Создание турфирмы в access

 

Содержание

 

 

1. Введение……………………………………………………………………….2

2. Проектирование базы данных………………………………………………..3

   2.1 Анализ предметной области………………………………………………3

   2.2 Проектирование инфологической, даталогической, физической  моделей, построение ER-диаграммы…………………………………………5

3. Разработка базы данных……………………………………………………...7

    1. Разработка схемы связей таблиц, нормализация базы данных  и приведение ее к НФБК………………………………………………..…..7

    3.2 Заполнение таблиц средствами Access………………………………....10

4. Создание базы данных……………………………………………………….12

    1. Разработка форм и запросов средствами Access……………………….12
    2. Разработка отчетов и макросов средствами Access…………………….13

5. Разработка руководства пользователю базой данных…………………...…16

     5.1 Назначение и возможности базы данных……………………………….16

     5.2 правила и порядок работы с базой данных……………………………..23

Заключение……………………………………………………………………….26

Список используемой литературы ……………………………………………..28

Приложения:

   1.Схема связей таблиц «Сущность-связь»…………………………………..29

   2.ER-диаграмма……………………………………………………………….29

   3.Скрипты SQL-запросов………………………………………………….....30

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время среди  разработчиков базы данных (БД) большой  популярностью пользуется реляционная  СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2010. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД - это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся  к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы  обеспечить удобное представление  этой совокупности, как в целом, так  и любой её части. Реляционная  база данных представляет собой множество  взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном  объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы  содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет  строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все  записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять  четыре простейшие операции с данными:

    • добавить в таблицу одну или несколько записей;
    • удалить из таблицы одну или несколько записей;
    • обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
    • найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом  выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество  записей, либо изменение в таблицах.

 

2. Проектирование базы данных

2.1 Анализ предметной области

 
          В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается туристическая фирма. Наша база данных решает следующие задачи: учёт заказов, представление данных о доступных турах, услугах и клиентах.

База данных «Турфирма» позволяет  упорядочить работу туристического агентства: все туры, заказы, данные туристов и т.д. хранятся в электронном  виде в одном файле на компьютере и легко могут быть найдены  и воспроизведены на бумаге. База данных позволяет печатать данные о путешествии  на типографском бланке – нет необходимости  заполнять бланк от руки, намного  облегчается ведение и анализ клиентской базы, упрощается работа и расчеты с клиентами: расчетные документы (например, приходные кассовые ордера) легко могут быть оформлены и учтены. Данные клиента и информация о путешествии вносятся в базу один раз и используются для оформления всех необходимых документов: туров, заказов и т.д. При этом значительно уменьшается вероятность ошибок при заполнении документов (например, ошибок в ФИО туристов или адресных данных). База данных позволяет легко собирать и анализировать статистические данные о количестве и характере путешествий туристов, качестве работы менеджеров агентства, популярности туристических маршрутов, отелей и т.д.

Спроектируем базу данных, содержащую информацию о турах, странах, клиентах, заказах и предоставляемых  услугах. При проектировании таблиц лучше разработать структуру  на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

не должно быть повторений  между таблицами. Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов;

каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых  друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а  каждое поле в таблице содержит отдельные  сведения по теме таблицы. Например, в  таблице с данными о поставщиках  могут содержаться поля с названием  компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

    • каждое поле должно быть связано с темой таблицы;
    • не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;
    • в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;
    • информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.

В процессе анализа предметной области  создано 9 таблиц: клиенты, заказы, город, поставщики, сотрудники, транспорт, услуги, туры и страна.

2.2 Проектирование инфологической, даталогической, физической  моделей, построение ER-диаграммы

 

Первым этапом и самым  главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели. Цель инфологического  моделирования – обеспечение  наиболее естественных для человека способов сбора и представления  той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

 В процессе создания  ER-диаграммы базы данных «турфирма», необходимо проанализировать все связи между таблицами. При анализе таблиц становится известно, что заказы осуществляют клиенты и каждый клиент может сделать несколько заказов. Получаем связь «ОДИН-КО-МНОГИМ» между таблицами Клиенты и Заказы по полю «Код клиента». Продолжая анализировать таблицы, выяснили, что один и тот же тур могут заказать несколько раз, тогда получим вторую связь, также «ОДИН-КО-МНОГИМ», только между таблицами Туры и Заказы по полю «Код тура». Следующей выявленной связью оказалась связь «ОДИН-КО-МНОГИМ» между таблицами Туры и Страны по полю «Название страны», так как имеет место такое утверждение, что может быть несколько туров в одну и ту же страну. Итак, осталась одна несвязанная таблица – это таблица Услуги, проанализировав её и таблицу Туры, становится ясно, что неизвестное количество туров может быть с одной и той же услугой, то есть мы, снова,

получаем связь «ОДИН-КО-МНОГИМ», но в этот раз уже между таблицами  Туры и Услуги по полю «Код услуги». Таким образом мы получили четыре связи «ОДИН-КО-МНОГИМ» между таблицами в базе данных. Так же существуют и другие связи, к примеру, такие как «ОДИН К ОДНМУ», то есть одной записи в первой таблице (ключу) соответствует единственная запись во второй таблице. Данный вид связи нарушает логическую целостность данных, но позволяет разбить одну большую таблицу на несколько маленьких, при этом, обычно, поля связи называются одинаково. В разбитом виде для человека информация воспринимается легче, «МНОГИЕ-КО-МНОГИМ» - абстрактный вид связи, когда в первой таблице множеству записей соответствует множество записей связанной таблицы. Такой вид связи используется редко, так как в реальной жизни связь многие ко многим редко встречается и фактически трактует отсутствие логической связи.

Физическая модель базы данных «Турфирма»

На основании проведенного анализа предметной области и  полученных спецификаций данных была переходим к созданию физической модели базы данных «Турфирма». Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access 2010, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010. После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно нажать кнопку «office» → Создать, выбираем «Новая база данных», вводим название базы данных и нажимаем кнопку «Создать», и создаём таблицы в базе данных. Для этого нужно нажать на вкладку Создание → Конструктор таблиц.

Каждое поле таблицы характеризуется  наименованием, типом и шириной  поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Определим, какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах. По окончании заполнения через кнопку «office» → Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. Далее заполняем таблицы необходимыми данными.

 

3. Разработка базы данных

3.1 Разработка схемы связей таблиц, нормализация базы данных  и приведение ее к НФБК

 

Разработаем  схему данных, для этого:

Нажимаем на вкладку Работа с базами данных, там жмем по кнопку «Схема данных» на панели инструментов. На экране появится окно «Схема данных»;

Щёлкаем по кнопке «Отобразить таблицы» на панели инструментов. На экране появится окно «Добавление таблицы»;

Выбираем таблицу и  нажимаем на кнопку «Добавить», выбираем следующую таблицу и нажимаем на кнопку «Добавить». Аналогично добавляем  оставшиеся таблицы;

Закрываем окно, щелкнув  по кнопке «3акрыть»;

Создадим связь между  таблицами Клиенты и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем поле «Код клиента» в таблице Клиенты на поле «Код клиента» в таблицу Заказы. На экране откроется окно «Изменение связей»;

Устанавливаем флажки в свойствах:

    • обеспечение целостности данных
    • каскадное обновление связанных полей
    • каскадное удаление связанных записей

Нажимаем на кнопку «Создать». Связь будет создана;

Аналогично создаем  связи  между другими таблицами.

Обзор понятий «Нормализация  модели».

Нормализация – это  процесс преобразования отношений  базы данных к виду, отвечающему  нормальным формам, процесс проверки и реорганизации сущностей и  атрибутов с целью удовлетворения требований к реляционной модели данных. Нормализация предназначена  для приведения структуры базы данных к виду, обеспечивающему минимальную логическую избыточность, и не имеет цель уменьшения или увеличения производительности работы или же уменьшение или увеличение физического объёма БД. Конечной целью нормализации является уменьшение потенциальной противоречивости хранимой в БД информации. В процессе нормализации элементы данных группируются в таблицы, представляющие объекты и их взаимосвязи. Теория нормализации основана на том, что определенный набор таблиц обладает лучшими свойствами при включении, модификации и удалении данных, чем все остальные наборы таблиц, с помощью которых могут быть представлены те же данные. Введение нормализации отношений при разработке информационной модели обеспечивает минимальный объем физической, то есть записанной на каком-либо носителе БД и ее максимальное быстродействие, что впрямую отражается на качестве функционирования информационной системы.

Общее назначение процесса нормализации заключается в следующем:

    • исключение некоторых типов избыточности;
    • устранение некоторых аномалий обновления
    • разработка проекта базы данных, который является достаточно «качественным» представлением реального мира, интуитивно понятен и может служить хорошей основой для последующего расширения;
    • упрощение процедуры применения необходимых ограничений целостности.

Устранение избыточности производится, как правило, за счёт декомпозиции отношений таким образом, чтобы в каждом отношении хранились  только первичные факты (то есть факты, не выводимые из других хранимых фактов).

Притом, что идеи нормализации весьма полезны для проектирования баз данных, они отнюдь не являются универсальным или исчерпывающим  средством повышения качества БД. Это связано с тем, что существует слишком большое разнообразие возможных ошибок и недостатков в структуре БД, которые нормализацией не устраняются. Несмотря на эти рассуждения, теория нормализации является очень ценным достижением реляционной теории и практики, поскольку она даёт научно строгие и обоснованные критерии качества проекта БД и формальные методы для усовершенствования этого качества. Этим теория нормализации резко выделяется на фоне чисто эмпирических подходов к проектированию, которые предлагаются в других моделях данных. Более того, можно утверждать, что во всей сфере информационных технологий практически отсутствуют методы оценки и улучшения проектных решений, сопоставимые с теорией нормализации реляционных баз данных по уровню формальной строгости.

Теория нормализации реляционных  баз данных была разработана в  конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, находящаяся между третьей и четвертой.

Нормальная форма —  свойство отношения в реляционной  модели данных, характеризующее его  с точки зрения избыточности, которая  потенциально может привести к логически  ошибочным результатам выборки  или изменения данных. Нормальная форма определяется как совокупность требований, которым должно удовлетворять  отношение.

Нормальная форма Бойса-Кодда:

Отношение находится в BCNF тогда и только тогда, когда каждая его нетривиальная и неприводимая слева функциональная зависимость  имеет в качестве своего детерминанта некоторый потенциальный ключ.

Менее формально, переменная отношения находится в нормальной форме Бойса-Кодда тогда и только тогда, когда детерминанты всех ее функциональных зависимостей являются потенциальными ключами.

Для определения BCNF следует  понимать понятие функциональной зависимости  атрибутов отношения.

Пусть R является переменной отношения, а X и Y — произвольными  подмножествами множества атрибутов  переменной отношения R. Y функционально  зависимо от X тогда и только тогда, когда для любого допустимого  значения переменной отношения R, если два кортежа переменной отношения R совпадают по значению X, они также  совпадают и по значению Y. Подмножество X называют детерминантом, а Y — зависимой  частью.

Функциональная зависимость  тривиальна тогда и только тогда, когда ее правая (зависимая) часть  является подмножеством ее левой  части (детерминанта).

Ситуация, когда отношение  будет находиться в 3NF, но не в BCNF, возникает, например, при условии, что отношение  имеет два (или более) потенциальных  ключа, которые являются составными и имеют общий атрибут. На практике такая ситуация встречается достаточно редко, для всех прочих отношений 3NF и BCNF эквивалентны.

 

3.2 Заполнение таблиц средствами Access

 

 

     Заполнить базу данными можно с помощью  уже созданных таблиц (однако это  не очень удобно) или с помощью  специально созданных форм (более удобно для восприятия пользователем). Поэтому для заполнения базы данных информацией, необходимо дополнительно создать формы для необходимых таблиц и, в случае необходимости, дополнительные элементы управления.

Для того чтобы начать заполнять созданную  таблицу необходимо на вкладке «Таблицы»  дважды щелкнуть по таблице или же выделить таблицу правой клавишей мыши и выбрать «Открыть». Перемещаться по записям можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиш-указателей.  

Открыв  таблицу можно не только ее просмотреть, но и отредактировать. Для того чтобы  удалить определенную запись необходимо выделить ее и нажать delete или правой клавишей мыши и выбрать удалить запись. Запись удалится, а стоящие после нее записи займут ее место.

Для добавления записей необходимо установить курсор мыши в необходимое поле и начать ввод. Если же необходимо добавить запись, то нужно выделить строку, перед которой должна будет появиться наша запись, нажать правой клавишей мыши и выбрать «добавить строку». В появившейся пустой строке необходимо ввести данные.

Для заполнения записей также часто  используется «Мастер подстановок», который облегчает ввод данных. Он может содержать данные как другой таблицы или запроса, так и фиксированные значения.

Для того чтобы использовать мастер подстановок  для заполнения таблиц необходимо в графе «Тип данных» выбрать мастер подстановок. Первое диалоговое окно предлагает выбрать источник формирования списка: на основе таблиц/запросов или фиксированного набора значений. Выбираем первое. Далее необходимо выбрать таблицу или запрос являющуюся источником. Потом выбираем доступные поля, значения которых будут в списке. После всего этого нажимаем «Готово».

При заполнении таблиц иногда разработчику может не понравится порядок следования записей (столбцов). Для изменения  порядка необходимо открыть таблицу, выделить поля которые необходимо переместить  и перетянуть их на необходимое место. Сохранить изменения.

Также в процессе заполнения можно изменить тип данных, связь и т.п. Но это  может привести к потере данных. СУБД Access автоматически выдает предупреждение об этом. Для того чтобы не потерять данные необходимо сделать резервную копию базы данных.

 

 

4. Создание базы данных

4.1 Разработка форм и запросов средствами Access

 

Создание запросов.

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных  таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запрос на выборку  об информации, о заказах. Для создания этого запроса необходимо: перейти  на вкладку Создание → Конструктор запросов → в появившемся окне Добавление таблиц выбрать таблицу страна, услуги, транспорт, туры, город  и нажать кнопку «Добавить» → выбираем нужные поля из таблиц , перетягиваем их курсором мыши. Также создаем запрос: клиенты, поставщики, сотрудники, страна, туры на Мальдивы на 6 дней, услуги.

Создание форм.

Формы служат для ввода  и просмотра данных в удобном  для пользователя виде, который соответствует  привычному для него документу. При  выводе данных с помощью форм можно  применять специальные средства оформления.

Создадим форму «запросы». Для создания этой формы необходимо:

    • перейти на вкладку Создание;
    • нажать кнопку «Конструктор форм»;
    • на панели инструментов нажать кнопку «Рисунок», курсором мыши добавить его в Область данных, в появившемся окне выбрать рисунок из компьютера и нажать кнопку «ОК»;
    • на панели инструментов нажать кнопку «Кнопка», курсором мыши добавить кнопки в Заголовок отчёта, в появившемся окне выбрать «работа с формой»; добавить гиперссылки: туры, клиенты, страны, поставщики, услуги, сотрудники, туры на мальдивы. Также выполняем формы: добавление информации, таблицы, отчеты, информация о турфирме.

Создадим форму «поставщики». Для создания этой формы необходимо:

    • перейти на вкладку Создание;
    • нажать кнопку «Конструктор форм»;
    • нажать левую кнопку мыши в «Области данных» → на панели инструментов нажать кнопку «Добавить поле» и, курсором мыши.

Оформить форму (цвет фона, текста и т.д.). Также сделать формы: клиенты, сотрудники, туры.

 

4.2 Разработка отчетов и макросов средствами Access

 

Создание отчетов

Отчёты предназначены  для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам  и структуре отчёты во многом подобны  формам. Основное их отличие заключается  в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена  возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие  от форм могут содержать специальные  элементы оформления, характерные для  печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Создадим отчет по клиентам на основе запроса «Для отчета клиенты». Для создания этого отчета необходимо:

создать запрос «Для отчета клиенты» по примеру создания запроса  «Клиенты»:

    • перейти на вкладку Создание;
    • нажать кнопку «Конструктор форм»;
    • нажать левую кнопку мыши в «Области данных» и выбрать пункт «Заголовок/примечание отчёта»;
    • нажать левую кнопку мыши в «Области данных» → выбрать пункт «Свойства» → в появившемся окне выбрать свойства отчета, выбрать раздел «данные» → нажать на поле «Источники данных» → в появившемся окне выбрать запрос Клиенты и, курсором мыши, перетащить все нужные поля (Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон из таблицы Клиенты);
    • на панели инструментов нажать кнопку «Надпись» и курсором мыши добавить надпись «Клиенты» в Заголовок отчёта;
    • на панели инструментов нажать кнопку «Добавить поле» → курсором мыши перетащить все поля в раздел Область данных → название этих полей вырезать и вставить в раздел Верхний колонтитул;
    • на панели инструментов нажать кнопку «Поле» → курсором мыши добавить поле в раздел Нижний колонтитул → в поле через свойства в строке Данные открыть построитель выражений → в построителе выражений ввести «=Now()» → название поля удалить;
    • на панели инструментов нажать кнопку «Поле» → курсором мыши добавить поле в раздел Нижний колонтитул → в поле через свойства в строке Данные открыть построитель выражений → в построителе выражений ввести «="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]» → название поля удалить;
    • на панели инструментов нажать кнопку «Поле» → курсором мыши добавить поле в раздел Примечание отчета → в поле через свойства в строке Данные открыть построитель выражений → в построителе выражений ввести «=Count([Фамилия])» → в названии поля ввести «Всего клиентов:»;
    • Оформить отчет (цвет фона, текста и т.д.).

 Также построить отчеты: Поставщики, Сотрудники, Туры, Туры в Мальдивы, Услуги.

Создание кнопочной формы

Для создания кнопочной формы  необходимо выполнить следующие  действия:

    • перейти на вкладку Работа с базами данных;
    • нажать кнопку «Диспетчер кнопочных форм»;
    • в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне ввести название кнопочной формы «Турфирма ООО«Пегас»»;
    • в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне ввести название кнопочной формы «Запросы»;
    • в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне ввести название кнопочной формы «Запросы»;
    • выбрать кнопочную форму «Турфирма ООО«Пегас»» и нажать кнопку «изменить»;
    • в появившемся окне нажать кнопку «Создать» → в появившемся окне в строке Текст ввести «Запросы», в строке Кнопочная форма выбрать кнопочную форму «Запросы» и нажать «ОК»;
    • по примеру создать ещё кнопки: «Информация о фирме», «Ввод и редактирование данных», «Отчеты», «Таблицы», «Окна БД» и «Выход»;
    • Нажать кнопку «Закрыть» → в появившемся окне выбрать кнопочную форму «Турфирма ООО«Пегас» и нажать кнопку «По умолчанию»;
    • Оформить Кнопочную форму в режиме конструктора. Кнопочную

Создание макросов

Макросом называют набор  из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны  для автоматизации часто выполняемых  задач. Например, при нажатии пользователем  кнопки можно запустить макрос, который  распечатает отчет. Создание макроса:

    • В окне базы данных выбрать вкладку Макросы;
    • Следует нажать кнопку Создать;
    • В ячейке столбца Макрокоманда нажать кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд;
    • Выбирается имя макрокоманды;
    • Вводится текст комментария к макрокоманде (необязательно).
    • В нижней половине окна, при необходимости, указывают аргументы макрокоманды.
    • Для добавления в макрос других макрокоманд переходят на следующую строку и повторяют шаги с 3 по 6. Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке

 

5 Разработка руководства пользователю базой данных

5.1 Назначение и возможности базы данных

 

Назначение СУБД

Развитие вычислительной техники всегда происходило в  двух основных направлениях. Первыми  появились задачи численных расчетов, что привело к появлению высокоуровневых языков программирования, ориентированных на удобную запись вычислительных алгоритмов, а также на их развитие и повторное использование. В дальнейшем разработанные подходы к программированию стали применяться не только для математических расчётов, но и для обработки менее формализованных данных: текстовых, графических, затем мультимедийных. Однако в современном мире более важным, чем обработка данных, является второе направление развития вычислительной техники – оптимизация хранения данных.

Дело в том, что в  связи с информационным бумом  возникла необходимость в создании систем, обеспечивающих доступ к очень большому объёму сложно структурированных данных. При обработке математических моделей, текстов или изображений соответствующие данные можно полностью загружать в оперативную память компьютера, преобразуя из файла определённой структуры в структуры данных языка программирования. Проблемы, возникающие при таком преобразовании, сильно зависят от конкретных данных и решаются за счёт использования в приложениях средств работы с файлами, которые в готовом виде есть в любом языке. Обычно существует лишь одно представление текстовых, графических и им подобных данных, что говорит об относительной простоте их структуры.

Современные же информационные системы, использующиеся на крупных  предприятиях, имеют дело с гигабайтными объёмами данных. Это не позволяет  размещать их в постоянной и, тем  более, в оперативной памяти каждого  компьютера, на котором они нужны. Кроме того, эти данные являются разнородными, сильно связаны между собой и требуют разнообразных способов своего извлечения и представления пользователю (см. рис.). При работе со сложно структурированными данными также часто возникают проблемы их дублирования и самосогласованного изменения, а также низкой скорости доступа к данным. Подобные проблемы с большим трудом решаются встраиваемыми в приложения надстройками над файловой системой. Чтобы не повторять одни и те же способы хранения, выбора и модификации сложных данных в каждой библиотеке языков программирования (или, тем более, в каждом приложении), возникли СУБД.

СУБД являются посредниками между логической структурой данных, необходимых разным приложениям, и физическими хранилищами данных (обычно это файловая система персонального компьютера или сервера, хотя последнее время хранилища могут распределяться между многими серверами). Физическая структура данных (в частности, файловая) должна быть скрыта от программистов. СУБД должны хранить логическую структуру (метаданные), предотвращая несогласованные изменения данных, нарушающие эту структуру.