Темы:Создание баз данных. 
 

Содержание 

Введение…………………………………………………………………...4

1 Анализ  предметной области…………………………………………..6

2 Построение модели хранилища БД…………………………………..9

    2.1 Создание базы данных…………………………………………..9

    2.2 Указание ключевого поля……………………………………..10

    2.3 Построение связи между таблицами…………………………11

3 Анализ возможных запросов…………………………………………13

    3.1 Запросы. Общие понятия………………………………………13

    3.2 Создание запросов……………………………………………...13

4 Разработка  интерфейса пользователя………………………………18

       4.1 Создание отчетов………………………………………………18

       4.2 Создание форм………………………………………………….19

Заключение………………………………………………………………..21

Список  использованных источников………………………………….22

Введение 

     В настоящее время использование  баз данных является незаменимой составляющей работы любой организации. База данных позволяет структурировать, упрощать информацию, а также экономит ресурсы и время работы с информацией.

     База данных - это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях), относящихся к определенной теме, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и в любой ее части. Это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Примером очень простой базы данных может служить телефонная книга или ваша чековая книжка. Книга учета заказов, счетов, платежей компании - это образцы более сложных баз данных.

     Access - это реляционная база данных, то есть база данных, которая позволяет определять отношение между различными категориями информации. Кроме данных база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию.

      С понятием база данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

     В мире существует множество систем управления базами данных не смотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователям различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access.

     Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Ниже приводится список объектов, с которыми я буду работать:

1. Таблицы  - содержат данные.

2. Запросы  - позволяют задавать условия  для отбора данных и вносить  изменения в данные.

3. Формы  - позволяют просматривать и редактировать  информацию.

4. Отчеты - позволяют обобщать и распечатывать информацию.

     В настоящее время, несмотря  на повышение уровня компьютеризации  общества, в сфере бизнеса и  торговли до сих пор нет  средств, позволяющих в достаточной  мере автоматизировать процесс  ведения документации и отчетности.

     Современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать и обеспечивать эффективные способы представления информации потребителю, стали важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной деятельности. В этой связи заслуживает внимания опыт работы медицинских учреждений, так как медицина относится к такой отрасли человеческой деятельности, в которой очень важно быстро и точно узнать необходимую информацию. В медицинских учреждениях существует большое количество документной информации, которую в свою очередь, для экономии времени и средств всё чаще переносят на электронные носители. И базы данных здесь просто необходимы.

     Целью моей курсовой работы  является разработка базы данных поликлиники.

Разработка  баз данных на сегодняшний день является очень актуальной, а тем более  для такой сложной структуры  как поликлиника. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Анализ предметной области 

     В данной курсовой работе необходимо спроектировать базу данных, которая должна иметь информацию о различных аспектах работы школы, таких как работа учителей, расписание учащихся, наличие предметов и использование кабинетов.

     Для основной деятельности школы необходимо иметь четкую структурированную систему работы, позволяющую задействовать все подразделения, а также осуществление контроля над этими подразделениями, сбор и обработка нужной информации. Часто случается так, что определенную информацию трудно или невозможно найти в определенный момент (так обычно бывает, когда большое количество информации находится на бумажном носителе), что в свою очередь затрудняет работу и приводит к малоэффективному достижению цели. Поэтому нужно создать единую систему, обеспечивающую доступ к данным для всех подразделений и сотрудников школы. Это в свою очередь сократит время работы с информацией в несколько раз. База данных и будет являться решением этой проблемы. Для создания базы данных целесообразно выделить следующие объекты, без которых трудовая деятельность школы не будет функционировать:

     1. Учителя – главный объект, без которого школа не может существовать, так или иначе все аспекты деятельности школы связаны именно с этим объектом.

     2. Класс – объект, который тесно связан с объектом «учителя», также является главным. Работа школы основывается на связи этих двух объектов, так как учителя – специалисты определенной отрасли образования, помогающие ученикам получить знания. Или наоборот - учащиеся – люди, обращающиеся к учителям для образования.

     3. Расписание – второстепенный объект связи объектов «Учителя – Учащиеся», но он также играет большую роль в становлении деятельности школы. Когда ученик (объект 2) к учителю (объект 1), то после консультации, как правило, учитель даёт знания –необходимых для ученика. Некоторые из препаратов пациенты могут получить только по рецепту врача и бесплатно, если препарат является льготным. Объект 3 – расписание отражает наличие определенных предметов в школе.

     4. Аудитории - второстепенный объект связи объектов «Учителя – Учащиеся». После обращения ученика, учитель в ряде случаев назначает аудиторию в которой будет проходить урок. 

     Каждый  объект характеризуется рядом основных свойств – атрибутов.

     Атрибутом называется поименованная характеристика объекта. Атрибут показывает, какая  информация должна быть собрана об объекте.

     В нашем случае, мы имеем 4 объекта  – учителя, учащиеся, расписание и аудитории. Каждому из этих объектов будут присущи индивидуальные атрибуты. Рассмотрим каждый из них:

     1. Объекту «Учителя» присущи следующие атрибуты:

     - Фио (Важный атрибут объекта. Позволяет выделить одного учителя из многих, работающих в школе. Данный атрибут указывает на связь с объектом «Расписание»).

     - Должность (атрибут, указывающий ту область, в которой работает учитель. Например – учитель - химии, физики, биологии, русского языка и т.д.)

     - Заработная плата (Позволяет узнать сколько тот или иной учитель получает за свою работу.)

     - Класс (Позволяет узнать к какому  классу подкреплён учитель. )

     2. Объекту «Класс» присущи следующие атрибуты:

     - Класс (Данный атрибут указывает на связь с объектом «Расписание»)

        - Аудитория (также позволяет узнать в каком кабинете находится класс.)

     - Успеваемость (позволяет узнать успеваемость класса.)

     3. Объекту «Расписание» присущи следующие атрибуты:

     - Предмет (Какой предмет будет проходит у учеников. )

     - Класс.

     - Аудитория.

     - Учителя.

     4. Объекту «Аудитория» присущи следующие атрибуты:

     - Номер кабинета (Данный атрибут имеет связь с объектом «Расписание».Указывает конкретный кабинет школы, в котором проходит занятие)

     - Количество мест (Показывает конкретное количество)

     - Номер кабинета (Указывает номер  определенного процедурного кабинета  в конкретном подразделении)

     - Начало занятия (Показывает время прохождения урока.)

2 Построение модели хранилища БД

     2.1 Создание базы данных

     После выявления объектов базы данных, их значения, а также наличия атрибутов, мы можем приступить к созданию таблиц базы данных.

     Открыть таблицу в Access режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

• выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор в верхней части окна базы данных;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор.

     После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

• Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля, Тип данных и Описание. В столбце Имя поля содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
• На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие и Подстановка, а также область контекстной справки.

     В работе будут использоваться следующие типы данных:

      - Текстовый - символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля, в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле.

      - Числовой - числовой тип применяется  для хранения числовых данных, используемых в математических  расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера)  данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип.

      Преобразуем ранее выделенные объекты в таблицы  базы данных Access, а атрибуты включим в столбцы этой таблицы:

Таблица 2. «Класс»

Таблица 3. «Расписание»

Таблица 4. «Аудитория»

     2.2 Указание ключевого поля

     Ключевое  поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

     Каждая  из таблиц, составленных ранее, будет иметь ключевое поле:

     1. Для таблицы «Учителя» ключевым полем будет являться «Порядковый номер». Это будет наиболее удобным для быстрого поиска таблицы «Учителя» в базе данных.

     2. Для таблицы «Класс» ключевым полем будет являться «Порядковый номер», так как номер является конкретным номером, присвоенным определенному классу, что безусловно помогает выделить один  из многих при выборе определенной информации.

     3. Для таблицы «Расписание» ключевым полем будет являться «Порядковый номер».

     4. Для таблицы «Аудитория» ключевым полем будет являться «П/П», так как каждое подразделение, даже вне базы данных имеет свой номер, по которому легче найти какую-либо информацию. 

2.3 Построение связи между таблицами

     После создания таблиц Учителя, Учащиеся, Расписание, Аудитория содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, следующим шагом является объединение этих данных при их извлечении из базы данных. Вторым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

     Связь между таблицами устанавливает  отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

     Все таблицы, в нашем случае, будут связаны с одной общей таблицей «Расписание», так как эта таблица является важнейшей, без которой существование остальных таблиц неразумно. Таблица «Расписание» как объект, будет связано с другими таблицами-объектами через определенные атрибуты, логически указывающие на связь объектов.

     Для таблицы-объекта «Класс» связь с таблицей  «Расписание» будет осуществляться с помощью полей-атрибутов «Класс - класс».

     Для таблицы-объекта «Учителя» связь с таблицей  «Расписание» будет осуществляться с помощью полей-атрибутов «ФИО - Учителя».

     Для таблицы-объекта «Аудитория» связь с таблицей  «Расписание» будет осуществляться с помощью полей-атрибутов «Номер кабинета - аудитория».

      Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом  связи между таблицами. В такой  связи каждой записи в таблице «Расписание» могут соответствовать несколько записей остальных таблиц. 

      Для того чтобы определить связь между  таблицами, следует добавить таблицы  в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу. Связи таблиц указаны в рис.1.

Рисунок 1 «Связи таблиц в схеме данных» 

        Так осуществляется связь между  таблицами. Связь указывает на  логическое объединение атрибутов разных объектов, для дальнейшего использования в различных целях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Анализ возможных запросов

     3.1 Запросы. Общие понятия

     Запрос - это требование на извлечение данных из таблиц базы, на выполнение вычислений над данными, на внесение изменений  в базу данных.

     Запрос  может служить источником данных для форм, отчетов и страниц  доступа к данным.

     СУБД Access позволяет создавать запросы  трех типов: запросы на выборку, перекрестные запросы, запросы на внесение изменений  в базу данных.

     Запрос  на выборку является наиболее часто  используемым типом запроса. Его  результатом является динамическая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована. Запрос на выборку дает возможность:

     - включать в результирующую таблицу  поля из одной или нескольких  таблиц в нужном порядке;

     - выбирать записи, удовлетворяющие  условиям отбора;

     - осуществлять вычисления над полями базы данных;

     Разновидностью  запроса на выборку является запрос с параметрами — это запрос, который при выполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение  ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

     СУБД Access позволяет создавать запросы с помощью Мастера и с помощью Конструктора. Мастера используются для создания определенных запросов. С помощью Конструктора можно создать любой запрос.

     3.2 Создание запросов

          В предлагаемой базе данных будут использованы запросы на выборку и запросы на выборку с параметром.

         Запрос 1 будет включать в себя  данные о учащихся и учителей. Этот запрос целесообразен для отчетности перед начальством, так как он предполагает наличие связи учитель - класс, для учета ежедневной работы пшколы.

         Запрос 2 предполагает нахождение  класса «5-а» или же учителя-химии. Этот запрос содержит данные о номере кабинета учителя, для быстрого его нахождения.

         Запрос 3 является запросом на  выборку с параметром. Предполагается ввод класса с клавиатуры. Этот вид запроса является очень удобным, когда нужно быстро найти информацию о каком-либо классе.

         Запросы создаются следующим  образом:

       Для создания запроса с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора запроса, выполнив действия:

     Окно  БД - объект Запросы - [Создать] - окно Новый  запрос - выбрать Конструктор - окно Добавление таблицы - выбрать таблицы-источники  запроса - [Закрыть].

     Верхняя панель содержит схему данных запроса. В ней представлены списки полей, выбранных в качестве источника запроса таблиц и запросов. Если ранее была создана связь между этими таблицами, то она показывается на схеме данных. В противном случае может отображаться связь, автоматически созданная системой Access. Пользователь может сам установить новую связь между таблицами.

     Нижняя  панель представлена в виде таблицы, предназначенной для определения  структуры результирующей таблицы  запроса и задания условий  отбора данных из таблиц. Каждый столбец  бланка относится к одному полю таблицы. Строки бланка имеют следующее назначение:

- Поле  – указывает имена полей, участвующих  в формировании запроса;

- Имя  таблицы - указывает имена таблиц, которым принадлежат эти поля;

- Сортировка  – дает возможность отсортировать  записи в результирующей таблице запроса;

- Вывод  на экран – позволяет управлять  отображением полей в этой  таблице;

- Условие  отбора – служит для задания  условий отбора записей;

- или  – позволяет объединять условия  отбора логической операцией  ИЛИ. При этом условия отбора  могут указываться в нескольких строках бланка запроса.

              Для создания запроса 1 следует выбрать 2 таблицы – Учителя и Класс.

На вкладке  «Поле», выбрать нужные для запроса  поля, в нашем случае это поле класс, учитель, на вкладке имя таблицы будут указаны названия таблиц выбранных ранее полей.

В конструкторе Запрос 1 будет иметь вид как  на рисунке 2. 

Рисунок 2 «Формирование запроса» 

            Результат формирования запроса1 будет выглядеть как на рисунке 3.

Рисунок 3 «Результат запроса 1» 

          Формирование запроса с условиями отбора. Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос для определения записей, включаемых в результирующую таблицу запроса. Они задаются выражениями в строках Условие отбора, или.(рисунок 4)

          Если выражения вводятся в несколько клеток одной строки Условие отбора, то они автоматически объединяются с помощью логического оператора And.

Рисунок 4 «Формирование запроса 2» 

          Если необходимо часто выполнять один и тот же запрос выбора, меняя только в условиях отбора значения полей, то целесообразно создать запрос с параметрами. В строках Условие отбора, или для полей, играющих роль параметров, вводится в квадратных скобках текст приглашения на ввод интересующих пользователя значений этих полей. Этот текст будет выводиться в диалоговом окне "Введите значение параметра при выполнении запроса".(рисунок 5)

Рисунок 5 «Формирование запроса 3»

         После формирования запроса его необходимо выполнить. Из окна Конструктора запроса это можно сделать, введя одну из команд:

• Запрос / Запуск
• Вид / Режим таблицы

     Если  результаты выполнения запроса не удовлетворяют, то можно вернуться к окну Конструктора запроса для его модификации  по команде Вид / Конструктор. В противном  случае результат запроса можно сохранить с помощью команды Файл / Сохранить или произведя закрытие окна Конструктора запроса.