Специализированные электронные программы для кадровой службы

Министерство  образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский  государственный университет технологии и дизайна»

ИНСТИТУТ  БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ

 

Специальность  032001.65

КАФЕДРА БИЗНЕС-ТЕХНОЛОГИЙ

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

по дисциплине   «Кадровое делопроизводство и архивы документов

по личному  составу»

 

 

на тему: «Специализированные электронные программы

для кадровой службы

(на примере  средней общеобразовательной школы)»

 

 

Исполнитель  студент(ка) учебной группы

Баклагина А.Г. группа 3СЗ-10с     

                                 Шифр зачетной книжки        0935128

                                 Руководитель   Банщикова Г.И.

 

 

Оценка ________________________________________

 

Санкт-Петербург

2012

 

Оглавление

Введение……………………………………………………………….….........3

Глава 1.Классификация АИС учета кадров………………………………….5

1. Автоматизированные информационные системы и их классификация…………………………………………………………..5
2. Специализированные программы учета кадров………………………8
3. Локальные специализированные решения……………………………9
4. Распределенные узкоспециализированные информационные системы………………………………………………………………….9
5. Выбор программного продукта ……………………………………….9

Глава 2. АИСУ в образовательном учреждении……………………………12

2.1. Краткая характеристика учреждения…………………………………...13

2.1. АИСУ «Параграф»……………………………………………………….14

2.3. Структура программы АИСУ  «Параграф-3»…………………………...14

2.4. Информатизация процесса управления ОУ…………………………….16

Заключение…………………………………………………………………….25

Список использованной литературы………………………………………...27

Приложения…………………………………………………………………...29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Одной из главных задач информатизации образования на современном этапе  является создание единого информационного пространства системы образования Санкт-Петербурга, которое охватывает все уровни образовательной системы от отдельного учебного заведения до органа управления образованием региона с обеспечением их интеграции.

Получившая распространение  в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга АИСУ «ПараГраф: Учебное заведения XХI» позволяет автоматизировать многочисленные управленческие и контрольные функции, выступая в качестве эффективного инструмента служб и структурных подразделений образовательного учреждения.

Я работаю в ГБСКОУ школе № 656 делопроизводителем и  являюсь ответственным лицо за ведение  АИСУ «Параграф» модуль «Кадры».

^{В связи  с этим, актуальность работы заключается в рассмотрении автоматизации процессов управления кадрами (сотрудников и учащихся) в ГБСКОУ школе № 656.}

^{Поэтому целью данной работы является анализ проблем процесса автоматизации управления кадрами в ГБСКОУ школе № 656 и разработка методических рекомендаций по усовершенствованию данного процесса. Для ее достижения необходимо выполнить следующие задачи:}

• ^{изучить теоретические основы автоматизации процессов управления персоналом;}
• ^{провести обследование объекта автоматизации;}
• ^{наметить пути усовершенствования автоматизации управления кадрами в ГБСКОУ школе № 656.}

Объектом исследования курсовой работы является автоматизированная информационная система управления «Параграф».

Предметом исследования данной курсовой работы является выявление основных проблем процесса автоматизации управления кадрами в школе.

В своей работе я использовала книги авторов:

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

В первой главе будет дана классификация АИС. Во второй главе проведен анализ АИСУ «Параграф».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Классификация  АИС учета кадров

1.1. Автоматизированные информационные системы и их классификация

Опыт создания АИС, внедрение  в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно - хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности. Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков.

«Так как классификация систем по сфере функционирования объекта управления очевидна, рассмотрим следующие признаки. По видам процессов управления АИС подразделяются на:

АИС управления технологическими процессами - это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими  линиями.

АИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые системы, сочетающие АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями.

Для АИС организационного управления объектом служат производственно-хозяйственные, социально-экономические функциональные процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой, в частности:

банковские АИС;

АИС фондового рынка;

финансовые АИС;

страховые АИС;

налоговые АИС;

АИС таможенной службы;

статистические АИС;

АИС промышленных предприятий  и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские АИС) и др.

АИС научных исследований обеспечивают высокое качество и  эффективность межотраслевых расчетов и научных опытов. Методической базой таких систем служат экономико-математические методы, технической базой - самая разнообразная вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ моделирования. Как организационно - технологические системы, так и системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

Обучающие АИС получают широкое распространение при  подготовке специалистов в системе  образования, при переподготовке и  повышении квалификации работников разных отраслей.

В соответствии с третьим  признаком классификации выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые АИС, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего - более высокого уровня иерархии.

Отраслевые АИС функционируют  в сферах промышленного и агропромышленного  комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления соответствующих ведомств.

Территориальные АИС  предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами  функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

Современное развитие информатизации в области экономической и  управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС и процессов информатизации, являются:

активное участие человека - специалиста в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

интерпретация информационной деятельности как одного из видов  бизнеса;

наличие научно обоснованной программно-технической, технологической  платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;

создание и внедрение  научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;

формирование условий  организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

постановка и решение  конкретных практических задач в  области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Определяя АИС как  организованную для достижения общей  цели совокупность специалистов, средств  вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.»¹

^{1.2. Специализированные программы учета кадров}

^{Большинство систем управления кадрами  предназначены только для автоматизации  кадрового делопроизводства. Таких программ много, и все они очень  похожи, что объясняется четкой регламентацией правил и форм кадрового учета. Большинство таких систем работает не автономно, а в связке с системой расчета заработной платы.}

^{Бесспорными лидерами на Российском рынке являются программы  московской фирмы  «1С» («1С:Управление персоналом 8.0», «1С:Зарплата и кадры 7.7»). Они адаптированы к законодательству России и имеют хорошую поддержку со стороны фирмы-разработчика (обновление, консультации, развитие функционала). Хорошо зарекомендовала себя система HRB компании Robertson&Blums — многофункциональная западная система. Она также хорошо адаптирована к законодательству России. Данные программные продукты имеют инструментарий для настройки системы, учитывая индивидуальные требования компании-заказчика в рамках уже заложенной в конфигурацию функциональности («1С» имеет встроенный объектно-ориентированный язык, «HRB» — специальный язык алгоритмов, который позволяет адаптировать такие кадровые процедуры, как прием на работу, перевод, увольнение в соответствии со сложившимися бизнес-процессами компании).}

^{1. 3. Локальные специализированные решения}

^{Множество программ разработано  для автоматизации  отдельных процессов  управления кадрами (подбор персонала, разные виды тестирования). Такие  системы не претендуют на роль комплексных  решений, но вполне могут быть применимы для решения ограниченного круга задач. Основной проблемой при поддержке таких решений является абсолютная зависимость предприятия-пользователя от разработчика системы.}

^{1.4. Распределенные узкоспециализированные информационные системы}

^{«Обычно разработчиками и владельцами таких систем являются крупные государственные и правительственные организации с разветвленной структурой, которые директивно обязывают нижестоящие структуры использовать единый программный продукт. Характерным примером подобной программы является Единая государственная кадровая система «Картка». В большинстве случаев такие продукты имеют строго заданный функционал и не могут использоваться в других организациях.»2}

^{1.5. Выбор программного продукта}

^{«Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, — «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.»3}

^{«При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами. На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.}

^{Вторым  важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на украинских предприятиях.}

^{Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.}

^{Информационные системы — это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта».}

^{Качество  внедрения, сроки  выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.}

^{При выборе компании-внедренца  следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.}

^{Не  стоит забывать, что  сведения о неудачных  проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы  в бизнесе, то выбирать партнера в сфере  автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.4}

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

^{Глава 2. АИСУ в образовательном учреждении}

^{2.1. Краткая характеристика учреждения}

^{«Полное наименование: Государственное бюджетное специальное (коррекционное) образовательное учреждение для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья специальная (коррекционная) общеобразовательная школа № 656 Курортного района Санкт-Петербурга.}

^{Учредители: Комитет по образованию Санкт-Петербурга, администрация Курортного района Санкт-Петербурга.}

^{Место нахождения: 197706, Санкт-Петербург, г.Сестрорецк, Советский  пер., д.10, лит.А.}

^{ГБСКОУ  школа № 656 – это  школа, которая реализует  обучение по программам VII-VIII вида для детей с ограниченными возможностями здоровья».5}

^{Наполняемость школы: 126 учащихся, 40 сотрудников.}

 

 

Рис.1. Организационная структура школы

2.2. АИСУ «Параграф»

АИСУ "Параграф" Семейство  автоматизированных информационных систем "Параграф" предназначено для  автоматизации процессов управления образовательным учреждением, а так же автоматизации процессов учета и сбора данных на различных уровнях управления системой образования.

Семейство "Параграф" включает в себя следующие версии:

Параграф:Школа - для образовательных  учреждений

Параграф:ДОУ - для дошкольных образовательных учреждений

Параграф:НПО и СПО - для учреждений начального и среднего профессионального образования

Параграф:Район - для органов  управления образованием

Параграф:Регион - для  регионального органа управления образованием.

Версия АИСУ "Параграф:Школа", предназначена для использования  в общеобразовательных учреждениях. Она позволяет собирать, хранить  и обрабатывать данные об образовательном  учреждении, его сотрудниках и  обучающихся. Система позволяет  автоматизировать: ведение личных дел сотрудников, учет их достижений, курсов повышения квалификации, наград, различных категорий стажа; ведение личных дел обучающихся, учет их движения, достижений, итоговой успеваемости. На основе имеющихся данных, модули системы предоставляют возможность: создавать, редактировать и поддерживать в актуальном состоянии расписание учебных занятий; вести электронные классные журналы учебных коллективов; анализировать текущую успеваемость обучающихся; вести учет материально-технических ресурсов учреждения и т.д.

АИСУ "Параграф" можно  устанавливать и использовать под  управлением операционной системы Windows, а также различных дистрибутивов  операционных систем семейства Linux. Так  как  многообразие ОС Linux огромно, тесты  проводятся для ограниченного числа дистрибутивов. В настоящее время это Ubuntu, Kubuntu, Debian, Mandriva. Тестирование для других дистрибутивов Linux не проводилось.

Для обеспечения работы сервиса "Электронный дневник" на портале "Петербургское образование", в состав АИСУ "Параграф" включена программа экспорта.

 Параграф 3: Школа - эта версия АИС "Параграф", предназначена для использования  в общеобразовательных учреждениях.  Она позволяет собирать, хранить  и обрабатывать данные об образовательном  учреждении, его сотрудниках и  обучающихся. Система позволяет  автоматизировать: ведение личных дел сотрудников, учет их достижений, курсов повышения квалификации, наград, различных категорий стажа; ведение личных дел обучающихся, учет их движения, достижений, итоговой успеваемости. На основе имеющихся данных, модули системы предоставляют возможность: создавать, редактировать и поддерживать в актуальном состоянии расписание учебных занятий; вести электронные классные журналы учебных коллективов; анализировать текущую успеваемость обучающихся; вести учет материально-технических ресурсов учреждения и т.д.

2.3. Структура программы АИСУ «Параграф-3»

База данных состоит  из следующих основных компонентов:

1. Раздел «Образовательное учреждение, здания, помещения» - содержит основную информацию о параметрах территории (Приложение 1).
2. Раздел «Документы образовательного учреждения» - информация о реквизитах ОУ, основные документы, номера и даты их утверждения (Приложение 2).
3. «Движение сотрудников» - позволяет принять сотрудника на дополнительную должность, перевести на другую должность, продлить контракт, уволить с должности (Приложения 3,4,5).
4. «Личные дела сотрудников» - хранение в базе личных данных на каждого сотрудника; расчет общего стажа, педагогического стажа, стажа работы в данной организации и стажа по должности (Приложения 6,7,8,9).
5. «Движение обучающихся, воспитанников» - прием обучающегося в ОУ, предварительный прием в ОУ, выбытие обучающегося из ОУ, перемещение обучающегося (Приложения 10,11).
6. «Личные дела обучающихся» - содержит основную информацию, относящимся к персональным данным обучающегося.

Помимо основных разделов «Учащиеся» и «Сотрудники» АИСУ «Параграф» включает в себя приложение «Библиограф», доступное  для заведующих библиотеками и библиотекарей, позволяющий учесть и систематизировать библиотечные фонды художественной литературы и учебников, своевременно отслеживать устаревшие и требующие списания издания, вести электронный журнал выдачи. При этом в карточке каждого учащегося автоматически отмечаются выданные ему книги, что позволяет классному руководителю, учителям литературы и других предметов не только смотреть, что читает ученик, но и руководить внеклассным чтением учащихся, а также приложение «Классный журнал», доступное для учителей-предметников, которые вводят в него все темы уроков, домашние задания, оценки и все пропуски уроков учащимися. Данное приложение экспортирует все данные на портал «Электронный дневник», доступное для зарегистрированных родителей учащихся.

Структура базы данных АИСУ «Параграф-3 позволяет:

·  Хранить в базе личные данных о каждом сотруднике, обучающимся.

·  Автоматическое составление штатного расписания и тарификации.

·  Ведение статистики по ОУ (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний возраст).

·  Составление стандартных отчётов (список сотрудников, список вакантных мест).

·  Хранение в базе фотографий сотрудников.

·  Автоматическое составление и ведение форм ОШ-1, РИК-83, Д-12.

 

2.4. Информатизация  процесса управления ОУ⁶

«Современное образовательное учреждение – это учреждение информационного общества, приоритетной стратегией современного образования является подготовка учащихся к жизни в информационном обществе. Разнообразные информационные потоки формируют среду образовательного учреждения. Главной задачей информатизации образования является построение единого информационного пространства, объединяющего школу, семью, учащихся. Единое информационное пространство – это совокупность баз и банков данных, технологии их ведения и использования; информационно-телекоммуникационные сети учреждения; информационное взаимодействие участников образовательного процесса.

Внедрение в управленческий процесс  образовательных учреждений информационных технологий позволило по-новому организовать сотрудничество и партнерство участников образовательного процесса. В 2006/07 учебном году во всех общеобразовательных учреждениях Курортного района был установлен программно-технологический комплекс «ПараГраф: Учебное заведение XXI», который предназначен для автоматизации практически всех сфер деятельности образовательного учреждения. В состав ПТК входят модули: «Успеваемость», «Анализ успеваемости», «Годовое планирование», «Пропуски», «Опоздания», «Редактор расписаний и замен». В районе началось поэтапное внедрение в процесс управления автоматизированных информационных систем: АИСУ «ПараГраф-Движение», АИС «РОД», создание БД «Кадры».

Центр информатизации образования (ЦИО) «НМЦ» оказывал техническую и организационно-методическую поддержку учреждениям района:

1) в каждом учреждении приказом были назначены 2 ответственных сотрудника – оператор, ответственный за внесение данных и ведение БД АИСУ (секретарь или делопроизводитель), и администратор, ответственный за содержание баз данных АИСУ (заместитель директора по УВР);

2) учитывая специфику Курортного района, имеющего сложную географическую конфигурацию, большую протяженность с севера на юг и проблемы работы транспортной системы, обучение ответственных сотрудников было организовано в районе. Сотрудниками ЦИО была составлена программа повышения квалификации в области ИТ, модуль «Использование информационных технологий в управлении современным образовательным учреждением» рассчитан на 36 часов. Отдельно обучались операторы ведению баз данных, и отдельно работа велась с заместителями директора ОУ. Административные работники научились работать с информацией БД АИСУ, формировать запросы и получать разнообразные отчеты;

3) консультирование по техническим вопросам осуществлялось по телефону ежедневно, в сложных случаях специалист ЦИО выезжал в ОУ;

4) специалисты отдела образования и молодежной политики Курортного района проводили сверку статистических отчетов учреждений на бумажном носителе с данными АИСУ «ПараГраф-Движение» и БД «Кадры». Контроль первичной информации, вносимой в ОУ, осуществлялся работниками Центра информатизации образования.

Слаженная работа всех структур района привела к тому, что административные работники школ сегодня осознанно и грамотно работают с информацией БД АИСУ. Это касается любой отчетной и статистической документации, которая выходит из учреждения. В АИСУ «ПараГраф» сегодня влилась информация РБД ЕГЭ, этот процесс не вызвал затруднений у специалистов школ. В учреждениях привыкли работать в тесном сотрудничестве: операторы БД АИСУ, завучи, руководители, ответственные за ЕГЭ.

Именно внедрение программно-технологического комплекса «Параграф» подтолкнуло руководителей к развертыванию в учреждении административных локальных сетей – каждому административному работнику потребовалось автоматизированное рабочее место и доступ к информации АИСУ. 60% учреждений района сегодня имеют административную локальную сеть, установлена сетевая версия ПТК «ПараГраф».

Одним из каналов информации, связывающих всех участников образовательного процесса, является дневник учащегося. В дневнике учащегося содержится следующая информация: расписание уроков, списки учителей и кабинетов, домашнее задание на каждый день, текущая и итоговая успеваемость, замечания учителей, классного руководителя. Но традиционный путь обмена информацией сегодня не удовлетворяет информационные потребности и родителей, и учащихся, и педагогов. Специалистами разработаны дополнительные программные модули, которые позволят учреждениям создать электронную версию классного журнала и организовать обмен информацией через Интернет. Этой системой могут пользоваться и родители, и учителя-предметники, и классные руководители, и административные работники ОУ, и учащиеся.