Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Созрание реляционнай базы данных в MS Access

Содержание

Введение... 5

1. Нормативные ссылки 7

2. Основные понятия баз данных 8

3. Анализ предметной области 12

4. Создание реляционной базы данных 13

4.1. Концептуальная модель БД 13

4.2. Создание базы данных в среде MS Access 15

4.3. Логическая модель 18

4.3. Ввод данных в таблицы 21

Заключение... 24

Список использованных источников 25

Введение

Исторически сложившееся развитие вычислительных систем обусловило необходимость хранения в электронном(машиночитаемом)виде все большего количества информации.

Одновременно с совершенствованием и дальнейшим развитием вычислительных систем росли объемы информации, подлежащей обработке и хранению. Сложности, возникшие при решении на практике задач структурированного хранения и эффективной обработки возрастающих объемов информации, стимулировали исследования в соответствующих областях.

Задачи хранения и обработки данных были формализованы. Была создана теоретическая база для решения задач такого класса, результатом реализации на практике которой стали системы, предназначенные для организации обработки, хранения и предоставления доступа к информации. Позже такие системы стали называть системами баз данных.

Базу данных (БД) можно определить как унифицированную совокупность данных, совместно используемую различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы (ИС).

Предметной областью принято называть часть реального мира, подлежащую изучению с целью организации управления в этой сфере и последующей автоматизации процесса управления. В рамках данной книги для нас в первую очередь представляют интерес предметные области, так или иначе связанные со сферой экономики и финансов.

Понятие базы данных (БД) можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной особым образом - как правило, в виде таблиц. По сути, БД - это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда операций с БД, в частности:

добавление новой информации в существующие файлы БД;
добавление новых пустых файлов в БД;
изменение (модификация) информации в существующих файлах БД;
поиск информации в БД;
удаление информации из существующих файлов БД;
удаление файлов из БД.

Компьютеризированная информационная система представляет собой программный комплекс, задачи которого состоят в поддержке надежного хранения БД в компьютере, выполнении преобразований информации и соответствующих вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. Традиционно объемы информации, с которыми приходится иметь дело таким системам, довольно велики, а сами БД имеют достаточно сложную структуру. Примерами информационных систем являются системы заказа железнодорожных или авиационных билетов, банковские системы и многие другие.

1 Нормативные ссылки

В пояснительной записке использованы ссылки на следующие государственные стандарты:

ГОСТ Р 1.5-2004. Стандарты национальные РФ. Правила построения,

изложения, оформления и обозначения;

ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы;
ГОСТ Р 7.0.5-2008 СИБИД. Библиографическая ссылка. Общие

требования и правила составления;

ГОСТ 7.12-93 СИБИД. Библиографическая запись. Сокращения слов

на русском языке. Общие требования и правила;

ГОСТ 7.9-95 СИБИД. Реферат и аннотация. Общие требования;
ГОСТ 7.82-2001 СИБИД. Библиографическая запись.

Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие

требования и правила составления.

2 Основные понятия баз данных

Основой многих информационных систем (прежде всего, информационно-справочных систем) являются базы данных.

База данных - совокупность связанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использовании.

В большинстве случаев базу данных можно рассматривать как информационную модель некоторой реальной системы, например книжного фонда библиотеки, кадрового состава предприятия, учебного процесса в школе и так далее. Такую систему называют предметной областью базы данных и информационной системы, в которую она входит.

Известны три разновидности структуры данных: иерархическая, сетевая и табличная. Соответственно по признаку структуры базы данных делятся на иерархические БД, сетевые БД и реляционные (табличные) БД.

Слово "реляционная" происходит от английского relation— отношение. Отношение — математическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы.

В последнее время наиболее распространенным типом баз данных стали реляционные БД. Известно, что любую структуру данных можно свести к табличной форме.

Структурированное представление данных называется моделью данных. Основной информационной единицей реляционной БД является таблица. Реляционные БД используют табличную модель данных. База данных может состоять из одной таблицы — однотабличная БД, или из множества взаимосвязанных таблиц — многотабличная БД.

Структурными составляющими таблицы являются записи и поля.

	Поле 1	Поле 2	Поле 3
Запись 1
Запись 2
Запись 3

Каждая запись содержит информацию об отдельном объекте системы: одной книге в библиотеке, одном сотруднике предприятия и т. п. А каждое поле — это определенная характеристика (свойство, атрибут) объектов: название книги, автор книги, фамилия сотрудника, год рождения и т. п. Поля таблицы должны иметь несовпадающие имена.

При этом строки таблицы соответствуют кортежам отношения, а столбцы — атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного из атрибутов (простой ключ), задаваться алгебраическим выражением, включающим значения нескольких атрибутов (составной ключ). Это означает, что данные в строках каждого из столбцов составного ключа могут повторяться, но комбинация данных каждой строки этих столбцов является уникальной.

Для каждой таблицы реляционной БД должен быть определен главный ключ — имя поля или нескольких полей, совокупность значений которых однозначно определяют запись. Иначе говоря, значение главного ключа не должно повторяться в разных записях.

Реляционные БД (РБД) — наиболее распространенный тип БД, использующий табличное представление данных.

СУБД (система управления базами данных) - программное обеспечение для работы с базами данных.

Access — это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.

Access — это реляционная СУБД.

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

связанное поле одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;
связанные поля имеют один тип данных.

В Access можно задать три вида связей между таблицами:

один-ко-многим;
многие-ко-многим;
один-к-одному.

Связь один-ко-многим— наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи многие-ко-многимодной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В — несколько записей в таблице такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое — общим с таблицей В.

При связи один-к-одномузапись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие могут быть помещены в одну таблицу.

3 Анализ предметной области

Разработка базы данных состоит из двух этапов: проектирования БД и создания БД. Проектирование включает в себя:

системный анализ предметной области;
построение модели данных.

Создание БД в памяти ЭВМ происходит в среде определенной СУБД и состоит из:

создания структуры базы данных;
заполнения базы данными.

Назовем создаваемую информационную систему «Стройматериалы».

Работа начинается с системного анализа предметной области. В данном случае предметной областью являются строительные материалы и их реализация.

Опишем исследуемую систему, которую назовем «Наименование продукции». В этой системе выделим следующие элементы: «Наименование производителя», «Продукции», «Покупатели». У каждого производителя, продукции и покупателя имеется свой первичный код, с помощью которого объединим три таблицы.

Спланируем три таблицы, которые войдут в базу данных, указав названия таблиц и имена полей:

Производители

Продукция

Покупатели

Код производителя

ID продукции

Код покупателя

Наименование производителя

Продукция

Название

покупателя

4 Создание реляционной базы данных

4.1 Концептуальная модель БД

Теперь перейдем к построению реляционной модели данных. Для этого нужно описать все отношения с указанием главных ключей, а также представить схему БД — структуру связей между таблицами.

Каждая из запланированных выше таблиц будет представлена в БД отдельным отношением. Опишем все их в строчной форме, подчеркнув главные ключи.

Производители (Код производителя, наименование производителя).
Продукция (ID продукции).
Покупатель (Код покупателя, наименование покупателя).

Чтобы эти три таблицы представляли собой систему, между ними должны быть установлены связи. Для этого создадим четвертую таблицу, которая будет объединять предыдущие три.

1+2 (Код производителя, ID продукции, Код покупателя).

Связи позволяют определить соответствия между любыми данными в этих таблицах, например: между производителем и продукцией , который ее произвел или покупателем, которым она приобретается; между производителем и покупателями, которыми приобретается их продукция. Благодаря этим связям становится возможным получение ответов на запросы, требующие поиска информации в нескольких таблицах одновременно.

Для явного указания связей между таблицами должна быть построена концептуальная модель реляционной базы данных. В концептуальной модели указывается наличие связей между таблицами и тип связей. Схема для нашей системы представлена на рисунке 1.

Рисунок 1- Концептуальная модель реляционной базы данных

В схеме использован тип связи один ко многим. При наличии связи «один ко многим» одна запись в 1 таблице связана с М - множеством записей в другой таблице(1:М).Например, с одним производителем связано несколько видов продукции, а с одним покупателем — несколько производителей(1:М).

Организация связей между таблицами обеспечивает одно важное качество базы данных, которое называется целостностью данных.

Система не допустит, чтобы одноименные поля в разных связанных между собой таблицах имели разные значения. Ввод данных автоматически контролируется.

4.2 Создание базы данных в среде MS Access

Создание базы данных начинается с открытия файла, в котором она будет храниться. Для этого в MS Accessнужно произвести следующие действия: Файл → Создать БД → Новая БД; → в файловом окне указать путь и имя файла «Стройматериалы».

Дальнейшая работа состоит из двух этапов:

построение структур таблиц;
ввод данных в таблицы.

Сначала надо описать структуры таблиц.

Описать структуру таблицы — значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ (первичный ключ). В режиме «Таблица» надо выполнить команду → Создать. Из списка предлагаемых способов создания таблицы следует выбрать → «Конструктор».

На экране откроется окно конструктора таблиц. На рисунке 2 показано заполненное окно конструктора для таблицы «Номенклатура продукции».

Рисунок 2 - Конструктор таблиц

Имена полей указываются в графе «Имя поля», соответствующие им типы — в графе «Типы данных». Графу «Описание» заполнять не обязательно. В нижней половине окна конструктора присутствует таблица «Свойства поля». В ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства. Смысл каждого параметра поясняется комментирующим текстом. Кроме того, всегда можно обратиться к справочнику, нажав на клавишу F1.

Для поля «Код Продукции» указан тип - счетчик. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы. Значениями этого поля будут числа. Числовой тип присваивают тем полям, со значениями которых возможны в дальнейшем какие-то вычислительные действия, полям, обозначающим размерные величины. Над кодом продукции не имеет смысла выполнять вычисления, поэтому его можно определить как – счетчик. Поле «Наименование продукции» имеет текстовый тип и длину 30 символов.

В дальнейшем информацию о структуре каждой таблицы будем представлять в табличной форме. Пример таблицы «Номенклатура продукции» приводится ниже.

Т а б л и ц а 1 - Структура таблицы «Номенклатура продукции»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
Код продукции	Счетчик	Длинное целое
Наименование продукции	Текстовый	30

Далее с помощью конструктора описывается структура таблицы «Покупатели»:

Т а б л и ц а 2 - Структура таблицы «Покупатели»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
Код покупателя	Счетчик	Длинное целое
Наименование покупателя	Текстовый	30

После выполненных действий на вкладке «Таблицы» окна базы данных появятся названия созданных таблиц: «Наименование продукции» и «Покупатели».

В информационной системе формируются еще таблицы: «Продукция» и «1+2» .

Всего 4 таблицы.

Т а б л и ц а 3 - Структурная схема таблицы «Продукция»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
ID продукции	Счетчик	Длинное целое
Продукция	Текстовый	30

Т а б л и ц а 4 - Структурная схема таблицы «Поставка продукции»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
Код Производителя	Числовой	Длинное целое
ID продукции	Числовой	Длинное целое
Код Покупателя	Числовой	Длинное целое
Единица измерения	Текстовый	225
Дата Поставки	Дата/время
Количество	Числовой	Длинное целое
Цена	Денежный	Денежный

4.3 Логическая модель БД

Для связывания таблиц надо: выполнить команду → Сервис → Схема данных; → откроется окно «Добавление таблицы»; → выделить название таблицы «Производители»; выполнить команду → Добавить; → выделить название таблицы «1+2»; выполнить команду → Добавить→ Закрыть.

В результате на поле окна «Схема данных» появятся образы двух таблиц. Нажав левую клавишу мыши, следует перетащить имя ключевого поля «Код Производителя» из образа таблицы «Производители» на это же имя в образе таблицы «1+2».Откроется окно «Связи» (см. рисунок 3). Надо последовательно активизировать флажки «Обеспечить целостность данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Рисунок 3 - Создание связи в MSAccess

Тип связи «один ко многим» будет выбран автоматически. Далее следует выполнить команду → Создать. На рисунке 4 показана получившаяся схема.

Рисунок 4 - Часть схемы данных в MSAccess

Далее добавляем в схему данных оставшиеся таблицы и создаем связи (рисунок 5).

Рисунок 5 - Схема БД «Стройматериалы»

Осталось ее сохранить и закрыть окно.

Теперь, чтобы вывести на экран любую из созданных таблиц, нужно щелкнуть мышью по ее имени на закладке «Таблицы» и выполнить команду → Открыть. Открытую таблицу можно просматривать, редактировать, можно добавлять в нее новые записи.

Ввод данных в таблицы

Теперь организуется ввод данных в эти таблицы. Вводить данные можно непосредственно в бланк таблицы или в режиме формы.

Чтобы начать ввод данных в таблицу «Художники», нужно выделить название таблицы на экране и выполнить команду→ Открыть. Нa экране появится бланк таблицы, содержащий заголовки столбцов и пустую строку. Далее следует заполнять таблицу. После заполнения она примет вид, представленный в рисунке 6.

Рисунок 6 - Таблица «Производители» после заполнения в ACCESS

Заполним созданные таблицы данными.

Заполним таблицу «Покупатели» (рисунок 7). Покажем первые 15 товаров из таблицы «Номенклатура товаров» на рисунке 8.

Рисунок 7 - Таблица «Покупатели» после заполнения в ACCESS

Рисунок 8 - Часть таблицы «Номенклатура продукции» после заполнения в ACCESS

Так как мы создали связь между тремя этими таблицами и таблицей «Поставка продукции», то она заполнилась автоматически, сопоставив поля трех других таблиц (рисунок 9).

Рисунок 9 - Часть таблицы «Поставка продукции» после заполнения в ACCESS

Заключение

В настоящее время базы данных повсеместно используются в вычислительной практике. База данных облегчает работу с огромной информацией, необходимой для организации работы. База данных помогает справиться с тем огромным потоком информации, с которым раньше приходилось справляться вручную. Причем этот поток информации обновляется достаточно часто.

Созданная база данных позволяет быстро определить какае продукция произведена тем или иным производителем, или какой покупатель приобретает данную продукцию.

Список использованных источников

Симонович С.А., Евсеев Г.В., Алексеев А.А. Специальная информатика – М.: Издательский центр «Академия», 1999. – 413с.
Гончаров А.Г. 0 Access 7.0 в примерах – СПб.: Питер, 1997. – 165с.
Глушаков С.В., Сурядный А.С. MicrosoftOffice 2007. Лучший самоучитель – М.: АСТ МОСКВА, 2008. – 446 с.
Острейковский В.А. Информатика: Учеб. Пособие – М.: Высш. шк., 2001. – 319 с.