Создание пользовательской базы данных в СУБД "Access"
УФИМСКАЯ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ И
СЕРВИСА
Курсовая работа
По дисциплине: Информационные системы в экономике
Тема: «Создание
пользовательской базы данных в СУБД "Access"»
Задание
Создание пользовательских баз данных в СУБД Access для учета и обработки информации о нематериальных активах на предприятиях частного бизнеса.
Объем данной курсовой работы составляет 17 листов, в работе присутствует 7 иллюстраций, характеризующих процесс составления базы данных по нематериальным активам на предприятиях частного бизнеса.
Работа была составлена при помощи программ Microsoft Word 2007 и Microsoft Ассеss 2003, при ее написании было использовано 14 источников.
Разработанная база данных позволяет рассмотреть более детально нематериальные активы на предприятиях частного бизнеса, узнать об основных объектах, их качественных и количественных характеристик.
Основным условием повышения эффективности производственных процессов в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления производственных структур выполняется на основе научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов и методов сбора, обработки, передачи и хранения информации на основе средств вычислительной техники. Информационные системы и технологи находят широкое применение в различных сферах деятельности – экономике, образовании, промышленности и многих других.
Актуальность данной темы выводится из направлений автоматизации производственных процессов на основе применения современных компьютерных технологий являющихся решающим фактором формирования стабильной рыночной экономики.
СУБД – это комплекс программных продуктов, обеспечивающий централизованное управление данными базы данных. В офисных приложениях наибольшее применение получила СУБД Access реляционного типа. Интегрируемый пакет программных продуктов MS Office предусматривает не только автоматизацию в создании и ведении пользовательских БД средствами приложения MS Access, но и возможность организации простейших БД c проведением операций импорта/экспорта в приложениях MS Excel и MS Word.
Целью данной курсовой работы является создание базы данных для учета и обработки информации о нематериальных активах на предприятиях частного бизнеса, а так же сопоставление данных бухгалтерского учета и отчетности со знаниями, получаемыми во время практических заданий по дисциплине информационные системы в экономике.
Основной задачей курсовой работы является комплексное решение вопросов проектирования элементов базы данных для учета и обработки информации о нематериальных активах на предприятиях частного бизнеса, выполняющие основные функции информационного обеспечения ИС. При этом решаются следующие задачи:
1) Анализируются существующие структуры аналогичных баз данных и выявляются наиболее подходящие для использования в этой курсовой работе.
2) Анализируются существующие технические решения баз данных, выполняющие аналогичные заданию функции.
3) Выбирается программная среда, и рассчитываются параметры баз данных.
4) Разрабатываются схемы связей табличных данных, а так же основных объектов в виде запросов, форм, отчетов, и другие задачи.
Современное
состояние информационных систем и информационных
технологий характеризуется высокой степенью
роста. На всех предприятиях существуют
базы данных, которые являются неотъемлемой
частью их деятельности. База данных, разработанная
на высоком уровне, несомненно, экономит
время ее пользователя и приносит доход,
который является основной целью каждого
предприятия, в том числе и частного.
1. Разработка основных элементов базы данных.
1.1. Выбор и обоснование структурной схемы базы данных.
Для создания базы данных по нематериальным активам на предприятии частного бизнеса необходимо создать следующие таблицы: НМА (Нематериальные активы), Банки, Сведения об НМА, Способы начисления амортизации, Контрагенты, Расчетные счета.
Таблица НМА содержит код документов, имеющихся у предприятия, дату, название документа, номер документа, наименование объекта, инвентарный номер, регистрационный номер. Благодаря этому, таблица НМА будет связываться с другими таблицами и являться ключевой таблицей в разрабатываемой базе данных.
Таблица Банки содержит код документов, наименование банка, БИК, город.
Таблица Сведения об НМА содержит код документов, код банка, номер документа, дата принятия на учет, СПИ (срок полезного использования), краткая характеристика объекта, начисление амортизации.
Таблица Способы начисления амортизации содержит код документов, номер документа, наименование способа начисления амортизации, норма.
Таблица Расчетные счета содержит код документов, номер документов, код банка, номер счета.
Таблица Контрагенты содержит код документов, номер документов, наименование контрагентов, адрес юридический, код банка, ИНН, КПП.
Таким образом, по нематериальным активам в СУБД Access необходимо составить 6 взаимосвязанных таблиц, которые позволят хранить необходимую информацию в компьютерах предприятия.
Перед созданием таблиц базы данных вначале была разработана типы таблиц, соответствующие моей выбранной тематике курсовой работы «Учет НМА на предприятиях частного бизнеса».
После такого технологического регламента можно приступить к созданию объектов в программной среде MS Access.
Для создания таблиц в режиме конструктора необходимо выполнить следующие операции:
- Выполнить запуск программы MS Access и в появившемся окне базы данных щелкнуть на вкладке «Таблицы», а затем на кнопке «Создать». В окне диалога «Новая таблица» выбираем вариант «Конструктор», затем подтверждаем выбор нажатием кнопки «ОК».
- В столбце «Имя поля» вводим имя нового поля, после чего можно воспользоваться кнопкой «Tab» для облегчения ввода информации, а именно перехода на новую строку этого столбца. Далее указываем для него тип в столбце «Тип данных». На рис. 1 показан пример создания структуры таблицы НМА(Нематериальные активы).
Рисунок 1. Схема структуры таблицы НМА (Нематериальные активы).
- При необходимости в столбце «Описание» вводим информацию. Последовательно заполняем следующее, а именно на вкладке «Общие» указываем «Размер поля» т.е. число символов, «Формат поля» и «Маска ввода», т.е. метод отображения и допустимые символы, «Подпись» для режима таблицы; «Значение по умолчанию», «Условие на значение» и др. свойства.
- После начнем заполнять следующие пустые строки таблицы и создадим новое поле БД, затем повторим п.2 и п.3. Если необходимо вставить поле между двумя существующими, щелкните на кнопке «Добавить строки» панели инструментов «Конструктор таблиц».
- Чтобы выделить то поле таблицы, которое нужно сделать ключевым, подтверждаем нажатием на селекторе, расположенном левее имени поля. Так же для формирования сложного ключа можно выделить несколько полей, удерживая клавишу «Ctrl» и нажатием на их селекторах, после этого необходимо щелкнуть на кнопке «Ключевое поле» панели инструментов.
- В следующем окне продолжаем работу нажатием кнопки «Сохранить» панели инструментов.
- Выполняется п.п. 1-7 при создании таблиц Сведения об НМА, Банки, Контрагенты, Расчетные счета, Способы начисления амортизации. На рис. 2 показан наглядный пример создания различных типов таблиц на основе моей темы курсовой работы.
1.2. Установление связей
между таблицами.
Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами необходимо проследить через режим «Конструктор» наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами необходимо выполнить следующие операции:
- Открываем диалоговое окно базы данных и нажимаем кнопку «Схема данных», чтобы открыть это окно необходимо ввести команды «Сервис», затем «Схема данных» или посредством контекстного меню.
- Далее нажимаем на кнопке «Отобразить таблицу» на панели инструментов.
- В диалоговом окне «Добавление таблицы» по очереди выбираем необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.
- После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, подтверждаем нажатием кнопки «Закрыть» в диалоговом окне «Добавление таблицы».
- Щелкаем на поле родительской таблицы и «переводим» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при нажатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «∞»).
- После перевода (протаскивания) полей устанавливается диалоговое окно «Изменение связей», в котором можно добавлять дополнительные связи.
- Устанавливаем флажок «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и после подтверждаем нажатие кнопки «Создать структуры связей», как показано на рисунке 3.
Рисунок 3. Схема связей таблиц.
Закрываем схему данных с предлагаемым режимом сохранения.
Создание запросов можно выполнять в режиме конструктора или мастера. Так, в режиме конструктора выполнены следующие операции:
- Выбирается режим «Конструктор», появляется диалоговое окно «Запрос на выборку» и «Добавление таблицы». Выбираем требуемое название таблицы (например: НМА (Нематериальные активы)) левой клавишей мыши, а затем подтверждаем нажатием кнопки «Добавить».
- Набираем в схему необходимое количество комплекса таблиц с операциями: «Добавить», и последующим закрытием окна «Добавление таблиц».
- Убеждаемся в наличии связанной схемы данных таблиц и заполняем позиции нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условие отбора.
- Закрываем окно схемы и сохраняем структуру объекта (например, под именем «Запрос по банкам»).
- Выполняем операции по п.п.1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть, как указано на рис. 4.
Рисунок 4. Общий вид окна запросов базы данных.
Для создания форм в режиме мастера необходимо выполнить операции:
- Выбираем режим «Создание форм с помощью мастера», до появления окна «Создание форм».
- В списке Таблицы и запросы выбираем требуемый объект (например, Поставщики).
- В списке доступные поля выполняем перевод (клавишей «>») требуемых полей в список «Выбранные поля» (например, перевод полей «Код Объекта», «Код Банка», «Наименование контрагента»).
- Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и выбираем из появившегося списка внешний вид формы (например, «Ленточный»).
- Далее снова подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и выбираем из появившегося списка требуемый стиль (например, «Международный»).
- Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и устанавливаем имя формы (например, «Контрагенты»).
- Выполняем итоговое нажатие кнопки «Готово» и убеждаемся в наличии готовой формы.
- Выполняем операции по созданию необходимых форм в соответствии требований п.п. 1-6, как примерно показано на рис. 5.
Рисунок 5. Общий вид окна форм базы данных
1.5. Создание Отчетов.
Для создания отчетов в режиме мастера выполняются операции:
- Выбирается режим «Создание отчета с помощью мастера» до появления окна «Создание отчетов».
- В новом диалоговом окне появляется список «Таблицы и запросы», выбираем требуемый объект (например, Банки).
- В следующем списке доступные поля выполняем перевод (клавишей «>») требуемых полей в список «Выбранные поля» (например, перевод полей «КодБанка», «Наименование банка», «БИК», «Город»).
- Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и устанавливаем уровни группировки.
- Далее подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и задаем требуемый порядок сортировки.
- Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и выбираем вид макета для отчета (например, «Табличный»).
- Выполняем снова нажатие кнопки «Далее» и выбираем из появившегося списка требуемый стиль (например, «Обычный»).
- Выполняем «Далее» и устанавливаем имя отчета (например, «Банки»).
- Закрываем диалоговое окно нажатием кнопки «Готово» и убеждаемся в наличии готового отчета.
- Выполняем операции по созданию необходимых отчетов в соответствии требований п.п. 1-10, как показано на рис. 6.
Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы
данных.
1.6. Создание Главной
кнопочной формы НМА.
Чтобы созданная база данных выглядела в виде отдельной программы применяется метод создания Главной кнопочной формы. Для того чтобы создать Главную кнопочную форму вначале необходимо открыть базу данных, а затем выполните операции:
- В меню «Сервис» выбираем команду «Служебные программы», а затем «Диспетчер кнопочных форм».
- Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажимаем кнопку «Да».
- Нажимаем кнопку «Создать».
- Вводим имя новой кнопочной формы и подтверждаем нажатием кнопки «OK».
- Имя новой кнопочной формы добавляется в поле «Страницы кнопочной формы».
- Выбираем имя новой кнопочной формы и нажимаем кнопку «Изменить».
- В новом появившемся диалоговом окне, нажимаем кнопку «Создать».
- В поле «Текст» вводим ключевые слова для первой кнопки кнопочной формы, а затем выбираем для нее команду в поле «Команда». Например, вводим текст «Запрос по банкам», а затем выбираем в поле «Команда», затем «Открыть форму для изменения».
Примечание. Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выбираем в поле «Команда», затем «Перейти к кнопочной форме», а затем указываем кнопочную форму, к которой надо перейти.
- Для большинства выбранных команд под полем «Команда» открывается новое поле со списком. При необходимости, нужно выбрать элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда «Открыть форму для изменения», то выберите в поле «Форма» имя нужной формы, например Банки, и нажмите кнопку «OK».
- Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных кнопок кнопочной формы, как это приведено на рис. 7.
Примечание. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, необходимо выбрать имя в списке «Элементы данной кнопочной формы» и нажать на кнопку «Изменить» или «Удалить». Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, нужно выбрать элемент в списке и воспользоваться кнопками «Вверх» или «Вниз».
- 11.Закончив создание кнопочной формы, подтвердите нажатием кнопки «Закрыть».
- Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, необходимо выбрать имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажать на кнопку «По умолчанию».
- При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.
Рисунок 7. Схема главной кнопочной формы базы данных НМА
Важнейшим фактором прогресса является совершенствование форм и методов управления предприятием на основе вычислительной техники и средств связи, представляющих собой материально-техническую базу автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия. Она служит связующим звеном между объектами и субъектами управления и выполняет следующие функции: воспринимает вводимые пользователями исходные данные и запросы, обрабатывает введенные и хранимые в системе данные в соответствии с определенными алгоритмами и формирует требуемую выходную информацию.
Созданная база данных, по учету НМА на предприятиях частного бизнеса, получилась очень простой, надежной и удобной в работе, что немало важно при выборе подобных проектов для профессионального использования. Чтобы использовать данную базу данных в профессиональных условиях, её необходимо доработать только лишь в соответствие с конкретными условиями предприятия.
База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о заказчиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных. Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например, перечень контрагентов из Уфы или комбинированные данные из нескольких таблиц, например, сведения о НМА совместно со сведениями о контрагентах. Формы же содержат обычно одну запись (кортеж) таблицы, с возможностью выбора из записей, содержащихся в таблице. Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. Они представляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.
Таким образом, создание и использование в повседневной рабочей жизни СУБД Access реляционного типа, предусматривает не только автоматизацию в создании и ведении пользовательских БД средствами приложения MS Access, но и возможность организации простейших БД c проведением операций импорта/экспорта в приложениях MS Excel и MS Word. Также улучшает состояние предприятий, повышает их рентабельность, а самое главное уменьшает трудозатраты.
Список использованной
литературы
- Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: учебное пособие. – М.: Гелиос АВР, 2009.– 368 с.
- Вакуленко Т.Г. Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности для принятия управленческих решений. – СПб.:Герда, 2010. –288с.
- Савицкий Н.И. Технологии организации, хранения и обработки данных. – М.: Инфра, 2005. – 232с.
- Андрейчиков А.В. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. –М.: Финансы и статистика, 2010. – 368с.
- Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. –М.:Юнити, 2010.
- П. Нортон, В. Андерсен. Разработка приложений в Access. –М.: BHV, 2007.
- Овчаренко Е.К., Ильина О.П., Балдыбердин Е.В. Финансово-экономические расчеты в MS Excel. - М.: Финансы и статистика, 2008.
- Информатика: Учебник. – 3-е перераб. Изд. /Под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2009. –768с.
- Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. - СПБ: Питер, 2009.
- Экономическая информатика /Под ред. проф. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. - СПБ: Питер, 2009.
- http://www.citforum.ru;
- http://www.infoart.ru;
- http://www.academu.ru.
- http://www.microinform.ru.
Введение…………………………………………………………
1.Разработка основных элементов базы
данных………………………………..5
1.1. Выбор и обоснование структурной схемы
базы данных…………………..5
1.2. Создание таблиц…………………………………………………………….
1.3. Установление связей между таблицами
……………………………………8
1.4. Создание запросов…………………………………………………………
1.5. Создание форм………………………………………………………………
1.6. Создание отчетов……………………………………………………………
1.7. Создание Главное кнопочной формы……………………………………..14
Заключение……………………………………………………
Список использованной литературы…………………………………………...