Структура, функции и и задачи служб ДОУ

Министерство образования  и наук Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Бирская государственная  социально-педагогическая академия»

Социально-гуманитарный институт

Кафедра отечественной  истории и документоведения

Курсовая работа

Структура, функции  и задачи

служб ДОУ

                                                                 Выполнила: студентка 3 курса ОЗО

                                                                    Гадиева Л. Р.

                                                                     Проверил: Гареев И.С.

                                                            Бирск  2011

Оглавление

Введение………………………………………………………...………………..3

1.Структура и задачи служб ДОУ…………………………….….……………..8

1.1.Понятие и назначение служб ДОУ…………………………………….8

1.2.Структура  служб ДОУ………………………………….……………..11

1.3.Основные  задачи и функции служб ДОУ……………………………15

2.Должностной  и численный состав служб ДОУ………………….…………17

2.1.Должностной состав служб ДОУ…………………………………….17

2.2.Численнный  состав служб ДОУ…………………………...…………20

Заключение………………………………………………………………….….24

Список использованной литературы и источников………………..………..25

Введение

Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами — за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Документационное обеспечение  управления имеет свои специфические  задачи и должно выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным  подразделением-службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Таким образом, целью нашей работы изучение является изучение структуры, функций и задач служб ДОУ.

Исходя из выше изложенного можно  с уверенностью сказать, что тема, рассмотренная в настоящей курсовой работе «Структура, функции и задачи служб ДОУ» является актуальной и представляет практическую ценность для изучающих дисциплину «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Исходя из темы, задачами курсовой работы являются:

-рассмотреть  понятие и объяснить назначение служб ДОУ, раскрыть основные задачи и функции данных служб, и рассмотреть их структуру

-рассмотреть  и проанализировать должностной  и численный состав ДОУ, рассчитать  оптимальную численность делопроизводственного персонала.

Для раскрытия темы были использованы различные источники и литература.

Нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства. Системообразующим  актом в этой области является Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». ¹ Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.² Это совокупность принципов и правил, устанавливающих е5диные требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях и общественных организациях.

 ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.³ Стандарт ввел новые реквизиты и небольшие изменения в распоряжении реквизитов в поле документа. Новшеством данного ГОСТ является то, что требования по оформлению документов в соответствии с ним являются рекомендательными.

Кушнаренко  Н.Н. Документоведение.⁴ В данном учебном пособии изложены правила документирования управленческой деятельности и принципы создания на предприятии и системы управления документами. Приведены важнейшие виды управленческих документов.

Андреева В.И. Делопроизводство.⁵ Практическое пособие по делопроизводству адресовано специалистам, отвечающим за организацию работы с документами в современных организациях и на предприятиях. В пособии описаны основные виды организационно-распорядительной документации, предъявляемой при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекций, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы. 
Материалы пособия подготовлены в строгом соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

Рогожкин М.Ю. Справочник по делопроизводству.⁶ Комплексно и в доступной форме освещается система документационного обеспечения в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Материал изложен с опорой на актуальную практику делопроизводства и самые последние нормативные акты. Учтены изменения в организации хранения документов. Адресовано специалистам секретариатов, служб делопроизводства, заведующим архивом, работникам аппарата суда, нотариусам, владельцам и руководителям предприятий, а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».

Спивак В.А. Делопроизводство.⁷ Книга посвящена проблемам делопроизводства, деловой переписки и документооборота. Ясность изложения, множество примеров, богатый справочный материал делают это произведение настольной книгой секретарей, референтов и всех, кто хочет научиться правильно оформлять документы, в частности студентов всех форм обучения и аспирантов.

Стенюков М.В. Делопризводство: Конспект лекций.⁸ Данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству. Практические рекомендации, содержащиеся в книге, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности. Издание рассчитано на руководителей, секретарей-референтов, специалистов, работающих с документами, а также слушателей центров обучения по соответствующим специальностям.

Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности. ⁹      Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных управленческих документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и других нормативных актов. В пособии собраны основные правила и нормы по составлению документов, даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии. Учебное пособие предназначено для студентов, изучающих дисциплину "Документирование управленческой деятельности", и может быть использовано специалистами предприятий и организаций в целях правильного оформления внутренней и внешней документации.

Киселев С.В. Современные офисные технологии.¹⁰ Изложены вопросы использования персональных компьютеров в системе современного делопроизводства. Рассмотрена подготовка документов, регистрация, хранение, контроль исполнения, рассылка и прием их по электронной почте, работа с базами данных, а также различные специализированные программы: электронное делопроизводство, переводчики, корректоры, графические редакторы. Дается практическая информация использованию в офисе современных сетевых технологий - локальных, корпоративных, глобальных (Интернет).

1. Структура, функции и задачи служб ДОУ.

1.1.Понятие и назначение служб ДОУ.

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Делопроизводство  — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость  закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.¹¹

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние  десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления»¹² и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».¹³

Документационное обеспечение  управления имеет свои специфические  задачи и должно выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным  подразделением-службой документационного  обеспечения управления (службой ДОУ). В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления¹⁴, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

В зависимости от размеров и назначения организации эта  служба называется по разному: управление делами, общий отдел или канцелярия.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет  секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации  – важнейшая обслуживающая функция  управления, от рациональной организации  которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Выбор организационной формы службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.2. Структура служб ДОУ.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных  структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел. 

4. Секретарь. 

Управление делами создаётся  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это  структурное подразделение, создаваемое  для обслуживания руководства  организации. В его состав входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации  ДОУ (делопроизводства) – это  центр совершенствования ДОУ,  методический центр. 

К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая,  в свою очередь, подразделяется  на: экспедицию, бюро переписки, бюро учета и регистрации документов, компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

2.Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – специализированный  участок, осуществляющий прием  и отправку по почте и курьерской  связи документации и корреспонденции. 

2. Подразделение по  учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация  входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет  контроль за сроками исполнения  устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений  граждан) занимается приемом и  учетом предложений, заявлений  и жалоб граждан. Ее функции  следующие:

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки  документов осуществляет перепечатку  документов с черновиков, считку  и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в  тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре  постоянно действующий коллегиальный  орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
• подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет  всю работу с документами в  небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной  структуры.

Таким образом, действующие  нормативно-методические документы  регламентируют наименование и примерную  структуру службы ДОУ государственных  предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных  структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

1.3. Основные задачи и функции ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ  решает три основных комплекса задач:

        1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

        3)совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения  документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций: 

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации  работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
• Обеспечение защиты информации.
• 3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

2. Должностной и численный состав службы ДОУ

                     2.1.Должностной состав службы ДОУ

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих¹⁵. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Согласно нормативным  документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории:

• руководители;
• специалисты;
• технические исполнители.

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

• управляющий делами;
• заведующий канцелярией;
• заведующий общим отделом;
• заведующий протокольным отделом;
• начальник секретариата;
• заведующий экспедицией;
• заведующий центром подготовки документов;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующий машинописным бюро.

Наименование должности  «начальник» или «заведующий» указывается  с добавлением наименования структурного подразделения.

 В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов входят:

• документовед;
• помощник руководителя;
• инспектор по контролю за исполнением поручений;
• редактор;
• археограф;
• инспектор;
• секретарь коллегии;
• корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических исполнителей отнесены:

• экспедитор;
• делопроизводитель;
• стенографистка;
• технический секретарь;
• курьер;
• оператор организационной техники
• архивариус;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка;
• секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей — передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

Добавить к должности наименование «старший» можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчинёнными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности «ведущий» устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

2.2.Численный состав службы ДОУ

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

В начале 70-х годов была предложена методика расчёта численности делопроизводственного персонала Н_д, чел., исходя из объема документооборота и общей численности работников организации. Формула выглядела достаточно простой: