Создание мультимедийных презентаций в среде MS Office

    Курсовая  работа

    По  дисциплине «Информатика»

На  тему «Создание мультимедийных презентаций в среде MS Office» 
 
 
 

    Исполнитель 

Специализация

Группа

№ зачетной книжки 

    Руководитель 
 
 

    Омск 2012

     Содержание

Введение

    Мультимедийная  презентация— информационный или рекламный  инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать с  ним через элементы управления. Цель мультимедийной презентации — донести  до целевой аудитории полноценную  информацию об объекте презентации в удобной форме.

    Презентация представляет собой сочетание текста, гипертекстовых ссылок, компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового  ряда (но не обязательно всё вместе), которые организованы в единую среду. Кроме того, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации. Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя возможность взаимодействия через элементы управления.

    Существуют специальные программные средства для создания таких презентаций: OpenOffice.org Impress, Keynote, SoftMaker Presentations, Kpresenter, Multimedia Builder.

    Но  самым популярным является Microsoft PowerPoint — программа, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS.

    С помощью презентаций бизнесмены представляют проекты и рекламируют  товары, студенты защищают курсовые и  дипломные работы, преподаватели  и лекторы представляет изучаемый  материал.

    В практической части данной курсовой работы мы создадим средство автоматизации расчетов в табличном процессоре MS Excel.

   
1. Теоретическая часть.

1. MS Powerpoint

    Идея PowerPoint появилась у Боба Гаскинса (Bob Gaskins), студента университета Беркли, который решил, что наступает век графических интерактивных материалов.

    В 1984 году Гаскинс присоединился к Forethought и нанял разработчика Денниса Остина (Dennis Austin). Боб и Деннис объединили усилия и создали программу Presenter. Позже Боб решил сменить имя на PowerPoint, которое и стало названием конечного продукта.

    В 1987 году вышел PowerPoint 1.0 для Apple Macintosh. Он работал в чёрно-белом цвете. Вскоре появились цветные Macintosh и новая версия PowerPoint не заставила себя ждать.

    Позже, в 1987 году, Forethought и её продукт были куплены Microsoft за 14 млн долларов. В 1990 году вышла версия для Windows. C 1990 года PowerPoint стал стандартом в наборе программ Microsoft Office.

    В 2002 году вышла версия PowerPoint, которая не только была включена в пакет Microsoft Office XP, но также распространялась как отдельный продукт. В ней появились такие функции, как сравнение и смешение изменений в презентации, возможность задавать пути анимации для индивидуальных форм, создание пирамидальных, радиальных и целевых диаграмм, а также кругов Эйлера, панель задач для просмотра и выбора объектов буфера обмена, защита презентации паролем, автоматическая генерация фотоальбома, а также «умные теги» для быстрого выбора формата текста, скопированного в презентацию.

    Версия PowerPoint 2007 привносит основные изменения  в интерфейс программы и увеличивает  графические возможности

2. Струкура  окна MS Powerpoint

    Запуск PowerPoint выполняется стандартными способами, например, щелкнув кнопку «Пуск», в  Главном меню Windows выберем Программы, а затем – Microsoft Office - Microsoft PowerPoint.

    Общий вид окна Microsoft PowerPoint  показан на рис. 1.1.

    Как видно на рис. 1.1, окно PowerPoint имеет  интерфейс, аналогичный другим  программам из пакета Microsoft Office. Так же, как в Microsoft Word, Excel, Access, основные операции можно выполнить, используя команды меню и кнопки в панели инструментов, организованные в Ленту.

Рис. 1.1. Структура окна MS Powerpoint

    1 - В этой области Слайда можно  работать непосредственно с отдельными  элементами слайда.

    2 - Пунктирные линии показывают  Поля, являющиеся частью макетов  большинства слайдов. Эти поля содержат заголовки и основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.) , в которые можно ввести текст или вставить изображения, диаграммы и другие объекты.

    3 - Вкладка Слайды содержит эскизы всех полноразмерных слайдов, отображаемых в области Слайд. После добавления других слайдов для появления нужного слайда в области Слайд можно щелкнуть соответствующий эскиз на вкладке Слайды. Можно также перетаскивать эскизы, чтобы изменить порядок слайдов в презентации. Кроме того, вкладка Слайды позволяет добавлять и удалять слайды.

    4 - Область Заметки позволяет ввести  заметки о текущем слайде. Можно  раздать заметки аудитории или  обращаться к ним во время  показа презентации в режиме докладчика.

3. Присвоение  имени и сохранение презентации

    Как и при работе с любой другой программой, рекомендуется сразу  же присвоить имя презентации, а  затем во время работы часто выполнять  ее сохранение.

    1.  Нажимаем кнопку Microsoft Office , указывем команду Сохранение документа, а затем выполняем одно из следующих действий.

    -   Для презентации, которая может быть открыта только в Office PowerPoint 2007, выбираем Презентация PowerPoint.

    -   Для презентации, которая может быть открыта либо в Office PowerPoint 2007, либо в более ранних версиях PowerPoint, выбираем значение Презентация PowerPoint 97-2003.

    Если  выбран этот вариант, новые функции Office PowerPoint 2007 становятся недоступными.

    2.  В списке Папка диалогового окна Сохранение документа выбираем папку или другое место, в котором нужно сохранить презентацию.

    3.  В поле Имя файла вводим имя презентации или соглашаемся с именем файла, предлагаемым по умолчанию, и нажимаем кнопку Сохранить.

    С этого момента можно нажимать сочетание клавиш CTRL+S или щелкать кнопку Сохранить в верхней части экрана, чтобы в любой момент быстро сохранить презентацию.

4. Добавление, изменение порядка  и удаление слайдов

     Слайд, который автоматически появляется в презентации, содержит два местозаполнителя, один из которых отформатирован для  заголовка, а второй - для подзаголовка. Порядок прототипов на слайде называется макетом . В Office PowerPoint 2007 также предусмотрены другие типы местозаполнителей, например местозаполнители для изображений и рисунков SmartArt.

     Чтобы одновременно с добавлением  слайда в презентацию выбрать  макет нового слайда, можно выполнить  следующие действия:

    1.  На вкладке Слайды щелкнуть непосредственно под единственным содержащимся на этой вкладке слайдом.

    2.  В группе Слайды вкладки Главная щелкнуть стрелку рядом с кнопкой Создать слайд. (см. Рис 1.2)

    Появится  коллекция, в которой отображаются эскизы различных доступных макетов слайдов.

    3. Щелкнуть нужный макет для нового слайда. (см. Рис 1.3)

    Новый слайд появляется и на вкладке  Слайды, где он выделяется как текущий, и в области Слайд. Повторяем эту процедуру для каждого добавляемого слайда.

    Если  нужно, чтобы для нового слайда использовался тот же макет, что и для предыдущего слайда, просто нажимаем кнопку Создать слайд, вместо того чтобы щелкать стрелку рядом с ней.

5. Копирование слайда

    Если  нужно создать два слайда, аналогичных  по содержанию и макету, можно сэкономить усилия, создавая один слайд с форматированием и содержанием, общими для обоих слайдов, а затем создать копию этого слайда и добавить на каждый из этих слайдов окончательные индивидуальные детали.

    1.  На вкладке Слайды щелкаем копируемый слайд правой кнопкой мыши, а затем выбираем команду Копировать в контекстном меню.

    2.  Находясь на вкладке Слайды, щелкаем правой кнопкой мыши место, в котором нужно добавить новую копию слайда, и выбираем в контекстном меню команду Вставить.

    Можно также вставить копию слайда из одной презентации в другую презентацию.

6. Изменение порядка слайдов

    На  вкладке Слайды щелкуть слайд, который нужно переместить, а затем перетащить его в новое место.

    Чтобы выделить несколько слайдов, щелкнуть слайд, который нужно переместить, а затем нажать и удерживать клавишу CTRL, одновременно щелкая по очереди остальные слайды, которые нужно переместить.

7. Удаление  слайда

    На  вкладке Слайды щелкнуть правой кнопкой мыши слайд, который необходимо удалить, а затем выбрать в контекстном меню Удалить. Или просто нажать клавишу Delete на клавиатуре.

8. Добавление  и форматирование текста

    Самым общим содержанием слайдов в  презентации PowerPoint является текст - в  заголовках, названиях и маркированных  списках.

    Чтобы добавить текст на любой слайд, щелкаем местозаполнители, в который нужно добавить текст, а затем вводим или вставляем нужный текст.

9. Изменение внешнего вида текста

    Существует  множество способов изменить внешний  вид текста на слайде, от основных кнопок вкладки Главная, предназначенных для форматирования характеристик шрифта, стиля, размера, цвета и абзаца, до дополнительных параметров, таких как анимация или преобразование в рисунки SmartArt.

10. Придание  презентации нужного  внешнего вида

    Какой визуальный тон нужно использовать? Какой вид презентации сделает ее понятной и привлекательной для аудитории?

    Office PowerPoint 2007 предоставляет множество  тем, упрощая изменение общего  вида презентации. Тема представляет  собой набор элементов оформления, придающий особый, единообразный  внешний вид всем документам Office, используя конкретные сочетания цветов, шрифтов и эффектов.

    Office PowerPoint 2007 автоматически применяет  к презентациям, созданным с помощью  шаблона новой презентации, тему Office, но внешний вид презентации  можно легко изменить в любой момент, применив другую тему. Для этого в группе Темы вкладки Дизайн щелкнуть нужную тему документа . (см. рис 1.4).

Рис. 1.4. Группа Темы вкладки Дизайн

    Для предварительного просмотра внешнего вида текущего слайда после применения конкретной темы просто наводим указатель на эскиз этой темы. Чтобы увидеть эскизы дополнительных тем, щелкните стрелки рядом со строкой эскизов.

    Если  не указано иное, Office PowerPoint 2007 применяет  темы ко всей презентации. Чтобы изменить внешний вид только выбранных  слайдов, на вкладке Слайды нажимаем и удерживаем клавишу CTRL, одновременно щелкая каждый слайд, который нужно изменить. Выбрав все слайды, щелкаем правой кнопкой мыши тему, которую нужно применить к этим слайдам, и выбираем в контекстном меню команду Применить к выделенным слайдам.

11. Добавление  клипа, рисунков SmartArt и других объектов

    Создаваемая презентация должна быть максимально  эффективной визуально - и часто  серия слайдов, содержащая только маркированные  списки, не является самым динамичным вариантом. Недостаток визуального разнообразия может привести к потере внимания аудитории. Кроме того, для многих видов данных абзац или маркированный список не является оптимальным представлением.

    Office PowerPoint 2007 позволяет добавлять множество  видов аудио и видеоданных, включая таблицы, рисунки SmartArt, фигуры, диаграммы, музыку, фильмы, звуки и анимации. Можно также добавить гиперссылки, чтобы повысить гибкость перемещения по презентации и вне ее, а также привлекающие глаз переходы между слайдами.

    Рассмотрим добавление клипа. Для этого:

    1.  Щелкнуть прототип, в который необходимо добавить клип.

    Если  прототип не выделен или если выделен  прототип, в который нельзя вставить изображение, клип вставляется в  центр слайда.

    2.  На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажать кнопку Клип.

    Откроется область задач Клип.

3. В области задач Клип найти и щелкнуть нужный клип (рис. 1.5).

    Рис. 1.5. Группа Иллюстрации вкладки Вставка

12. Преобразование  текста слайда в рисунок SmartArt

    Рисунок SmartArt - это визуальное представление сведений, которое можно полностью настроить. Преобразование текста в рисунок SmartArt - это быстрый способ преобразовать существующие слайды в профессионально оформленные иллюстрации. Например, можно одним щелчком превратить слайд повестки дня в рисунок SmartArt.

    Рис. 1.6. Преобразование текста в рисунок

    Чтобы наглядно выразить свои мысли и идеи, можно воспользоваться встроенными  макетами.

    Чтобы преобразовать существующий текст в рисунок SmartArt, выполняем следующие действия:

    1.  Щелкнуть местозаполнитель, содержащий текст, который нужно преобразовать.

    2.  В группе Абзац вкладки Главная нажать кнопку Преобразовать в рисунок SmartArt .

    3.  Чтобы увидеть, как будет выглядеть рисунок SmartArt с нужным текстом, наводим в коллекции указатель на эскиз этого рисунка SmartArt. Коллекция содержит макеты рисунков SmartArt, которые лучше всего подходят для маркированных списков. Для просмотра полного набора макетов нажать кнопку Дополнительные рисунки SmartArt.

    Найдя нужный рисунок SmartArt, щелкнуть его, чтобы применить к своему тексту.

    Теперь  рисунок SmartArt можно переместить, изменить его размер, повернуть, добавить к нему текст, применить к нему другой экспресс-стиль и выполнить иные изменения.

    Хотя  рисунок SmartArt легче всего создать  для существующего текста, можно  пойти другим путем и сначала  вставить нужный рисунок SmartArt, а затем добавить к нему текст.

13. Добавление  смены слайдов

    Смены слайдов представляют собой анимационные эффекты, возникающие при переходе от одного слайда к следующему. Office PowerPoint 2007 предоставляет множество  типов смены слайдов, включая стандартные эффекты затухания, растворения, обрезания и стирания, а также более необычные переходы, например колеса и шахматные доски.

    В группе Переход к этому слайду вкладки Анимации выбираем нужный вариант перехода (рис. 1.7).

    Для предварительного просмотра внешнего вида текущего слайда с использованием конкретного варианта перехода наводим указатель на эскиз этого перехода.

    Рис. 1.7. Выбор перехода к слайду

14. Добавление  гиперссылок

    Для перехода с одного слайда на другой, к ресурсу в локальной сети или в Интернете либо даже к другому файлу или программе можно воспользоваться гиперссылками.

    1.  Выделяем текст, который нужно щелкнуть для активации гиперссылки. Можно выделить объект (например, клип или рисунок SmartArt).

    2.  В группе Связи вкладки Вставка щелкаем элемент Гиперссылка.

    3.  В диалоговом окне Вставка гиперссылки нажимаем соответствующую кнопку в поле Связать с, чтобы задать назначение ссылки (то есть место, на которое указывает ссылка).

    Например, чтобы перейти на другой слайд  презентации, нажимаем кнопку Место в документе.

    4.  Находим и щелкаем место назначения, вносим нужные изменения в поля Отображаемый текст и Адрес, а затем нажимаем кнопку OK.

    Рис. 1.8. Диалоговое окно Вставка гиперссылки

15. Просмотр  презентации

    Для просмотра презентации на экране компьютера в том виде, в каком она будет представлена аудитории, выполняем следующие действия:

    1.  В группе Начать показ слайдов вкладки Показ слайдов выполнить одно из следующих действий:

    -   Для запуска презентации с первого слайда выбрать С начала (рис. 1.9).

    - Чтобы начать показ со слайда, в настоящий момент находящегося  в области Слайд, выбрать С текущего слайда.

    Рис. 1.9. Вкладка Показ слайдов

    Презентация открывается в режиме показа слайдов.

    2.  Щелкнуть мышью, чтобы перейти к следующему слайду.

    Чтобы вернуться в обычный режим, в  любой момент можно нажать клавишу ESC.

    Просмотр возможен в любой момент создания презентации. Можно задать автоматическую смену слайдов через определенное время (мин, сек). Для этого необходимо перейти на вкладку Анимация и настроить смену слайдов (рис. 1.10).

    Рис. 1.10. Вкладка Анимация

1. Практическая  часть

1. Постановка  задачи

1. Цель  решения задачи

      Целью решения задачи является автоматизация  учета на предприятии предоставляемых клиентам услуг и расчет оплаты за услуги.

      Подобная задача требует проведения большого количества вычислений. Необходимо организовать хранение данных об оказанных услугах клиентам. Обычно существуют различные тарифы на оплату услуг, большое количество льгот. Одним словом, требуется организация базы данных.

      Разработка  автоматизированного средства расчета стоимости предоставляемых услуг позволит сократить рабочие места, правильно и своевременно формировать ведомости начислений, квитанции на оплату клиентам.

2. Условие задачи

      Предприятие ООО «Энергос» осуществляет деятельность, связанную с обеспечением электроэнергией физических и юридических лиц, и производит расчеты по предоставленным услугам. Данные на основании которых производятся расчеты по оплате представлены на рис. 2.1.

1. Построить таблицу согласно рис. 2.1.
2. Результаты вычислений представить в виде таблицы, содержащей данные о расходе электроэнергии и сумму к оплате (рис. 2.2), и в графическом виде.
3. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования Документа «Квитанция об оплате электроэнергии» при помощи функций ВПР или ПРОСМОТР.
4. Сформировать и заполнить квитанцию на оплату электроэнергии (рис.2.3).
5. Построить и проанализировать графический отчет по полученным результатам.

Рис. 2.1.  Данные о показаниях электросчетчиков

Рис. 2.2. Расчет оплаты электроэнергии 
 
 
 
 

Рис. 2.3. Квитанция на оплату электроэнергии

2. Компьютерная  модель решения задачи.

1. Информационная  модель решения задачи

       1       2 
 

       3     4   5 
 

      Рис. 2.4. Информационная модель взаимосвязи исходных и результирующих данных

      1 – входной документ (показания электросчетчиков клиентов), 2 – справочник тарифов, 3 – ведомость расчета оплаты ,  4 – квитанция на оплату, 5 – диаграмма

2. Аналитическая модель решения задачи

      Для получения ведомости оплаты за оказанные услуги необходимо рассчитать следующие показатели:

• Количество потребленной электроэнергии;
• Сумму к оплате по каждому клиенту;
• Сумма к оплате по всем клиентам.