Способы и средства документирования

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 

Глава 1. Средства документирования информации 

1.1. Компьютерные средства документирования

1.2. Фотодокументирование 

1.3. Кинодокументирование, видеозапись 

Глава 2. Способы документирования 

2.1. Механическая запись 

2.2. Фотографический способ документирования 

2.3.Текстовое  документирование

2.4 Техническое  документирование

2.5 Фото-кино-фоно-документирование

Заключение 

Список литературы 

ВВЕДЕНИЕ

Тема данной курсовой работы – «Способы и средства документирования». Вначале необходимо определиться с основными терминами, используемыми в данной работе. Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Документирование - совокупность методов, способов и процессов создания документов. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы.

Документирование - это запись информации на различных носителях  по установленным правилам. В свою очередь, правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются  либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы  документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Способы, средства и инструменты  создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Актуальность данной темы объясняется тем обстоятельством, что в последние годы активно  развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.

Целью данной работы является анализ современных средств и  способов документирования информации.

Для достижения были поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность основных  средств документирования;

- дать характеристику  современных способов документирования.

Объектом исследования является документирование информации. Предмет  исследования – средства и способы  документирования.

.

ГЛАВА 1. СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ

1.1. Компьютерные средства  документирования

Обработка текстов как  направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Такие усовершенствования пишущей машинки, как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

Первый революционный  шаг в области обработки текстов сделан фирмой IBM в 1964 г., когда она выпустила систему под названием MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter), представлявшую собой пишущую машинку с записывающим устройством, которое позволяло записывать вводимый текст с пишущей машинки на кассету с магнитной лентой, после чего можно было найти в тексте нужное место, откорректировать его, удалить часть текста или повторить часть текста без повторного ввода с клавиатуры. Позже магнитную ленту заменили магнитными картами, каждая из которых содержала страницу текста и была удобнее, чем магнитная лента, для хранения и поиска текста.

В начале 70-х гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые процессоры с видеодисплеями, позволявшие видеть вводимый с клавиатуры текст на экране и вносить изменения, сразу отображающиеся на экране. В 1973 г. текстовые процессоры уже снабжались устройствами записи текста на гибких дисках, позволявшими к любой части текста иметь прямой доступ, а не последовательный, как на магнитной ленте. В результате скорость работы существенно повысилась.

Существующие в настоящее  время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по степени сложности освоения пользователем.

Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан с многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребностей подготовки текстов программ или документов в условиях наилучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов.

Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя.

Наиболее актуальным при  описании процесса редактирования является понятие интерфейса пользователя, к  которому, в первую очередь, относятся  язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор  мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших  свойств текстовых процессоров  является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get -что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного  редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (читается: аски) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами  управления и набором сервисных возможностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют:

набирать текст на экране, используя до 200 символов;

исправлять ошибочные  символы в режиме замены;

вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

удалять одну или несколько  строк, размножать их. или перемещать в другое место текста;

раздвигать строки существующего  текста, чтобы вставить туда новый  фрагмент;

вставлять группы строк из других текстов;

обнаруживать все вхождения  определенной группы символов (контекста);

заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

сохранять набранный текст для последующих коррекций;

печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.

Форматер — система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы. Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами — разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые — предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.

1.2. Фотодокументирование

Начиная с 19 века, наряду с  текстовым и техническим изобразительным  документированием, всё более широкое  распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических  изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование.

Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом.

В последнее время в  фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка.

1.3. Кинодокументирование, видеозапись

С фотодокументированием тесно связано кинодокументирование, появившееся благодаря изобретению фотографии и, естественно, позднее. Кино - это по существу динамическая фотография. В результате киносъёмки на плёнке получается изображение, представляющее собой ряд фотографических снимков, содержащих последовательные статические фазы движения. При проекции этих изображений на экран, вследствие быстрой смены кадров, движение воспринимается как непрерывное. Связано это с тем, что возбуждение сетчатки глаза, вызываемое проекцией изображения отдельного кадра, не успевает затухнуть, пока данный кадр не сменится другим, который содержит изображение следующей неподвижной фазы движения. В результате последовательные статичные фазы движения сливаются в зрительном человеческом восприятии. Причём оптимальной является смена 24 кадров в секунду.

Родословная кино также уходит вглубь столетий. Ещё древнегреческий  учёный Птолемей обратил внимание на способность человеческого глаза  задерживать в течение нескольких мгновений зрительные впечатления. Он обнаружил, что если быстро вращать  черепок, окрашенный с одной стороны  в красный, а с другой стороны - в белый цвет, черепок кажется розовым. Этот эффект впоследствии был назван инерцией зрения или памятью зрения.

Другой предпосылкой стало  изобретение так называемого "волшебного фонаря", принцип действия которого был известен ещё древнеегипетским жрецам и оказался востребованным в  середине 19 века. В основу его конструкции  положен вращающийся круг с нанесёнными  рисунками. С помощью зеркал можно  было передать изображение на экран.

Однако решающими стали  успехи в различных областях науки  и техники, достигнутые к концу 19 века:

-изобретение хронофотографии, т.е. покадровой съёмки последовательных фаз непрерывного движения;

-использование ленточного перфорированного носителя изображения;

-осуществление проекции изображения непрерывного движения на экран;

-создание механизма прерывистого движения светочувствительной плёнки в процессе съёмки и при кинопроекции.

В результате уже в 1880-е  годы были изобретены первые киносистемы. Разработку одной из них осуществил француз О.Ле Пренс, первым применивший гибкую целлулоидную светочувствительную ленту и частоту съёмок 16 кадров/сек. Исследования активно проводились и в других странах - Англии, Соединённых Штатах Америки, Германии. Однако рождение кинематографа впоследствии оказалось связанным с именами братьев Люмьер, которым в 1895 г. удалось не только осуществить киносъёмки, но и впервые организовать публичный показ кинофильмов. До конца 19 столетия французами было отснято около 2 тыс. фильмов, ставших первыми в мире кинодокументами.

Первой киносъёмкой в  России явилась съёмка коронации  Николая Второго в 1896 г. В том  же году, 18 мая, в Петербурге на Невском  проспекте был открыт и первый в нашей стране кинотеатр. Уже  вскоре кинохроника в России получила довольно широкое развитие. Постепенно на основе производства хроникально-документальных съёмок выросла отечественная художественная и научно-популярная кинематография.

В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты63.

В кинодокументах находят  широкое отражение самые различные  события и факты реальной действительности. Не случайно на протяжении вот уже  более чем столетия кинодокументы  широко используются для фиксации информации в различных областях науки и  техники, социально-экономической, политической, культурной жизни. Многие тысячи метров киноплёнки в жанре кинохроники, кинопублицистики стали своеобразной летописью отечественной и мировой  истории.

Однако в последние  десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию. Первые попытки видеозаписи были предприняты ещё в 1927 г. англичанином Бэрдом для записи видеосигналов механического телевидения (телевидения с механической развёрткой изображения). Это была система механической записи на видеопластинку по типу существовавшей тогда обычной грамзаписи. В 1950-е годы с распространением электронного телевидения для видеозаписи первоначально также использовались методы записи звука. К тому времени количество этих методов достигло уже трёх: механический (на грампластинках), фотографический (в кинофильмах) и магнитный (в магнитофонах). Однако наиболее перспективным оказался разработанный в 1956 г. в США принцип поперечно-строчной записи на магнитную ленту.

Видеозапись обычно осуществляется на магнитную ленту с помощью  специальной видеокамеры. При этом изображение преобразуется в  последовательность электрических  сигналов (видеосигналы), фиксируемых  на магнитной ленте. Видеосигнал  может быть также синтезирован специальными электронными устройствами. Воспроизведение  производится на экране монитора с  помощью видеомагнитофона, либо с  помощью видеопроекторов, видеопанелей.

Широкое внедрение в видеотехнику цифровых методов и твердотельных  матриц (вместо электронно-лучевых  трубок и видеокамер) привело в  последнее время к появлению  цифровых и твердотельных видеомагнитофонов.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи. Хотя видеофонограмма создаётся на принципиально ином в техническом, технологическом и материальном отношении носителе информации, тем не менее в документоведения и источниковедении она причисляется к одной из разновидностей кинодокументов.

Следует заметить, что несмотря на всю свою важность и значимость, фото-, кино-, видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего и главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, кинокадры и видеодокументы, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними66. Тем не менее фото-, кинодокументирование и видеозапись были и остаются важнейшими способами фиксации информации.

В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи.

Следует заметить, что несмотря на всю свою важность и значимость, фото-, кино-, видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся прежде всего и главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, кинокадры и видеодокументы, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними66. Тем не менее фото-кинодокументирование и видеозапись были и остаются важнейшими способами фиксации информации.

ГЛАВА 2. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

2.1. Механическая запись

Механическая запись производится с помощью изменения физического  состояния поверхности или структуры  носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

Применяют аналоговый и цифровой способы записи. Аналоговая запись — это запись, при которой можно зафиксировать в некотором диапазоне все значения входного сигнала. В свою очередь, аналоговую запись разделяют на прямую и модуляционную. При прямой записи сигналы не претерпевают коренных преобразований по форме, а лишь изменяются в соответствии с допущенными или предусмотренными искажениями. Примером прямой записи служит звукозапись . При модуляционной записи сигналы коренным образом преобразуются в канале записи посредством модуляции некоторого вспомогательного колебания (частотно-модулированная, амплитудно-модулированная запись и др.). В канале воспроизведения предусматривается их демодуляция. Модуляция позволяет повысить точность записи, уменьшая влияние помех, а в некоторых случаях она применяется как средство согласования параметров сигналов с параметрами каналов записи.

Противоположным аналоговой записи является способ цифровой записи, при котором входные сигналы  подвергаются квантованию и затем  преобразуются в двоичные числа  для записи на носитель в виде кода. В канале воспроизведения происходит обратное преобразование (декодирование). Цифровая запись используется главным  образом в запоминающем устройстве ЭВМ.

2.2. Фотографический способ  документирования

Электронные способы фотодокументирования обычно рассматриваются наряду с другими методами фотосъёмки, так как все они позволяют получать изображение в пригодном для визуального наблюдения виде, причём не только на экране, но и на фотоматериале.

В настоящее время самым  распространенным электронным способом фотодокументирования является так называемая цифровая фотография, которая постепенно стала вытеснять более трудоёмкий фотохимический способ. Первая система электронной цифровой фотографии была создана в 1981 г. японской фирмой Sony.

Несмотря на всю свою важность и значимость, фотодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними.

Применение микрографической техники расширило сферу использования  фотодокументов. В результате появились  документы на микроформах. Это фотодокументы  на плёночном или другом носителе, которые для изготовления и использования  требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

На микроформах создаются  микрокопии редких книг, журналов и архивных документов, которые затем становятся достаточно ликвидным товаром на мировом информационном рынке, избавляя потребителей от необходимости разыскивать оригиналы этих документов в различных архивах, библиотеках, музеях многих стран мира. В частности, в конце 1990-х гг. на мировом рынке предлагалось 1040 наименований микроформ по истории России.

На микроформах создаются  целые коллекции копий редких документов, оригиналы которых разбросаны порой по всему свету. К примеру, Национальная Библиотека в Париже собрала  на цветных микрофильмах практически  полную коллекцию из 17 тыс. изображений  миниатюр средневековых французских  манускриптов (VII—XVI вв.), оригиналы  которых оказались рассредоточенными  по многим провинциальным библиотекам.

Вне зависимости от области  применения можно выделить следующие  основные виды фотографии:

по цвету: чёрно-белая (монохромная) и цветная (поли-хромная):

по химическому составу  светочувствительного слоя: обычная фотография, использующая галогеносеребряные материалы, и бессеребряная фотография, в которой используются несеребряные рабочие слои;

по характеру пространственного  восприятия фотоизображения: плоскостная (обычная) и объёмная (стереоскопическая).

Ценность фотодокументов связана и с тем, что они  возникают в момент событий и  на месте событий. Кроме того, фотодокументы  не только несут информацию о реальной действительности, но и оказывают  эстетическое воздействие на человека.

Несмотря на бурное развитие цифровой фотографии, традиционное фотодокументирование, которое вот уже без малого два столетия позволяет человеку успешно «останавливать мгновения», по-прежнему продолжает широко использоваться в различных сферах человеческой деятельности. Связано это с относительно более высокой стоимостью цифровых фотоаппаратов, а также с тем, что цифровые фотоснимки пока уступают по качеству изображениям, полученным фотохимическим способом. Так, большинство современных цифровых фотоаппаратов имеют разрешение от 3 до 6 млн. пикселей, тогда как на одном слайде содержится от 15 до 20 млн. точек изображения. Поэтому для художественной фотографии предпочтительнее пока традиционный фотохимический способ.

В перспективе, галогенсеребряная  и цифровая фотография «будут совершенствоваться и расти вместе». Границы между ними сотрутся, появятся «так называемые гибридные системы, объединяющие достоинства галогенсеребряной и цифровой фотографии». По прогнозам же других специалистов, в недалёком будущем неизбежно произойдёт переход от обычной фотографии к цифровой.

2.3.Текстовое  документирование

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление  человека об окружающем мире. Однако слово  как  средство запечатления имеет  существенные недостатки. Являясь средством  передачи мысли, оно ограничено расстоянием  и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений  на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

Большое влияние  на графику  письма оказывали материалы  для  письма. В древности в Средней  Азии материалом для письма служила  глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась  кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены  и скалы использовались, главным  образом, для монументальных надписей государственного значения.

В Египте также  широко применялись  надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в  Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму  древних документов-свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

В сирийском  городе Пергаме  было организовано производство нового материала для письма - пергамента, представлявшего собой особо  выделанные кожи телят, овец, оленей. В  Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также  оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н. э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы  для письма. На Руси материалом для  письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII-XIV вв. было развернуто собственное  производство).

Для бытовой  переписки  применялась береста (берестяные грамоты  были найдены во время  археологических  раскопок в Новгороде  в 1950 г.). С XIV в. получает распространение  бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В середине XIX в. получили распространение стальные перья.