Создание базы данных по продаже мебели

     Введение 
 

     Возрастающие  объемы информации, необходимые для  успешной деятельности различных организаций  и компаний, требуют использования  современных информационных технологий, основанных на применении автоматизированных информационных систем.

     В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

     Microsoft Access объединяет сведения из разных  источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и  диаграммы [1: 239]. База данных - это совокупность взаимосвязанных данных, которые используются несколькими приложениями под управлением СУБД.

     В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги [2: 379].

     Разрабатываемая база данных предназначена для быстрого и эффективного обновления данных, быстрой и легкой навигации в  имеющемся ассортименте товара, что  позволяет  облегчить и упростить  работу сотрудников магазина при  поиске нужных сведений о товаре, ценовом  ассортименте и других данных.

     1 Описание предметной области 
 

     Целью данной работы является создание базы данных в СУБД ACCESS, которая должна будет содержать все основные сведения о товаре. Такая база данных необходима для упрощения организации работы с товаром, имеющемся в магазине, поскольку имеется большое количество наименований, моделей, стоимости и.т.д. Магазин выставляет на продажу большое количество товара, в ассортименте и характеристиках которого очень сложно ориентироваться без организации всех сведений определенным образом. Часто возникает необходимость поиска нужного товара или же занесения нового наименования в каталог. Эти и другие задачи значительно проще решить, если имеется база данных товаров магазина. Таким образом, база данных создается для автоматизации учета продукции магазина.

     Часть реальной системы, подлежащая исследованию с целью ее описания, называется предметной областью. Предметной областью данной работы является магазин, предлагающий мебель для ванных комнат. Предметная область базы данных характеризуется  множеством объектов, процессов, использующих объекты, а каждый объект, в свою очередь, обладает определенным набором  свойств, которые запоминаются в  информационной системе, а также  множеством пользователей, характеризуемых  единым взглядом на предметную область. Объектами данной исследуемой системы является всевозможный ассортимент мебели для ванных комнат, предлагаемой покупателям. Таким образом, класс объектов базы данных – это совокупность товара, выставленного на продажу магазином. Свойства объектов выбираются в соответствии с потребностями потенциальных пользователей базы данных. Весь товар обладают следующим набором свойств:

• Наименование товара (один из наиболее важных атрибутов товара, идентифицирующий его);
• Модель товара (еще один важный атрибут любого товара, по которому можно его сортировать и проводить поиск);
• Стоимость товара;
• Коллекция;
• Дата завоза;
• Имеется в продаже;
• Страна производитель;
• Код поставщика;
• Поставщик;
• Адрес поставщика;
• Телефон поставщика;
• Номер заказа (вводится в соответствии с порядком заказа товара);
• Количество;
• Дата заказа.

     Основные  процессы, использующие объекты базы данных – заказ товара, учет, продажа  товара и др.

     Кроме наличия объектов и их свойств, предметная область базы данных характеризуется  также множеством потенциальных  пользователей.

     Пользователи– администратор базы данных, продавцы- консультанты, покупатели.

     2 Проект базы данных 
 

     В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая  структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

     На  первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и  информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

     Разрабатываемая база данных содержит 3 взаимосвязанные таблицы:

1. Товары
2. Поставщики
3. Заказ

     Таблица «Товары»  необходима для создания и ведения каталога товаров по их названиям, включает следующие поля таблицы: «наименование товара», «модель  товара», «стоимость товара», «коллекция», «дата завоза», «имеется в продаже», «страна производитель», «код поставщика».

     Структура таблицы «Товары» 

     Для поля «имеется в продаже» зададим свойство «Значение по умолчанию» – Нет.

     Для поля «модель товара» зададим  «Обязательное поле» – Да.

     Для поля «код поставщика», во вкладке свойств «Подстановка», для свойства «Тип элемента управления» укажем значение– Поле со списком. Для свойства «Тип источника строк» укажем значение – Таблица или запрос. Для свойства Источник строк – Поставщики. Для свойства «Число столбцов» укажем значение – 1. Для свойства «Заглавия столбцов» – Нет. Для свойства «Ширина столбцов» – Авто. 

     Таблица «Поставщики» будет содержать каталог фирм, поставляющих товары по их персональным кодам. Данная таблица будет включать следующие поля таблицы, типы данных и размеры полей: 

     Таблица «Заказ» необходима для ведения  каталога заказываемого товара. Структура  таблицы «Заказ» показана ниже: 

     Каждое  поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

     Жирным  шрифтом выделены ключевые поля вышеприведенных  таблиц. Ключ используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей.

     Если  структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все  данные. Затем можно создавать любые запросы, формы и отчеты.

     3 Описание этапов создания базы данных 
 

     3.1 Создание таблиц 
 

     Для создания Базы данных запускаем MS Access через меню Пуск \ Программы \ Microsoft Access.

     В области задач с заголовком «Создание файла» выбираем гиперссылку «Новая база данных». В открывшемся окне «Файл новой базы данных» выбираем размещение файла в папке «Мои документы», а в строке «Имя файла» пишем «БД Мебель для ванных комнат». Щелкнем по кнопке «Создать». Появится окно базы данных с перечнем объектов. В левой части окна содержится список объектов базы данных. Выбираем объект «Таблицы». В окне базы данных с перечнем объектов выбираем «создание таблицы в режиме конструктора» (см. рис.1). 

     Рисунок 1 – Окно базы данных «БД Мебель для ванных комнат» 

     В режиме конструктора задаем поля таблицы, определяем их типы данных и другие свойства (см. рис.2). Заполним поля таблицы  «Товары» в соответствии с проектом базы данных и укажем типы данных. 

     Рисунок 2 – Таблица «Товары». Режим конструктора 

     Сделаем поле «Модель товара» ключевым, щелкнув на нем курсором и нажав кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов.

     Для каждого из полей зададим свойство «Размер поля» в соответствии с таблицей проекта базы данных.

       Нажав кнопку «Сохранить» на панели инструментов, сохраним таблицу под именем «Товары».

     Перейдем  в режим заполнения таблицы, щелкнув  по кнопке «Вид» инструментальной панели (см. рис.3).

     Рисунок 3 -  Таблица «Товары». Режим конструктора

     Аналогичным образом создадим и сохраним таблицы  «Поставщики» и «Заказ».

     Поля  таблиц должны быть заполнены в соответствии с проектом базы данных. Для таблицы  «Поставщики» это будет выглядеть в соответствии с рисунком 4: 

     Рисунок 4 – Таблица «Поставщики». Режим конструктора 

     Для таблицы «Заказ» так (см. рис.5): 

     Рисунок 5 – Таблица «Заказ». Режим конструктора

     После распределения данных по таблицам и  определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

     Зададим схему данных таблиц, выбрав пункт меню «Сервис» \ «Схема данных». В появившемся диалоге Добавление таблицы, добавим все таблицы (Товары, Поставщики, Заказ), последовательно указывая на названия таблиц и щелкая кнопку «Добавить». Затем нажимаем кнопку «Закрыть». Свяжем первичный ключ таблицы «Товары» (модель товара) с внешним ключом таблицы «Заказ» (модель товара) связью «один–ко–многим». Аналогичным образом устанавливаем связи между «Поставщики» (код поставщика) и «Товары» (код поставщика). Затем между таблицами «Поставщики» (код поставщика) и «Заказ» (код поставщика). Готовая схема данных будет выглядеть следующим образом (см. рис.6): 

     Рисунок 6 – Схема данных 
 

2.  Создание запросов

     Для создания запроса в списке объектов БД выбираем раздел «Запросы»/ «Создание запроса в режиме конструктора» (см. рис.7). 

     Рисунок 7 – Окно базы данных «БД Мебель для ванных комнат» 

       В появившемся меню «Добавление таблицы» (см. рис.8) нужно указать таблицы, из которых будут отбираться данные. 

     Рисунок 8 – Меню «Добавление таблицы» 
 

     Создаем запрос на выборку их нескольких таблиц (Товар, Поставщики, Заказ), в результате запроса должны быть:  наименование товара, модель товара, стоимость товара, коллекция, имеется в продаже, страна производитель, поставщик, дата завоза, дата заказа (см. рис.9). 

     Рисунок 9 – Запрос «Все сведения о товаре». Режим конструктора 

     В запросе указываем с помощью  раскрывающегося списка способ сортировки записей по полям «стоимость товара» (по убыванию), «наименование товара» (по возрастанию), модель товара (по возрастанию).

     Сохранимсуно запрос, выбрав команду «Файл» \ «Сохранить». Имя запроса: «Все сведенья о товаре».

     Создаем запрос с условием отбора. Запрос должен выводить все сведения о последнем  завозе. В новый запрос добавляем таблицы «Товары», «Поставщики». Выберем поля: наименование товара, модель товара,  стоимость товара, имеется в продаже, страна производитель, поставщик и дата завоза, количество и дата заказа. В ячейке «Условие отбора» для поля дата завоза укажем = 06.12.2006. Чтобы исключить дублирующиеся значения 06.12.2006 для каждой записи, уберем галочку для поля дата завоза напротив значения «Вывод на экран» (см. рис.10).

     Рисунок 10 – Запрос «Все сведения о последнем завозе». Режим конструктора

     Сохраним  запрос под именем: Все сведения о последнем завозе.

     Третий  запрос, под именем «Количество товара, поставляемого каждой фирмой», является запросом с использованием статистической функции. Запрос создан на основе двух таблиц: «Поставщики» (Поставщик) и «Заказ» (Количество). Для того чтобы запрос выводил количество товара, поставляемого каждым поставщиком,  выполним команду «Вид» \ «Групповые операции».

     Для поля «количество» укажем групповую операцию – Count, а для поля «поставщик» – Группировка (см. рис.11).  

     Рисунок 11 – Запрос «Количество товара, поставляемого каждой фирмой».

       Режим конструктора 

     Создадим  четвертый запрос, основанный на двух таблицах: «Товары» и «Поставщики», запрос с параметрами, выдающий: модель товара, стоимость товара, коллекция, имеется в продаже, страна производитель и поставщик,   заданного наименования товара.

     Для поля «наименование товара», которое предполагается использовать как параметр, введем в ячейку строки «условие отбора» выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки: [Введите наименование товара]. Имя запроса: наименование товара – запрос с параметром.

     Создадим  пятый запрос, основанный на таблице «Товары», вычисляющий минимальную стоимость товара каждого наименования. Имя запроса: «Минимальная стоимость товара каждого наименования». Для этого в строке «групповая операция» укажем «группировка» для поля «наименование товара», для поля «стоимость товара»- Min (см. рис.12).

     Рисунок 12 – Запрос «Минимальная стоимость товара каждого наименования».

       Режим конструктора 
 

     3.3 Создание форм 
 

     Создадим  форму в режиме мастера.

     В списке объектов БД выбираем раздел «Формы»/ «Создание формы с помощью мастера» (см. рис.13). 

     Рисунок 13 – Окно базы данных «БД Мебель для ванных комнат» 

     В появившемся диалоге «Создание  форм» в раскрывающемся списке (Таблицы и запросы) выбираем поочередно таблицы: Товар, Поставщики, Заказ (см. рис.14). 

     Рис.14 – Диалоговое окно «Создание форм» 

     Из  таблицы «Товары» (см. рис.15) помещаем поля «наименование товара», «модель товара», «стоимость товара», «коллекция», «имеется в продаже», «страна производитель», «дата завоза» в область «Выбранные поля».

     Из  таблицы «Поставщики»- «поставщик».

     Из  таблицы «Заказ» следующие поля – «номер заказа», «дата заказа». 

     Рисунок 15 – Диалоговое окно «Создание форм»

     Нажимаем  кнопку «Далее». В диалоге определения связанности и подчинения форм оставим значения, предлагаемые по умолчанию.

     Задаем  стиль формы в диалоге выбора стиля (см. рис.16) - диффузный. 

     Рисунок 16 – Диалоговое окно «Создание форм» 

     В следующем диалоге задаем имя формы: Основные сведения о товаре. Нажимаем кнопку «Готово».

     Просмотрим  записи, щелкая по кнопкам перехода между записями.

     Отредактируем форму в режиме конструктора. Для  этого выберем пункт меню «Вид»/ «Конструктор».

     Свойства  элементов и подписей к ним  можно менять с помощью контекстного меню при щелчке по ним правой кнопкой  мыши. Все свойства элементов перечислены  в пункте контекстного меню «Свойства». Зададим для каждого элемента цвет подписей, цвет фона и оформление.

     Создадим  еще одну форму для сведений о  поставщиках товара. Алгоритм создания второй формы аналогичен алгоритму  создания формы «Основные сведения о товаре». В область «выбранные поля» поместим поля из таблицы «Поставщики»: «код поставщика», «поставщик», «адрес», «телефон».

     Нажмем  кнопку «Далее». В диалоге определения связанности и подчинения форм оставим значения, предлагаемые по умолчанию.

     Нажмем  кнопку «Далее». В диалоге определения внешнего вида формы поставим значение – в один столбец.

     Нажмем  кнопку «Далее». В диалоге выбора стиля – зададим стиль «Стандартный».

     Нажмем  кнопку «Далее». В следующем диалоге зададим имя формы: «Сведения о поставщиках». И нажмем кнопку «Готово».

     Зададим для каждого элемента цвет подписей, цвет фона и оформление. 
 

3. Создание  отчетов

     Для создания отчета в списке объектов БД выберем раздел «Отчеты»/ «Создание отчета с помощью мастера» (см. рис.17). 

     Рисунок 17 – Окно базы данных «БД Мебель для ванных комнат» 

     В появившемся диалоге «Создание отчета» в раскрывающемся списке (Таблицы и запросы) выбираем «Таблицы: Поставщики» (см. рис.18). Помещаем в область «выбранные поля» следующие поля: код поставщика, поставщик, адрес, телефон. 

     Рис.18 – Диалоговое окно «Создание отчетов» 

     Нажимаем кнопку «Далее». В диалоге определения группировки, 2 раза щелкаем по полю «код поставщика».

     Далее в поле определения порядка сортировки делаем указания в соответствии с  рисунком 19. 

     Рисунок 19 – Диалоговое окно «Создание отчетов» 

     Нажимаем кнопку «Далее». Укажем альбомную ориентацию макета страницы и ступенчатый макет, в соответствии с рисунком 20. 

     Рисунок 20 – Диалоговое окно «Создание отчетов»

     Затем указываем стиль оформления.

     Нажимаем кнопку «Далее». В следующем диалоге задаем имя отчета: Список поставщиков (см. рис.21). И нажимаем кнопку «Готово». 

     Рисунок 21 – Диалоговое окно «Создание отчетов» 

     Просмотреть результат можно в режиме предварительного просмотра отчета.

     Отредактируем отчет в режиме конструктора. Для этого выберем пункт меню «Вид»/ «Конструктор».

     Для создания отчета под именем «Список  товара», в область «выбранные поля»  помещаем поля из таблицы «Товары»: наименование товара, стоимость товара, модель товара, коллекция, страна производитель. В диалоге определения группировки выбираем «наименование товара». Укажем книжную ориентацию макета страницы, макет «по левому краю 1» и стиль строгий.

     Поменяем  внешний вид отчета в режиме «Конструктор».

     4 Описание базы данных

     База  данных «Мебель для ванных комнат»  включает в себя:

• 3 таблицы;
• 5 запросов;
• 2 формы;
• 2 отчета.

     4.1 Описание таблиц 
 

     В режиме таблицы добавляются, редактируются  или просматриваются табличные  данные. Также можно проверить  орфографию, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

     Таблица «Товары» хранит сведения о товарах, предлагаемых на продажу, это позволяет  достаточно быстро находить информацию о модели товара, ценовом ассортименте, о том имеется ли данная модель в продаже и т.д., а также  при поступлении новой продукции  вносить изменения в поля таблицы. Внешний вид таблицы «Товары» представлен на рисунке 22.  

     Рисунок 22 - Таблица «Товары» 

     Так как магазин работает с четырьмя поставщиками, каждому из которых  присвоен персональный код, для удобства ввода данных в поле «код поставщика»  используется тип элемента управления «поле со списком» и из предлагаемого  списка значений выбирается необходимое (см. рис.23).