Создание баз данных по собственному проекту в СУБД Access

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИя и  науки рф

ГОУ ВПО

Уфимская  государственная  академия экономики  и сервиса 
 
 
 

Кафедра: «ИИКТ» 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине: «Информационные системы в экономике»

тема: «Создание  баз данных по собственному проекту  в СУБД Access»

Вариант №7: «Учет и отчетность предприятий» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: Алексеева А.С.

Группа  БД-41 

Проверил: Баталов С.А. 
 
 
 

Уфа 2011 г. 
 

АННОТАЦИЯ 

   Данная курсовая работа разработана  по теме «Создание базы данных по учету и отчетности предприятий». Объем курсовой работы страниц и содержит иллюстрации в количестве семи штук, отражающих ход выполнения работы. При выполнении курсовой работы была использована специализированная литература, в список которых входит техническая литература, справочники, учебные пособия. Мною были рассчитаны следующие показатели: дисперсия, среднеквадратическое отклонение, средние и суммарные величины. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

Основная (расчетная) часть:

  1. Создание таблиц
  2. Установление связей между таблицами
  3. Создание запросов
  4. Создание форм
  5. Создание отчетов

Заключение

Список используемой литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений.

    Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности, и так далее. Кроме того подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем если бы это делалось работником вручную.

    Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом.

    Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.

    Компьютерная система бухгалтерского учета должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации - совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОСНОВНАЯ (РАСЧЕТНАЯ) ЧАСТЬ 

   Создание таблиц:

   Перед созданием таблиц базы  данных необходимо сначала разработать типы таблиц, соответствующие тематике работы. Для создания таблиц в режиме конструктора выполните операции:

  1. Выполните загрузку программы MS Access и в появившемся окне базы данных щелкните на вкладке >Таблицы, а затем на кнопке >Создать; в окне диалога >Новая таблица выберите вариант >Конструктор и >ОК.
  2. В столбце >Имя поля введите имя нового поля, отожмите клавишу >Tab и укажите для него тип в столбце >Тип данных; на рис. 1 показана структура таблицы «Сотрудники».
 

Рисунок 1. Схема структуры таблицы «Сотрудники» 

  1. При необходимости  в столбце >Описание введите информацию, когда точка вставки располагается  в этом поле таблицы; на вкладке >Общие  укажите >Размер поля, т.е. число символов; >Формат поля и >Маска ввода, т.е. метод отображения и допустимые символы; >Подпись для режима таблицы; >Значение по умолчанию; >Условия  на значения и др. Свойства.
  2. Щелкните на первой пустой строке таблицы и создайте следующее поле БД, затем повторите п.2 и п.3; чтобы вставить поле между двумя существующими, щелкните на кнопке >Добавить строки панели инструментов >Конструктор таблиц.
  3. Чтобы выделить то поле таблицы, которое нужно сделать ключевым, щелкните на селекторе, расположенном левее имени поля; вместо этого для формирования сложного ключа можно выделить несколько полей, удерживая клавишу >Ctrl и щелкая на их селекторах; после этого нужно щелкнуть на кнопке >Ключевое поле панели инструментов.
  4. Щелкните на кнопке >Сохранить панели инструментов >Конструктор таблицы окна диалога >Сохранение и >ОК.
  5. В соответствии с п.1-6 созданы следующие таблицы «Учет на предприятии», «Основное предприятие», «Сотрудники», «Дочернее предприятие», «Проекты»; на рис. 2 показан пример создания различных типов таблиц.
 

Рисунок 2. Схема таблиц базы данных. 

   Установление связей между таблицами:

   Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами проследите через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия:

  1. Активизируйте окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных или посредством контекстного меню).
  2. Щелкните на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.
  3. В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выберите необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.
  4. После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкните на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.
  5. Щелкните на поле родительской таблицы и «дотащите» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «∞»).
  6. После протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.

Установите  флажок >Обеспечение целостности  данных >Каскадное обновление связанных  полей и нажмите кнопку >Создать структуры связей, как это примерно показано на рисунке 3. После закройте схему данных с предлагаемым режимом сохранения. 

Рисунок 3. Схема связей таблиц. 

    Создание Запросов:

    Создания запросов можно выполнять в режиме конструктора или мастера. Например, в режиме конструктора выполните операции:

  1. Выберите режим >Конструктор до появления окон >Запрос на выборку и >Добавление таблицы; выберите требуемое название таблицы левой клавишей мыши, а затем >Добавить.
  2. Наберите в схему требуемый комплекс таблиц с операциями >Добавить и закройте окно >Добавление таблиц.
  3. Убедитесь в наличии связанной схемы данных таблиц и заполните позиции нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условие отбора.
  4. Закройте окно схемы и сохраните структуру объекта.
  5. Выполните операции по п.п.1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть примерно, как указано на рис. 4.
 

Рисунок 4. Общий вид окна запросов базы данных. 

    Создание Форм

    Для создания форм в режиме мастера выполните операции:

  1. Выберите режим >Создание форм с помощью мастера до появления окна >Создание форм.
  2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект.
  3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля.
  4. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка внешний вид формы (например, «Ленточный»).
  5. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль (например, «Международный»).
  6. Выполните >Далее и установите имя формы.
  7. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готовой формы.
  8. Выполните операции по созданию необходимых форм в соответствии требований п.п. 1-6, как примерно показано на рис. 5.

Рисунок 5. Общий вид окна форм базы данных. 

    Создание Отчетов:

    Для создания отчетов в режиме мастера выполните операции:

  1. Выберите режим >Создание отчета с помощью мастера до появления окна >Создание отчетов.
  2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект.
  3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля.
  4. Выполните >Далее и установите уровни группировки.
  5. Выполните >Далее и задайте требуемый порядок сортировки.
  6. Выполните >Далее и выберите вид макета для отчета.
  7. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль.
  8. Выполните >Далее и установите имя отчета.
  9. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готового отчета.

   Выполните операции по созданию необходимых отчетов в соответствии требований п.п. 1-9, как примерно показано на рис. 6. 

Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы данных. 

   Создание Главной кнопочной формы:

   Чтобы созданная база данных выглядела в виде отдельной программы применяется метод создания Главной кнопочной формы. Для того чтобы создать Главную кнопочную форму вначале необходимо открыть базу данных, а затем выполните операции:

1. В  меню «Сервис» выбираем команду  «Служебные программы», а затем  «Диспетчер кнопочных форм».

2. Если  выводится запрос на подтверждение  создания кнопочной формы, нажимаем  кнопку «Да».

3. Нажимаем  кнопку «Создать». 

4. Вводим  имя новой кнопочной формы  и подтверждаем нажатием кнопки  «OK». 

5. Имя  новой кнопочной формы добавляется  в поле «Страницы кнопочной  формы».

6. Выбираем  имя новой кнопочной формы  и нажимаем кнопку «Изменить».

7. В  новом появившемся диалоговом  окне, нажимаем кнопку «Создать».

8. В  поле «Текст» вводим ключевые  слова для первой кнопки кнопочной  формы, а затем выбираем для  нее команду в поле «Команда».  Например, вводим текст «Запрос  по банкам», а затем выбираем  в поле «Команда», затем «Открыть  форму для изменения».

   Примечание.   Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выбираем в поле «Команда», затем «Перейти к кнопочной форме», а затем указываем кнопочную форму, к которой надо перейти.

9. Для  большинства выбранных команд  под полем «Команда» открывается  новое поле со списком. При необходимости, нужно выбрать элемент в этом поле.

10. Повторите  шаги с 7 по 9 для создания остальных  кнопок кнопочной формы, как  это приведено на рис. 7.

   Примечание.   Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, необходимо выбрать  имя в списке «Элементы данной кнопочной формы» и нажать на кнопку «Изменить» или «Удалить». Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, нужно выбрать элемент в списке и воспользоваться кнопками «Вверх» или «Вниз».

11.Закончив  создание кнопочной формы, подтвердите  нажатием кнопки «Закрыть». 

   Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, необходимо выбрать имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажать на кнопку «По умолчанию».

   При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать. 

Рисунок 7. Схема главной кнопочной формы 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы идет все возрастающими темпами. Любой практикующий бухгалтер работает на компьютере и не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности.

   Модернизация и смена поколений вычислительной техники, переход на новые операционные системы, обновление версий прикладных программ и т.п. является характерной особенностью современной компьютеризации. В настоящее время повсеместно внедряются компьютерные сети (локальные, региональные, глобальные), благодаря которым обеспечен удаленный доступ к общесетевым ресурсам (базам данных, компьютерам, принтерам, факс-модемам и др.)

   Изучение компьютерных систем бухгалтерского учета следует осуществлять на примере комплексных систем масштаба крупного предприятия типа1C: Предприятие.

   Именно эти системы обеспечивают изучение универсальных бухгалтерских информационных технологий, включая ввод и подготовку первичных документов, выполнение учетных функций, формирование отчетов, справок и т.п.

   Важно понимать специфику компьютерных систем бухгалтерского учета, основу которых составляет методология бухгалтерского учета и информация, организованная в виде системы электронных документов и баз данных.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

  1. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: учебное пособие. – М.: Гелиос АВР, 2010.
  2. Вакуленко Т.Г. Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности для принятия управленческих решений. – СПб.:Герда, 2009.
  3. Microsoft Office 2000:Справочник /Под ред. Ю.С. Колесникова.–СПб.:Питер. 2009.
  4. Андрейчиков А.В. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. –М.: Финансы и статистика, 2009.
  5. П. Нортон, В. Андерсен. Разработка приложений в Access. –М.: BHV, 2010.
  6. Овчаренко Е.К., Ильина О.П., Балдыбердин Е.В. Финансово-экономические расчеты в MS Excel. - М.: Финансы и статистика, 2008.
  7. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Компьютеризация аудиторской деятельности. – М.: Финансы и статистика, 2009.
  8. Журнал «Бухгалтер и компьютер».
  9. Барышников И.П. Практикум внутреннего и внешнего аудита. –М.: Филинъ, 2009.
  10. Шуремов Е.Л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие для вузов. –М.: Перспектива, 2010.
  11. 1С:Бухгалтерия 7.7. Руководство по ведению учета. -М.: ABF