Создание базы данных для магазина косметической продукции «OASIS»

2

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННАЯ АКАДЕМИЯ (МФПА)

Факультет Информационных систем и технологий

КУРСОВАЯ работа

На тему: Создание базы данных для магазина косметической продукции «OASIS»

МОСКВА 2011 г.

Содержание

Введение……………………………………………………………………3

1.Постановка задачи…...…………………………………………………..4

              1.1 Введение информационных объектов и их структуры……….4

              1.2  Разработка концептуальной (инфологической) модели……..6

2.  Среда Access………………………………………………………….…7

2.1 Описание программной среды Microsoft Access……………....7

              2.2  Задачи, поставленные для выполнения в среде Access……....7

              2.3 Разработка схемы данных в среде Microsoft Access………..…8

3.Структура базы данных…………...……………………………………..9

                                3.1Таблицы……………….…..……………………………………...9

      3.3 Запросы……...…………………………………………………...10

3.4 Формы……………………………………………………………13

   3.5Отчеты…..……………………………………………………....14

   3.6Макросы и модули…….……………………………………….15

Заключение……………………….……………………………………….16

Список используемой литературы….…………………………………...17

Введение

База данных - приложение, в котором в специальной удобной форме хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных (СУБД)- это программа, с помощью которой информация в базу вводится, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, депортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется.

    Базы данных призваны упростить работу с большими объемами информации, упростив доступ к ней и помогает получать отчеты по найденной информации в удобной форме.

Сведения о системе:

      Тип: РСУБД

      Разработчик: Microsoft ОС, Microsoft Windows

      Версия: 2007 Access 2007 (из комплекта программ Microsoft Office 2007)

Цель данной работы – Разработка базы данных для косметического магазина «OASIS».

1.Постановка задачи

Разработать базу данных (БД) для магазина косметической продукции «OASIS», обеспечивающую:

      учет поставщиков

      учет продаж

      учет товаров

      Списки сотрудников

1.1   Введение информационных объектов и их структуры

Информационные объекты:

    Поставщики

    Товары

    Продажи

    Сотрудники

    Покупатели

Атрибуты информационных объектов:

1.      Поставщики:

      Код поставщика

      Название

      Город

      Почтовый индекс

      Адрес электронной почты

      Номер телефона

2.      Товары

        Код товара

        Наименование

        Код поставщика

        Цена

        Количество в наличии

        Серийный номер

3.      Продажи

      Код продажи

      Код товара

      Код покупателя

      Цена

      Оплата

      Продавец

4.      Сотрудники

      Код сотрудника

      Табельный номер

      Фамилия

      Имя

      Отчество

      Должность

      Дата рождения

      Зарплата

      Рабочий телефон

5. Покупатели

        Код покупателя

        ФИО

        Адрес

        Номер телефона

        Паспортные данные

1.2.Инфологическая модель

              На основе выделенных информационных объектов и их атрибутов построена инфологическая модель для будущей базы данных:

2. Среда Access

2.1 Описание программной среды Microsoft Access

Среди программ семейства Microsoft Office программа для разработки и управления базы данных Access всегда стояла особняком. По своим возможностям и, соответственно, сложности интерфейса Access ближе к профессиональным, а не к домашним программам, масштаб дома или даже маленького офиса для этой программы слишком мал.

Создать собственную базу данных в Access можно несколькими способами. Опытные пользователи могут прибегнуть к  режиму Конструктора, с помощью которого и будут заданы все параметры таблиц: номенклатура полей, тип содержащихся в них данных, связи и формы вывода данных. Неопытные пользователи могут прибегнуть к помощи мастера создания таблиц, запросов, отчетов и прочего.

Программная среда Microsoft Access выбрана для создания базы данных в рамках данного курсового проекта ввиду ее широкого распространения и простого интуитивного интерфейса.

2.2 Задачи, поставленные для выполнения в среде Access

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

      Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи в любое подразделения предприятия.

      Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе.

      Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации из различных подразделений предприятия.

C помощью средств программной среды Microsoft Access пользователь может выполнить желаемые запросы по нужной ему информации. В рамках курсового проекта на основе имеющейся базы данных поставлена цель выяснить ответы на следующие вопросы:

1.  Какие товары имеют стоимость свыше 500 рублей?

2.  Выяснить количество продаж за последнее время?

3.  Кто из поставщиков и какие продукты по цене 119 рублей?

4. Сколько продавцов-консультантов работает на данном предприятии?

3. Какие поставщики есть в городе Хабаровске?

4. Какое количество человек работает на данном предприятии?

Полученные ответы на поставленные вопросы дают возможность быстрее найти необходимую информацию.  Это позволит сэкономить время управленческому персоналу на решение поставленных задач.

2.3 Разработка схемы данных в среде Microsoft Access

              Программная среда дает нам возможность оформить представленную ранее инфологическую модель в виде схемы данных:

3. Работа с базой данных

3.1. Таблицы

База данных в СУБД Access состоит из таблиц и связей между ними, а также отчетов, запросов, форм, макросов. Таблицы - основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы(поля, их типы и свойства) Элементы базы данных

В данной курсовой работе рассмотрены следующие таблицы:

1.  Покупатели

2.  Поставщики

3.  Продажи

4.  Сотрудники

5.  Товары

Взаимодействие всех данных в концептуальной модели осуществляется посредством связей между атрибутами отношений как показано в схеме данных:

отношения Поставщики и Товары   связаны через атрибут Код   заказчика   связью   "один-ко-многим",   т.   к. один поставщик может выполнить один или несколько заказов. В   таблице,   как  правило,  хранят  информацию  по  какой-то конкретной теме:  сведения о заказчиках или заказах.  Таблицы организованы в виде строк и столбцов. В столбцах расположены поля, содержащие однотипные данные, например, название фирмы, а строках, или записях - поля с различной информацией, например, с информацией о самой фирме. Пример, поставщики - таблица

3.2. Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбора данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создать новые таблицы, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

В Microsoft Access существует несколько типов запросов. В данной курсовой мы использовали следующие виды запросов:

1. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Например,

2. Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Например.

3.  Перекрестные        запросы,        позволяет        создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет  другие  статистические  расчеты,   после  чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

4.  Запросом на изменение - позволяет автоматизировать заполнение    полей    таблиц. Существует    четыре    типа запросов на изменение.

• На удаление записи.   Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление   позволяет   удалить   записи   о   товарах,   поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

• На обновление записи.    Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

• На добавление записей.   Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых сотрудников, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Сотрудники».

• На создание таблицы.    Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

• Итоговые запросы, назначение которых отдаленно напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по заданному полю и выдают результат)

5. Специфические запросы SQL - запросы к серверу базы данных, написанные на языке SQL.

3.3.Формы

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка,- это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок

Кнопочная форма

С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде результирующих таблиц, а в виде красивых форм.

В отличие от таблиц и запросов, которые формируются вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автоматическими являются средства, называемые автоформами. Существует три вида автоформ: «в столбец», ленточные и табличные.

3.4. Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (номер страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. д.)

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номера страниц.

3.5. Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных, так и создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, например языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а так же уровень ее защищенности.

Заключение

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, ни от перебоев в электросети.

Данная база данных состоит из пяти таблиц, шести  форм (в том числе и кнопочной для удобства пользователя), трех запросов, пяти отчетов, которые позволяют просмотреть отобранную информацию и одного макроса, предоставляющего информацию о базе данных.

На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее более эффективной.

Список использованной литературы

1.  Дэйв. Введение в базу данных. Москва 2000 г.

2.  Справочная система Microsoft Access/

3. Информатика. Базовый курс. 2-е издание/ Под ред. С. В.

Симоновича. - СПб.: Питер, 2004. - 640 с.:ил.