Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Способы создания документов и их развитие

Содержание:

Введение……………………………………………………………….………….2

1. Из истории делопроизводства ……………………………………..…………3

2. Средства составления и изготовления документов……………..……..……4

2.1 Ручные пишущие средства……………………………………….…...…4

2.2 Пишущая машинка…………………………………………………….…7

2.3 Компьютеры……………………………………………………………...9

2.4 Механическая запись(диктофоны)………………………………….…11

2.5 Принтеры……………………………………………………………..…13

2.6 Сканер……………………………………………………………..…….16

2.7 Фотохимический способ (фото-документирование)…………………17

2.8 Кино-документирование (видеозапись)……………………………….19

3. Выводы и рекомендации……………………………………………..….…..23

4. Перечень сокращений…………………………………………………….….25

5. Приложение …………………………………………………………….…....26

6. Библиографический список……………………………………………..…...27

Введение.

Тема моей курсовой работы –«Способы создания документов и их развитие».

Объект исследования: способы создания документов.

Предмет исследования: средства используемые для создания документов.

Цель работы: изучение основных этапов развития способов создания и обработки документов в делопроизводстве.

Я считаю, что проблема, затронутая в моей курсовой работе достаточно актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. Роль технических средств управления во всех сферах производства позволяет ускорить процесс деятельности на предприятии, усовершенствовать работу, что и подтверждает актуальность выбранной темы.

1. Из истории делопроизводства.

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг.

А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации(документирование). Однако научно-технический прогресс не стоит на месте и с его развитием процесс документирования автоматизировался. С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношении между обществом и государством, а также между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений,, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров.

Для изготовления документов применяются различные средства нанесения графических элементов на какой-либо материал, как правило, на бумагу. Средствами исполнения рукописного текста могут быть ручка, карандаш, кисточка и т.п. Для изготовления печатных текстов используются пишущие машины, печатные формы множительных средств, множительная техника и принтеры-компьютеров.
Исследование машинописных текстов производится в криминалистической практике довольно часто. Машинопись применяется не только как самостоятельное средство исполнения печатных текстов на бумаге, но и как исходный материал (оригинал) для последующего размножения на множительных аппаратах.

2. Средства составления и изготовления документов.

2.1 Ручные пишущие средства.

Наиболее древними средствами документирования являются ручные пишущие средства. Их появление было неразрывно связано с переходом к начертательному способу закрепления, передачи и хранения информации, с возникновением письменности. К числу этих средств относились: стило (стиль), представлявшее собой узкую палочку из кости, меди, серебра длиной в 4-5 указательных пальцев с заострённым одним концом и сплюснутым – другим. Острым концом – писали, а плоским – стирали ошибки.

Другое древнее средство документирования, которым писали на папирусе, пергаменте, называлось калам. Это – заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила.

На смену каламам пришли гусиные, утиные, вороновые перья. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди, в средние века – из серебра, а начиная с 16 века – из железа. Поскольку железные перья быстро изнашивались, на смену им пришли стальные. В середине 19 века в Европе, прежде всего в Германии, началось массовое промышленное производство стальных перьев, и уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов.

Ещё в 1809 г. была запатентована перьевая ручка, изобретателем которой стал Фредерик Фолш из Австрии. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил (порой всю целиком) на бумагу. В 1884 г. патент на авторучку получил страховой агент из Нью-Йорка Вотерман, соединивший цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами, дозировавшей поступление чернил. Дальнейшее усовершенствование авторучки связано с именами американцев Д.Паркера и У.Шиффера. Паркеровские ручки получили название “вечное перо” и благодаря своему высокому качеству получили признание во всём мире.

Немало времени понадобилось для создания достаточно стойких, отчётливо видимых чернил. На разных этапах развития письма технология их изготовления включала использование самых разнообразных компонентов: сажи, глицерина, железного купороса, буры, сулемы, уксуса, желатина, сахара, лимонного сока и др.

Известно несколько основных видов чернил. На первых порах для их изготовления использовались естественные красители или дубильные вещества – кора дуба, сосны, листья чая и т.п. При соединении с водными растворами солей металлов они дают окрашенные жидкости. Это были так называемые железогалловые чернила. Дополненные другими окрашивающими веществами – смесью индиго и ализарина – чернила приобретали большую стойкость (ализариновые чернила). Использование сока кампешевого дерева, позволявшего получать при соединении с некоторыми химическими веществами различные красители (пурпурный, фиолетовый, чёрный), привело к изобретению кампешевых чернил. С конца 19 века на смену естественным красителям пришли искусственные. Первым из них был использован анилин, по имени которого чернила на основе синтетических красителей стали называть анилиновыми.

В 1938 г. венгерским журналистом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой “вечное перо” было заменено свободно вращающимся шариком. Вынужденный эмигрировать в США, он в 1944 запатентовал там своё изобретение и продал лицензии двум американским фирмам, наладившим производство новых ручек. Правда, на первых порах шариковые ручки давали легко смазывавшийся и быстро выцветавший текст, поскольку заправлялись так называемыми жирными пастами.

В последующие годы процесс усовершенствования и модификации ручек продолжался. В частности, в Южной Корее созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная электролампочка, работающая от миниатюрной батарейки. Такие ручки особенно удобны для использования полицейскими и военными. Во Франции была изобретена ручка со встроенным фотоэлементом, воспроизводящим запись цифр и математических знаков, попадающих на микроскопическое вычислительное устройство, расположенное также в пере. “После того как пишущий поставит в конце примера знак равенства, на маленьком экране появляется окончательный результат”.

Ещё в глубокой древности человек использовал пишущие свойства древесного угля. С этой же целью позднее применялись свинцовые палочки, сланец и т.п. А со второй половины 16 века в качестве орудия для письма, рисования, черчения стал использоваться только что открытый минерал – графит. Его научились вставлять в деревянную оправу, получив таким образом всем известный карандаш (от тюрк.: кара – чёрный и таш, даш – камень). С конца 18 века карандаши стали изготавливать из графитного порошка с очищенной глиной и клеящими веществами. После ряда усовершенствований впоследствии появились сотни типов и видов карандашей, в том числе механические (цанговые), в которых графитовый стержень устанавливался в особом зажиме (цанге).

2.2 Пишущая машинка.

Пишущая машинка - механический, электромеханический или электронно-механический прибор, оснащённый набором клавиш, нажатие которых приводит к печати соответствующих символов на носителе (в большинстве случаев это бумага). Широко использовалась в XIX-XX веках.

Если в середине XX века невозможно было представить себе контору или офис организации без пишущей машинки, то к настоящему времени лишь небольшое количество традиционных компаний-производителей, таких как Смит-Корона, Оливетти, Адлер-Рояль, Олимпия, Бразер, Накадзима и др. продолжают выпуск такого рода устройств. Причём, большинство из перечисленных компаний сегодня занимается выпуском электронных моделей пишущих машин.

Первая пишущая машинка, созданная в 1873 г. Шоулсом и Глидденом, была достаточно привлекательна внешне, но не совсем удобна в работе. У машинки этой конструкции были серьезные недостатки. Машинка стоила по тем временам довольно дорого, $125, а печатать на ней можно было только прописными буквами. Кроме того, поскольку литеры, приводимые в движение клавишами, были спрятаны под кареткой, чтобы увидеть отпечатанный текст, ее приходилось поднимать.

Успех к пишущей машинке пришел не сразу, но некоторые из первых покупателей оценили ее очень высоко. Среди них и бывший типографский наборщик Сэмюэл Клеменс, писавший книги под псевдонимом Марка Твена. Слепая система машинописи была придумана несколькими годами позже.

Другие компании вскоре выпустили свои модели пишущих машинок, в том числе и такие, которые позволяли сразу же видеть отпечатанный текст, а также модели со сменой регистра, на которых можно было печатать и строчными и прописными буквами. Эффективность усовершенствованных моделей и тот факт, что они "не мажут и не сажают чернильных клякс", в конце концов рассеяли все сомнения предпринимателей, и пишущая машинка стала распространенным орудием труда.

Одним из упорных противников новой техники была развивающаяся фирма Sears Roebuck, торговавшая по почтовым заказам. Руководство фирмы считало, что машинописные письма слишком обезличены, и даже после того, как в 90-х годах XIX века пишущая машинка получила широкое распространение, секретари фирмы продолжали писать всю корреспонденцию от руки, дабы не оскорбить чувства своей традиционно фермерской клиентуры новомодными "машинными" письмами.

Существует несколько видов пишущих машинок:

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.
Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.
Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память, что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для вводавывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.
Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

2.3 Компьютеры

В последнее время важнейшим средством документирования стали электронно-вычислительные машины (компьютеры), представляющие собой комплексы технических средств, предназначенных для автоматического преобразования информации. За полвека своего существования сменилось уже пять поколений компьютеров, причём от поколения к поколению на порядок и более возрастает их производительность и ёмкость всех запоминающих устройств. В настоящее время наиболее перспективным направлением в деле дальнейшего развития компьютерной техники являются так называемые нейрокомпьютеры. Их архитектура (т.е. устройство, микросхемы) построена аналогично нейронным сетям человеческого мозга. Благодаря этому нейрокомпьютер способен к обучению, может решать задачи без чёткого алгоритма или с огромными потоками информации. По оценке ряда специалистов, уже через 10 лет нейрокомпьютеры могут занять до 90 % рынка компьютерной техники.

Самым первым электронным программируемым компьютером был 1500 ламповый "Коллос", который был создан 1943 году, профессором Максом Ньюменом в Великобритании. Он предназначался для расшифровки кодов немецкой шифровальной мaшины "Энигма". Те работы на которые у механических дешифраторов уходили дни, "Колосс" выполнял за несколько часов. Информация о нем была под грифом совершенно секретно практически до конца 20 века.

Примерно в тоже время 1943-1945 годах в Соединенных штатах кипела работа над первым компьютером "Eniac" (Electronic Numerical Integrator And Computer), о котором мир узнал только в феврале 1946 года. Его строительство обошлось Америке почти в пол миллиона долларов. Eniac поражал своими размерами, его вес составлял 28 тонн, он потреблял 140кВт энергии и занимал целую комнату. Охлаждение компьютера обеспечивали авиационные двигателя Chrysler.

Первые компьютеры на транзисторах появились в конце пятидесятых годов, что позволило значительно сократить размеры оборудования. Компьютер созданный в 1965 году фирмой Digital Equipment, был размером всего с холодильник! Его стоимость составляла всего 20 000 долларов.

Первый советский компьютер, который назывался МЭСМ (Малая электронная счётная мaшинa) был создан С.А. Лебедевым в 1950 году. Этот компьютер считают первым созданным в континентальной Европе. И хотя он занимал площадь шестьдесят квадратных метров, возможности этого компьютера в то время поражали. Мощность 25 кВт, быстродействие три тысячи операций в минуту. Данные считывались с перфокарт или при помощи штеккерного коммутатора. Также могли использовать магнитный барабан, который хранил до пяти тысяч кодов чисел или команд.

Какие же компьютеры будущего? В 2010 году компания IBM представила миру свое новое детище Roadrunner . Вычислительная мощность 1000.000.000.000 в секунду. В его состав входят почти 20 тысяч высокопроизводительных двухъядерных процессоров – 6948 AMD Opteron и 12 960 Cell Broadband Engine производства самой IBM. Системная память Roadrunner составляет 80 терабайт. Компьютер занимает 560 квадратных метров и вес 23 тонны. Как мы видим габариты компьютеров с тех пор почти не изменились

2.4 Диктофонная техника

Диктофонная техника применяется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной Диктофон - это устройство для магнитофонной записи речи с целью воспроизведения ее как в обычном режиме, так и в режиме диктовки. подготовке и последующей печати.

В русской секретарской политике диктофоны стали использовать с 1904 года и применяются по сей день. Сегодня открыты целые диктофонно - машинные бюро с использованием стационарных диктофонов,

Программы для диктовки текстов (одно из применений функции распознавания речи) первоначально могли понимать только так называемую "раздельную" речь, в которой после каждого произнесенного слова требовалось сделать небольшую паузу. Такая манера говорить неестественна - в процессе обычного человеческого разговора интенсивность звука практически никогда не падает до нуля. Распознавать диктовку текстов общей тематики, выполняемую в манере слитной речи, коммерческие программы научились только в 1997 году. Разумеется, что словарь подобных пакетов обслуживает так называемую общую тематику и охватывает лишь небольшую часть всей лексики.

Впрочем, на качество распознавания влияет даже манера ведения разговора - непринужденную беседу с относительно небольшим количеством используемых лексических единиц запротоколировать гораздо сложнее, чем размеренный диктант. Проблема заключается, в основном, в вариативности и наличии большого количества различных смысловых оттенков у самых простых конструкций. Тяжелее всего распознаются короткие слова, в результате по сравнению с многосложными частота ошибок при их обработке несравненно больше Серьезнейшая проблема - одно - двухбуквенные слова. Заставить компьютер различать английские "а" и "an" можно, только обращаясь к контексту всей фразы. Расшифровка диктофонных записей, компьютерное стенографирование конференций и обсуждений - задача, к решению которой создатели ПО для распознавания речи приблизились совсем недавно. По заявлениям разработчиков компаний Dragon Systems, IBM и Lernout&Hauspie, компьютер (при непрерывной диктовке) способен правильно распознавать до 95% текста, а меж тем известно, что для комфортной работы точность распознавания требуется довести до 99%.

Работа в зашумленных помещениях также, разумеется, оказывает самое негативное влияние на качество распознавания. Каждый микрофон имеет свой особый "профиль", поэтому программу требуется "обучить" не только работе с конкретным пользователем, но и с конкретным оборудованием. Подключенному к компьютеру диктофону тоже потребуется свой "профиль".

Центральным элементом любого продукта служит механизм распознавания речи - существующий самостоятельно или в виде набора алгоритмов, реализованных в пакете ПО. Большинство механизмов распознавания речи состоит из четырех основных блоков: препроцессора, экстрактора, компаратора и интерпретатора.

Но сами диктофоны существенно видоизменились. Появились малогабаритные диктофоны с носителем информации на компакт - дисках или на флэш - картах. Технология их производства растет семимильными шагами. Визуально переносной диктофон можно представить как устройство, состоящее из трех основных частей:

- Основной блок (электронные схемы, динамик).

- Блок ввода информации (микрофон).

- Устройство записи информации (магнитная лента, компакт - диск или электронные накопители (флэш-карта и др.)).

Цифровые диктофоны - это последние достижения в области диктофонных технологий. На стандартных объемах флэш-памяти цифровой диктофон позволяет сохранить до несколько десятков часов речи. При этом его размеры сравнимы с авторучкой, а вес не превышает 50 гр. Современные диктофоны в качестве носителей информации используют цифровые модули памяти. Ресурс модулей памяти даже при самом интенсивном использовании составит не менее нескольких лет. В таких моделях отсутствует сложный лентопротяжный механизм.

2.5 Принтеры

Наиболее распространённым периферийным устройством персонального компьютера является принтер, позволяющий получать твёрдую копию документа из памяти компьютера.

Принтер - периферийное устройство компьютера, предназначенное для перевода текста или графики на физический носитель, из как правило, хранящегося в электронном виде.

По принципу переноса изображения на носитель принтеры делятся на:

- Литерные.

- Матричные.

- Лазерные (также светодиодные принтеры).

- Струйные.

- Сублимационные.

- Термические.

Некоторые принтеры (в основном струйные фотопринтеры) располагают возможностью автономной (т.е. без посредства компьютера) печати, обладая устройством чтения flash-карт или портом сопряжения с цифровым фотоаппаратом, что позволяет осуществлять печатать фотографий напрямую с карты памяти или фотоаппаратов.

Сетевой принтер - принтер, позволяющий принимать задания на от нескольких компьютеров, подключенных к локальной сети. Программное обеспечение сетевых принтеров поддерживает один или несколько специальных протоколов передачи данных, таких как IPP. Такое решение является наиболее универсальным, так как обеспечивает возможным вывод на печать из различных операционных систем, чего нельзя сказать о Bluetooth - и USB-принтерах.

Матричные принтеры - старейшие из ныне применяемых типов принтеров, их механизм был изобретён в 1964 году японской корпорацией Seiko Epson. Изображение формируется печатающей головкой, которая состоит из набора иголок (игольчатая матрица), приводимых в действие электромагнитами. Головка передвигается построчно вдоль листа, при этом иголки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя точечное изображение.

Основными недостатками матричных принтеров являются монохромность (хотя существовали и цветные матричные принтеры, по очень высокой цене), низкая скорость работы и высокий уровень шума, который достигает 25 дБ.

Выпускаются также высокоскоростные линейно-матричные принтеры, в которых большое количество иголок равномерно расположены на челночном механизме по всей ширине листа.

Матричные принтеры, несмотря на полное вытеснение их из бытовой и офисной сферы, до сих пор достаточно широко используются в некоторых областях (банковское дело - печать документов под копирку, и др.)

Принцип действия струйных принтеров похож на матричные принтеры тем, что изображение на носителе формируется из точек. Но вместо головок с иголками в струйных принтерах используется матрица сопел (т. н. головка), печатающая жидкими красителями. Печатающая головка может быть встроена в картриджи с красителями (в основном такой подход используется компаниями Hewlett-Packard, Lexmark), а может и является деталью принтера, а сменные картриджи содержат только краситель (Epson, Canon).

Технология - прародитель современной лазерной печати появилась в 1938 году - Честер Карлсон изобрёл способ печати, названный электрография, затем переименованный в ксерографию

К достоинствам лазерных принтеров относится высокая скорость печати и относительно небольшое время, необходимое для приведения оборудования в состояние готовности. Лазерные принтеры печатают быстрее струйных и др. принтеров. Лазерные принтеры могут использовать разную (например, текстурную) бумагу и плёнки. Отпечатки с лазерного принтера более стойки к влаге, агрессивным средам. Но, поскольку тонер термически напекается на носитель, со временем может происходить осыпание изображения, особенно если бумага подвергается механическому воздействию

2.6 Сканер

Сканером называется устройство, которое позволяет вводить в компьютер двухмерное изображение. Первые сканеры позволяли вводить только чёрно-белые изображения. В 1989 г. появились первые сканеры, которые обеспечивают считывание цветных изображений. Использование сканеров для ввода в ПЭВМ текстовой и графической информации имеет как минимум пятилетнюю историю. Сейчас на рынке Запада представлено не менее 150 различных устройств, от ручных портативных сканеров (Handy scanner) до сложных систем оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition).

Развитие соответствующей техники быстрыми темпами идёт не только на Западе, но и на Востоке. Японские фирмы довели технологию сканирования до такого совершенства, что теперь можно передавать и вводить в ПЭВМ информацию сразу целыми страницами. Это единственный реальный способ считывания иероглифов.

Подавляющее большинство сканеров используется в настоящее время для подготовки и издания различных информационных материалов, т.е. потребители заинтересованы главным образом в средствах обработки изображений и текстов. В настоящее время прогнозируется широкое применение сканеров в области факсимильной связи.

Программное обеспечение, управляющее работой сканеров, предоставляет возможность выбора одного из трёх типов сканирования. Это сканирование "штрихового рисунка", "полутонового изображения" и "шкалы яркости" (или "серой шкалы").

В соответствии с функциональными возможностями и устройством сканеры разделяются на настольные, портативные, и цветные.

Портативные или ручные сканеры обеспечивают недорогой способ преобразования изображения в цифровую форму и их ввод в компьютер. По сравнению с настольными сканерами, они обладают значительно более скромными возможностями. Например, они не пригодны для использования в настольных издательских системах, к тому же малейшая вибрация приводит к обесцениванию проделанной работы. Но стоят такие сканеры значительно дешевле. Их вполне можно использовать там, где не требуется высокое качество изображения.

2.7 Фото-документирование

Фотодокумент содержит одно или несколько изображений, полученных фотографическим способом. Он представляет собой результат документирования с помощью фотохимической записи явлений объективной действительности в виде изображений.

В зависимости от жанра и назначения различают: художественные, хроникально-документальные, научно-популярные, научные фотодокументы, а также полученные путем фотографии и киносъемки копии обычных документов.