Создание списков и баз данных в среде MS Office

            Содержание

  1. Теоретическая часть
  1. Состав пакета MS Office.…………………………………………….………………....…3
  1. Основные понятия баз данных
      1. Базы данных и системы управления базами данных……………………...…4
      1. Состав СУБД……………………………………………………………………5
      2. Объекты базы данных……………………………………………………….…6
      3. Свойства полей базы данных…………………………………………………..7
      4. Типы данных……………………………………………………………………8
  1. Создание списков в Microsoft Word ……………………....……….………………….....9
  2. Создание баз данных в Microsoft Exсel..………………………………………....……..13
  3. Создание баз данных в Microsoft Access …………………….....................................…16

                    Заключение………………………………….........................................................................22

      1. Практическая часть……………….……………………………………….......……23
      1. Алгоритм решения задачи……………………………………………….………24
      1. Руководство пользователя……………………………………………………….30
      2. Блок-схема по решению задачи…………………………………………………31

                   Список использованной литературы…………………………...….……………….....…..32 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I. Теоретическая часть

          1. Состав пакета MS Office

                Офисный пакет (office suite) – набор взаимосвязанных компьютерных программ, предназначенных для удовлетворения запросов офисных работников. Наибольшая доля рынка этих программных продуктов принадлежит корпорации Microsoft (MS). Сегодня MS Office – основной офисный пакет, собственные форматы которого стали стандартом де-факто, а названия Word и Excel для многих превратились в синонимы понятий «текстовый процессор» и «табличный процессор». Microsoft Office — Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.

                MS Office состоит из следующих частей:

                Microsoft Office Word – программа, предназначенная для создания, оформления и редактирования различных текстовых документов: служебных писем, списков, актов, отчетов, нормативных документов табличного вида Microsoft Office Excel – табличный процессор, который является средством, позволяющим использовать для расчетов электронных таблицы данных, а также строить различные виды графиков и диаграмм. При изменении  исходных данных пересчет таблиц происходит автоматически. Excel обеспечивает взаимодействие со всеми программными продуктами, входящими в Microsoft Office.

                Microsoft Office Access – система управления базами данных (СУБД) предназначена для создания баз данных, необходимых индивидуальным пользователям и подразделениям. Кроме того, данная компонента MS Office предоставляет клиентам удобный интерфейс для доступа к более масштабным серверным хранилищам информации (например, Microsoft SQL Server), которыми раньше могли воспользоваться только  профессиональные администраторы баз данных. Access предлагает пользователям с любым уровнем подготовки удобные средства поиска, управления и обмена данными.

                Microsoft Office PowerPoint – программа, предназначенная для создания демонстрационных материалов, позволяющих во время выступления в аудитории пользоваться визуальными и звуковыми средствами.

                Microsoft Office Outlook – программа, предназначенная для управления перепиской и личными сведениями, которая облегчает работу с сообщениями, организацию встреч, контактов [1, С.215-216].

                 Так же в пакет MS Office входят  приложения Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Info Path 2003, Microsoft Office One Note 2003.

            2. Основные понятия баз данных

          2.1. Базы данных и системы управления базами данных.

          Список — набор  строк таблицы, содержащий связанные  данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. [2, c. 201]

          Одной из функций компьютера является обеспечение хранения информации. Одной из форм такого хранения является банк данных. Банк данных — это современная форма организации хранения и доступа к информации. Это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных. Банк данных — это сложная система, включающая в себя все обеспечивающие подсистемы, необходимые для функционирования любой системы автоматизированной обработки данных. [3, c. 32]

          Компонентами банка  данных являются: база данных; система управления базой данных; вычислительная система (операционная система и технические средства); администратор базы данных (группа специалистов, без которых невозможно функционирование и развитие базы данных); словарь данных; обслуживающий персонал.

          Среди перечисленных  компонентов основными являются база данных и система управления базой данных (СУБД). База данных — это файл специального формата, содержащий определенным образом структурированную информацию. Это — совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти и используемых в качестве входной информации для решения задач. [4, c. 76] 
     
     
     
     
     
     
     
     

          2.2. Состав СУБД.

          Язык  описания данных (ЯОД) – средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается  структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.

          Язык  манипулирования данными (ЯМД) –  язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение. В MS Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Использую SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Тем самым Access значительно упрощает задачу обработки данных.

          Для различных СУБД реализация этих уровней  языков может быть различной. В одних  случаях ЯОД и ЯМД требует  составления пользователем программы  полностью “вручную”, в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных  СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы – генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке. 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

          2.3. Объекты базы данных.

            В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы:

          Таблицы.

          Таблицы - это основные объекты любой базы данных. В них хранятся все данные, имеющиеся в базе, а так же таблицы  хранят и саму структуру базы (поля, их свойства и т.д.).

          Запросы.

          Запросы служат для фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения определенной задачи. С помощью запросов можно выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах.

          Форма.

          Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую  на набор данных. Бланк-форма позволяет  упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет  ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к БД. В форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.

          Отчеты.

          По  своим свойствам и структуре  отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

          Макросы и модули.

          Эти категории объектов предназначены  как для автоматизации повторяющихся  операций при работе с СУБД, так  и для создания новых функций  путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

          2.4. Свойства полей базы данных.

          Поля  базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

          Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

          Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

          Размер  поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

          Формат  поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

          Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

          Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

          Значение  по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

          Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

          Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

          Обязательное  поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

          Пустые  строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

          Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.  

2.5. Типы данных.

          Таблицы баз данных, как правило, допускают  работу с гораздо большим количеством  разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

          Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

          Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

          Поле  Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

          Дата/время  – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

          Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

          Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

          Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

          Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

          Мастер  подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка. 
     
     
     
     
     

            Создание  списков в Microsoft Word

                Многоцелевой  текстовый  редактор MS Word (текстовый процессор) с одной стороны, достаточно доступен в освоении, а с другой – является профессиональной системой, предназначенной для разработки сложных документов, включая подготовку бюллетеней и книг с графическими материалами, списков и др.

                При оформлении нумерованных списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в  строку, автоматически пронумеровать  нельзя. Для создания простейшего нумерованного списка надо выделить нумеруемые абзацы и нажать кнопку Нумерованный список по умолчанию à панели инструментов à Форматирование. Для оформления нумерованного списка нужно выполнить команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке «Нумерованный» диалогового окна Список (рис. 1.1) выбрать желаемый вариант оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

            
    Рис. 1.1.  Выбор вида нумерованного списка во вкладке "Нумерованный" диалогового окна "Список"

          Каждый  вариант оформления нумерованного  списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Параметры списка можно изменять. Для этого во вкладке «Нумерованный» диалогового окна Список (см. рис. 1.1) нужно выбрать какой-либо вариант оформления и нажать кнопку «Изменить». После этого появится диалоговое окно «Изменение нумерованного списка». В раскрывающемся списке «Нумерация» можно выбрать требуемый вид нумерации. В счетчике «Начать с» можно установить начальный номер нумерации. В раскрывающемся списке «Положение номера» можно выбрать вид выравнивания номеров, а в счетчике «На» - положение номеров относительно левого поля. В счетчике «Табуляция» после можно установить позицию табуляции, устанавливающей отступ первой строки абзаца от номера. В счетчике «Отступ» можно установить отступ абзаца от левого поля. В поле «Формат номера» можно к номерам добавить какой-либо текст. Текст можно вводить как перед номером, так и после него. Обычно номера имеют те же параметры шрифта, что и нумеруемый список. Если требуется изменить параметры шрифта номеров, надо нажать кнопку «Шрифт» и затем во вкладках «Шрифт» и «Интервал», а при особом желании и во вкладке «Анимация», диалогового окна «Шрифт» установить требуемые параметры шрифта.

                Оформление маркированных  списков.

          При оформлении маркированных списков  следует иметь в виду, что элементом  списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, отметить маркерами  нельзя. Для создания простейшего  маркированного списка выделите абзацы и нажмите кнопку Маркированный список по умолчанию à панели инструментов à Форматирование  
    Для оформления маркированного списка выполнить команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Маркированный диалогового окна Список (рис. 1.2) выбрать желаемый вариант оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

            
    Рис. 1.2.  Выбор вида маркированного списка во вкладке "Маркированный" диалогового окна "Список"

          Каждый  вариант оформления маркированного списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Параметры оформляемого списка можно изменять. Для этого во вкладке Маркированный диалогового окна Список (см. рис. 1.2) следует выбрать какой-либо вариант оформления и нажать кнопку Изменить. После этого появится диалоговое окно Изменение маркированного списка.

          Для создания многоуровневого списка текст  документа должен быть соответствующим  образом подготовлен. Если необходимо применить многоуровневый список к заголовкам документа, эти заголовки должны быть оформлены соответствующими стилями. Если необходимо применить многоуровневый список к обычному тексту, абзацы, оформляемые с использованием списка, должны различаться отступами слева. Чем ниже уровень текста, тем больше должен быть отступ первой строки или отступ слева для всего абзаца. Разница в отступах должна быть не менее 0,32 см. Чем больший отступ имеет абзац, тем ниже будет его уровень. Отступы можно назначить до применения многоуровневого списка или после его установки. Для оформления многоуровневого списка подготовленный текст выделяют, а затем выполняют команду Формат/Список или команду Список контекстного меню. Во вкладке Многоуровневый диалогового окна Список (рис. 1.3) надо выбрать желаемый вариант оформления и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

            
    Рис. 1.3.  Выбор вида многоуровневого списка во вкладке "Многоуровневый" диалогового окна "Список"

          Первоначально список не имеет уровней. Для понижения уровня списка надо выделить абзац (абзацы) и нажать кнопку «Увеличить отступ» панели Форматирование, для повышения уровня - кнопку «Уменьшить отступ». В зависимости от того, что было выбрано, текст будет оформлен маркерами или нумерацией. Так же, как и при оформлении других списков, каждый вариант оформления многоуровневого списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены. Кроме этого, некоторые виды многоуровневых списков задают нумеруемому тексту стили заголовков. Для дальнейшего применения последнего из использовавшихся вариантов оформления многоуровневого списка, независимо от того, какой многоуровневый список был применен (маркированный, нумерованный или комбинированный), можно нажать кнопку «Нумерованный список по умолчанию» à панели инструментов à Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для удаления оформления многоуровневого списка. Достаточно выделить фрагмент документа, для которого необходимо удалить оформление, и нажать кнопку «Нумерованный список по умолчанию». Оформление будет снято. После установки всех изменений в диалоговом окне «Изменение маркированного списка» необходимо нажать кнопку ОК. Список будет оформлен с указанными параметрами, а во вкладке «Маркированный» диалогового окна «Список» вместо измененного появится новый вариант списка. Для восстановления исходных параметров оформления списка во вкладке «Маркированный» диалогового окна «Список»  следует нажать кнопку «Сброс». Для дальнейшего применения последнего из использовавшихся вариантов оформления маркированного списка можно нажать кнопку «Маркированный список по умолчанию» à панели инструментов à Форматирование. Эту же кнопку удобно использовать для удаления оформления маркированным списком. Достаточно выделить фрагмент документа, для которого необходимо удалить оформление, и нажать кнопку «Маркированный список по умолчанию». Оформление будет снято [5, С. 197-199]. 
     
     
     
     
     
     
     

          Создание  баз данных в Microsoft Exсel

          Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных  данных на листе Excel. Если объявить некоторый  диапазон ячеек списком, то данными  этого списка можно управлять  и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. [6]

          При создании списка Excel процесс распознавания  и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств. [7, c. 199]

          В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, данные в списке, должны быть организованы в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:

  • верхняя строка списка должна содержать заголовки (поля), описывающие информацию, содержащуюся в данном столбце;
  • каждый отдельный список должен создаваться на отдельном листе;
  • каждый столбец должен содержать информацию одного типа;
  • следует стараться не располагать данные, не относящиеся к списку, на листе со списком, но если в этом есть необходимость, между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец;
  • перед внесением изменений в список убедиться в том, что все скрытые строки и столбцы отображены.

          Покажем на рисунке 2.1 структуру стандартного списка.

          

  1. К каждому  столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.
  2. Темно синяя рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список.

         3.Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка

      В список можно добавить строку итогов.                           Рис. 2.1 Структура списка

  1. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций.
  2. Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

                       Преимущества списков:

          Сортировка  и фильтрация списков.   Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию. Обеспечение целостности данных.    Для списков, не соединенных со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных.  Форматирование объектов списка.    Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа. [4, c. 208]

          Для того, чтобы создать списков MS Excel для начала, следует выделить диапазон ячеек. Далее «Меню-Данные-Список-Создать список». После этого можно приступить к оформлению списка и его заполнению. В качестве примера (рис. 2.2) я создала список с данными о работниках фирмы «ННН» и заполнила его первую строчку. Для того чтобы новые данные в конце списка форматировались так же, как и предыдущие строки, а формулы копировались в новую строку, необходимо:

  1. выполнить в строке меню команды Сервис\Параметры\ вкладка Правка;
  2. установить флажок Расширять форматы и формулы в списках.

    Рис. 2.2 Пример создания списка

          Чтобы с помощью формы данных найти  необходимые записи: выделить любую  ячейку базы данных. Выполнить команду  Данные> Форма. Откроется форма данных, здесь нажать кнопку Критерии. Произойдет очистка полей и изменение некоторых кнопок. Перейти к полю, которое будет участвовать в определении критерия, и ввести критерий. Нажать кнопку Далее или Назад, чтобы перейти к записи, удовлетворяющей введенному критерию.

          С помощью средства «Автофильтр» можно оставить на рабочем листе только те записи базы данных, которые удовлетворяют определенным условиям. Для этого надо выполнить команду Данные > Фильтр > Автофильтр. После выполнения этой команды справа от имени каждого поля фильтруемой базы данных появится кнопка со стрелкой. Щелчком по этой кнопке открывается список, который содержит следующие критерии: Все, Первые 10, Условие, Точное, Пустые, Непустые. После установки нужного критерия все записи, которые не удовлетворяют критерию, будут скрыты. Критерии можно устанавливать для нескольких полей.