Способы документирования: развитие и современные состояния
Введение.
Тема данной курсовой
работы – «Способы документирования:
развитие и современные состояния». Вначале
необходимо определиться с основными
терминами, используемыми в данной работе.
Документирование - это создание документа
с использованием различных методов, способов
и средств фиксирования информации на
материальном носителе (5, с.10). Документирование
предполагает совокупность методов, способов
и процессов создания документов (10, с.15).
В случае, если этот процесс регламентируется,
возникают официальные документы. Поэтому
в делопроизводстве термин «документирование»
и определение этого понятия стандартизованы.
Документирование - это запись
информации на различных носителях по
установленным правилам (7, с.11). В свою
очередь, правила документирования определяются
как требования и нормы, устанавливающие
порядок документирования. Правила документирования
устанавливаются либо правовыми нормативными
актами, либо выработаны традицией.
Способ документирования - это
действие или совокупность действий, применяемых
при записи информации на материальном
носителе (высекание, резьба, окрашивание,
перфорирование, фотохимический, электромагнитный,
оптический, механический, ручной и другие
способы документирования) (14,с. 15).
Средство документирования
- это предмет (орудие) или совокупность
приспособлений (оборудование, инструменты),
используемых для создания документа
(ручные, механизированные и автоматизированные
приспособления).
Способы, средства и инструменты
создания документа в своей совокупности
являются основой видового многообразия
документов.
Актуальность данной темы объясняется тем обстоятельством,
что в последние годы активно развиваются
технологии документирования информации,
в связи с чем появляются новые и совершенствуются
прежние способы и средства документирования.
Цель работы - проанализировать развитие
способов документирования и их современные
состояния.
Задачи:
-проанализировать понятие
«документирование»;
-раскрыть сущность основных
способов документирования;
-дать характеристику современным
средствам документирования.
Объект исследования - документирование информации.
Предмет исследования – средства и способы документирования.
В структурном плане работа представлена введением,
тремя главами, логическим образом разделенными
на параграфы, заключением, списком источников
и литературы.
Для написания работы нами были использованы следующие материалы: научные, учебные, справочные издания, посвященные проблемам документирования информации, публикации профессиональных периодических изданий: (журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера»).
Наиболее важными являются
труды Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко
и Н.С. Ларькова.
Глава I. Документирование, его развитие и область применения.
1.1. Понятие «документирование информации»
Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается процесс закрепления (фиксация) информации на материальном носителе. Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией (16, с. 27).
Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке - возникшем стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языках - специально разработанных человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки) с использованием новых носителей информации.
При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – т.е. документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки (16, с. 27).
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях. Это документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (16, с.28).
При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). (10, с. 231.)
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Функция документа - общественная роль, социальное назначение, цель, задача), что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, явные и скрытые. Их подробно характеризует документовед Н.С. Ларьков (16, с.55).
Знание функциональных особенностей не только позволяет глубже проникнуть в социальную природу документа, понять документ как социокультурный феномен, но также способствует более эффективной организации работы с самой различной документированной информацией(16, с. 63).
Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы. Согласно "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам"( 1, с. 2).
В свою очередь, правила документирования определяются как "требования и нормы, устанавливающие порядок документирования". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.
Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно- вычислительных машин).
Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств, отмечает Т.В. Кузнецова, различаются способы документирования и типы создаваемых документов (8, с. 25).
С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы,
изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы. Способы документирования и типы полученных документов достаточно детально изучены, итоги этого изучения представлены в ряде научных и учебных работ (5, 8, 9, 14, 18, 19).
Рассмотрим эволюцию способов документирования.
1.2. Основные
этапы развития
Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:
- пиктографическое;
- логографическое (идеографическое);
- слоговое (силлабическое);
- буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).
Они были основой текстового документирования. Охарактеризуем этапы его развития.
Пиктографическое письмо.
Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков(16, с.97). Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях. Этот вопрос подробно изучен в ряде источников.
Пиктографическое письмо (от лат. "pictus" - писанный красками, рисованный и греч. "grapho" - пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее - военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 в.).
Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке.
Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах; среди них - дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.
Пиктографическое письмо имело множество несомненных достоинств, которые определили возможности его развития в более высокие формы письменности, вплоть до фонетической. К числу этих достоинств следуем отнести:
- возможность вводить новые
промежуточные звенья
- достаточно высокий уровень абстрагирования, выделение главного, существенного;
- отсутствие необходимости в реалистичности изображения, в таком письме заложены значительные возможности схематизации и перерастания в условные изображения (14, с.205).
Основные направления исторического развития пиктографии, как отмечает Н.Н. Кушнаренко, следующие:
- выработка единого способа начертания рисунка, понятного для всех (или большинства) представителей данного племени (рода, общины);
- закрепление за каждым
- обогащение набора
Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка; так, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается также у народов, не имеющих собственной письменности.
Однако пиктографическому письму присущи и значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т.п.).
Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы - слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное - идеографическое письмо (от греч. "idea" - понятие и "grapho" - пишу).
Логографическое (идеографическое) письмо.
Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками - детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово. Идеографический знак, прикрепленный к определенному слову, называется логограммой (18, с.110). Для знаков, выражающих последовательности звуков, также используются логограммы.
В течение нескольких тысячелетий пиктографическое письмо постепенно перерастало в идеографическое письмо, где рисунки заменялись определенными знаками. Идеографическое письмо развивалось в направлении от изображения определенных представлений (образов, понятий) независимо от их звучания в устной речи - к иероглифам. Иероглифы одновременно указывали и образы (представления, понятия), и те звуки, из которых состоят слова, обозначающие данные образы (представления, понятия). На рубеже IV--III тыс. до н.э. иероглифическое письмо уже широко применялось в Месопотамии, а в 2400 г. до н.э. оно превратилось в упорядоченное словесно-слоговое письмо клинописного типа. Клинописное письмо было достаточно сложной системой, состоящей из нескольких сотен и даже тысяч специальных знаков. Его усвоение требовало значительной специализации и профессионализации. В древневавилонском обществе сформировался целый социальный слой - слой писцов. В течение III тыс. до н.э. складывается и египетская иероглифика. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие (18, 111).
В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические, музыкальные знаки, денежные символы ($ ), знак параграфа и др.
Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки (16, с.223). Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.
Идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более (19, с.87).
Слоговое (силлабическое) письмо.
Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. "sullabe" - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко
распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.
Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.
Исследователи указывают преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Существуют в этой системе письма и недостатки: многочисленность знаков (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения (16, с.230).
Буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое) письмо.
Из слогового письма во 2 тыс. до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греч. "phonema" - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно- звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки) (16, 233).
Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное, в котором знаки обозначают не предметы, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначения.
В связи с частой необходимостью передачи имен появился качественно новый и перспективный прием - изображение имен людей некоторыми предметами, сходными по звучанию, но имеющими, разумеется, совсем иную природу.
Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму. Будучи активными мореплавателями и торговцами, они быстро распространили, начиная с 9 в. до Р.Х., свой алфавит среди многих народов Средиземноморья. От финикийцев алфавит заимствовали греки.
Греческий классический алфавит, возникший к 403 г. до Р.Х., содержал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построенным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты. В скорописной (курсивной) форме финикийский алфавит получил широкое распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало всем восточным алфавитам (13, с.29).
Так постепенно зарождаются зачатки фонетического письма. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук) (). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки). Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.
Славяне также заимствовали греческое письмо. Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине 9 в. связано с именами известных византийских просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две графических разновидности - кириллицу и глаголицу. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. Кириллица, просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала 18 века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи. Затем появляется скоропись.
В начале XVIII в. В России формируется гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма. Гражданский шрифт появился в ходе реформы азбуки в 1707-1710 гг. (13, с. 31).
В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.
Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ - прежде всего Петровской (1708-1710 гг.) и советской (1917-1918 гг.). В результате из алфавита был изъят ряд букв: омега, пси, кси, фита и др. В 1918 г. В конце слов, оканчивающихся на согласную букву, перестали писать ъ. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы. Построенным на
кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.
Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного изображения. Обычным письмом можно записать 15-20 слов в минуту, тогда как живая речь может произноситься со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Не случайно ещё в древности стали предприниматься небезуспешные попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так возникла стенография (от греч. "stenуs" - узкий, тесный и "grapho" - пишу). В Древней Греции она была известна уже в 350 г. до Р.Х. (). Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 г. до Р.Х., когда скоростным письмом была произведена запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название "тироновых нот".
На первых порах стенография была словной, т.е. каждому слову соответствовал свой знак, который нужно было запомнить. Первоначально число таких знаков составляло около 5 тыс., а в дальнейшем достигло 13 тыс., что весьма затрудняло практическое использование стенографии.
Выход был найден в изобретении в начале 17 в. буквенной системы, автором которой стал англичанин Уиллис. Именно буквенная система стенографии получила впоследствии достаточно широкое распространение во многих странах мира. На протяжении нескольких столетий было создано множество разновидностей этой системы, которые в конечном счёте сводятся к двум основным - геометрической и курсивной. В основу первой, как отмечает Н.С. Ларьков, положены прямая линия, точка, круг и его части, а в основу второй - овал и части букв обыкновенного быстрого письма (16, с.241).
В буквенной системе стенографии каждой букве соответствует свой стенографический знак. Вместе с тем широко используются приёмы идеографического, слогового, словного и даже фразового письма. В последнем случае стенографический знак выражает часть фразы или даже целую фразу. Стенография, таким образом, по-своему отражает все основные этапы развития письма.
В России скоростное письмо было известно также достаточно давно: в Новгороде и Пскове - в 15-16 вв., в Москве - в 16 в. при первых Романовых. Но первая оригинальная алфавитная система стенографии, построенная с учётом особенностей русского языка, появилась лишь в 1858 г. (система Иванина). Вскоре была сделана и первая публичная стенографическая запись в России - на диспуте 19 марта 1860 г. между академиком М.П.Погодиным и профессором Н.И.Костомаровым на тему о происхождении Руси. Во второй половине 19 в. стенография стала использоваться студентами, некоторыми писателями, журналистами, учёными. В частности, стенографическим способом были записаны романы Ф.М.Достоевского "Игрок", В.Крестовского "Петербургские трущобы", часть "Основ химии" Д.И.Менделеева и др. (16, с.250).
Определённый прогресс в развитии стенографии в начале 20 в. был связан с появлением и работой в России Государственной Думы. Для записи её заседаний было создано специальное стенографическое бюро, состоявшее из нескольких десятков человек.
С приходом к власти большевиков внимание к стенографии существенно усилилось, прежде всего со стороны государства. В 1925 г. была проведена Всесоюзная конференция стенографов, в 1920-е годы в СССР издавался журнал "Вопросы стенографии", тогда же были созданы Высшие государственные курсы стенографии. Впоследствии стенография преподавалась в ряде советских школ и вузов. В стране работали десятки тысяч стенографов (16, с.252).
За полторы сотни лет активного использования стенографии в России было издано множество книг, учебников по этой прикладной дисциплине. На материале русского языка было создано свыше ста различных вариантов стенографических систем. Все они в конечном счёте являлись разновидностями уже упоминавшихся двух основных систем, сложившихся во второй половине 19 века - геометрической и курсивной. В 1933 г. ВЦИК своим постановлением ввёл в РСФСР Государственную единую систему стенографии (ГЕСС), в основу которой была положена курсивная система Н.Н.Соколова.
Изучение стенографии весьма трудоёмко, требует постоянной практики, а работа стенографа является очень напряжённой. К тому же расшифровка текста, записанного условными символами, занимает много времени. К этому следует добавить, что стенографическая запись не в состоянии передать в точности произнесённый текст. Попытки перехода в середине 20 столетия к машинной стенографии не дали желаемых результатов. В настоящее время, с развитием автоматизированных средств документирования стенография оказалась практически вытесненной из процесса создания служебных документов, хотя в ограниченных масштабах продолжает ещё кое-где использоваться.
Таким образом, развитие письма прошло длительный, исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а так же необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи письма. Текстовое документирование на основе алфавитного письма и в наши дни остается важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.
1.3. Применение документирования.
В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить, прежде всего, текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий знаковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение, без нее невозможно развитие современного документационного обеспечения управления.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц, в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Эти вопросы применения документирования рассматривает Е.Н. Колесник, характеризуя развитие управленческого документирования