Становление и развитие экспертизы ценности документов

 

    Введение……………………………………………………………………………….   

    Глава 1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве………………….

    1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов……………………..

    1.2 Принципы и критерии ценности документов…………………………………..

 

Глава 2. Организация и  проведение экспертизы ценности документов………….           

2.1 Организация проведения  экспертизы ценности документов………………….

2.2 Порядок проведения  и оформления результатов экспертизы  ценности документов……………………………………………………………………………..

 

Глава 3. Становление и  развитие экспертизы ценности документов……………...

3.1 Экспертиза ценности  документов XX вв………………………………………...

Заключение……………………………………………………………………………..

 

Список использованной литературы………………………………………………...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Экспертиза ценности документов – одно из важнейших направлений  деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении  тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в  формировании их в первичные комплексы  по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени  и места создания, авторов, корреспондентов  и других признаков.

 

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника  сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных  архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного  фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через  которое просеивается весь поток  документов.

 

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание  организации, как правило, сохранить  как можно больше документов. Затем  со временем приходит понимание, что  много хранить невозможно и нет  необходимости. Поэтому вопросы  экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием  со стороны специалистов-документоведов.

 

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода  времени. Основы начали закладываться  в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Ученые еще в XIX веке указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и законодательной защиты документальных богатств от уничтожения: «Необходим закон о немедленном прекращении уничтожения архивных дел в учреждениях всех ведомств. Практика, основанная на действующих, высочайше утвержденных положениях и правилах Комитета Министров, обратила это важное и трудное дело в очень легкое, но влекущее за собою в последнее десятилетие повальное разрушение русских архивов с высокоценным для науки содержанием», - писал Д.Я. Самоквасов.

 

Окончательно теория экспертизы документов оформилась в 20 веке.

Целью данного дипломного проекта является рассмотрение вопросов зарождения, становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

 

Для достижения этой цели были поставлены конкретные задачи:

 

·  рассмотреть назначение экспертизы ценности документов

 

·  охарактеризовать организацию  и порядок проведения экспертизы ценности документов

 

·  выявить основные этапы  развития экспертизы ценности документов

 

Объект исследования: экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

 

Предмет исследования: исторический процесс развития экспертизы ценности документов.

 

В ходе работы над дипломным  проектом нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.А. Кузнецова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина и др.

 

Дипломная работа состоит  из введения, трех глав, заключения и  списка использованной литературы.

 

Во введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены  объект, предмет и задачи исследования.

 

В первой главе рассматриваются  теоретические вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

 

Во второй главе рассматривается  организация проведения экспертизы ценности документов.

 

В третьей главе рассматривается  развитие экспертизы ценности документов в историческом аспекте.

 

В заключении даются краткие  выводы, которые были сделаны после  проведенного исследования.

 

Список используемых источников включает статьи и книги ведущих  специалистов документоведческой сферы  деятельности.

 

 

 

            

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

 

1.1 Понятие и  назначение экспертизы ценности  документов

 

 Ценность документа  - это информационные возможности  документа, обусловленные его  историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или  культурным значением. Теория  ценностных приоритетов - основа  теории оценки и отбора документов  на хранение, т.е. выбора приоритета  более ценного перед менее  ценным.

 

Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества.

 

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

 

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и  т.д. Такие документы могут служить  источниками для изучения различных  областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость  их постоянного хранения в государственных  архивах Российской Федерации.

 

Подготовка документов, законченных  делопроизводством, к дальнейшему  хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования  их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного  фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

 

Подготовка документов к  последующему хранению и использованию  включает:

 

·  экспертизу ценности документов для определениявозможности их практического  и научного использования;

 

·  оформление дел;

 

·  составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;

 

·  обеспечение их сохранности;

 

·  передачу дел в архив  организации.

 

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

 

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

 

• отбор документов, имеющих  политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей  передачи их на постоянное хранение в  государственные архивы Российской Федерации;

 

• отбор на временное  хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих  практическое значение;

 

• выделение к уничтожению  документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

 

• установление или изменение  сроков хранения документов.

 

Экспертиза ценности документов осуществляется:

 

·  в делопроизводстве учреждений;

 

·  в ведомственном  архиве;

 

·  в государственном  архиве как самостоятельный вид  работы (целевая экспертиза), а также  при описании и переработке описей дел архивных фондов.

 

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

 

·  составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

 

·  регистрации поступающих  в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному  делу с обозначенным сроком хранения);

 

·  направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

 

·  проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

 

·  подготовке дел к  последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в  структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

 

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются  в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация-фондообразователь, на общих принципах и критериях.

 

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению  дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют  несколько архивных фондов.

 

Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.

 

Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций  обязательно должна быть создана  экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.

 

В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой  ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа.

 

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

 

·  действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации  по архивному делу и документационному  обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде  Российской Федерации (1994) и др.);

 

·  типовых и ведомственных  перечней документов с указанием  сроков их хранения, типовых и примерных  номенклатур дел;

 

·  нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации  в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

 

1.2 Принципы и  критерии экспертизы ценности  документов

 

 Документы оцениваются  на основании принципов историзма,  системности, целостности. Критериями  оценки документов являются их  происхождение, содержание и внешние  особенности.

 

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

 

Принцип историзма, который  требует рассматривать любое  явление в процессе развития и  дает ключ к раскрытию закономерностей  развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

 

Принцип всесторонности при  экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

 

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется  в экспертизе. Документы оцениваются  не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в  комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют  другие, третьи повторяют первые, а  четвертые могут быть полностью  поглощены вторыми.

 

На основе данных принципов  сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

 

Система делится на три  группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних  особенностей документов.

 

К критериям происхождения  относятся:

 

·  роль и место организации  в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

 

·  значение физического  лица в жизни общества;

 

·  время и место  образования документа.

 

К критериям содержания:

 

·  значимость события (явления), отраженного в документе;

 

·  значение имеющейся  в документе информации;

 

·  повторение информации документа в других документах;

 

·  вид документа;

 

·  подлинность документа.

 

А к критериям внешних  особенностей документов:

 

·  форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

 

·  физическое состояние  документа;

 

·  подлинность документа.

 

Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так  как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые  оценивают документы с позиций  историков, источниковедов и др., а  документоведами и специалистами  экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень  формализации экспертизы на основе внешних  признаков документов.

 

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать  постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

 

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы  поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

 

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие  критерии, как время и место  образования документов. Эти два  критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие  большое значение. Это периоды  организации и реорганизации (с  изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

 

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на 3 группы:

 

·  документы, отражающие основные направления деятельности организации,

 

·  с постоянным сроком хранения;

 

·  документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

 

·  документы по личному  составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и  вспомогательная документация. При  оценке этой группы документов следует  учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти  документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет  по заключению ЭПК.

 

Критерий повторяемости  информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа»  государственного управления порождает  явление повторяемости информации в создаваемых документах.

 

В связи с этим учитываются  виды и формы повторяемости документной  информации путем сопоставления  документов как источников первичной  и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы  новые документы, являются источником первичной информации.

 

Различают два вида повторяемости  информации, каждому из которых присущи  свои формы:

 

·  формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках), с такими формами, как дублетность, цитирование, суммирование;

 

·  аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации), с такими формами, как обобщение, реферирование, изложение.

 

Как форму повторяемости  информации выделяют вариантность, которая  может относиться к формальному  или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки  вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при  выделении дел к уничтожению  учитывается формальный вид повторяемости  информации.

 

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

 

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники  и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

 

Дублетные документы, как  правило, в фондах организаций представлены постановлениями, решениями, циркулярами  вышестоящих учреждений, которые  при описании указываются как  копии. Это объясняется тем, что  копийность считается проявлением  дублетности.

 

Вполне реально на стадии делопроизводства учитывать и вариантность, отдавая предпочтение при формировании в дела постоянного хранения тем  вариантам документа, которые несут  существенные информационные различия.

 

Значительно сложнее оценивать  документы, в которых информация повторяется в разных формах и  объемах.

 

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в  таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону).

 

В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической  достоверности документа и наличие  резолюций, помет. Причем резолюции, пометы рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать  их авторство, как ранее считалось - авто-графичность.

 

Критерий подлинности  документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

 

Если подлинники имеют  особое государственное значение для  использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах  подлинников и копий документов, 1-2 экземпляров копий оставляются  на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются  и в тех случаях, когда нет  гарантии, что в фонде подведомственного  учреждения сохранились подлинники этих документов.

 

Критерии из группы внешних  особенностей на первых двух этапах в  полной мере не реализуются, так как  документы современных учреждений, как правило, находятся в хорошем  состоянии и полностью сохранены, хотя иногда приходится учитывать и  физическое состояние документов, особенности  передачи текста и т.д.

 

Далее необходимо сказать  об особенностях проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. Сначала на основе критериев определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

 

Документы личного происхождения  отражают не только факты реальной действительности, но и отношение  к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта  и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают  перед нами в свете его индивидуального  отношения к ним. Вследствие этого  отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

 

В настоящее время для  отбора документов личного происхождения  на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих  критериев.

 

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного  происхождения подразделяют на две  группы:

 

1)  критерии ценности  фондов личного происхождения;

 

2)  критерии ценности  документов личного происхождения.

 

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся  следующие критерии:

 

-  значение творческой  и общественной деятельности  фондообразователя;

 

-  история фонда и  его состав;

 

-  взаимосвязь фонда  с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного  лица могут быть ценны в  связи с уже имеющимися в  государственных архивах документами,  могут подтверждать и дополнять  их).

 

К группе критериев ценности документов личного происхождения  относятся:

 

·  значение творческой и  общественной деятельности автора документа;

 

·  время и место  создания документа;

 

·  значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

 

·  внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

 

·  взаимосвязь с другими  документами (может носить характер повторяемости информации).

 

Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой  в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций  комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами  именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости  документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.

 

Глава 2. Организация  проведения экспертизы ценности документов

 

 2.1 Организация проведения экспертизы ценности документов

 

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

 

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих  подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные  экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных  подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

 

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.