Создание эффективной системы контроля в коммерческих организациях

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А Структурная схема  управления УП МЗ СИиТО

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

 

Одним из показателей  деятельности менеджера является его способность принимать правильные решения. Так как менеджеры выполняют четыре общие функции управления, они реально имеют дело с постоянным потоком решений по каждой из них, т.е. планирование, организация, мотивация и контроль. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей.  

Принятие решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни и т. п. Принятие решений является функцией каждого человека в личной жизни и функцией руководителя любого уровня в процессе управления.

Процессы принятия решений, понимаемые как выбор одной из нескольких возможных альтернатив, пронизывают всю человеческую жизнь. Большинство решений мы принимаем  не задумываясь, так как существует автоматизм поведения, выработанный многолетней практикой. Есть решения, которым мы придаем малое значение, и поэтому мало задумываемся при осуществлении выбора. И, наконец, существуют проблемы выбора, решая которые, человек испытывает раздумья. Как правило, эти проблемы имеют исключительный неповторяющийся характер и связаны с рассмотрением целого ряда альтернатив. В таких проблемах новым является либо объект выбора, либо обстановка, в которой совершается выбор.

Актуальность выбранной  темы обуславливается тем, что возможные последствия решений могут затрагивать интересы не только одного человека или нескольких, но и крупных коллективов, регионов и общества в целом. Поэтому, чтобы избежать моральных и материальных издержек, важно знать теорию и практику принятия контроля исполнения принятых решений.

Цель данной курсовой работы – на основании литературных источников и данных предприятии  изучить систему контроля в коммерческих организациях и выработать рекомендации по ее совершенствованию.

Основными задачами курсовой работы являются:

- изучить понятие,  сущность и место системы контроля  в коммерческих организациях;

- рассмотреть систему контроля исполнения решений на примере конкретного предприятия;

- выработать рекомендации  по улучшению системы контроля  исполнения управленческих решений на примере конкретного предприятия.

Объектом исследования в курсовой работе является деятельность предприятия ПРУП «МЗ СИиТО».

Предметом исследования является система контроля исполнения управленческих решений в организации.

Теоретической и методологической основой исследования явились научные труды отечественных и зарубежных ученых, посвященные проблемам принятия управленческих решений и обеспечением контроля за их исполнение в коммерческих организациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 СУЩНОСТЬ И МЕСТО СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

 

 

 

1.1 Понятие и сущность  контроля как функции управления  в деятельности коммерческой  организации

 

В процессе деятельности людей не всегда достигаются поставленные цели, не всегда или не так могут  выполняться планы и поручения, заданные параметры технологических процессов, не выполняются запланированные экономические показатели. Для подведения итогов, выяснения причин допущенных отклонений и оперативного устранения их используется функция управленческого контроля и в этом случае контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей [1, с.79].

Как функция, контроль имеет  двоякий характер. С одной стороны, это элемент каждой функции управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой – это самостоятельная функция управления.

Посредством контроля [2, с.47]:

1) Выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации.

2) Контроль позволяет  фиксировать ошибки, нарушения и исправлять их до того, как они сорвут достижение цели.

3) Вместе с тем он  дает возможность определить, какая  деятельность на пути достижения  цели была наиболее эффективна.

4) Контроль способствует  укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря ему обеспечивается единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, предупреждение ошибок и недоработок.

5) Система контроля  обеспечивает обратную связь  между ожиданиями, определенными  первоначальными планами и реальными показателями деятельности организации.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не  должен ограничиваться рамками  деятельности государственных контрольных  органов. Он входит в обязанности  руководителя любого ранга.

В замкнутом цикле  управленческой деятельности контроль взаимодействует с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ – методом его проведения.

Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи. Объектами  контроля выступают предприятия, организации. Внутри организаций контролю подвергаются происходящие в них процессы или  отдельные элементы системы.

Главные инструменты  выполнения функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

В ходе осуществления  контрольного процесса осуществляется[3, с.208]:

предупредительное обнаружение  внешних и внутренних факторов, способных  вызвать отклонения,  реакция  на их действие;

своевременное выявление  негативных тенденций и явлений  в развитии организации, нарушений  законодательства, выработка мер  по их устранению;

оценка эффективности  деятельности организации, нейтрализация  фактора неопределенности, поддержание  успеха, подготовка превентивных мер по недопущению отклонений и нарушений.

В процессе контроля желательно получить ответы на следующие вопросы:

1. Чему мы научились?

2. Что в следующий  раз следует делать иначе?

3. В чем причина  отклонений от намеченного?

4. Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?

5. Было ли воздействие  контроля позитивным или негативным?

6. Какие выводы следует сделать  для выработки и реализации  новых целей?

 

Причины выявляемых отклонений могут быть многочисленны и разнообразны:

1. ошибка руководителя при выборе путей решения проблемы, делегировании, мотивации;
2. небрежно проведенный инструктаж, приведший к ошибкам и лишней трате времени;
3. сознательное сопротивление исполнителей, не выполняющих решения и планы;
4. срывы в производстве и сбыте продукции;
5. нарушения технологии;
6. недостоверная информация о ходе выполнения решения и т. п.

Устранение всех этих причин связано с серьезными моральными проблемами, так как допустившие  нарушения должны признать ошибки и  просчеты и приступить к незамедлительному реагированию по их устранению.

Контрольная деятельность может быть осуществлена лишь при  наличии планов и организационной  структуры. План организации и планы  подразделений содержат те оценочные  стандарты, по которым и возможно определить качество и эффективность выполненной работы.

Основные этапы процесса контроля[4, с.87]:

1. конкретизация оценочных нормативов (стандартов);
2. сопоставление фактических результатов с нормативами;
3. выработка и предложение практических корректирующих рекомендаций.

Контроль не является вопросом доверия или недоверия к сотрудникам. Это обязательный компонент системы управления, который реализуется в обязательном порядке при соблюдении ряда принципов:

1. всеохватность;
2. контроль должен быть прямым (осуществляется непосредственным руководителем, отвечающим за выполнение соответствующих планов);
3. стратегическая направленность (отражение общих приоритетов организации и их поддержка);
4. объективность;
5. гибкость (приспособление к происходящим изменениям);
6. контроль должен быть опережающим (должен давать сигнал об отклонениях еще до того, как они произойдут, чтобы можно было вовремя поправить положение);
7. нацеленность на решение проблемы (а не на ее выявление и констатацию);
8. своевременность (обеспечение возможности устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры);
9. экономичность (преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование);

Известно чрезвычайно  много видов управленческого  контроля. Их классификация возможна по многим основаниям:

по времени осуществления контрольных действий – предварительный, текущий, итоговый  контроль.

 Предварительный контроль  предусматривает предупреждение  нарушений  законности, нецелесообразного,  неэффективного использования средств  и принятия необоснованных решений.  При планировании, составлении смет, заключении договоров этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность. Благодаря ему устраняются диспропорции в финансировании.

Текущий контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, призван  оперативно выявлять и своевременно пересекать нарушения и отклонения, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Руководитель-менеджер осуществляет контроль за заданными параметрами и обеспечивает своевременное реагирование.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целями этого вида контроля являются установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.

по временной направленности контроля – стратегический, тактический, операционный контроль;

по масштабу – всеобщий, коллегиальный и индивидуальный контроль;

по иерархичности объектов контроля – контроль всей организации, ее подсистем,  отдельных объектов. Контроль на низовом уровне тесно связан с текущим планированием. Поэтому он входит в единое понятие оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль централизован, а оперативный – децентрализован. Но в целом система контроля позволяет использовать как преимущества обособленности производственных звеньев, так и эффективного управления из центра.

по степени открытости – открытый, полуоткрытый, скрытый  контроль;

по характеру контрольных  мероприятий – плановый и внезапный  контроль;

по источнику данных контроля – документальный, фактический, автоматизированный контроль;

по объекту контроля – контроль предметов труда и средств производства, технологический, информационный,  экологический и т. п. контроль;

по сложности –  тематический и комплексный контроль;

по стадии производственного  процесса – входной контроль, операционный, контроль хранения, контроль транспортировки, контроль готовой продукции и т. д.;

по исполнителю –  самоконтроль, управленческий контроль, государственный контроль, международный  контроль, контроль силами органов  местного самоуправления, партийный  контроль, врачебный контроль, этический, религиозный и т. д.

по полноте охвата объекта контроля – сплошной и  выборочный;

по степени мотивационной  значимости – жесткий и мягкий, констатирующий и делающий выводы, карательный и носящий характер помощи;

по фазе воспроизводственного цикла – контроль снабженческо-заготовительной деятельности, контроль производственной деятельности, контроль финансово-сбытовой деятельности;

по функциональной направленности – администраторский, финансово-экономический, бухгалтерский, правовой, технический, технологический, кадровый, контроль, направленный на обеспечение безопасности коммерческой организации[5, с.135].

В порядке примера  рассмотрим финансовый контроль. Он может  осуществляться специальной службой  контроля. В то же время производственные подразделения предприятия контролируются его бухгалтерией, финансовым отделом и плановыми органами, обрабатывают информацию истекшего периода деятельности. Особенное внимание уделяется показателю прибыли и затрат на производство. Устанавливается выполнение плана и причины отклонений, анализируется эффективность капитальных вложений, обеспеченность предприятия собственными основными и оборотными средствами, платежеспособность, ликвидность, финансовое состояние.

Для финансового контроля широко используются автоматизированные информационные системы и электронно-вычислительная техника, которые позволили оперативно обрабатывать и передавать на большие расстояния информацию и принимать своевременные меры по устранению возникших отклонений от принятых плановых заданий. Применение этих систем позволило централизовать контроль в менеджменте, т.е. перенести его на высшие уровни управления и одновременно оптимизировать соотношение централизованного управления низовыми звеньями предприятия.

Функция контроля базируется на учете и отчетности  хозяйственной деятельности структурных звеньев предприятия. Проверяется и анализируется установленная отчетность как предприятия, так и его подразделений. Сравниваются плановые показатели, выявляются отклонения, анализируются их причины, разрабатываются мероприятия по устранению. Таким образом, контроль выступает действенным рычагом повышения эффективности работы[6, с.48].

Использование методов  контроля будет эффективнее при  соблюдении ряда положений:

1. минимизация числа контрольных процедур;
2. включенность контрольных процедур в план работы заранее;
3. выветренность процедур;
4. учет и соблюдение системности контрольных процедур;
5. учет себестоимости процедур;
6. подконтрольность контрольных процедур и прочее

 

1.2 Контроль исполнения  принятых решений

 

 

Контроль – это одна из функций менеджмента. Содержанием контроля является определение действительных значений и их сравнения с заданными значениями. При обнаружении расхождений между действительными и заданными значениями осуществляется анализ их причин. По результатам анализа необходимо принимать меры по исправлению сложившейся ситуации, привлечению к ответственности и определению уроков для будущих решений и их реализации[7, с.64].

Исходя из этого, контроль следует определить как процесс  выявления, оценки и информирования об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадениях и результатах их анализа.

Контроль имеет двоякий  характер. С одной стороны, это  процесс установления стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и их отклонений от установленных стандартов. С другой, – это процесс отслеживания хода выполнения и оценки полученных результатов в процессе реализации принятых управленческих решений.

Основной причиной, обусловливающей  необходимость контроля в управленческой деятельности, является та или иная степень неопределенности любого управленческого решения. Управленческое решение принимается во вполне определенный момент времени, которому соответствуют конкретные информация, внешние и внутренние условия. Реализуется же решение в течение более или менее продолжительного периода времени, в ходе которого появляется дополнительная информация, претерпевают изменение все условия реализации принятого решения[8].

Предметом контроля может  быть не только исполнительская работа на предприятии, в организации или учреждении, но и работа менеджера, и ее результаты. Информация, получаемая в ходе контроля, определяет как актуальные меры управления, так и дальнейшую деятельность по планированию и реализации проектов. Кроме того, наличие контроля как функции управления заранее определяет исполнение, в той или иной степени, всех целей деятельности. Независимо от того, как устанавливаются заданные значения – путем планирования или путем импровизации – отказ от контроля препятствует тому, чтобы наступили желаемые результаты реализации управленческого решения, чтобы из ошибок делались выводы в отношении ответственных лиц и чтобы будущие процессы могли организовываться лучше.

Создавая систему контроля исполнения принятых решений, необходимо выполнить комплекс действий по планированию и организации контрольной деятельности на предприятии, в организации или в учреждении. Комплекс действий по организации контроля должен включать в себя следующие элементы.

1. Выбор концепции  контроля. Менеджер должен решить, следует ли на предприятии применить всеобъемлющую систему планирования, контроля, отчетности и менеджмента – “контроллинг” или организовать контрольную деятельность применяя частные проверки и контроли.

2. Определение цели  контроля. Менеджер на данном  этапе формирования системы контроля устанавливает критерии целесообразности, правильности, регулярности и эффективности проведения контрольных мероприятий.

3.Определение объектов  контроля. При планировании контрольных  мероприятий вне рамок контроллинга  менеджер должен определить направленность контрольных мероприятий. В качестве объектов контроля могут выступать потенциалы, методы, результаты, промежуточные и итоговые показатели деятельности предприятия.

4.Определение контролируемых  норм. В их качестве выступают объекты должностных или функциональных обязанностей, такие как этические, правовые, производственные и сравнительные нормы, цели, задачи, виды деятельности предприятия.

5.Определение субъектов  контроля. Это действие предполагает  выбор вида контроля по критерию “зависимости от процесса”.

6.Определение методов  контроля. По направлению может  быть выбран прогрессивный контроль  – от положения вещей к его  отображению или ретроградный  – от отображения к положению  вещей; по непосредственности  различают методы непосредственного контроля и косвенного контроля (по контрольным индикаторам).

7.Определение объема  контроля. В зависимости от объема  различают полный, сплошной или  выборочный контроль. Правильный  выбор объема контроля оказывает  существенное влияние на эффективность контрольной работы, управленческой деятельности и работы предприятия в целом. Например, в условиях массового производства сплошной контроль может привести к значительному увеличению численности персонала контрольных органов, увеличению издержек и снижению объемов реализации готовой продукции. Поэтому в данных условиях прибегают, как правило, к выборочному контролю качества продукции.

8.Определение действий  по контролю. При необходимости  руководитель может указывать  последовательность мероприятий  при осуществлении конкретной программы контроля. В ряде случаев лица, привлеченные к проведению контрольных мероприятий могут действовать разрозненно.

9.Определение точек  контроля. Организовывая контрольные  мероприятия необходимо четко  обозначить место или места осуществления контрольных мероприятий, время начала и окончания контроля, установить последовательность контрольных мероприятий.

10. Определение средств  контроля. В целях повышения качества  контроля необходимо обеспечивать  контрольную деятельность определенными ресурсами. В качестве ресурсов могут быть использованы, например, различные счетные устройства, компьютеры с соответствующим программным обеспечением и т.п.

11. Определение областей  контроля. При принятии решения  о проведении контрольных мероприятий следует четко обозначить область объекта контроля, параметры которой интересуют руководителя. Это позволит снизить затраты времени и ресурсов на осуществление контрольных мероприятий, а также ограничить поток информации, проходящей через руководителя. Например, при аудиторской проверке контролю могут быть подвергнуты отдельные статьи баланса предприятия.

12. Определение допусков  на погрешности. При организации  контрольных мероприятий необходимо  установить величину допустимой  ошибки результатов контроля. Методика расчета данной величины приводится в соответствующей статистической учебной или справочной литературе.

13. Определение способа  сообщения результатов контроля. По результатам контроля как  правило составляется акт с  подписями лиц, осуществлявших  контрольные мероприятия, и лиц, действия или объекты ответственности которых подвергались проверке. В письменных отчетах могут быть указаны особые мнения по результатам проверки.

14. Определение способа  оценки отклонений. Это действие  подразумевает анализ отклонений, локализацию их причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления ситуации.

Следует иметь ввиду, что контрольные мероприятия  проводимые спонтанно, бессистемно  не дадут положительных результатов. В рамках всего комплекса деятельности предприятия следует придерживаться принципа систематичности и всесторонности контроля за выполнением решений. На предприятии не должно быть неприкосновенных для контроля зон или участков работы. Их существование может стать источником серьезных конфликтов не только внутри предприятия, но и с субъектами внешнего окружения, источником правонарушений и т.д.

Основные принципы и  критерии организации контроля.

При организации системы  контроля принято придерживаться следующих  общепризнанных принципов[9, с.12]:

1) осмысленность и  однозначное восприятие стандартов  сотрудниками;

2) двустороннее общение  с сотрудниками;

3) достаточность контрольных  мероприятий и действий;

4) установление жестких,  но достижимых стандартов;

5) вознаграждение за  достижение установленных стандартов и норм.

В интересах формирования действенной системы контроля исполнения принятых решений следует придерживаться критериев оценки организации процессов  контроля. К ним относятся:

a) эффективность контроля;

b) эффект влияния на  людей;

c) выполнение задач контроля;

d) границы контроля (ограничения  контроля).

Критерий эффективности  контроля предполагает его оценку на успешность, которая состоит и  сравнения полезности контроля (избежание  в будущем расходов, связанных  с недостатками, последствиями и устранением недостатков, выполнение обязательств) и расходов на контроль (затраты на персонал и материальное обеспечение, а также затраты на устранение недостатков).

Критерий эффекта влияния  на людей. Контрольные мероприятия  могут по разному воздействовать на персонал предприятия. В одном случае они будут стимулировать к повышению качества работы, содействовать формированию чувства удовлетворения, доверия и приобретению знаний. В другом случае меры по контролю могут вызвать недоверие, угрозы, демотивацию и т.п. Исходя из этого контрольные мероприятия должны осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность защитной реакции у проверяемых лиц[10, с.36].

Выполнение задач контроля. Данный критерий является одним из основных. Результатами контроля могут выступать выявление совпадений и отклонений при реализации принятых проектов, устранение отклонений, выработка решений относительно достоверности данных о потенциальных возможностях и результатах работы, а также достижение эффектов обучения (положительные изменения в состоянии дел в будущем на основе анализа причин недостатков).

Границы контроля. В обществе общепризнанны некоторые ограничения  на осуществление контрольных мероприятий. Во-первых, некоторые методы и средства контроля запрещены законодательно. Например, прослушивание телефонных разговоров, перлюстрация (просмотр) корреспонденции, установка приборов прослушивания, слежка за сотрудниками и т.д. Во-вторых, нуждаются в защите права субъектов контроля. Например, защита данных, защита частной жизни, защита чести и достоинства лиц, осуществляющих контроль и т.д.

В-третьих, требуют соблюдения нормы договорных положений, относящиеся  к контролю. например, инструкции по проверке годового баланса, договоры о  проверках, меры взаимного контроля исполнения обязательств и т.п.

Ответственность руководителя как элемент процесса принятия и  реализации решения.

Принятие на себя ответственности  и привлечение к ответственности  являются неотъемлемыми элементами действий по принятию и исполнению принятых решений в условиях разделения  труда.

В менеджменте “ответственность”  не следует понимать в качестве права  на принятие решения, в смысле юридического взятия на себя обязательств или персонального  приписывания вины. В управлении ответственность  следует интерпретировать следующим образом[11, с.57]:

во-первых, ответственность  в смысле сознательности;

во-вторых, ответственность  в смысле готовности отвечать за последствия;

в-третьих, ответственность  в организационно-функциональном смысле.

Под ответственностью в  смысле сознательности понимают готовность при собственных решениях или действиях соблюдать или учитывать интересы тех, кого касается управленческое решение. Она включает готовность отвечать за свои действия и их последствия перед теми, кого коснулось решение. Эта позиция характеризует использование своих полномочий носителями решений или действий. Ответственность в этом смысле тесно связана с деловой этикой.