Создание базы данных «Агентство недвижимости»

Министерство  образования и науки Российской федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение ВПО

«Иркутский государственный технический университет»

Кафедра информатики

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе по дисциплине информатика

 

на тему: «Создание базы данных «Агентство недвижимости»

Выполнил 
студент группы

  

ИНб-11-1

      

Суборнова В.А.

   

Шифр группы

      

Ф.И.О

Проверил

  

доцент

      

Ушаков И.А..

   

Должность

  

подпись

  

Ф.И.О

Курсовая работа защищена с оценкой

      

Иркутск, 2012

 

Содержание

  1. Введение

1.1 Понятие базы данных

1.2. Основные термины для работы  с базами данных.

1.3  Постановка задачи

       2.   Основная часть

2. Создание таблиц

2.1 Создание схемы данных

2.3 Создание запроса

2.4 Запросы с параметрами 

2.5 Итоговый запрос

2.6 Запрос с  вычисляемым  полем

2.7 Перекрестный запрос

2.8 Создание отчетов 

2.9 Создание форм

2.10 Создание подчиненных  форм

2.11 Создание кнопочной  формы

        3.   Заключение

4. Список использованной литературы

 

 

  1. Введение

1.1. Понятие базы данных.

 

Большие массивы данных об объектах и явлениях реального мира вместе с программно-аппаратными средствами для хранения данных и манипулированияими называют информационными системами (ИС).

Основа информационной системы, объект ее разработки - база данных.

База данных (БД) - набор данных, содержательно связанных между собой общей темой или назначением. Карточки сотрудников предприятия в картотеке - набор данных, является базой данных. Обычно БД создается для одной конкретной прикладной задачи.

Любую структуру данных можно  преобразовать в простую двумерную  таблицу. Такое представление является наиболее удобным для пользователя и для машины. Таблицы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называют реляционными.

Каждая таблица состоит  из фиксированного числа столбцов и некоторого количества строк. Каждый  столбец представляет конкретное данное. На языке БД столбцы таблицы называются полями, причем для каждого поля разработчик должен определить  уникальное имя поля. Каждое  поле может входить в несколько таблиц.

Строки БД называют записями. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.

СУБД Access является системой управления базами данных  реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей Accessмогутбыть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могутиметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи. Типичными операциями над базами данных являются:

  • определение, создание и удаление таблиц,
  • модификация определений (структур, схем) существующих таблиц,
  • поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов),
  • создание форм и отчетов о содержимом базы данных.

Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.

Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.

Отчет  – средство отображения данных при выводе на печать.

Ключевое поле – поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

1.2. Основные термины для работы  с базами данных.

 

Индекс — средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существуют два вида индексов: допускающие и не  допускающие повторение значений поля.

Область выделения  записи — прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.

Область выделения  поля — зона заголовка поля. Щелчок в этом месте позволяет выделить поле целиком.

Полоса прокрутки  — объект с двумя кнопками и бегунком, позволяющий сдвигать данные в окне или списке.

Вкладка — объект, позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Внешне она похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладки расположены в окне диалога таким образом, что полностью видна только одна из них. Щелчок  на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования. Параметры распределены по вкладкам тематически, в соответствии с их назначением.

Конструктор — режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта — бланк.Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.

Указатель (мыши) — подвижный значок, связанный с мышью. В процессеработы он принимает самые разные виды, что облегчает пользователю обращение с объектами и служит своего рода подсказкой.

Переключатель — элемент управления, который позволяет выбирать один и только один из нескольких вариантов установки параметров.

Флажок — элемент управления, который может находиться в одном из двух положений: установлен или сброшен.

Контекстное меню — меню, связанное с объектом. Оно раскрывается после щелчка правой кнопкой мыши на объекте и содержит команды, относящиеся только к данному объекту.

Мастер — программа, нацеленная на решение определенной, узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения. Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов. Пользователь, при необходимости, может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный. 

1.3 Постановка задачи

Разработать структуру базовых  таблиц (не менее четырех) базы данных  Агентство недвижимости.

Наша БД содержит информацию:

    • сведения о недвижимости;
    • сведения о клиентах: фамилия, имя и отчество, адрес, телефон, стоимость недвижимости или аренды недвижимости;
    • сведения о сотрудниках: фамилия, имя и отчество сотрудника;
    • сведения об операциях с недвижимостью.

Распределим эту информацию по четырем таблицам: Клиенты, Недвижимость, Операции, Сотрудники.

2. Создание таблиц

Создание  таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц,уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: создание таблицы в режиме конструктора, создание таблицы с помощью мастера и создание таблицы путём ввода данных.

Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется  данными, т. е. формируются записи.

Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке «Создать», расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне «Новая таблица» (после щелчка на кнопке «Создать») выбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Режим таблицы.

Основным является режим  создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.

Режим Импорттаблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.

В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режимеконструктора.

 

 

 

Access может работать одновременно  только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать  множество таблиц, форм, запросов, отчётов,  макросов и модулей, которые  хранятся в одном файле с  расширением mdb.

Таблица – это объект, соответствующий  понятию «таблица» в теории реляционных  баз данных. Для каждой таблицы  в Access можно определить первичный  ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа  к данным.

Access позволяет создавать структуру  таблицы в трех режимах –  в режиме конструктора, с помощью  мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование  этих средств пользователями  с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами  использования данных. Естественно  имеется возможность просматривать,  редактировать, удалять и добавлять  записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

2.1 Создание схемы данных

 

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи  между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной  целостности. При этом изменения  сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно  распечатать, что, несомненно, удобно для  разработчика.

Установка связи начинается с открытия окна Схема данных и выбора таблиц или запросов, между которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбираем опцию Схема данных в меню Сервис (или нажимаем кнопку Схема данных  на панели инструментов).

Щелкаю в таблице Операции по полю Код Операции и, не отпуская кнопки мыши, подвожу курсор мыши к полю операция таблицы Клиенты. Затем отпускаю кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно Связи. Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок Обеспечение целостности данных.  В нижней части окна выводится тип связиОдин - ко - многим. Щелкаю по кнопкеСоздать. Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей.

Аналогично устанавливаю связь между таблицами Клиенты и Недвижимость, Сотрудники и Клиенты.

2.3 Создание запроса

Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя  в определенной базе данных. Создать  запрос можно с помощью мастера  и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном  режиме предлагается выбрать имя  таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько  таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого  поля и параметры сортировки.

Для создания запроса в окне базы данных надо выбрать закладку Запрос и нажать кнопку [Создать]. В открывшемся окне Новый запрос из предложенных типов запросов (Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос). Повторяющиеся записи, записи без подчиненных, следует выбрать Конструктор.

 

 

Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя  панель содержит схему данных запроса, включающую в себя выбранные для данного запроса таблицы, которые представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу (QBE), который нужно заполнить.

Схема данных запроса. В окне запроса отображаются выбранные таблицы и связи между ними, имеющиеся в логической схеме (схеме данных) БД. Кроме того, Access автоматически устанавливает между таблицами дополнительные связи, которых не было в логической модели, в том случае, если таблицы имеют поля с одинаковыми именами и типами данных (атрибутами). Логические связи между таблицами, которые Access не может установить автоматически, может создать пользователь, перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

При использовании в запросе  других запросов или таблиц, не представленных в логической схеме базы данных, с ними также могут быть установлены  связи-объединения, т. е. связи без  ключевого слова.

Операции создания запросов

Для создания запроса на выборку выполняю:

  1. Выбираю в окне Добавление таблицы поочередно все таблицы;

 

2) Поля в таблице располагаю  в последовательности: Название Недвижимости, ФИО, Адрес, Телефон, Название операции, стоимость, ФИО Сотрудника:

 

  • Название недвижимости  из таблицы Недвижимость;
  • ФИО, Адрес, Телефон, Стоимость из таблицы Клиенты;
  • Название Операции из таблицыОперации;
  • ФИО Сотрудника из таблицы Сотрудники.
  • Дата заключения и дату окончанияиз таблицы Договора.

 

2.4 Запросы с параметрами

 

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения  записей или значение, которое  должно содержаться в поле.

Создаю запрос на выборку, какие клиенты хотят выполнить  указанные операции. Для этого:

- Выбираю таблицы Клиенты, Договора, Недвижимость, Операции.

- В режиме конструктора  запроса перемещаю с помощью  мыши поля ФИО из таблицы Клиенты, Название недвижимости из таблицы Клиенты, Название Операции и Код Операции из таблицы Операции  в бланк запроса, Дату заключения и Дату окончания договора из таблицы Договора.

Для  поляКод Операции, которое используется как параметр, ввожу в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Укажите код операции], заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса.

На рисунке показаныбланк  описанного Запроса с параметрами и его выполнение, т.е. вывод на экран тех клиентов, которые хотят осуществить покупку недвижимости.

2.5 Итоговый запрос

Итоговые запросы позволяют  выполнять вычисления (сумму, среднее  значение и др.) по всем записям для  какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговые запросы  формируются, как и ранее рассмотренные  виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть  бланка запроса включаются поля, для  которых рассчитываются итоговые значения, а также поля, по которым производится группировка записей.

В запрос необходимо щелкнуть на кнопке S (Групповые операции), расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка Групповыеоперации. В каждой ячейке этой строки отобразится слово Группировка.

 

 

Во втором столбце в  разделе групповой операции выбираем функцию «Sum». В итоге мы вычислили суммарную стоимость всех операций по каждому сотруднику:

2.6 Запрос с  вычисляемым полем

Создадим запрос с вычислением  заработанной платы сотрудников. Заработанная плата сотрудника эквивалентна 0,0025 % от сделки. Для этого скопируем  предыдущий запрос, а в вычисляемом  поле введем выражение:

Заработная плата: [Итоговый запрос]![Sum-стоимость]*0,0025

В итоге получаем:

2.7 Перекрестный запрос

Перекрестные  запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

  • возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
  • простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Однако они имеют и  недостатки — например, нельзя сортировать  таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем  большинстве случаев одновременное  упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию  или по убыванию для заголовков строк.

  • Создаем запрос и из списка выбираем «Перекрестный запрос».

 

 

 

 

 

  • Далее выбираем «Запрос на выборку».

 

  • На втором шаге надо выбрать поле, значения которого будут использованы для формирования строк  таблицы и их заголовков. Выбираю поле ФИО. Каждому уникальному значению указанного поля будет соответствовать свой столбец в новой таблице.
  • На третьем шаге необходимо выбрать поле, значения которого будут использованы для создания столбцов таблицы. Выбираю поле Наименование операции, нажимаюкнопку «Далее».

 

  • На следующем шаге надо выбрать поле и функцию, которая будет использоваться  для подведения итога. В данном случае можно применить к поле Сумма функцию Sum. Нажимаю кнопку «Далее».

  • На последнем шаге надо набрать имя запроса«Запрос перекрестный» и нажать кнопку «Готово».

2.8 Создание отчетов

Существует несколько  способов создания отчета Access.

  • Автоотчет    Функция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.

 

  • Мастер отчетов    Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.

Инструкция:

    1. В окне базы данныхв группе Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.
    2. Далее выбираем таблицу или запрос, с которым в дальнейшем будете работать и по которому хотите составить отчет.
    3. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
    4. Далее следуйте инструкциям мастера.

Созданный отчет можно  изменить в режиме конструктора.

Созданный отчет по запросу  сортировки:

2.9 Создание форм

Access предоставляет возможность  вводить данные как непосредственно  в таблицу, так и с помощью  форм. Форма в БД - это структурированное  окно, которое можно представить  так, чтобы оно повторяло форму  бланка. Формы создаются из набора  отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой  целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Выбрать источник данных и  в окне базы данных в графе «Создание» нажать на клавишу «Форма», после  чего сама создаст форму по выбранной  вами таблице.

2.10 Создание подчиненных форм

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

    1. В окне базы данных в разделе «Создание» нажать  кнопку  «Другие кнопки» и выбрать «Мастер форм».

 

    1. В первом диалоговом окне мастера выберите в списке таблицу или запрос. Порядок выбора таблицы или запроса не имеет значения.Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
    2. В том же диалоговом окне мастера выберите из списка другую таблицу или запрос
    3. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.

    1. В следующем диалоговом окне выберите переключатель Подчиненные формы.

    1. Следуйте инструкциям остальных диалоговых окон мастера. После нажатия кнопки Готово Microsoft Access создаст две формы: одну для главной формы,а другую  для подчиненной формы.

2.11 Создание кнопочной формы

Главная кнопочная форма  создается с целью навигации  по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Технология создания кнопочных  форм следующая: 
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ); 
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.); 
3) создать элементы главной кнопочной формы; 
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных; 
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами; 
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

 

    1. Заключение

СУБД МS Ассеss является в  настоящее время одной из самых  популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

- удобство ввода  и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;

- производит поиск данных в таблицах по определенным крите-риям;

- контролирует ключевые поля;

- создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;

- дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.

Все это позволяет считать Access надежной программой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Информатика. Базовый курс: Учебник для вузов / Под ред. С.В.Симоновича.-СПб.: Питер, 2007.-640 с.

2. Хомоненко А. Д. Базы данных: Учебник для вузов / А. Д. Хомоненко, В. М. Цыганков, М. Г. Мальцев; под ред. А. Д. Хомоненко.-СПб: КОРОНАпринт, 2004.-736 с.;

3. Робинсон С.  Microsoft Access 2000: учебный курс. СПб: «Питер». 2000.

4. Электронный учебник Microsoft Access 7.0.

5. Лекции БД. УГАТУ, 2006.

6. Методические указания к лабораторным работам по дисциплине «Информатика»