Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Создание базы данных «Архив предприятия»

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение ВПО «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра Мировая экономика

Допускаю к защите

Руководитель
	^{подпись}
	В.В.Надршин
	^{И.О.Фамилия}

^{наименование
темы}

Курсовая работа

по дисциплине

Информационные системы

Выполнил студент группы	Эубзс-12-1
	^{Шифр группы}	^{подпись}	^{И.О.Фамилия}
Нормоконтроль			В.В.Надршин
		^{подпись}	^{И.О.Фамилия}

Курсовая работа защищена с оценкой

Иркутск 2013г.

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу

По курсу

Информационные системы

Студенту

^{(фамилия,
инициалы)}

Тема проекта

Создание базы данных «Архив предприятия»

Исходные данные

Создать БД в Access «Архив предприятия». Две основных и 4 вспомогательные таблицы создать с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрически универсальные запросы, форму по главной таблице и отчеты на основе созданных запросов.

Рекомендуемая литература

Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика – Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2012. – 200 с.

Дата выдачи задания

2012 г.

Дата представления работы руководителю

апреля

2013 г.

Руководитель курсовой работы

В.В.Надршин

Содержание

Введение 4

1. Технология баз данных 5

2. СУБД Access 9

3. База данных «Архив предприятия» 11

3.1 Описание таблиц. 11

3.2 Форма 13

3.4 Отчет 14

Заключение 16

Список литературы 17

Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

− обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

− позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

− обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

− выполнять точный и полный анализ данных.

Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим переработку данных, является СУБД Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft Office.

В данной курсовой работе рассматривается создание базы данных «Архив предприятия». Эта БД позволяет узнавать все сведения о документах которые хранятся в архиве данного предприятия, дату выдачи документа, кому он был выдан, когда возвращен и т.д.

Технология баз данных

Понятие баз данных

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

Три модели баз данных

Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных — это совокупность структур данных и операций их обработки.
По способу установления связей между данными различают иерархическую, сетевую и реляционную модели.

Иерархическая модель

Иерархическая модель позволяет строить базы данных с древовидной структурой, где каждый узел содержит свой тип данных (сущность). На верхнем уровне дерева в этой модели имеется один узел — корень, на следующем уровне располагаются узлы, связанные с этим корнем, затем узлы, связанные с узлами предыдущего уровня и т.д.
При этом каждый узел может иметь только одного предка (см. рисунок 1.1).

Поиск данных в иерархической системе всегда начинается с корня. Затем производится спуск с одного уровня дерева на другой, пока не будет достигнут искомый уровень. Перемещения по системе от одной записи к другой осуществляются с помощью ссылок.
Основные достоинства иерархической модели — простота описания иерархических структур реального мира и быстрое выполнение запросов. Однако не всегда удобно каждый раз начинать поиск нужных данных с корня, а другого способа перемещения по базе в иерархических структурах нет.

Организация

Филиалы

Отделы

Оборудование

Сотрудники

Начальник

Прочие устройства

Компьютеры

Рисунок 1.1 Иерархическая древовидная структура модели БД

Сетевая модель данных. БД, в основе которой лежит сетевая модель данных отличается большей гибкостью по сравнению с иерархической. Для этого в ней существует дополнительная возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска нужных элементов данных, так как уже не требует обязательного прохождения нескольких иерархических ступеней.

Сетевая структура данных представляет собой произвольный граф. Пример простой сетевой структуры показан (см. рисунок. 1.2)

Студент 1

Преподаватель 1

111111111111

Студент 2

Преподаватель 2

Студент 3

Преподаватель 3

Студент 4

Рис.1.2. Пример взаимосвязей между элементами сетевой структуры

Реляционная модель

Реляционная модель (от англ. relation — отношение) была разработана в начале 70-х годов XX в. Коддом. Простота и гибкость этой модели привлекли к ней внимание разработчиков, и уже 80-х годах XX в. она получила широкое распространение. Таким образом реляционные СУБД оказались промышленным стандартом.
Реляционные БД характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением (см. рисунок 1.3).

Таблица – это основной объект реляционной БД, который предназначен для хранения информации. Она состоит из столбцов и строк.

В таблице БД каждый столбец называют полем.

Каждый столбец в таблице должен содержать только один определенный тип информации (например, дату выдачи, тип документа и т.д.).

Все данные, помещенные в одной строке, называют записью. Каждая запись содержит полный набор данных об определенном объекте.

Каждое поле записи имеет фиксированную длину. Отсюда следует, что и любая запись в таблице имеет определенную длину.

Каждая запись характеризуется своим порядковым номером. Нумерация записей ведется автоматически и начинается с первой.

Запись представляет собой строчку таблицы и содержит совокупность значений признаков, описывающих один объект.

Для удобства работы с таблицами БД было введено понятие имени поля.

Под именем поля записи будем понимать какую-либо последовательность букв и/или цифр, начинающуюся с буквы.

Таким образом, каждая строчка таблицы определяет запись, которая характеризуется уникальным номером, а у каждого столбца есть свое уникальное внутри таблицы имя, которое и называют именем поля таблицы

Код продавца	Наименование	…
1	ТД Гранд
2	ООО Барроко
3	ЧП Весна
…

Код покупателя	Наименование	…
1	ООО Гермес
2	АО Фокус
3	ИЧП Геракл
…

Код продавца	Код покупателя	Код товара	Цена	Количество
1	1	201	102	120
1	2	89	37	300
2	3	167	431	1000
…

Рис. 1.3. Схема реляционной модели данных

СУБД Access

Краткое описание СУБД Access

Access - это одна из систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает упорядочить информацию и позволяет быстро делать выборку. В качестве данных может быть любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки и др. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

СУБД Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы.

В СУБД Access таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением .mdb (Microsoft Access database).

Два режима отображения объектов баз данных Access

Все объекты баз данных Access, кроме макросов и модулей, можно отображать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора.

Режим конструктора в СУБД Access

Режим конструктора обеспечивает большие возможности при создании таблицы, запроса, формы или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого поля с тем, чтобы сделать объект более компактной.

Режим таблицы в СУБД Access

В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Каждая строка таблицы представляет собой отдельную запись, каждый столбец — поле.

Поле в таблице базы данных

Поле — это наименьший элемент информации, хранящийся в базе данных, который рассматривается как единое целое. Полем также называют клетку таблицы, образуемую пересечением строки и столбца. В поле может находиться один или группа символов, текст, рисунок, звуковой файл или другая информация. Каждое поле имеет свое уникальное имя. В таблице не могут быть поля с одинаковым именем. Все поля таблицы относятся к одному объекту.

Задумка базы данных

Приступая к созданию базы данных, нужно знать назначение БД и какие сведения она будет содержать. Следует определиться, из каких она будет состоять таблиц, какие будут отчеты и формы, как они будут взаимосвязаны, и как будут взаимосвязаны столбцы в таблицах.

При придумывании таблицы следует руководствоваться следующими принципами: таблица должна содержать все необходимые сведения, но они не должны дублироваться. Данные следует разбить на наименьшие логические единицы.

Типы данных в базе данных для Access

Текстовый (Text) — используется для полей, содержащих комбинации символов и цифр (не более 255 символов).

Поле Memo (Memo) — предназначено для ввода букв, цифр и знаков препинания (длинные тексты и комментарии — не более 65535 символов). Поле этого типа не может быть ключевым.

Числовой (Number) — содержит только цифровую информацию.

Денежный (Currency) — предназначен для ввода денежных величин. Стандартный шаблон для полей этого типа предусматривает использование двух десятичных знаков, т.е. учет копеек. Максимальное число отображаемых десятичных знаков не превышает четырех.

Дата/время (Date/Time). Дата и время могут выводиться в различных форматах.

Счетчик (AutoNumber) — имеет формат длинного целого (Long Integer) . При добавлении новой записи значение этому полю присваиваются автоматически. Это поле можно использовать в качестве ключевого.

Логический (Yes/No). Логическое поле не может быть ключевым, но по нему можно индексировать таблицу.

Гиперссылка (Hyperlink) — предназначено для хранения адреса веб-страницы.

Также есть и другие типы данных.

Автоматизация в СУБД Access

Мастера в Access являются удобным и эффективным средством построения базы данных, таблиц, запросов, форм.

База данных «Архив предприятия»

Даны две основных и 4 вспомогательные таблицы создать с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрически универсальные запросы, форму по главной таблице и отчеты на основе созданных запросов.

3.1 Описание таблиц.

БД состоит из пяти таблиц: четырех вспомогательных и двух основных.

Описание полей основных таблиц «Документы» и «Журнал» приведено в таблицах 1 и 2 соответственно.

Таблица 1. Описание полей таблицы «Документы»

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Арх_номер	Числовой	Длинное целое
Документ	Короткий текст	60
Код_типа	Числовой	Длинное целое
Код_объекта	Числовой	Длинное целое
Код_орг	Числовой	Длинное целое
Осн_автор	Короткий текст	15
Год	Числовой	Длинное целое
Стр	Числовой	Длинное целое
Экз	Числовой	Длинное целое

Поля Код_типа, Код_объекта, Код_орг, являются полями подстановки из таблиц «Типы документов», «Объекты», «Организации», соответственно.

Таблица 2. Описание полей таблицы «Журнал»

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Номер_записи	Счетчик	Длинное целое
Арх_номер	Числовой	Длинное целое
Номер_экз	Числовой	Длинное целое
Код_отд	Числовой	Длинное целое
Сотрудник	Короткий текст	15
Дата_выдачи	Дата и время	Краткий формат даты
Дата_возвр	Дата и время	Краткий формат даты

Поля Арх_номер,Код_отд, являются полями подстановки из таблиц «Документы», «Отделы», соответственно.

Вспомогательная таблица «Типы документов» состоит из двух полей: Код_типа, Тип_док. Поле Код_типа является ключевым.

Таблица 3. Описание полей таблицы "Типы документов"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_типа	Числовой	Длинное целое
Тип_док	Короткий текст	15

Вспомогательная таблица «Объекты» состоит из двух полей: Код_об, Объект. Поле Код_об является ключевым.

Таблица 4. Описание полей таблицы "Объекты"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_об	Числовой	Длинное целое
Объект	Короткий текст	60

Вспомогательная таблица «Организации» состоит из полей: Код_орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефоны, Факс, Эл_почта . Поле Код_орг является ключевым.

Таблица 5. Описание полей таблицы "Организации"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_орг	Числовой	Длинное целое
Организация	Короткий текст	60
Индекс	Числовой	Длинное целое
Город	Короткий текст	25
Адрес	Короткий текст	50
Телефоны	Числовой	Длинное целое
Факс	Короткий текст	50
Эл_почта	Короткий текст	60

Вспомогательная таблица «Отделы» состоит из полей: Код_отд, Отдел, Начальник, Телефоны. Поле Код_отд является ключевым.

Таблица 6. Описание полей таблицы "Отделы"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_отд	Числовой	Длинное целое
Отдел	Короткий текст	60
Начальник	Короткий текст	25
Телефоны	Числовой	Длинное целое

Между таблицами устанавливается связь (см. рисунок 3.1).

Рис. 3.1. Схема данных

Форма

Формы позволяют добавлять и просматривать записи основных таблиц. Данные полей вспомогательных таблиц в формах заблокированы для изменения. Пример формы (см.рисунок 3.2).

Рис. 3.2. Форма

Запрос

С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Пример запроса в режиме конструктора(см. рисунок 3.3).

Рис. 3.3. Запрос в режиме Конструктора

Отчет

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Пример отчета основанный на полях таблиц, и «Документы», (см. рисунок 3.4.).

Рис. 3.4. Отчет

Заключение

В результате выполнения курсовой работы была создана база данных «Архив предприятия», целью которой является хранение информации о документах в архиве. Данная База данных может быть использована на любом предприятии где есть архив.

Список литературы

К. Дж. Дейт: Введение в системы баз данных. – М.: Вильямс, 2005
Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика – Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2012. – 200 с.
Илюшечкин В.М. Основы использования и проектирования баз данных. М.: Юрайт, 2010.
Информатика: Базовый курс / С. В. Симонович и др. — СПб.: Питер, 2003.
www.microsoft.com