Средства и технологии обработки текстовой информации

Всероссийский заочный финансово - экономический институт 

Кафедра АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ 
 
 
 
 
 
 

курсовая работа 

по дисциплине «Информатика» 

на тему: «Средства и технологии обработки текстовой информации» 
 
 
 
 

Воронеж 2008 год. 
 

План  работы: 
 

Стр. 
 

1. Введение…………………………………………………………………..3
2. Средства и технологии обработки текстовой информации ……….…..4
3. Заключение……………………………………………………………….17
4. Практическая часть….…………………………………………………...18
1. Общая характеристика задачи…………………………...……....18
2. Описание алгоритма решения задачи………………………...…20
5. Список используемой литературы………………………….…………..25

1. Введение

      Создание  современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных  систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний.

      Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров. Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы. 
 Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

      Информационные  системы уже многие десятки и  даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений.

      Для массового пользователя ЭВМ наибольший интерес представляет именно прикладное ПО (ППО), позволяющее непосредственно решать задачи из его предметной области. Учитывая разноплановость решаемых на ЭВМ задач и соответствующего им ППО, в настоящей работе рассматриваются наиболее типичных ПС, ориентированных на широкое применение и в значительной мере определяющих основные направления прикладной компьютерной информатики. В этой связи выбраны следующие классы ПС: обработки текстовой.

      2. Средства и технологии обработки текстовой информации 

      Текстовый редактор — это программа, используемая специально для ввода и редактирования текстовых данных.

      Текстовые редакторы могут обеспечивать выполнение разнообразных функций, а именно: редактирование строк текста; использования  различных шрифтов; копирование и перенос части текста с одного места на другое; поиск и замена частей текста; задание произвольных межстрочных промежутков; автоматический перенос слов на новую строку; автоматическая нумерацию страниц; обработка и нумерация сносок; выравнивание краев абзаца; создание таблиц и построение диаграмм; проверка правописания слов и подбор синонимов; построение оглавлений и предметных указателей; распечатка подготовленного текста на принтере в нужном числе экземпляров и т.п. 
Наиболее известные текстовые редакторы: Блокнот, WordPad и Word. 
Полнофункциональные издательские системы — Microsoft Publisher, Corel Ventura и Adobe PageMaker. Издательские системы незаменимы для компьютерной верстки и графики. Значительно облегчают работу с многостраничными документами, имеют возможности автоматической разбивки текста на страницы, расстановки номеров страниц, создания заголовков и т.д. Создание макетов любых изданий — от рекламных листков до многостраничных книг и журналов — становится очень простым, даже для новичков. 

      Информация  — это сведения, представленные в документах и массивах информации на машинных носителях. Информация может  рассматриваться на синтаксическом, семантическом и прагматическом уровнях представления. 
 Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т. п.

      Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования.

      Прагматический уровень отражает ценность информации для системы управления, ее полезность для выработки управленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потребительских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.

      В современном индустриальном информационном обществе информация — это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:

• полнота информации для реализации управляющего воздействия;
• точность и достоверность информации;
• актуальность, своевременность и оперативность получения информации.

      Полнота информации определяется применительно  к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. Точность информации — это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

      Актуальность  информации — это степень соответствия отражения реального состояния  системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «скорость» получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность — выбор средств сбора и передачи ин формации.

      Документ  является основным носителем информации в ИС, состоит из логически связанных  реквизитов. Форма (макет) документа  определяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части:

• заголовочную; содержательную; оформляющую.

      Заголовочная  часть формы документа включает постоянные реквизиты, идентифицирующие форму и отдельный экземпляр  документа. К ним относятся: на именование ИС, название документа, код формы, код документа или другого идентификатор экземпляра документа. Содержательная часть формы документа может иметь различное представление

• сплошной текст; анкета, для реквизита задается значение; таблица простой или сложной структуры данных, содержит детальные и итоговые строки; комбинированная форма.

      Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи  лиц, удостоверяющих документ.

      Жизненный цикл документа — это интервал времени, от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа — документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.

      Средства  данного класса являются одной из составляющих компонент автоматизации  учрежденческой деятельности в самом  широком смысле ее понимания, позволяя пользователю с максимальными удобствами создавать высоко качественные документы различного назначения посредством, в первую очередь, ПК и соответствующего ПО. В общем случае электронная система обработки текстовой информации состоит из видеотерминала, возможно, специально сконструированного или модифицированного для этих целей, некоторой внешней памяти для хранения специального ПО и файлов с текстовой информацией, а также печатающего устройства, позволяющего получать высоко качественные копии созданных документов. В настоящее время существует достаточное разнообразие подобных систем, начиная от простейших текстовых редакторов, ориентированных на работу с простыми ПК, и кончая специализированными издательскими системами, обеспечивающими работу большого издательского коллектива с использованием режима телеобработки и других современных издательских технологий.  

     MS-DOS Editor является простейшим текстовым редактором, он входит в состав всех версий MS-DOS, начиная с 5.0. В качестве устройства ввода и управления используется клавиатура. MS-DOS Editor является приложением DOS и обрабатывает только текстовые файлы «канонического» формата. Однако интерфейс этой программы и техника редактирования (включая работу с буфером обмена), в основном, соответствуют стандарту Windows. Поэтому можно рассматривать этот редактор как игрушечное приложение Windows, поработав с которым, легко перейти к мощному процессору MS Word.

     В качестве аргумента командной строки можно указать имя существующего или создаваемого текстового файла.

     Чтобы закончить работу с редактором, необходимо выбрать команду (File-Exit).

     Редактор WordPad (Рис 1), входящий в состав Windows, не называется особо мощным. Никаких излишеств, присущих, например, Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также какими-либо особенными возможностями форматирования: WordPad не поддерживает даже такую простую функцию, как выравнивание текста по обоим краям.

Рис. 1 Окно редактора WordPad 

     Но с большинством повседневных задач – с написанием письма, студенческого реферата, изготовлением поздравительной открытки – WordPad справляется вполне успешно.

     С помощью WordPad можно: работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов; сохранять тексты, как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word); вставлять в текст картинки разнообразных форматов.

     У WordPad – несколько управляющих элементов: Текстовое Меню вверху окна, затем – кнопочная панель операций, еще ниже – панель форматирования, а внизу, прямо над окном набора текста, - управляющая Линейка.

     Блокнот – текстовый процессор позволяет создавать простые файлы без форматирования, кроме того, просмотр и большинство изменений в файлах настройки системы происходить с помощью блокноты (Рис. 2). Как и все программы Notepad имеет свои недостатки.

Рис. 2 Окно Блокнота.

     Чаще всего блокнот используют для проверки, и в некоторых случаях написания, HTML кода для вэб-страниц. Это связано с тем что, блокнот записывает в своё файл только чистый код символов без форматирования, что является очень удобным для программистов. И иногда это просмотр .dll, .inf, .cfg и .bat файлов, которые небольшие по размерам, но важные по содержанию.

     Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

     Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

     После запуска Word 2003 открывается новый документ с именем документ 1 (Рис. 3), который расположен в центральной части Главного окна и представляет собой рабочую область. Здесь можно набирать и корректировать нужный текст.

Рис. 3 Окно программы Word. 

     Окно  программы Microsoft Word состоит из следующих  элементов:  
строка заголовка, строка меню, панели инструментов, измерительные линейки, полосы прокрутки, текстовое поле, строка состояния¹.

     В строке заголовка выводится название активного документа.  
Строка меню содержит следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка.

     В меню Файл содержатся команды, с помощью  которых можно создавать, открывать  или сохранять документы. С помощью  меню Правка можно редактировать документ (отмечать, стирать, копировать, проводить поиск необходимых мест текста и т.д.). Меню Вид позволяет выбирать форму представления документа на экране и управлять индикаций элементов главного окна Word 2003. Меню Вставка позволяет вставлять в текст различные объекты: сноски, примечания, принудительные разрывы страниц, рисунки, графики и т.д. С помощью меню Формат можно форматировать текст. В меню Сервис существуют команды для проверки орфографии и исправления опечаток в документе. В меню Таблица находятся все команды, необходимые для работы с таблицами. С помощью меню Окно можно переключаться с работы над одним документом на работу с другим и изменять расположение окон документов в Главном окне Word 2003. В меню Справка можно найти все, что необходимо для получения помощи при работе с 2003.

     Альтернативный  способ доступа к командам в Word 2003 обеспечивают «панели инструментов».

     Горизонтальная  управляющая линейка служит для  установки в выделенных абзацах  позиций табуляции и отступов, а также для настройки ширины столбцов в документах газетного типа. Передвигая мышью, нижние треугольники на линейке, можно установить правый и левый абзацный отступ. Аналогично с помощью верхнего треугольника можно установить позицию табуляции («красной строки»).

     Справа и внизу от документа расположены полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки текста. Они применяются в тех случаях, когда весь текст не помещается на экране и требует сдвига (прокрутки) вверх- вниз или влево-вправо.

     В нижней части Главного окна Word 2003 находится строка состояния, на которую выводится информация о положении текстового курсора в документе и о текущем режиме работы.

     Word 2003 является многооконным процессором. Это означает, что можно одновременно открыть несколько документов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть - заготовками (без имени, но с обозначениями Документ1, Документ2 и т.д.). Можно одновременно обрабатывать все документы, окна которых расположены рядом, друг под  
другом, каскадом или свернуты до пиктограмм.

     Различают полноэкранное и нормальное представление  документа. Изменение представления  документа осуществляется с помощью  кнопки распахивания/восстановления окна документа.

     Для расположения активных окон друг под  другом предназначена команда Упорядочить  все из меню Окно.

     Для обмена текстовой и графической  информацией между окнами открытых документов можно использовать буфер  обмена, а также метод Drag аnd Drор» (перенести и оставить).

     Оглавление  представляет собой список заголовков документа. Оно используется для просмотра тем, обсуждаемых в документе. Можно создать оглавление с помощью встроенных в Мiсrosoft Word форматов стилей заголовков и стилей уровней структуры. Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков².

     На  вкладке Оглавление открываются  диалоговые окна, где можно выбрать  формат оглавления, установить ввод номеров  страниц в оглавлении и т.д.

     С помощью Word 2003 можно оформить документ сносками (обычными и концевыми). Обычная сноска располагается в нижней части страницы или внизу текста. Концевая сноска выполняется в конце документа (или в конце раздела). В один документ можно включить сноски обоих типов. Чтобы отредактировать текст сноски достаточно сделать двойной клик мышью на маркере нужной сноски.

     Чтобы удалить вставленную сноску, достаточно выделить её маркер и нажать клавишу  Delete. При этом автоматически изменяются значения маркеров остальных сносок.

     Колонтитулы служат для сносок пояснений к  тексту, вставок даты и времени, автотекста, добавления числа страниц, номера страницы. Колонтитулы могут быть верхними и нижними. В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа. Чтобы вставить колонтитулы в документ нужно левой кнопкой мышки щёлкнуть на меню Вид Колонтитулы.

     Стилем  называется группа форматов, обозначенная уникальным именем.

     Стиль можно рассматривать, как команду  форматирования, которую сами создали. Для создания стиля необходимо выбрать  форматы, которые хочется применить (шрифт, выравнивание, отступы и т.д.) и дать этой группе форматов уникальное имя. После этого за один шаг можно применить всю группу выбранных форматов. Достаточно выделить текст, который требуется отформатировать, а затем в списке Стиль (на панели инструментов форматирования) выбрать имя нужного стиля.

     Для форматирования текста можно использовать стили следующих видов: стиль абзаца; стиль знака; стиль таблицы.

     Стиль абзаца управляет внешним видом  абзаца (шрифтом, кеглем шрифта, межстрочным интервалом, выравниванием текста, позициями табуляции и т.д.).

     Стиль знака управляет внешним видом отдельных символов, слов или фраз и может включать в себя все форматы, которые устанавливаются в диалоговом окне Шрифт.

     Стиль таблицы управляет внешним видом  таблицы (сеткой, шрифтом, межстрочным интервалом, выравниванием текста и др.).

     Чтобы применить стиль, достаточно выделить текст, который требуется отформатировать, а затем в списке Стиль (на панели инструментов форматирования) выбрать имя стиля. Чтобы применить стиль к абзацу, достаточно установить курсор в любом месте форматируемого абзаца. Чтобы применить стиль символов необходимо выделить весь текст, который нужно отформатировать. для создания стиля необходимо использовать диалоговое окно Стиль, которое открывается командой Стили и форматирование меню Формат, кнопкой Создать стиль.

     Также можно самостоятельно отформатировать документ с помощью стандартных стилей, для этого можно использовать команду Автоформат меню Формат.

     Шаблон  является заготовкой для всех документов определенного типа, имеющие расширение dot. В шаблоны можно включить текст и графику, которые должны присутствовать во всех документах данного типа. Каждый шаблон Word 2003 связан с определенным набором стилей. В системе Word 2003 имеются шаблон некоторых распространенных типов документов, например, писем, служебных записок, отчетов и т.п.

     Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны, отображаются на вкладке  
Общие диалогового окна Шаблоны. Чтобы создать в диалоговом окне  
Шаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую  
подпапку в папке Шаблоны, а затем сохраните шаблоны в этой подпапке.  
Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.  
для изменения общего вида документа в соответствии с каким-либо шаблоном необходимо запустить команду Тема меню Формат и, нажав кнопку Библиотека стилей, выбрав нужный шаблон в списке имеющихся шаблонов.

     Создавать шаблоны документов можно двумя  способами: на основе существующего  документа или на основе существующего шаблона.

     При первом способе нужно в меню Файл выбрать команду Открыть (нужный документ).

     При втором способе в меню Файл выбрать команду Создать. В области задач Создание документа, в группе Создание с помощью шаблона выбрать Общие шаблоны. Выбрав шаблон, похожий на вновь создаваемый, установить переключатель Создать в положение Шаблон, а затем нажать кнопку ОК. В меню Файл выбрать команду Сохранить как. В поле Тип файла выбрать Шаблон документа. По умолчанию файл сохраняется в папке Шаблоны, выбранной в поле Папка.

     Для проверки правописания набранного текста необходимо выбрать команду Правописание меню Сервис или щелкнуть на соответствующей пиктограмме панели инструментов. Если есть слово с ошибкой, то появляется диалоговое окно проверки орфографии. Если не обязательно изменять слово, то нужно нажать кнопку Пропустить.

     Для установки опций проверки правописания следует выбрать команду Параметры меню Сервис и вкладку Правописание. При этом появится диалоговое окно, в котором можно выбрать несколько опций.

     Подбор  синонимов/антонимов предназначен для стилистической обработки текста, что в конечном итоге служит лучшему восприятию информации, заключенной в документе. Для замены слова синонимом нужно выделить это слово в тексте. Затем выбрать команду Тезаурус подменю Язык меню Сервис. Из поля - списка Значения выбрать значение, в котором используется это слово.

     Для создания элемента Автотекста необходимо:

     1. Выделить фрагмент документа,  который нужно запомнить в качестве элемента Автотекста.

     2. Запустить команду Автотекст  подменю Автотекст меню Вставка.

Появится  диалоговое окно, вид которого представлен.

      3. В поле Имя элемента вкладки Автотекст нужно ввести имя (до 32 символов) и кликнуть кнопку добавить.

     Для удаления элемента Автотекста достаточно выделить его имя в списке Имя элемента во вкладке Автотекст и кликнуть кнопку Удалить.

     Автозамена  используется для автоматической замены неправильно набираемых слов в тексте. Для этого используется команда Автотекст подменю Автотекст меню Вставка и вкладка Автозамена. В поле заменить вводится неправильно набираемое слово, а в поле на - слово для замены.  
 К дополнительным возможностям Word 2003 можно отнести:  
создание таблиц; разработка форм и макросов; копирование объектов; работу с большими документами.

     В данной работе будет рассмотрено  создание таблиц и разработку форм и макросов.

     Word 2003 предусматривает два способа создания таблицы:  
преобразование в таблицу существующего текста; создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

     Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, нужно выполнить следующие действия: набрать текст построчно и в конце каждой строки нажать клавишу Еntег; выделить текст, который необходимо преобразовать в таблицу; включить отображение сетки таблицы с помощью команды Отображать сетку в меню Таблица; выбрать команду Текст в таблицу подменю Преобразовать меню Таблица; в появившемся диалоговом окне выбрать поле знак табуляции; нажать кнопку ОК.

     Для создания пустой таблицы рекомендуется разместить курсор в позиции, где должна быть расположена таблица и вызвать команду Таблица подменю Вставить меню Таблица. В результате на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы.

     Также для построения таблицы можно  также использовать специальную  пиктограмму из стандартной панели инструментов. Для того чтобы удалить всю таблицу, столбцы, строки или ячейки таблицы, необходимо их маркировать и выбрать из меню Таблица подменю Удалить и, соответственно, команду Таблица, Столбцы, Строки или Ячейки³. Форма — это разновидность бланка с частично напечатанным текстом. Формы предназначены для составления документов по определённому стандарту. В форме ввод данных допускается только в заранее определенные поля.

     Для создания формы целесообразно использовать панель инструментов Формы, которая  отображается на экране командой Формы  подменю Панели инструментов меню Вид.