Специфика управления виртуальной организации на примере конкретной организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

АКТУАЛЬНОСТЬ  ПРОБЛЕМЫ на страничку,,,ВИРТУАЛЬНЫЕ ОРГ НАДО СВЯЗАТЬ С НОВЫМИ ТЕХНОЛОГИЯМИ В современном мире бизнеса ничто не стоит на месте. Крупнее компании стремятся стать еще крупнее, мелкие стремятся занять достойное место на рынке и дорасти до крупных. В IT-сфере все еще более непредсказуемо, учитывая то, что отрасль IT одна из самых динамично развивающихся отраслей в современной экономике. Как сказал основатель и руководитель компании Oracle: «Компьютерная отрасль – единственная производственная сфера, которая зависит от моды сильнее, чем женская мода.»

Исходя из современных  тенденций экономики, новая мелкая Такого термина нет малая организация, не смотря на качество и специфику выпускаемой ей продукции, может просто не пробиться на рынок. «Обычная» мелкая организация просто не может сразу выйти на мировой рынок, не потратив на маркетинг сотни миллионов долларов. А в современном мире потребители желают приобретать товар на основе принципа «везде и сейчас». И тут на смену «обычным» типам  организаций приходят новый вид – «виртуальные организации».

Виртуальная организация - это структура, производящая продукт в реальном времени по желанию потребителя на основе принципа «везде и сейчас» в соответствии с его индивидуальными запросами на основе широкого использования информационно-компьютерных технологий.[8]

В ТАКОМ  ДУХЕ Виртуальные организации — пожалуй, одни из самых ярких представителей нового типа компаний, базирующихся на знаниях, интеллекте и инновациях. Феномен виртуальных организаций, возникнув более десяти лет назад, получает все большее распространение в современных социально-экономических системах. При этом можно наблюдать постепенную трансформацию виртуальных организаций из маргинальной в рутинную экономическую практику. Сегодня виртуальные организации наиболее представлены в таких интеллектуальных сферах, как интернет-проекты, программирование, журналистика, так и в сфере торговли и др.[12]

Виртуальные организации, как правило, продают свою продукцию  онлайн, что соответствует принципу «везде и сейчас». Объем информационных ресурсов в интернет пространстве практически не ограничен. Интернет как среда для ведения бизнеса безгранична, там отсутствуют входные барьеры, тем самым создается большая конкуренция. Клиенты этих компаний могут находиться как и в одном городе, где расположен офис компании, так и в других городах и странах. Все это было бы невозможно без появления и распространения интернета. Как и клиентов так и сотрудников виртуальных организаций могут также разделять города и страны, они могут находиться на расстоянии нескольких тысяч километров друг от друга. Исходя из принципа работы таких организаций, менеджерам становиться труднее координировать своих сотрудников, следить за ходом работы, и, в конце концов, управлять виртуальной организацией – это далеко не то же самое, что и управлять обычной организацией, где все сотрудники трудятся под одной крышей. Тем самым, перед менеджером становится больше задач по управлению организацией, управлению персоналом. А опыт первых виртуальных организаций показал, что менеджмент у таких организаций должен быть на пять с плюсом, иначе все может развалиться как карточный домик, так как организация держится на своих сотрудниках.

Ведение бизнеса онлайн очень  важное направление экономики 21 века. Во-первых, по разным данным, число интернет пользователей сейчас достигает 2,5 миллиардов человек. Сейчас вряд ли найдется человек, ничего не слышавший об интернете.

Во-вторых, только в США  в 2012 году оборот Интернет-торговли составил 186,2 миллиарда долларов. Как сказал Билл Гейтс: «В будущем на рынке останется  два вида компаний: те, кто в Интернете  и те, кто вышел из бизнеса.» Сейчас многие, даже самые крупные компании начинают торговать в Интернете. Конечно, таких крупных корпораций как Apple и Microsoft, нельзя назвать виртуальными организациями только из-за того что они занимаются Интернет-торговлей, но и сказать то что они ограничиваться только четырьмя стенами своего магазина или офиса тоже нельзя. Если бы крупные гиганты не занимались Интернет-торговлей они теряли сотни миллионов долларов. Так что в современном мире есть виртуальные организации и реальные, которые так же начинают вести свой бизнес  онлайн.

Это определяет и актуальность выбранной темы курсовой работы. Знание специфики управление виртуальной  организации позволит грамотно улучшить позиции на мировом рынке даже мелкой компании.

Таким образом, в первой разделе  изложены теоритические основы управления виртуальной организацией. Далее  приводится обзор реализации на примере  конкретной организации, дается общая  характеристика данной организации  и анализ системы управления. В  третьем разделе представлены конкретные рекомендации по совершенствованию  управления виртуальной организацией.

Цель курсовой работы – рассказать проанализиролвать специфику управления виртуальной организации на примере конкретной организации.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе поставлены следующие задачи: СОГЛАСОВАНИЕ слов проверь – раскрыть специфику виртуальной организации

• проанализировать особенности управления виртуальной организацией;
• разработать рекомендации по совершенствованию управления виртуальной организацией.

Объект исследования –  компания Auslogics.

Предмет исследования –  специфика управления виртуальной  организацией.

При написании курсовой работы использовались труды отечественных  и зарубежных авторов по виртуальным  организациям (М. Витцель, Л. Санкова, М.В. Петрович), собственные разработки и предложения автора.

ГЛАВА 1 СПЕЦИФИКА  УПРАВЛЕНИЯ ВИРТУАЛЬНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

1.1 Сущность виртуальной организации и ее виды

Виртуальная организация  представляет собой временную или  постоянную совокупность географически  разобщенных индивидов, групп, организационных  единиц или же целостных организаций, функционирование производственного  процесса у которых проходит при  обязательном участии информационных технологий, включая электронные  средства связи.

Что касается виртуальной  организации, то само понятие общей  цели, основы любой организации, будет  проявляться как пересечение  целей, т.е. объединение людей, групп, организаций со схожими интересами для достижения каждым своей индивидуальной цели, поскольку компоненты виртуальной  организации автономны и являются составляющими, но других организаций.

Виртуальная организация  – это организация, которая создается для выполнения какой-либо работы или реализации возникающей потребности. Это позволяет избежать постоянных изменений организации и в то же время использовать возникающие возможности. Если бюрократия имеет внутреннюю направленность целей, органические организации больше говорят о своем предназначении, миссии, и цели направлены вовне, то виртуальная организация не имеет цели, она сама есть цель. Она появляется в нужное время в нужном месте для реализации возможностей и исчезает после. Такая «сверх быстрота» уже возможна технологически, вопрос за организацией, за людьми, задачами, способами и приемами управления, а здесь на первое место выходят доверие, дисциплина и взаимопонимание, на чем строятся отношения между людьми [3].

Новизна виртуальной  организации проявляется на четырех  уровнях: стратегическом, структурном, организационном и технологическом.

Стратегический  уровень – виртуальная организация  более фрагментарная и изменчивая, ориентированная на появляющиеся идеи и формируется вокруг возможностей. Основным стратегическим ресурсом будет  время, что приведет к ускорению  делового цикла «нашел», «реализовал», «забыл». Потребности клиента будут  формировать сами виртуальные организации, предлагая новые возможности, поскольку сама философия интернет-бизнеса – это не решение проблем, что означало бы вложение сил и времени в свои слабости, а поиск возможностей и развитие сильных сторон.

Структурный уровень  – связи и элементы виртуальной  организации представляют равноправное сотрудничество «свободных художников», рабочих групп, отделов и целых  организаций на основе аутсорсинга, причем отношения каждый раз выстраиваются  по-новому и только на этапе реализации конкретного проекта.

Организационный уровень  – построение отношений основывается на идеях, компетентности и партнерстве  людей, участвующих в виртуальной  организации. От работника будет  требоваться не выполнение работы и  даже не улучшение продукта или процесса ее выполнения, а умение сделать  выбор, т.е. какую работу делать дальше, а от какой отказаться. А сам  виртуальный характер работы помимо командной работы и внутренней мотивации  потребует постоянного взаимодействия работников с работниками других организаций для выполнения работы в рамках виртуальной организации.

Технологический уровень  – бизнес-процессы, как основа технологии и процесса создания продукта или  услуги, будут доведены до замкнутого цикла, включающего динамическое моделирование  и постоянное совершенствование  в режиме реального времени.

С маркетинговой  точки зрения цель виртуальной организации  – это получение прибыли путем  максимального удовлетворения нужд и потребностей потребителей в товарах (услугах) быстрее и лучше, чем  у потенциальных конкурентов. Очевидно, что такая цель присуща всем ориентированным  на рынок организациям. Но, во-первых, виртуальные организации, как правило, ориентируются не на удовлетворения нужд и потребностей какого-то определенного сегмента рынка, а на выполнение определенных рыночных заказов вплоть до удовлетворения определенных запросов конкретных потребителей (заказчиков). И, во-вторых, виртуальная организация увеличивает скорость и качество выполнения заказа путем объединения ресурсов различных партнеров в единую систему.

С практической точки  зрения, обычной организации, например, для разработки и выведения нового товара на рынок требуется привлечение  значительных ресурсов. В отличие  от него виртуальная организация  ищет новых партнеров, обладающих соответствующими рыночным потребностям ресурсами, знаниями и способностями, для совместной организации и реализации этой деятельности. То есть выбираются предприятия (организации, отдельные коллективы, люди), обладающие ключевой компетенцией в форме ресурсов и способностей для достижения конкурентного  преимущества на рынке [16].

Как правило, партнерство  заключается на определенный срок или  до достижения определенного результата (например, выполнения заказа). Другими  словами, партнерство является временным, и, например, на определенных этапах жизненного цикла изделия или при изменении  рыночной ситуации в сеть могут привлекаться новые партнеры или исключаться  старые.

Существует несколько  позиций, на основании которых различают  виртуальные организации.

Представители первого подхода  выделяют три основных вида виртуальных  организаций:

1. с централизованным типом управления, при котором один из агентов управляет процессом (уясняет задачу, выдает задания другим агентам, обобщает результаты и принимает решения);
2. с распределенным типом управления, где знания и ресурсы распределяются между агентами, но сохраняется общий орган командного управления, принимающий решения в конфликтных ситуациях;
3. с децентрализованным типом управления, при котором все управленческие процессы осуществляются только за счет локальных взаимодействий между агентами.

Для эффективного функционирования всей партнерской сети, работающей над выполнением виртуального проекта, агенты-партнеры должны базироваться на единой методологической основе и  согласованно вести хозяйственную  деятельность.

Представители второго подхода, рассматривая возможные варианты организации  внешнеэкономической деятельности с использованием Интернет-технологий, опираются на классические международные  организационно-правовые формы. Указывают следующие группы критериев классификации виртуальных организаций:

• юридические;
• географические;
• хозяйственно-экономические;
• системно-сетевые [20].

Следующие стиль ДРУГАЯ ГРУППА ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ считают, что среди важнейших критериев интеграции виртуальных организаций необходимо выделить объединение хозяйственной деятельности, отраслевую общность и юридическую самостоятельность. Опираясь на эти критерии, можно ввести основные типы виртуальных объединений: от наиболее «слабого» – виртуальной ассоциации до гипотетически самого «сильного» – виртуального треста.

В виртуальной ассоциации партнеры, находящиеся на удалении друг от друга, сотрудничают лишь при  выполнении общих операций или функций. Здесь имеются две ключевые структурные  характеристики: взаимозависимость  между составляющими операциями и распределение ответственности  между участниками.

Виртуальный консорциум близок по своим характеристикам к виртуальной  ассоциации. Как правило, он создается  в интересах реализации крупных  программ или выполнения инновационных  проектов. В рамках виртуального консорциума  могут электронным способом объединяться предприятия разных стран, отраслей и форм собственности. При этом интеграция предполагает в первую очередь совместное выполнение функций и построение распределенной сети бизнес-процессов.

Виртуальный картель –  это компьютерно-интегрированная  форма объединения юридически самостоятельных  организаций одной отрасли, имеющих  соглашения о ценах, объемах производства, рынках сбыта.

Виртуальный синдикат представляет собой разновидность виртуального картеля, в рамках которого помимо вышеуказанных  соглашений существует единый орган  сбыта продукции участников виртуального объединения. Цель вступления в виртуальный  синдикат – получить выигрыш от централизации сбыта. Синдикаты  обычно образуются в отраслях с массовой однородной продукцией.

В свою очередь виртуальный  пул означает полученное электронным  путем временное объединение  разных компаний (возможно разных отраслей), где для вступающих в пул организаций  устанавливаются правила распределения  общих расходов и прибыли, поступающей  в единый фонд, распределяемый по установленной  пропорции.

Виртуальный концерн предполагает электронное объединение компаний одной или нескольких отраслей на основе централизации научно-технических  и производственных функций, сбыта, финансов, учета и пр. Участники  делегируют концерну часть своих  функций – тех, которые не могут  выполнить сами, но остаются юридически самостоятельными.

Наконец, наиболее сильной  формой компьютерной интеграции организаций  оказывается виртуальный трест, когда все стороны деятельности входящих в него организаций объединяются, а сами они теряют юридическую  и хозяйственную самостоятельность.

Для того чтобы деятельность виртуальной организации была продуктивной, необходимо координировать деятельность участников (агентов) с помощью уполномоченного  на то органа, осуществляющего управленческие воздействия и регламентирующего  деятельность предприятий-партнеров  – органа-координатора. Его появление  вызвано следующими причинами: высокая  степень сложности процессов  за счет кооперации различных организаций, наличие нескольких распределенных источников информации, которые необходимо скоординировать в режиме реального  времени, нестабильная структура системы  организации, расширение пространства поиска решений вследствие повышающейся комплексности процессов [8].

1.2 Особенности системы управления виртуальной организацией

Очевидно, что для планирования, организации и координации деятельности виртуальных предприятий необходимы и соответствующие управленческие подходы. Легко заметить, что при  создании виртуальных предприятий  могут быть предприятия, которые  концентрируют свои усилия исключительно  на управлении компетенциями третьей  стороны. В данном случае такое предприятие  должно обладать как  минимум следующими способностями:

• уметь идентифицировать и привлекать ключевые компетенции, необходимые для реализации проекта (аспекты менеджмента знаний);
• на основе привеченных компетенций организовать процесс создания и сбыта продукции (аспекты функционирования сети).

На основе этого можно  в общем виде сформулировать основные функции управление виртуальным  предприятием как сетью партнеров:

• Определение требований (задач) проекта.
• Поиск и оценка возможных партнеров (исполнителей).
• Выделение исполнителей, которые оптимально соответствуют задачам.
• Привлечение и распределение исполнителей.
• Постоянное отслеживание и перераспределение (если это необходимо) партнеров и ресурсов по задачам.

Наряду с перечисленными выше достоинствами, виртуальные предприятия  обладают и некоторыми недостатками, точнее, слабыми местами:

• чрезмерная экономическая зависимость от партнеров, что связано с узкой специализацией членов сети;
• практическое отсутствие социальной и материальной поддержки своих партнеров вследствие отказа от классических долгосрочных договорных форм и обычных трудовых отношений;
• опасность чрезмерного усложнения, вытекающая, в частности, из разнородности членов предприятия, неясности  в отношении членства в ней, открытости сетей, динамики самоорганизации, неопределенности в планировании для членов виртуального предприятия [11].

Другими словами, принципы виртуальных  организационных форм предопределяют «дефицит» автаркии и мотивации  предпринимателей, входящих в сеть [4]. Очевидно, что отказ от испытанных организационно-управленческих принципов  нуждается в определенных заменителях. Действительно, в рамках сетевого подхода  такими субститутами призваны служить  принципы сетевой культуры, взаимности и климата доверия. Однако  по уровню разработки они пока не могут  служить достаточной базой для  возмещения упраздненных принципов.

Процесс развития сетевых и виртуальных форм организаций характеризуется отставанием фундаментальных научных исследований от практического опыта. Хотя успех многих функционирующих виртуальных организаций очевиден, в более широком контексте остаются открытыми многие вопросы организации и функционирования виртуальных организаций. Некоторые проблемы здесь можно оценить как своего рода болезнь роста, свойственную любой инновационной концепции.

Следует отметить, что довольно часто под виртуальными организациями  в производстве понимают ту или иную форму организации взаимодействия предприятий в области логистики, материально-технического снабжения. При этом предполагается, что в  будущем конкретное производство сфокусируется  на одной - трех ключевых компетентностях, а все остальное будет поступать  туда извне. Такая вертикальная дезинтеграция  будет продолжаться до того момента, когда не будет производства или  комплексирования своих собственных  продуктов. Такие предприятия сфокусируют  свои ресурсы на НИОКР, конструировании  конечных продуктов, маркетинге, организации сбыта, сервисе и создании сетей снабжения [4].

Такое видение будущего достаточно привлекательно и очевидность доказывает, что нечто подобное происходит в  области высоких технологий. Однако в других отраслях подобной тенденции  не наблюдается или она очень  слаба. Журнал «Purchasing» (США) опросил 1400 крупнейших в США компаний и не нашел какого-либо тренда к переносу вне фирмы производственной активности. Тренд намечается только в высоко - технологических отраслях (электроника, телекоммуникация, медицина, фармацевтика), где производственные процессы легко стандартизировать, высоки затраты на НИОКР и маркетинг и критичными являются скорость инноваций и время до рынка. Следует отметить, что современные тенденции развития мирового рынка делают перечисленные факторы свойственными и большинству других отраслей промышленности [3]. Однако сегодня, по мнению опрошенных бизнесменов, сильное сопротивление рассматриваемой тенденции оказывает следующие факторы:

• традиционные финансовые показатели;
• трудности определения ключевой компетенции;
• страх потери интеллектуального капитала;
• трудности поиска квалифицированных компаний в области производства / сервиса;
• трудности заключения хороших контрактов с производителями при организации менее привлекательных программ;
• трудности понимания и документирования возможностей контрагентов;
• трудности оплаты статуса наиболее привлекательных потребителей;
• необходимость управления риском;
• страх передачи вместе с технологией и/или знаний;
• непредполагаемые заранее проблемы.

Такой перечень очень важен, чтобы оценить трудности, которые  могут встретиться при широком  внедрении виртуальных сетевых  организаций.

В условиях опоры при выполнении НИОКР на принципиально новые  знания и их менеджмент виртуальные  организации могут стать самой  распространенной фирмой выполнения перспективных  исследований и разработок. При этом естественным является получение наибольшего  научного, технического и коммерческого  эффекта путем объединения этих аспектов в единую программу с  единым информационно-технологическим обеспечением [19].

Ряд проектов был разработан для информационной поддержки такого предпринимательства. В рамках проекта NIIIP в США была осуществлена разработка открытых протоколов программного обеспечения  для промышленности, которая позволяла  производителям и их поставщикам  эффективно взаимодействовать. В Европе был разработан ряд проектов ESPRET для разработки соответствующей архитектуры и поддерживающей инфраструктуру для виртуального предпринимательства, в том числе и для малых и средних фирм.

Инновационной моделью виртуальной  организации можно назвать систему совместного проектирования и производства для виртуальных организаций CDMS (Collaborative design and manufacturing system), в работе описывается архитектура агента для реализации таких виртуальных организаций в CDMS, представлен пример совместного планирования нескольких предприятий.

Виртуальная организация  в CDMS имеет следующие характеристики:

• она отлична от «физической» организации;
• она обычно открыта и динамична;
• она перестраивается по конфигурации и масштабу;
• она распределена географически;
• она состоит из гетерогенных компонентов (программное обеспечение, архитектура, человеческие ресурсы и т.д.);
• она требует механизмов координации для обеспечения стабильности системы.

В CDMS вводятся блоки медиаторов для объединения различных производственных действий и координации интеллектуальных агентов различного типа [7].

Родовая модель медиаторов включает семь уровней активности: предпринимательство, спецификация и  проектирование продуктов, виртуальная  организация, планирование и распределение  исполнительной власти, коммуникация, обучение. Гибридная система архитектуры агентов отображена в Приложении А. Здесь система производства организована как самый верхний уровень через систему специальных медиаторов. Каждая подсистема связана (интегрирована) через специальный медиатор.

Инфраструктура системы  агентов сотрудничества изображена на таблице 1.1.ОФОРМЛЕНИЕ ПО МЕТОДИЧКЕ

Таблица 1.1 - Инфраструктура системы агентов сотрудничества

Основные характеристики виртуальных организаций в системе CDMS суммируются следующим образом:

• Агенты - компоненты программного обеспечения, связанные сетью, и, следовательно, удобные для встраивания в виртуальную организацию, но не соединенные физически.
• Открытость и динамичность - первичные черты архитектуры, основанной на агентах.
• Модульность и автономия агентов делает такие системы способными к реконфигурации и изменению масштаба.
• Основанная на агентах система может включить агентов, распределенных по всем видам сетей, включая Интернет.
• Относительно легко интегрировать гетерогенные компоненты / системы с помощью обычных языков связи и протоколов.
• Механизмы координации очень полезны для CDMS, в частности при разработке и производстве сложных комплексов [15].

Таким образом, виртуальная организация представляет собой временную или постоянную совокупность географически разобщенных индивидов, групп, организационных единиц или же целостных организаций, функционирование производственного процесса у которых проходит при обязательном участии информационных технологий, включая электронные средства связи. Выделяют три основных вида виртуальных организаций: с централизованным типом управления, с распределенным типом управления, с децентрализованным типом управления. По другой классификации, можно ввести основные типы виртуальных объединений: от наиболее «слабого» – виртуальной ассоциации до гипотетически самого «сильного» – виртуального треста.