирмы, оценивается их эффективность.
  3. Разрабатывается модель нового бизнеса. Происходит перепроектирование текущего бизнеса - т.е. осуществляется прямой реинжиниринг.

Для этого осуществляются следующие действия:

  • перепроектируются основные хозяйственные процессы, создаются более эффективные рабочие процедуры, определяются технологии (в том числе и информационные) и способы их применения;
  • формируются новые функции персонала - перерабатываются должностные инструкции, определяется оптимальная система мотивации, разрабатываются программы подготовки и переподготовки специалистов;
  • создаются информационные системы, необходимые для осуществления реинжиниринга;
  • производится предварительное применение новой модели в ограниченном масштабе.

4. Внедрение модели нового бизнеса  в хозяйственную деятельность  фирмы. Все элементы новой модели бизнеса воплощаются на практике.

В реинжиниринге обычно выделяют два отличающихся вида деятельности:

  • кризисный реинжиниринг - применяется для решения крайне сложных проблем организации, когда дела фирмы идут очень плохо;
  • реинжиниринг развития, который применим тогда, когда дела идут неплохо, но ухудшилась динамика развития и стали опережать конкуренты.

Для большинства российских фирм наиболее актуален сегодня кризисный реинжиниринг.