Задание: Создание пользовательских баз данных в СУБД Access для учета и обработки выходящей информации бухгалтерии. 

Реферат

Объем данной курсовой работы составляет 17 листов, в работе присутствует 7 иллюстраций, характеризующих процесс составления базы данных по выходящей документации бухгалтерии. При написании работы было использовано 5 источников. Объем разработанной программы занимает 470 кб.

Разработанная база данных позволяет рассмотреть  выходящую документацию бухгалтерии  на предприятии. С ее помощью можно  узнать о количестве и характеристике выходящей документации бухгалтерии, используемой на предприятии.

Содержание.

Введение. 3

Основная часть 3

1. Выбор и  обоснование структурной схемы  базы данных 3

2. Расчеты с  таблицами 4

2.1 Создание таблиц 4

3. Установление  связей между таблицами 6

4.  Создание  Запросов 7

5. Создание Форм 8

6. Создание Отчетов 9

7. Создание Главной  кнопочной формы 10

Заключение. 12

Список использованной литературы. 13 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

Целью данной курсовой работы является создание базы данных для учета и обработки  информации о выходящей информации бухгалтерии  в государственных  предприятиях, а так же сопоставление  данных бухгалтерского учета и отчетности со знаниями получаемыми во время  практических заданий по дисциплине информационные системы в экономике.

Основной  задачей курсовой работы является комплексное  решение вопросов проектирования элементов  базы данных для учета и обработки  информации о нематериальных активах  в государственных предприятиях, выполняющие основные функции информационного  обеспечения ИС. При этом решаются следующие задачи:

1. Анализируются существующие  структуры аналогичных баз данных и выявляются наиболее подходящие для использования в этой курсовой работе.
2. Анализируются существующие технические решения баз данных, выполняющие аналогичные заданию функции.
3. Выбирается программная среда и рассчитываются параметры баз данных.
4. Разрабатываются схемы связей табличных данных, а так же основных объектов в виде запросов, форм, отчетов, и другие задачи.

Составление данных информационных систем является актуальным. Выходящей информации на предприятиях достаточно много и  СУБД очень помогает в работе организации  бухгалтерии. Современное состояние  информационных систем и информационных технологий характеризуется высокой  степенью роста. На всех предприятиях существуют базы данных, которые являются неотъемлемой частью их деятельности. База данных, разработанная на высоком  уровне, несомненно экономит время  ее пользователя и приносит доход, который  является основной целью каждого  предприятия в том числе и  государственного.

.

Основная  часть

1. Выбор и обоснование  структурной схемы  базы данных

Для создания базы данных по выходящей документации бухгалтерии необходимо создать  следующие таблицы: Журнал исходящей  документации, Отправка исходящей документации, Поиск исходящей документации, Содержание документа.

Таблица Журнал исходящей документации содержит код документов, имеющихся у предприятия, дату, время, название документа, номер  документа, авторов документа. Благодаря  этому, таблица Журнал исходящей  документации будет связываться  с другими таблицами и являться ключевой таблицей в разрабатываемой  базе данных.

Таблица Отправка исходящей документации содержит код документов, дату отправки, время  отправки, название документа, способ отправки, название предприятия, адрес предприятия, электронный адрес и телефон.

Таблица Поиск исходящей документации содержит код документов, дату, время, номер  документа, адрес, индекс, наименование документа, ответственное лицо и  примечание.

Таблица Содержание документа содержит код  документов, наименование документа, краткое  содержание документов, регистрационный  номер, срок исполнения, номер документа  и ответственное лицо.

Таким образом, для выходящей документации бухгалтерии в СУБД Access необходимо составить 4 взаимосвязанных таблиц, которые позволят хранить необходимую информацию о компьютерах предприятия.

2. Расчеты с таблицами

2.1 Создание таблиц

Работа  в Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Далее определяются реляционные связи между таблицами. Перед созданием таблиц базы данных необходимо вначале разработать типы таблиц. На рисунке приведены выбранные наименования и содержания полей каждой таблицы по разработке базы данных по выходящей документации бухгалтерии. При этом основной таблицей является таблица выходящая документация бухгалтерии. После этого можно приступить к созданию объектов в программной среде MS Access.

Для создания таблиц в режиме конструктора необходимо выполнить операции:

Загрузить программу MS Access и в появившемся окне базы данных щелкнуть на вкладке «Таблицы», а затем на кнопке «Создать»; в окне диалога «Новая таблица» выбрать вариант «Конструктор» и «ОК».

Рисунок 1. Схема структуры Входящая документация бухгалтерии.

В столбце  «Имя поля» ввести имя нового поля, нажать клавишу «Tab» и указать для него тип в столбце «Тип данных»; На рис. 1 показан пример создания структуры таблицы Выходящая документация бухгалтерии.

При необходимости  в столбце «Описание» ввести информацию, когда точка вставки располагается  в этом поле таблицы; на вкладке «Общие»  указать «Размер поля», т.е. число  символов; «Формат поля» и «Маска ввода», т.е. метод отображения и допустимые символы; «Подпись» для режима таблицы; «Значение» по умолчанию; «Условия» на значения и др. свойства.

      Щелкнуть  на первой пустой строке таблицы и  создать следующее поле БД, затем  повторить п.2 и п.3; чтобы вставить поле между двумя существующими, щелкните на кнопке «Добавить строки»  панели инструментов «Конструктор таблиц».

      Чтобы выделить то поле таблицы, которое нужно  сделать ключевым, необходимо щелкнуть на селекторе, расположенном левее  имени поля; вместо этого для формирования сложного ключа можно выделить несколько  полей, удерживая клавишу «Ctrl» и щелкая на их селекторах; после этого нужно щелкнуть на кнопке «Ключевое поле» панели инструментов.

      Щелкнуть  на кнопке «Сохранить» панели инструментов «Конструктор таблицы» окна диалога  «Сохранение» и «ОК».

Рисунок 2. Схема таблиц базы данных.

3. Установление связей между таблицами

Когда между таблицами устанавливается  связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в  двух таблицах, должно быть поле, принимающее  уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи  обычно индексировано (как правило, оно является ключевым), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами проследите через режим «Конструктор» наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами необходимо выполнить следующие действия:

Активизировать  окно базы данных и щелкнуть на кнопке «Схема данных», чтобы открыть окно Схема данных (команды «Сервис» «Схема данных» или посредством контекстного меню).

Щелкнуть  на кнопке «Отобразить таблицу» на панели инструментов.

В диалоговом окне «Добавление таблицы» по очереди  выбрать необходимые таблицы  двойным щелчком на имени таблицы  из предлагаемого списка, если они  не отражены на схеме данных.

После того, как все таблицы будут  добавлены в окно схемы данных, щелкнуть на кнопку «Закрыть» в диалоговом окне «Добавление таблицы».

Щелкнуть  на поле родительской таблицы и «дотащить» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши.

После протаскивания полей устанавливается  диалоговое окно «Изменение связей», в  котором можно добавлять дополнительные связи.

Установить  флажок «Обеспечение целостности данных»  «Каскадное обновление связанных полей» и отожмите кнопку «Создать структуры связей», как это приметно показано на рисунке 3. 

Рисунок 3. Схема связей таблиц.

Закройте  схему данных с предлагаемым режимом  сохранения.

4. Создание Запросов

Создание  запросов можно выполнять в режиме конструктора или мастера. Например, в режиме конструктора выполните  операции:

Выберите  режим «Конструктор» до появления  окон «Запросы» на выборку и «Добавление  таблицы»; выберите требуемое название таблицы (например, Пользователи) левой  клавишей мыши, а затем «Добавить».

Наберите  в схему требуемый комплекс таблиц с операциями «Добавить» и закройте окно «Добавление таблиц».

Убедитесь в наличии связанной схемы  данных таблиц и заполните позиции  нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условие отбора.

Закройте  окно схемы и сохраните структуру  объекта (например, под именем «Поиск исходящей документации Запрос»).

Выполните операции по п.п. 1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть примерно, как указано на рис. 4.

Рисунок 4. Общий вид запросов базы данных.

5. Создание Форм

Для создания форм в режиме мастера выполните  операции:

1. Выберите  режим «Создание форм с помощью  мастера» до появления окна  «Создание форм».

2. В  списке Таблицы и запросы выберите  требуемый объект.

3. В  списке доступные поля выполните  перевод (клавишей «>») требуемых  полей в список «Выбранные  поля» (например, перевод полей  «Код Затрат», «Сумма Затрат»,  «Описание Затрат»).

4. Выполните  «Далее» и выберите из появившегося  списка внешний вид формы (например, «Ленточный»).

5. Выполните  «Далее» и выберите из появившегося  списка требуемый стиль (например, «Международный»).

6. Выполните  «Далее» и установите имя формы.

7. Выполните  «Готово» и убедитесь в наличии  готовой формы.

8. Выполните  операции по созданию необходимых  форм в соответствии требований  п.п. 1-6, как примерно показано  на рисунке 5.

п

Рисунок 5. Общий вид окна форм базы данных.

6. Создание Отчетов

Для создания отчетов в режиме мастера выполните  операции:

1. Выберите  режим «Создание отчета с помощью  мастера» до появления окна  «Создание отчетов».

2. В  списке Таблицы и Запросы выберите  требуемый объект.

3. В  списке доступные поля выполните  перевод (клавишей «>») требуемых  полей в список «Выбранные  поля» (например перевод полей  «Код Оплаты», «Сумма Оплаты»,  «Номер Карточки», «имя владельца  Карточки»).

4. Выполните  «Далее» и установите уровни  группировки.

5. Выполните  «Далее» и задайте требуемый  порядок сортировки.

6. Выполните  «Далее» и выберите вид макета  для отчета (например, «Табличный»).

7. Выполните  «Далее» и выберите из появившегося  списка требуемый стиль (например, «Обычный»).

Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы данных.

8. Выполните  «Далее» и установите имя отчета.

9. Выполните  операции по созданию необходимых  форм в соответствии требований  п.п. 1-6.

10. Выполните  «Готово» и убедитесь в наличии  готового отчета.

11. Выполните  операции по созданию необходимых  отчетов в соответствии требований  п.п. 1-10.

7. Создание Главной кнопочной формы

Чтобы созданная база данных выглядела  в виде отдельной программы применяется  метод создания Главной кнопочной  формы. Для того, чтобы создать  Главную кнопочную форму вначале  откройте базы данных, а затем выполните  операции:

1. В  меню «Сервис» выберите команду  «Служебные программы», а затем  «Диспетчер кнопочных форм».

2.Если  выводится запрос на подтверждение  создания кнопочной формы, нажмите  кнопку «Да».

3. Нажмите  кнопку «Создать».

4. Введите  имя новой кнопочной формы  и нажмите кнопку «OK».

5. Имя  новой кнопочной формы добавляется  в поле «Страницы кнопочной формы».

6. Выберите  имя новой кнопочной формы  и нажмите кнопку «Изменить».

7. Нажмите  кнопку «Создать».

8. В  поле «Текст» введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле «Команда». Например, введите текст «Просмотр заказов», а затем выберите в поле «Команда» команду «Открыть форму для изменения».

Примечание.   Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выберите в поле «Команда» команду «Перейти к кнопочной форме», а затем укажите кнопочную форму, к которой надо перейти.

9. Для  большинства выбранных команд  под полем «Команда» открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда «Открыть форму для изменения», выберите в поле «Форма» имя нужной формы и нажмите кнопку «OK».

Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных  кнопок кнопочной формы, как это  приведено на рис. 7. 

Рисунок 7. Схема главной кнопочной формы  Базы данных исходящей документации.

Примечание.   Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке «Элементы данной кнопочной формы» и нажмите кнопку «Изменить» или «Удалить». Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками «Вверх» или «Вниз».

Закончив  создание кнопочной формы, нажмите  кнопку «Закрыть».

Чтобы кнопочная форма открывалась  при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажмите кнопку «По умолчанию».

При создании кнопочной формы с помощью  диспетчера кнопочных форм создается  таблица «Switchboard Items», которая описывает  текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

Для изменений  в кнопочной форме выполните  операции:

1. Откройте  базу данных. В меню «Сервис»  выберите команду «Служебные  программы», а затем «Диспетчер  кнопочных форм». 

2. В  диалоговом окне «Диспетчер кнопочных  форм» выберите кнопочную форму,  которую надо изменить, и нажмите  кнопку «Изменить».

3. Выберите  элемент кнопочной формы, который  нужно изменить, и выполните одно  из следующих действий.

4. Чтобы  изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии  кнопки, или объект, который открывается  или запускается при нажатии  кнопки, нажмите кнопку «Изменить».

5. Чтобы  добавить кнопку, нажмите кнопку  «Создать», введите текст подписи  кнопки и выберите команду  в поле со списком «Команда».  В зависимости от выбранной  команды Microsoft Access может вывести  еще одно поле со списком  под полем «Команда». При необходимости,  выберите элемент в этом поле. Например, если в поле «Команда»  была выбрана одна из команд  для работы с формой, выберите  в нижнем поле имя формы,  которую нужно открыть. 

6. Для  удаления кнопки нажмите кнопку  «Удалить». 

7. Чтобы  изменить порядок кнопок, пользуйтесь  кнопками «Вверх» и «Вниз». Нажмите  кнопку «Закрыть». 

Заключение.

В деловой  или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности.

 Для  координации всех этих данных  необходимы определенные знания  и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных  источников в одной реляционной  базе данных. Создаваемые формы,  запросы и отчеты позволяют  быстро и эффективно обновлять  данные, получать ответы на вопросы,  осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать  отчеты, диаграммы и почтовые  наклейки.

По средствам  решения поставленных задач ,а именно,  анализа существующих структур аналогичных  баз данных и выявления наиболее подходящих для использования баз  выходящей документации бухгалтерии, анализа существующих технических  решений баз данных, выполняющих  аналогичные заданию функции, выбор  программной среды и расчета  параметров баз данных, разработки  схемы связей табличных данных, а  так же основных объектов в виде запросов, форм, отчетов, цель курсовой работы была выполнена, т.е. создание базы данных для учета и обработки информации о выходящей информации бухгалтерии  в государственных предприятиях, а также сопоставление данных бухгалтерского учета и отчетности со знаниями получаемыми во время практических заданий по дисциплине информационные системы в экономике.

В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между  таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы также  позволяют обновить или удалить  одновременно несколько записей, выполнить  встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо  в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и  вывести на экран, используя стандартный  или созданный пользователем  макет.

Для анализа  данных или распечатки их определенным образом используются отчеты.

В окне базы данных можно работать со всеми  ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать  соответствующую вкладку. С помощью  кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать  новые.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы.

1. Кен  Гетц, Майк Гунделой, Пол Литвин. Разработка корпоративных приложений  в Access 2003 для профессионалов.- СПб.: Издательство «Питер», 2009 г.

2. Диго  С. М. Access: Учебно-практическое пособие. – М. 2010 г.

3. Баталов  С. А. Информационные системы  и технологии – Уфа: УГАЭС, 2006 г.

4. Гусева  Т. И., Башин Ю. Б. проектирование  баз данных в примерах и  задачах. – М.: Юнити, 2009 г.

5. Microsoft Office 2003: Справочник/ Под ред. Ю. С. Колесникова. – СПб.: Питер, 2010 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИя и  науки рф

ГОУ ВПО

Уфимская  государственная  академия экономики  и сервиса 
 
 
 

Кафедра: «ИИКТ» 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине: «Информационные системы в экономике»

тема: «Создание  баз данных в MS ACCES для учета и обработки информации

 выходящей  документации бухгалтерии» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: Газина С.Х.

Группа  БД-42 

Проверил: Баталов С.А. 
 

Уфа 2011 г.