Создание документов с гиперссылками в текстовом редакторе Microsoft Word

                                 ОГЛАВЛЕНИЕ          С. 

 

Введение

       Word - это приложение Windows, удобный и достаточно простой в использовании инструмент предназначенный для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов.

       Второе  тысячелетие нашей эры образованное человечество провело, перелистывая страницы — от пергаментных и до газетных. Рукописные строчки сменялись печатными, но форма оставалась прежней. Эти белые прямоугольники так прочно вошли в повседневную жизнь, что даже электронные документы по привычке называют Web-страницами. А между тем электронная страница отличается от бумажной примерно так же, как живая птица от чучела. В то время, как бумажная покоится на книжной полке, электронная молниеносно перелетает по сети от одного компьютера к другому. Если на бумажной странице встречается ссылка “см. первоисточник такой-то” или “пишите нам по адресу...”, то приходится рыться на полках в поисках нужного первоисточника или бежать на почту. В современном мире информационных технологий одной из  самых  важных задач является обеспечение удобного и быстрого доступа  к  информации. После добавления в Web-узел новых страниц необходимо подумать о том, как же пользователь будет между ними перемещаться.

       Прекрасным  средством перемещения между  страницами текущего Web-узла, а также на другие узлы являются гиперссылки. Вы щелкнули мышью в определенном месте Web-страницы и, как по волшебству, оказались в нужном месте совсем другой страницы. С помощью гиперссылок можно удобно организовывать ссылки на пояснения, примечания, всевозможные разъясняющие документы.

       Переход по электронной гиперссылке происходит мгновенно. Наконец, копия электронной страницы ничем не отличается от оригинала. Впрочем, для большинства из пользователей Web-страницы — не новость. Их читал любой, кто хоть раз имел дело с Internet. Многим они встречались и на компакт-дисках, в виде электронных справочников и учебников. Это очень удобно. Мгновенный поиск и копирование, компактное хранение, и краски не поблекнут, и мыши не съедят.

         Новое поколение офисных пакетов,  к которому принадлежит и MS Office, стремится предоставить обычным пользователям возможность создавать Web-документы, не прибегая к помощи программиста или Web-мастера. Быть может, эта новая степень свободы послужит толчком к широкому распространению электронных документов и сделает HTML их единым стандартом.

       Данная  выпускная письменная работа посвящена работе с гиперссылками в текстовом редакторе Word.

 

1 Общая часть

    1. Понятие и назначение гиперссылок

     Гиперссылки можно представить в виде линий  со стрелками, по которым вы перемещаетесь в поисках необходимой информации. Гиперссылка - это текст  или  графическое  изображение,  при  щелчке  по  которому осуществляется переход к файлу, определенному месту в файле,  странице HTML в World Wide Web  или странице  HTML  во  внутренней  сети.  При переходе  между страницами  с   помощью   гиперссылок   создается   и сохраняется хронология просмотра всех страниц.

     Гиперссылки могут использоваться  в  документах  Word  для перехода  к разделам этого же документа или к другим документам,  созданным в Word, Excel, Power Point, Access и иных  приложениях,  а также к документам, расположенным в глобальной сети  Интернет  или в местной  корпоративной сети. При ссылке на файлы Microsoft Office автоматически запускается соответствующая программа и открывается файл, на который указывает ссылка.

     В гиперссылку можно включать как  все графическое изображение, так  и отдельные его части, называемые активными областями. Например, для  получения информации о погоде в  том или ином регионе можно  разместить на странице изображение  карты. Затем на карте создать несколько активных областей, при указании на которые будет появляться сообщение метеослужбы соответствующего региона.

     Гиперссылки, позволяющие одним щелчком мыши переходить к документу, логически  связанному с просматриваемым пользователем  в настоящий момент, но физически находящемуся где угодно, обеспечивают важнейшую функцию Web.

     Гиперссылки связывают в единый информационный ресурс отдельные документы. Кроме  таких ссылок при работе с узлом  Web приходится иметь дело и со скрытыми ссылками, возникающими, например, при вставке в документ Web графических изображений. При перемещении файлов, которые разработчик узла Web предполагает связать в единый информационный ресурс, правильность перехода по ссылкам может нарушаться. Поэтому перед рассмотрением приемов вставки гиперссылок в текстовый документ MS Word необходимо подробнее ознакомиться с видами и примерами гиперссылок, которые могут встречаться в таких документах. Наибольший интерес представляют адреса гиперссылок.

     Адрес гиперссылки — часть, которая определяет ее тип и указывает местоположение цели (того документа, на который следует перейти по гиперссылке). Технически адрес гиперссылки представляет собой путь доступа к файлу (с возможным дополнительным указателем места внутри документа, содержащегося в файле — закладки). Он может представлять собой: относительный путь к файлу, абсолютный путь к файлу, локальный сетевой адрес, адрес в Интернете.

     Относительная гиперссылка определяет местоположение цели относительно документа, содержащего эту ссылку. При этом используется модель файловой системы иерархического вида, состоящей из вложенных друг в друга папок. Абсолютная гиперссылка определяет полный путь доступа к цели.

     Примеры относительных ссылок:

     ..\GotoThisDocument.doc — гиперссылка с таким адресом вызовет переход к документу с именем GotoThisDocument.doc, содержащимся в той же папке, что и документ, в котором содержится эта гиперссылка.

     ..\InFolder\GoHere.htm — при переходе по такой ссылке будет открыт для просмотра документ GoHere.htm, располагающийся в папке InFolder. Папка должна быть вложена в папку, в которой располагается документ, содержащий гиперссылку.

     ..\InFolder\Deeper\GoThere.htm — при переходе по такой ссылке будет открыт для просмотра документ GoHere.htm, располагающийся в папке Deeper, вложенной в папку InFolder. Эта папка должна быть вложена в папку, в которой располагается документ, содержащий гиперссылку.

     ..\Target.html — переход выполняется на документ Target.html, расположенный в папке, в которую непосредственно вложена папка с документом, содержащим гиперссылку.

     ..\..\Target.html — переход выполняется на документ Target.html, находящийся в папке, расположенной в иерархической структуре папок файловой системы сервера Web выше папки с документом, содержащим ссылку, на два уровня.

     При проектировании и построении узла Web следует везде, где возможно, пользоваться именно относительными ссылками. Дело в том, что при перемещении всей структуры папок, содержащих связанные относительными гиперссылками документы узла Web, в новое местоположение (например, в папку Web), такие ссылки сохраняют свою работоспособность. Это существенно упрощает настройку узла Web.

     Примеры абсолютных ссылок:

     www.someone.com/InterestingWeb — переход по такой гиперссылке открывает в окне обозревателя домашнюю страницу Web с именем InterestingWeb, расположенный на сервере Web с именем www.someone.com.

     \\LocalWeb\Employed\Department1.doc — такая гиперссылка устанавливает гипертекстовую связь с документом, находящимся в папке Employed сервера локальной сети с именем LocalWeb.

     D:\TextDocuments\Something.doc — ссылка на текстовый документ Something.doc, расположенный на локальном накопителе D: в папке TextDocuments.

     Основной  недостаток абсолютных ссылок — невозможность перемещения документа, на который они ссылаются, на новое место. Вне зависимости от того, перемещается только один документ, или вся структура папок, абсолютные ссылки утрачивают свою работоспособность — гипертекстовые связи, установленные с их помощью, разрываются. Для восстановления работоспособности абсолютных ссылок их приходится корректировать.

     При сохранении документов MS Word как страниц Web вспомогательные файлы (например, графика), ссылки на них и гиперссылки организуются и проектируются таким образом, чтобы графика отображалась, а гиперссылки работали и после перемещения страниц на сервер Web.

     Если  все файлы графики (графические  маркеры списков, кнопки, текстуры фона, рисунки) и страницы Web, на которые указывают гиперссылки, будут помещены на один сервер Web, гиперссылки следует задавать в виде относительных ссылок, так как использование относительных ссылок упрощает перемещение вспомогательных файлов.

     Гиперссылки на страницы узлов Web, расположенных на других серверах (например, список избранных страниц пользователя в Интернете), задаются абсолютными ссылками, то есть, они указывают на фиксированные расположения файлов.

     При сохранении страниц Web в другой папке ссылки, которые невозможно преобразовать в относительные, остаются абсолютными. После того как страницы Web будут опубликованы в Интернете, их следует просмотреть с помощью обозревателя Web, проверяя, чтобы все рисунки отображались, и все гиперссылки указывали на соответствующие им объекты.

       1.2 Способы создания  гиперссылок

     Гиперссылку можно создать в текстовом  документе MS Word несколькими способами. Основные из них связаны с диалоговым окном Добавление гиперссылки, представленным на рисунке 1.

     Это диалоговое окно открывается командой Вставка Ø Гиперссылка или щелчком на кнопке Добавление гиперссылки панели инструментов MS Word Стандартная.

     В верхней части диалогового окна располагаются элементы управления, позволяющие задать текст, щелчок на котором будет восприниматься как команда перехода по гиперссылке, и текст подсказки, всплывающей при наведении указателя мыши на текст гиперссылки. В верхней части диалогового окна располагаются элементы управления, позволяющие задать текст, щелчок на котором будет восприниматься как команда перехода по гиперссылке, и текст подсказки, всплывающей при наведении указателя мыши на текст гиперссылки.

 

Рисунок 1 - Диалоговое окно Добавление гиперссылки 

     Если  в момент открытия диалогового окна в текстовом документе будет  выделен фрагмент текста, то он становится текстом гиперссылки. Если в момент открытия диалогового окна будет выделен графический элемент текстового документа, гиперссылка будет связана с ним. В последнем случае текст гиперссылки не определяется.

     Текст подсказки гиперссылки (текстовой  или графической) вводится в единственное текстовое поле вспомогательного диалогового окна, раскрывающегося кнопкой Подсказка. При просмотре документа Web тест подсказки всплывает на экране в момент наведения указателя мыши на область, с которой связана гиперссылка (текст гиперссылки или графическое изображение).

     Остальные элементы управления диалогового окна Добавление гиперссылки предназначены для задания адреса гиперссылки. В левой части окна представлены несколько вариантов задания адреса гиперссылки.

     Для создания гиперссылок на другие файлы  на вашем компьютере, в сети или в Интернет или на элементы текущей книги используйте следующие способы:

  • Необходимо ввести или скопировать текст в ячейку или диапазон, а затем преобразовать его в гиперссылку. При этом текст станет синим и подчеркнутым. Для перехода к файлу необходимо щелкнуть этот текст.
  • Нужно нарисовать или вставить рисунок, например кнопку, а затем преобразовать его в гиперссылку. Рисунок может быть любым. Для перехода к файлу необходимо щелкнуть этот текст.
  • Используйте табличные функции. Например, для определения места перехода по гиперссылке можно использовать значение, введенное в указанную ячейку.
  • Для создания гиперссылок необходимо знать адрес файла в сети или Интернете.

     Создание  гиперссылки из текста ячейки.

     Необходимо:

  1. Ввести текст гиперссылки.
  2. Выбрать одну или несколько ячеек, которые содержат текст.
  3. Нажать кнопку Вставить гиперссылку.
  4. Если необходимо, сохранить книгу.
  5. В поле Связать с файлом/URL ввести адрес файла.
  6. Чтобы указать в гиперссылке определенное местонахождение файла, в поле Имя объекта в документе нужно ввести его местонахождение. Если конечным файлом является книга Microsoft Excel, необходимо нажать кнопку Обзор для выбора имени таблицы, координат ячейки или диапазона ячеек, либо определить имя.

     Если  требуется, чтобы адрес гиперссылки  на общий сетевой каталог не зависел  от местоположения содержащей ее книги, нужно снять флажок Использовать для гиперссылки относительный путь. Чтобы гиперссылка на общий сетевой каталог указывала положение связанного файла относительно каталога, в котором находится содержащая ее книга, необходимо установить флажок Использовать для гиперссылки относительный путь.

      Другой  способ создания гиперссылки заключается  в выделении данных на листе конечной книги, затем при нажатой правой кнопке мыши необходимо перетащить эти данные в ячейку листа, отпустить правую кнопку мыши и затем в контекстном меню выбрать команду Создать гиперссылку.

      Если  при создании гиперссылки используется объединенная ячейка или диапазон ячеек, гиперссылкой становится вся выделенная или объединенная область.

     Word автоматически создает гиперссылку,  когда вы вводите адрес существующей веб-страницы, такой как www.microsoft.com, в документ. Это происходит только в том случае, если функция автоматического форматирования гиперссылок не отключена. Кроме того, можно создавать пользовательские гиперссылки на документы, находящиеся на локальном или в общей сетевой папке. Эти гиперссылки могут быть абсолютными, или же эти гиперссылки могут быть относительными по отношению к документу, над которым вы сейчас работаете.

     По  умолчанию параметр Word Обновлять ссылки при сохранении в Параметрах веб-документа включен, однако, когда вы создаете гиперссылку в документе Word, Word преобразует ее в относительную гиперссылку.

 

2 Специальная  часть

       2.1 Создание гиперссылок при помощи опции Вставка

       2.1.1 Создание гиперссылки  на имеющуюся Web-страницу или файл

 

     В большинстве случаев ресурсы, на которые должны указывать вставляемые в документы гиперссылки, создаются заранее. В этом случае должен использоваться режим создания гиперссылки на имеющуюся Web-страницу или файл. Для создания гиперссылки в этом режиме необходимо выполнить следующие операции.

  1. В окне диалога Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) щелкнуть на кнопке Имеющимся файлом, Web-страницей (Existing File Or Web Page), расположенной на панели Связать с (Link То). В результате окно диалога должно принять вид, показанный на рисунке 2.
  2. В соответствующем поле указать имя или URL страницы или файла, на который должна указывать создаваемая ссылка. Можно также выбрать имя или URL из расположенного ниже списка или найти файл, воспользовавшись кнопкой Файл (File) для поиска файла на локальном диске или в локальной сети, либо кнопкой Web-страница (Web Page) для поиска файла в Интернете.
  3. Если требуется, чтобы при щелчке на гиперссылке осуществлялся переход к определенному месту открываемого документа, нужно щелкнуть на кнопке Закладка (Bookmark). В результате на экране будет отображено окно диалога, позволяющее выбрать в качестве целевого объекта для гиперссылки одну из закладок в выбранном документе или начало этого документа (рис. 1.2). Выберите требуемую закладку в списке и щелкните на кнопке ОК.
  4. В поле Текст (Text To Display) введите текст, который следует использовать для представления гиперссылки на странице. Если перед вызовом окна диалога Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) в документе был выделен какой-либо текст, Word автоматически отобразит этот текст в поле Текст (Text То Display).
 

 

Рисунок 2 - Это окно диалога позволяет выбрать закладку в документе, на который создается ссылка 

     Гиперссылка может быть назначена не только на текст документа, но и на графический объект. Для этого перед вызовом окна диалога Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) следует выделить графический элемент, на который необходимо назначить гиперссылку. После создания гиперссылки при щелчке на этом графическом объекте будет открываться целевой документ созданной гиперссылки. Этот прием нередко используется разработчиками Web-страниц для создания графических кнопок.

  1. Если требуется, чтобы при наведении указателя мыши на гиперссылку при отображении документа в браузере пли Word отображалась подсказка, следует щелкнуть на кнопке Подсказка (ScreenTip). В открывшемся окне диалога нужно ввести требуемый текст и щелкнуть на кнопке ОК (нужно щелкнуть на кнопке ОК в окне диалога Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink)).

       2.1.2 Создание гиперссылки  на определенное место в текущем документе

     Можно также создать гиперссылку на какой-либо объект в текущем документе. Word позволяет создавать гиперссылки на имеющиеся в документе закладки и заголовки, а также на начало документа.

     При создании гиперссылок на начало и  заголовки документа Word создает  соответствующие закладки автоматически. Тем не менее, если требуется создать гиперссылку на какой-либо другой фрагмент текста или объект в документе, следует предварительно назначить на этот текст или объект закладку. Для создания закладки в Word необходимо выполнить следующие действия:

  1. Выделить текст или объект, на который требуется назначить закладку.
  2. Выбрать команду Вставка > Закладка (Insert > Bookmark). В результате на экране будет отображено окно диалога Закладка (Bookmark), показанное на рисунке 3.
  3. В поле Имя закладки (Bookmark Name) ввести имя, которое необходимо присвоить создаваемой закладке.

      Word допускает создание закладок, имена  которых содержат буквы русского  алфавита. Такие закладки также  поддерживаются рядом браузеров.  Тем не менее, при указании  имен закладок для использования в HTML-документах, предназначенных для публикации в Интернете, рекомендуется, чтобы имена закладок содержали только латинские буквы, цифры и символы подчеркивания. Это позволит избежать непредвиденных проблем с совместимостью создаваемых Web-страниц с отдельными браузерами.  

 

Рисунок 3 - Окно диалога Закладка, используемое для создания и удаления закладок и перехода к ним 

     
  1. Щелкнуть  на кнопке Добавить (Add).

     Создание  гиперссылки на определенное место  документа следует выполнить  следующие действия:

  1. Щелкнуть на кнопке Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Стандартная (Standatd) или выбрать команду Вставка > Гиперссылка (Insert > Hyperlink).
  2. В окне диалога Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) щелкнуть на кнопке Местом в этом документе (Place In This Document), расположенной на панели Связать с (Link To) в левой части окна диалога. В результате вид окна диалога изменится, как показано на рисунке 4.
  3. Выбрать один из объектов текущего документа, с которым необходимо связать создаваемую гиперссылку.
  4. При необходимости в поле Текст (Text To Display) ввести текст, который будет использоваться для представления гиперссылки на странице.
  5. Если необходимо обеспечить отображение подсказки при наведении на ссылку указателя мыши, следует щелкнуть на кнопке Подсказка (ScreenTip) и ввести требуемый текст подсказки.
  6. Щелкнуть на кнопке ОК.
 

 

Рисунок 4 - Word позволяет создавать гиперссылки на объекты, расположенные в том же документе, что и создаваемая гиперссылка

       2.1.3 Создание гиперссылки  на новый документ

 

     При разработке Web-сайтов может возникнуть ситуация, когда документ, с которым необходимо связать создаваемую гиперссылку, еще не создан. В такой ситуации Word позволяет создать новый документ одновременно с созданием гиперссылки на него. Для создания гиперссылки на новый документ нужно выполнить следующие действия:

  1. Щелкнуть на кнопке Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Стандартная (Standatd) или выбрать команду Вставка > Гиперссылка (Insert > Hyperlink).
  2. В окне диалога Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) щелкнуть на кнопке Новым документом (Create New Document), расположенной на панели Связать с (Link То) в левой части окна диалога. В результате вид окна диалога изменится, как показано на рисунке 5.
 

 

Рисунок 5 - Окно диалога Добавление гиперссылки при создании гиперссылки на новый документ 

     
  1. Ввести  имя нового документа, на который  указывает создаваемая гиперссылка. При необходимости выбрать папку для размещения документа, воспользовавшись кнопкой Изменить(Change).
  2. Если после создания гиперссылки на новый документ требуется открыть этот документ для редактирования в Word, в группе Когда вносить правку в новый документ (When to Edit) нужно установить переключатель Сейчас (Edit the New Document Now). Если немедленная правка созданного документа не планируется, можно установить переключатель Позже (Edit the New Document Later).
  3. При необходимости в поле Текст (Text To Display) ввести текст, который будет использоваться для представления гиперссылки на странице.
  4. Если необходимо обеспечить отображение подсказки при наведении на ссылку указателя мыши, щелкнуть на кнопке Подсказка (ScreenTip) и ввести требуемый текст подсказки.
  5. Щелкнуть на кнопке ОК.

       2.1.4 Создание гиперссылки  на адрес электронной почты

     Гиперссылки на Web-страницах можно использовать не только для перехода к различным документам или ресурсам, но и для отправки сообщений электронной почты по определенным адресам. При щелчке на такой гиперссылке в браузере на экране будет отображаться окно создания нового сообщения электронной почты. В поле Кому (То) этого окна будет указан адрес электронной почты, на который указывает гиперссылка. Кроме того, в гиперссылке может быть указана тема сообщения, что удобно для автоматической сортировки сообщений, поступающих с Web-сайта (такая сортировка может быть выполнена рядом программ электронной почты). Подобного рода гиперссылки позволяют упростить процедуру передачи той или иной информации по определенному адресу, например, отправку отзывов администратору Web-сайта.

     Для создания гиперссылки на адрес электронной  почты в Word следует выполнить действия в соответствии со следующим планом:

  1. Щелкнуть на кнопке Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Стандартная (Standatd) или выбрать команду Вставка > Гиперссылка (Insert > Hyperlink).
  2. В окне диалога Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) щелкнуть на кнопке Электронной почтой (E-Mail Address). В результате вид окна диалога изменится, как показано на рисунке 6.
  3. В поле Электронная почта (E-Mail Address) ввести адрес, по которому должны направляться сообщения при щелчке на создаваемой гиперссылке, или выбрать один из ранее использованных адресов в списке Недавно использовавшиеся адреса электронной почты (Recently Used E-Mail Addresses). В поле Тема (Subject) указать тему сообщения.
  4. При необходимости в поле Текст (Text To Display) нужно ввести текст, который будет использоваться для представления гиперссылки на странице.
  5. Если необходимо обеспечить отображение подсказки при наведении на ссылку указателя мыши, следует щелкнуть на кнопке Подсказка (ScreenTip) и ввести требуемый текст подсказки.
  6. Щелкните на кнопке ОК.
 

 

Рисунок 6 - Окно диалога Добавление гиперссылки при создании гиперссылки на адрес электронной почты

       2.2 Создание гиперссылок в документах Word методом перетаскивания

       Можно быстро создать гиперссылку, перетащив выделенный текст или рисунки из документа Microsoft Word или слайда Microsoft PowerPoint, выделенный диапазон ячеел из Microsoft Excel, выделенный объект базы данных Microsoft Access, веб-адрес или гиперссылку из некоторых веб-обозревателей (Веб-обозреватель, Программное обеспечение, обрабатывающее HTML-файлы и выводящее их на экран в виде веб-страниц. Веб-обозреватель, такой как Windows Internet Explorer, может выполнять переходы по гиперссылкам, передавать файлы, а также воспроизводить звуковые и видеофайлы, внедренные в веб-страницы).

     Копировать  текст можно только из уже сохраненного файла. Для этого необходимо:

  1. Вывести на экран оба файла.

     Если  текст перетаскивается между  двумя файлами Microsoft Word, необходимо открыть оба файла и выбрать команду Упорядочить все в меню Окно. Если текст перетаскивается между двумя программами, нужно уменьшить размер окон программ, чтобы видеть оба окна.