Создание сайта «Электронные таблицы Excel»

Федеральное агентство  по образованию ГОУ ВПО

Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого

Кафедра информатики

Курсовая работа

по теме

Создание сайта «Электронные таблицы Excel»

Выполнила:

студентка ф-та МиИ,

3 курса гр. «А»

Боброва И.С.

Проверил:

Якушина Т.В.

Тула 2006 г.

Содержание

Введение

Создание сайта «Электронные таблицы Excel»

Функциональные возможности  табличного процессора Excel

Запуск и завершение работы Excel

Окно программы

Структура электронной  таблицы

Ввод и редактирование данных

Операция перемещения, копирования, вставки

Средства автоматизации  ввода и редактирования данных. Заполнение ячеек

Использование маркера  автозаполнения

Создание и редактирование диаграмм в документе Excel 2000

Редактирование и форматирование диаграмм

Типы данных в ячейках  электронной таблицы

Адреса ячеек

Форматирование данных и защита информации в Excel

Защита информации таблицах Excel

Средства автоматического  обобщения и анализа данных электронной  таблицы

Задачи для самостоятельной работы

Заключение

Список литературы

Введение

В современных  социально-экономических условиях одной из задач, которая стоит перед системой образования, является предоставление широким слоям населения качественного и доступного образования. В связи с этим возрастает актуальность использования такой технологии обучения как дистанционное обучение (ДО). Количество образовательных учреждений, в том или ином объеме использующих технологию ДО, стремительно растет. Процесс развития ДО может сдерживаться традиционными причинами – отсутствием хорошего материально-технического обеспечения, дефицитом компьютерной техники, ограниченными возможностями связи, отсутствием электронного содержания ресурсов.

Назначение данного  курса – научить читателей  эффективно использовать средства программы Microsoft Excel и понимать суть производимых приложением операций. Рассказать обо всех функциях и возможностях этой программы – не было главной целью проекта, а хотелось продемонстрировать, как применять Excel для достижения успеха в учебной и профессиональной деятельности.

Материал излагается в доступной форме по принципу «от простого к сложному». Курс содержит теоретический материал, сопровождающийся практическими задачами. Картинки и  иллюстрации обеспечивают хорошую  наглядность. Все это способствует достижению наилучшего результата обучения.

Начнем с простейших операций запуска и завершения работы Excel. Познакомимся с интерфейсом  программы. Научимся вводить и редактировать  данные, освоим построение диаграмм. Познакомимся с автоматическими средствами при работе с данными – это не только просто и удобно, но и высокопродуктивно.

Завершают курс задачи для  самостоятельной работ, которые  помогут вам закрепить приобретенные  навыки работы в Microsoft Excel.

Желаю удачи!

Функциональные возможности табличного процессора Excel

Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

В Excel вычислительные возможности  объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям Microsoft Office.

Табличный процессор Excel позволяет:

1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор); вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций(sin, cos, tg и т.д.); решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т.п.
2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование(Что будет, если? Как сделать, чтобы?).
3. Проводить статистический анализ, осуществить прогнозирование(поддержку принятия решений) и оптимизацию.
4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию и анализ данных.
5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых(или всех) ячеек таблицы, скрывать «прятать» фрагменты таблицы или всю таблицу.
6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.
7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора MC Office.
8. Осуществлять импорт – экспорт, обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т.п.
9. Осуществлять многотабличные связи(например, объединять отчеты филиалов фирм).

Excel отличается от других  аналогичных программ обработки электронных таблиц более удобным интерфейсом пользователя, расширенными функциональными возможностями, высоким качеством выходной информации. Excel в переводе с английского означает «превосходить».

Excel 2000(Excel 9.0) входит в  состав интегрированного пакета программ

MC Office 2000. Как и другие  приложения этого пакета, Excel 2000 отличается  улучшенным интерфейсом, более  совершенной системой управления  и поддержки сетевых режимов  работы, к которым относятся:

• Интеллектуально настраиваемая система меню;
• Наличие расширенного буфера обмена;
• Новый интерфейс и расширенные возможности диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа;
• Расширенные функции Помощника;
• Возможность автоматического восстановления поврежденных файлов;
• Наличие многоязыковой поддержки;
• Повышенная безопасность работы и расширенные возможности защиты от макровирусов;
• Возможность отправки документов на Web – сервер и управления файлами Web – документов, хранящихся на Web – сервере;
• Возможность создания динамических Web – страниц и настройки параметров Web – страниц;
• Расширенные возможности для коллективной работы нескольких пользователей и т.д.

Кроме этого в Excel 2000 появились  следующие дополнительные возможности  и удобные приёмы работы с электронными таблицами:

• Дополнительные числовые форматы дат с указанием года четырьмя цифрами;
• Европейская денежная единица евро и новые числовые форматы с символом €;
• Автоматическое расширение форматирования и формул в списках при автозаполнении списков;
• Новые возможности анализа данных с помощью отчетов сводных таблиц и настройки параметров сводных таблиц;
• Расширенные возможности анализа и представления данных с помощью сводных диаграмм;
• Создание и выполнение Web – запросов для загрузки данных, доступных через Интернет, и возможность обновления импортированного текста и др.

Запуск и завершение работы Excel

Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Excel аналогичны способам для документов Word.

Запустить программу Excel можно из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК – Программы - Microsoft Excel. Так же запуск программы может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Excel. При запуске Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным названием Книга1.

Шаблоны документов Excel имеют  стандартное расширение *.xlt. Если в  каталоге автозагрузки не указано имя  шаблона, то новый документ Excel (книга) создается с параметрами, заданными по умолчанию.

По умолчанию Excel 2000 сохраняет  книги в формате Excel 2000, который  идентичен формату файлов Excel 97, но отличается от форматов предыдущих версий. При открытии и сохранении книги Excel 2000 в Excel 97 утрачиваются некоторые свойства, характерные только для версии Excel 2000. В Excel 2000 предусмотрена возможность сохранения книги в особом двойном формате(Microsoft Excel 97 – 2000 & 5.0/95). При этом книга сохраняется в одном файле, который включает и формат

Excel 2000/97, и Excel 5.0/95. Далее  можно продолжать работать с  этой книгой в

Excel 2000 без потери каких  бы то ни было особенностей, специфических для этой версии.

Завершение работы Excel,как  и любого другого приложения Windows,- это закрытие его окна.

Окно программы

Общий вид окна программы Excel 2000 представлен на рисунке. Окно Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows (рис.1).

рис.1

Строка заголовка содержит название приложения, имя открытого документа, кнопку системного меню, стандартные кнопки управления окном.

В окне Excel, как и в  окне любого другого приложения Windows, имеются вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки.

Строка меню окна Excel отличается от строки меню Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица. Команда ДАННЫЕ предназначена для манипуляций с содержимым ячеек таблицы (например, сортировки, фильтрации, консолидации данных и т.п.).

Панели инструментов окна Excel 2000 Стандартная и Форматирование выводятся по умолчанию в одной строке в сокращенном виде и содержат наиболее важные кнопки аналогичных панелей в программе Word. В Excel 2000 с помощью кнопки Отменить можно отменить 16 последних операций.

Рис.2

Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул,(рис. 2)

 которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках и содержит:

1. Поле имени – раскрывающийся список, в котором высвечивается адрес или имя активной ячейки или блока ячеек таблицы.
2. Строковое поле для ввода и редактирования данных, предназначенное для просмотра и редактирования текстовых данных. Особенностью строки (поля)

ввода и редактирования является то, что она:

• полностью отображает содержимое активной ячейки, которое иногда не видно в самой ячейке;
• дает возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не её результат, отображенный в самой ячейке;

3. Между этими полями во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода:

• Изменить формулу – [=],
• Заверение ввода – [v],
• Отмена ввода - [x]

Рабочее поле (лист) (рис. 3) окна программы Excel состоит из ячеек, названий столбцов и строк. В верхней части рабочего листа находится строка заголовков столбцов таблицы.

рис. 3

Слева расположены номера строк таблицы. На их пересечении  находится «пустая» серая кнопка, которая служит для выделения всего рабочего листа.

Ниже всего рабочего поля располагается строка с ярлычками (названиями) рабочих листов, имеющихся  в книге. Слева от ярлычков находятся  кнопки для перемещения по рабочим  листам документа, а справа – горизонтальная полоса прокрутки.

В самом низу окна программы Excel находится строка состояния табличного процессора(строка подсказки). Она предназначена  для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент. Строка состояния может содержать индикатор состояния табличного процессора, отражающий режим его работы (Готово, Ввод, Правка, Запись макроса), расшифровку текущей команды меню, подсказку о назначении используемой кнопки. Кроме того, на строке состояния находится поле для автовычислений, которое используется для быстрого подсчета и просмотра промежуточных результатов. Excel является многократной программой, т.е. позволяет одновременно открыть несколько документов. Перемещаться между окнами открытых документов можно щелчком мыши по знаку документа на Панели задач или через меню Окно. Упорядочить расположение открытых окон документов Excel можно с помощью команды ОКНО – Расположить. Окно документа Excel можно разделить на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Разделить окна можно с помощью команды ОКНО – Разделить, либо с помощью разделителей окна – черных прямоугольников на полосах прокрутки. Закрыть окно можно командой меню ОКНО – Снять Разделение

Структура электронной таблицы

Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой(Книга 1, 2 и т.д.). Эта книга состоит  из рабочих листов, как правило, электронных  таблиц.

Рабочая книга Excel – совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле. По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа с именами Лист1 – Лист3. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц. Рабочие листы можно удалять, переставлять(менять их местами),добавлять новые(вставлять чистые листы). Щёлкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги.

Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов. Строки нумеруются числами(то 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С,..., Z. После столбца Z следуют столбцы AA, AB, AC, BA,BB...IV.

Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Формат и размер ячеек  – ширину столбцов и высоту строк можно изменить команд меню, а так же вручную – с помощью мыши или клавиш.

Текущая (активная ячейка) – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью. В активную ячейку можно вводить данные, производить над ней различные операции. Каждая ячейка имеет свой адрес, который используется для указания на ячейку – при ссылке на неё, например, А1.

Ссылка  – способ(формат) указания адреса(имени) ячейки. Вводится в строке формул электронной таблицы.

Адреса  ячеек могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.

Ссылки на ячейку используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую  указывает ссылка.

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются:

• ширина ячейки в около 8 разрядов, высота – около 12 пунктов;
• левое выравнивание для символьных данных;
• основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Блок (диапазон)ячеек – группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки или столбца, а также последовательности строк или столбцов.

Блок используемых ячеек  может быть указан или выделен  двумя способами:

• непосредственно набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон;
• выделением блока при помощи мыши или клавиш управления курсором.

Ввод и редактирование данных

Ввод данных в таблицу Excel можно начинать в том случае, если в строке состояния высвечивается индикатор режима Готово. Во время ввода данных в строке состояния высвечивается индикатор режима Ввод.

На одном рабочем  листе рекомендуется размещать  не более одной таблицы. После  помещения данных в ячейки таблицы Excel эти данные необходимо зафиксировать:

• нажать клавишу Enter;
• щелкнуть мышью на другой ячейке;
• перейти к другой ячейке с помощью клавиш управления курсором;
• щелкнуть по кнопке [v] Конец ввода в Строке формул;
• щелкнуть мышью на квадратике в нижнем правом углу ячейки Ввод

Попытка в режиме ввода данных ввести исправления в ячейку, уже содержащую ранее введенные данные, приводит к потере данных. Чтобы этого не произошло, необходимо перейти в режим редактирования, который позволяет вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения его набора. Для редактирования содержимого ячейки нужно:

• активизировать ячейку;
• нажать клавишу F2 или щелкнуть мышью Строке формул (активизировать строковое поле);
• внести в данные необходимые изменения;
• зафиксировать ввод;

Двойной щелчок по ячейке позволяет произвести редактирование непосредственно в активной ячейке.

Если ширина ячейки недостаточна для размещения в ней числовых данных, то ячейка имеет следующий  вид:[########]. Для отображения содержимого  такой ячейки необходимо увеличить  ширину столбца.

Текст в ячейки таблицы  можно вводить в виде нескольких строк.

Разделить строки в одной ячейке можно с помощью комбинации клавиш Alt+Enter или с помощью команды ФОРМАТ – Ячейки - Переносить по словам(ячейка будет заполняться в несколько строк).

Для добавления ячеек, строк, столбцов и листов используется команды меню окна ВСТАВКА – Ячейки(Строки, Столбцы, Лист) или команды контекстного меню Добавить ячейки(лист). Команда ВСТАВКА – Ячейки и Добавить ячейки вызывают диалоговое окно Добавление ячеек, в котором нужно указать направление сдвига уже заполненных ячеек. Добавить пустые ячейки можно слева или сверху от выделенной ячейки или строки. Чтобы вставить новые пустые ячейки с помощью контекстного меню надо:

• выделить ячейку, перед которой будет выполняться вставка;
• щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенной ячейке;
• в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки;
• указать направление сдвига выделенной ячейки таблицы – вниз или вправо;

Операции удаления и очистки. Для удаления выделены ячеек, столбцов и строк в Excel используются команды меню ПРАВКА – Удалить или команды контекстного меню Удалить. Для удаления выделенных листов используется команда меню ПРАВКА – Удалить лист или команда контекстного меню листа Удалить.

Для удаления информации, находящейся в выделенных фрагментах таблицы, используется команда меню ПРАВКА – Очистить, клавиша Delete или команда контекстного меню Очистить содержимое.

Операция перемещения, копирования, вставки

При копировании или  перемещении формул действует правило  относительной ориентации ячеек, т.е. происходит автоматическая настройка содержащихся в них относительных ссылок(адресов). Это значит, что при переносе формулы на некоторое число позиций каждая относительная ссылка в этой формуле заменяется на другую ячейку, смещенную относительно исходной ячейки на такое же число позиций в том же направлении. При вырезке и последующей вставке формул относительные ссылки не настраиваются.

Для перемещения и  копирования рабочих листов через  буфер обмена используют контекстное  меню или команду меню окна Excel ПРАВКА – Переместить/Скопировать лист. Переместить лист внутри рабочей книги можно путем перемещения (перетаскивания) его ярлычка.

☺ Мы будем изучать Excel на примере создания отчета для некоторой абстрактной компьютерной фирмы. Пусть это вас не смущает, но на этом примере будет проще показать основные операции, которые выполняются при работе с Excel.

Итак, начнем.

Откройте новую рабочую  книгу Книга1 Excel:

1. Выделите ячейку В1 (Далее мы не будем подробно описывать уже рассмотренные действия; если у вас возникнут затруднения на каком-то этапе, просто загляните в предыдущее занятие).
2. Наберите Продажи и нажмите клавишу Enter.
3. Выделите ячейку А5, наберите Менеджер и нажмите клавишу Enter.
4. В ячейку А6 введите Дата.

Теперь рабочий лист следует сохранить перед дальнейшими  изменениями.

Приступим к редактированию данных:

5. Дважды щелкните в ячейке В1 единственного рабочего листа Лист1 рабочей книги Книга2.
6. В ячейке щелкните перед словом «Продажи», введите слово Отчет и нажмите клавишу Пробел.
7. В слове «Продажи» удалите прописную букву «П» и введите строчную букву «п».
8. Нажмите клавишу End и клавишей Backspsce удалите последнюю букву «и»

Средства автоматизации ввода  и редактирования данных. Заполнение ячеек

В последних версиях Excel имеются разнообразные средства для автоматизированного ввода  данных в ячейки электронной таблицы:

• автозавершение;
• автозамена;
• автозаполнение.

Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор предвидеть намере6ния пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может принять вариант автозавершения или не обращая внимания ввести свой текст.

Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными.

Автозамена используется в Excel, как и в других приложения MC Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.

Заполнение ячеек служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются:

• команда меню ПРАВКА – Заполнить (вверх, вниз, вправо, влево, по листам);
• маркер автозаполнения;

При вводе команды  меню ПРАВКА – Заполнить – Прогрессия (рис. 4) в диалоговом окне

Прогрессия можно задать точные параметры заполнения ячеек:

рис.4

• Расположение – по строкам или столбцам;
• Шаг – значение, на которое будет увеличиваться или уменьшаться элемент ряда.
• Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнения);
• Предельное значение – значение, на котором ряд должен быть закончен.
• Автоматическое определение шага. Если установлен этот флажок, то значение окна Шаг игнорируется.

Использование маркера автозаполнения

В Excel копировать и размножать содержимое ячеек(горизонтальные и  вертикальные блоки) по столбцам и строкам  можно также с помощью маркера автозаполнения, перетаскивая установленный на нем указатель мыши.

Маркер автозаполнения – небольшой черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек. С помощью маркера автозаполнения можно:

• копировать и размножать содержимое ячеек;
• заполнять ячейки последовательностями числовых рядов и дат, а так же данными предварительно сформированных списков;
• копировать формулы;
• стирать данные в выделенных ячейках;
• удалять и вставлять ячейки – сдвигать ячейки в строках или столбцах.

Для копирования и  размножения содержимого ячеек (горизонтальных и вертикальных блоков) нужно:

• выделить ячейку или копируемый блок;
• установить указатель мыши на маркер автозаполнения, дождаться пока он примет вид тонкого черного перекрестья, и тащить маркер пока внешняя граница выделения(рамка) не охватит нужную область.

☺ Продолжим создание отчета. Познакомимся теперь с одним полезным инструментом Excel – Автозаполнением.

9. Введите в ячейке С8 слово Январь.
10. Если ячейка С8 не выделена, сделайте её активной и поместите указатель мыши на небольшой квадратик в правом нижнем углу рамки активной ячейки. Указатель примет форму крестика.
11. Щелкните мышью и, не отпуская кнопки, перемещайте указатель к ячейке G8. Заметьте, что при перемещении указателя рядом с ним появляется подсказка со значением, которое будет помещено в очередную ячейку.
12. На ячейке G8 отпустите левую кнопку мыши.

В результате в диапазоне  С8:G8 появилась последовательность месяцев с января по май…

13. В ячейках А10 и А11 введите, соответственно, цифры 0 и 4.
14. Выделите диапазон А10:А11.
15. Щелкните в правом нижнем углу рамки выделения и не отпуская, тащите изменившийся на знак «+» указатель мыши к ячейке А18. Таким образом, в диапазоне А10:А18 будет введена последовательность чисел, кратных четырем.
16. Удалите эту последовательность, нажав клавишу Delete (если выделение диапазона не снято).

Автозамена.

17. Выполните команду Сервис – Автозамена.
18. Проверьте установлен ли флажок Заменять при вводе,если нет, то установите. Щелкните на поле Заменять и введите в нем фа.
19. Щелкните на поле На и введите в нем Фирма А&К group.
20. Нажмите кнопку Добавить. То, что вы ввели, появиться в списке автозамен.