Структура организации управления строительной фирмы

ВВЕДЕНИЕ

1. Понятие и содержание  управления в современных условиях

2. Структура организации  управления строительной фирмы

3. Методы управления  и руководства в строительстве

3.1. Организационные  методы руководства

3.2. Экономические  методы руководства

3.3. Распорядительные  методы руководства

4. Анализ эффективности  управления на предприятии (на  примере снабжения)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

С современных условиях одно из приоритетных направлений российской экономики – выработка основных теоретических и методологических позиций по применению менеджмента  на предприятиях и в различных  сферах деятельности, в том числе  и строительстве.

Актуальность данной темы заключается в том, что эффективное  управление в современных условиях рынка - необходимое условие повышения  эффективности бизнеса, создания, развития и реализации конкурентных преимуществ  предприятия.

Перед современным  руководителем встают стратегические вопросы выбора направления развития бизнеса и определения ключевых конкурентных преимуществ компании. Выработка такого видения и управления компетенцией организации является ключевой, предпринимательской, функцией менеджмента компании.

Много внимания руководство  вынуждено уделять вопросу оптимизации  структур компании. Вместе с тем, для  современного руководителя одинаково  важен вопрос создания системы и  технологии управления, которая обеспечивает эффективную операционную деятельность компании.

Совершенствование управления невозможно без изучения, систематизации и обобщения опыта развития общественных отношений как в экономике в целом, так и в области строительства.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. Приоритетными следует  сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Организаторская деятельность руководителей базируется на знании теории управления и его методологических основ. Квалифицированное управление невозможно без познания науки управления и повышения профессионального  потенциала руководителя. При этом, чтобы не изобретать то, что уже  было познано в прошлом, надо знать  это прошлое. Исторический подход к  изучению теории управления позволяет  лучше познать современные проблемы, принципы, закономерности и методологические основы управления. Всегда полезно обращаться к опыту совершенствования управления в своей стране и за рубежом, к изучению достижений научной мысли в историческом аспекте.

Цель данной работы исследовать, каким в современных условиях должно быть управление строительной фирмы.

В процессе изучения ставятся следующие задачи:

1) дать общую  характеристику управления в  современных условиях

2) дать определения  методам управления организацией  в современных условиях;

3) описать организационную  структуру строительной фирмы;

4) подвести итоги  анализа эффективности современного  управления на примере отдела  снабжения фирмы.

При написании работы были использованы такие учебные  пособия, как «Управление в строительстве» В. М. Васильев, «Менеджмент» Гончаров В. И. и «Экономика строительства» И.С. Степанова.

1. Понятие  и содержание управления в  современных условиях

Проблема совершенствования  развития строительных организаций  заставила расширить исследования в области разработки и внедрения  новых форм управления. Успехи в  области развития средств вычислительной техники, значительное снижение ее удельной стоимости, достижения в области  информатизации управления, зарубежный и отечественный опыт внедрения  передовых информационных технологий в сферу управления и обучения позволили сделать вывод, что  повышение эффективности оперативной  подготовки должностных лиц органов  управления в современных условиях связано с разработкой и внедрением компьютерных форм оперативной подготовки.

Как известно, строительство  как отрасль материального производства обеспечивает создание основных фондов производственного или непроизводственного  назначения. Под строительством понимается также сам процесс возведения зданий и сооружений - объектов строительства.[1, с. 25]

Возведение объекта  связано с выполнением следующих  работ:

-проведение различных  видов инженерных изысканий, а  также технико-экономического обоснования  на возведение объекта;

-разработка проектно-сметной  документации (архитектурное проектирование, конструкторское проектирование, проектирование  организации строительства на  различных стадиях возведения  объекта);

-работа предприятий  строительной индустрии и промышленности  строительных материалов и последующая  комплектация объекта;

-собственно возведение  объекта (строительно-монтажные  работы, монтаж оборудования, опытная  эксплуатация).

Широкомасштабность  и разнообразие строительного процесса предопределяет широкий круг его  участников. К основным участникам строительства относятся:

-заказчики - государственные,  общественные, а в настоящее время  частные организации или физические  лица, на которых возлагаются  обязанности планирования строительства,  обеспечение его финансирования, контроль в период производства  работ и приемка законченных  зданий и сооружений;

-проектные организации,  разрабатывающие по договору  с заказчиком проектную и сметную  документацию на возводимые объекты  (сюда же относятся организации,  занимающиеся проведением инженерно-геологических,  топографо-геодезических и других  видов изысканий для строительства); [1, с. 25]

-подрядные и  субподрядные строительные организации,  выполняющие комплекс работ по  возведению зданий и сооружений. Это наиболее многочисленная  группа строительных организаций.  Непосредственно с заказчиком  договор заключает организация  - генеральный подрядчик, которая  и отвечает за своевременное  и качественное осуществление  проекта и сдачу объекта в  эксплуатацию. Для выполнения отдельных  видов работ генподрядчик привлекает  субподрядные организации (сантехнические, электромонтажные операции, монтаж  оборудования, строительство дорог, сетей, механизация и др.). Генподрядчик несет ответственность за выполнение не только работ, осуществляемых собственными силами (как правило, общестроительных), но и за работу субподрядчиков; многие фирмы совмещают функции проектных и подрядных организаций;

-поставщики - предприятия,  выпускающие необходимую для  строительства продукцию (сборные  конструкции, строительные материалы  и изделия). В широком смысле  все отрасли народного хозяйства  в большей или меньшей степени  являются поставщиками продукции  для строительства; специализируются  в строительстве предприятия  стройиндустрии;

-транспортные организации,  осуществляющие по договорам  с подрядчиками внешние и внутрипостроечные  перевозки материально-технических  ресурсов всеми видами транспорта;

-научно-исследовательские  организации, выпускающие нормативные  документы, методические рекомендации  по рациональным способам проведения  строительных работ на основании  изучения и обобщения опыта  возведения объектов, новейших достижений  в различных областях науки  и техники.

2. Структура  организации управления строительной  фирмы

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. Приоритетными следует  сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. [6, с. 358]

Строительные тресты и управления являются основными  производственными организациями  строительного комплекса и соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям поступает основной объем информации от заказчиков, проектных  организаций и субподрядчиков, в  строительных организациях формируются  показатели фактического выполнения работ, которые служат основой для финансовых взаиморасчетов.

Упрощенная схема  информационного обмена выглядит следующим  образом. В генподрядную организацию, ответственную за возведение объекта, поступает проектно-сметная и  другая техническая документация. Центральное  место в ней занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые  для их выполнения ресурсы с нормативами  использования и стоимость работ  в базовых ценах. Полученная из проектной  организации смета, как правило, требует корректировки (уточнения  состава и объема работ, привязки к конкретным условиям объекта). Такая  корректировка выполняется силами специалистов строительных организаций. В последнее время строительные организации разрабатывают своими силами сметы на относительно простые  объекты. На основании составленных смет формируются акты выполненных  работ, заказываются и списываются  материалы, составляются разнообразные  плановые и фактические сводные  показатели, производится учет оплаты авансов и выполненных работ, осуществляются взаиморасчеты с  заказчиком и соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их последующая  обработка и передача полученной информации в другие прикладные программы  является основой для планирования и управления производственной и  финансовой деятельностью строительной организации.

Таким образом, автоматизированная система составления смет должна обеспечивать решение следующих  основных задач: получение и корректировка  готовых смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение  нормативно-сметной базы данных по выполняемым работам; выпуск актов  выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

Для решения этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик-строитель", которая успешно  эксплуатируется во многих строительных организациях. [8]

Программа использует индексный и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения  стоимости работ и материалов в текущих ценах. Основное отличие  данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска  смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками  и субподрядчиками. В программе  реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных  организациях в системах АВС-РС, АРС, АВеРС, что значительно облегчает  строителям последующую корректировку  смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и  т.д. Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать  собственную нормативную базу, учитывающую  специфику выполняемых работ. [8]

Программа позволяет:

-создавать, хранить  и корректировать нормативную  базу сметных расценок, используемых  в данной организации; при поставке  системы обеспечивается предварительная  загрузка нужными заказчику разделами  нормативной базы - московской, московской  областной, российской; в процессе  составления смет эта база  может пополняться;

-формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой  структуры (локальные сметы); возможна  разбивка смет на разделы;

-формировать объектные  сметы на основании составленных  локальных смет;

-формировать акты  выполненных работ за месяц  на основании составленных смет  или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

-формировать ведомости  потребности или списания материалов;

-учитывать стоимость  материалов по договорным ценам  (сверх или вместо сметной расценки);

-использовать при  расчете смет или актов выполненных  работ индексы (коэффициенты) стоимости  работ по отношению к ценам  1984 г.; коэффициенты могут применяться  как к работам, так и к  разделам сметы и акта; коэффициенты  пересчета сметной стоимости  для Москвы, выпускаемые Моспроектом-1, могут автоматически загружаться  в программу с дискет; возможна  индексация в цены 1991 г. [8]

-распечатывать  стандартные формы выходных документов - несколько видов смет и актов  выполненных работ;

-настраиваться  на различные способы расчета  дополнительных начислений (накладные  расходы, плановые накопления  и др. по желанию пользователя, причем накладные расходы и  плановые накопления могут считаться  по каждой работе от заработной  платы);

-загружать и  обрабатывать сметы, составленные  с помощью других программ  расчета смет.

3. Методы  управления и руководства в  строительстве

В качестве объектов управления в строительстве могут  выступать процессы осуществления  строительных программ или в отдельности  ИСП, а в строительном производстве - производственные процессы их реализации. Объектами руководства при этом являются трудовые коллективы на производстве и в подразделениях аппарата управления.

В ходе осуществления  этих процессов используются различные  методы управления, которые различаются  по продолжительности цикла управления, по способу циркуляции информации в  системе управления и способу  принятия решений.

Исходя  из продолжительности цикла управления методы управления могут быть стратегическими, рассчитанными на текущий год или на оперативный и краткосрочный периоды. В основе этих методов лежат планы: стратегические (на 10-15 лет), годовые, оперативные на квартал и месяц и недельно-суточные (диспетчерские) графики. [5, с. 43]

По способу  циркуляции информации методы управления различают по виду информационных каналов. Такими каналами могут быть межличностные связи, каналы движения бумажных источников информации, телефонные коммуникационные связи, компьютерные видеоканалы.

По способу  принятия решений методы управления делятся на альтернативные и коллегиальные. В первом случае решения принимаются единолично, во втором — правлениями и советами строительных предприятий.

Основу методов  руководства трудовыми коллективами составляют побудительные воздействия  на людей, исходящие из внутренних их побуждений к труду. Для этого  используются различные виды мотивов (от фр. motif - побудительные причины, повод к какому-либо действию). Мотивы непосредственно связаны с потребностями  людей. Именно потребности вызывают у людей определенные запросы (физиологические, социальные, моральные и психологические). Уровень запросов зависит от осознания  человеком своего места в обществе и трудовом коллективе, а также  от соотношения объективных и  субъективных факторов. Фактор (от лат. factor -делающий, производящий)-причина, движущая сила совершающегося процесса. Действующие факторы и мотивы деятельности людей определяют характер мотивационной обстановки, которая  носит пассивный характер. Для  активизации трудовой деятельности людей нужны стимулы. Для стимулирования производственной деятельности используются организационные, распределительные, экономические методы руководства  трудовыми коллективами. [5, с. 43]

3.1. Организационные  методы руководства

Организационные методы руководства включают приемы и средства организационного влияния (воздействия) на трудовые коллективы. К задачам  этих методов руководства относится  разработка положений, определяющих состав организационно-подготовительных мероприятий  и способов их реализации. В этом смысле они равнозначны функции  организации. Организационные методы выступают в виде структуропреобразований, нормирования и регламентирования. Структуропреобразования включают разработку и периодический пересмотр  структуры строительных организаций  и иерархической структуры вышестоящих  органов управления. В сферу этих методов входит установление объема полномочий руководителей определенного  ранга, их правового положения и  соотношений между линейными  и функциональными звеньями в  аппарате управления.

В результате нормирования устанавливаются затраты материалов и энергетических ресурсов на единицу  объема работ: нормы времени, выработки; нормативы численности, нормы управляемости; соотношения категорий разных видов  работников; размеры рабочего дня  и отпусков. Действенность организационного нормирования зависит от его сочетания  с материальным и моральным стимулированием, а также с применением соответствующих  санкций за нарушение норм. [5, с. 45]

Регламентирование — это воздействие на деятельность трудовых коллективов и отдельных  работников с помощью организационных  положений, постановлений, инструкций и правил, административных актов, обязательных для выполнения в течение длительного  времени. С помощью регламентирования  уточняются границы деятельности различных  организаций в производственном процессе, налаживаются взаимоотношения  между ними, устанавливается режим  производственного процесса в целом  и выполнения строительных и монтажных  работ, правила, регулирующие деятельность коллективов и отдельных должностных  лиц (например, Положения о мастере, о производителе работ, об отделах  строительного предприятия); составляются штатные расписания и должностные  инструкции (функции, обязанности, полномочия, взаимоотношения и подотчетность).

Инструкции могут  быть детализированы в различной  степени. Однако следует признать вредными попытки создания как можно более  подробных инструкций. Особенно они  вредны при необоснованном недоверии  к деловым и моральным качествам  подчиненных. Ограничение инициативы подчиненных лишает их удовлетворения от работы, способствует перестраховке, излишнему формализму и бюрократизму.

3.2. Экономические  методы руководства

Экономические методы руководства занимают центральное  место в активизации производственной деятельности трудовых коллективов  строительных предприятий. Они представляют собой способы воздействия, в  основе которых лежат объективные  экономические законы, стимулирующие  заинтересованность людей в достижении конечных результатов производственно-хозяйственной  деятельности строительных организаций.

Экономические методы руководства реализуются посредством  хозрасчета, главными особенностями  которого являются достижение производственных результатов при наименьших затратах трудовых, материально-технических  и финансовых ресурсов, при условии  выполнения обязательств по договору с потребителями строительной продукции (заказчиками) об окончании строительства  объектов в обусловленный контрактом срок с получением определенного  хозяйственного дохода.

При хозрасчете обеспечивается участие каждого подразделения  строительной организации, каждого  члена трудового коллектива в  управлении производственным процессом, точнее, в самоуправлении. Для этого  важно, чтобы каждое подразделение  в период строительства объектов имело свои плановые показатели, которые  позволяют дать оценку затрат за каждый плановый период. [5, с. 47]

Основу деятельности строительных предприятий при экономических  методах руководства составляют финансирование и окупаемость затрат за счет хозяйственного дохода, т. е. используются такие экономические категории, как самофинансирование и самоокупаемость.

Хозяйственный доход  является основным источником оплаты труда и материального поощрения, фонда развития производства и социального  развития предприятий. Стремление к  увеличению дохода побуждает трудовые коллективы к экономичному ведению хозяйства, рациональному расходованию материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Особое значение в использовании экономических  методов руководства приобретают  договорная цена и кредит. Цена формируется  на базе сметной стоимости, в которую  включаются все расходы на строительство  зданий и сооружений. Именно договорная цена, исходящая из сметы и согласованная  с заинтересованными сторонами, является важным экономическим механизмом воздействия на трудовые коллективы в строительстве, так как обеспечивает возмещение расходов и получение  хозяйственного дохода.

3.3. Распорядительные  методы руководства

Распорядительные  методы руководства предназначены  для конкретизации всех форм воздействий  в процессе управления. Они позволяют  регулировать выполнение планов путем  устранения или локализации дестабилизирующих  факторов в ходе производственного  процесса. Исходным положением для  применения распорядительных методов  руководства должны быть организационные  регламенты и планы работы. Без  этих документов распорядительные методы сводятся к решению разрозненных частных вопросов, при этом решения  руководителя будут основаны главным  образом на его субъективных представлениях.

Распоряжения могут  носить разный характер и иметь различную  степень категоричности. Если оно  касается только конечных целей, то это  задание; если же руководитель определяет способы достижения целей, то это  инструктивное предписание (инструкция). Распоряжения могут содержать только задание или задание и инструкцию. Во всех случаях распоряжения должны четко формулироваться. Наиболее категоричной формой распорядительного воздействия  является приказ. [5, с. 48]

В заключение отметим, что нельзя отождествлять организационные  и распорядительные методы руководства  с волюнтаризмом, бюрократизмом  и голым администрированием.

Хозяйственный доход - это разница между договорной ценой товарной строительной продукции и затратами на ее производство. Повышение хозяйственного дохода возможно только через уменьшение непроизводительных затрат, повышение производительности труда, сокращение сроков строительства и улучшение качества строительной продукции. Для увеличения хозяйственного дохода необходимы систематическая экономия трудовых, транспортных, материальных и энергетических затрат, а также сокращение расходов на содержание управленческого аппарата. Поэтому каждый вложенный в строительство рубль должен нести долю прибыли.

Образовавшаяся  после уплаты налога и процентов  за кредит остаточная прибыль поступает  в распоряжение трудового коллектива. Кредит наряду с фондами развития производства, отчисляемыми от прибыли, позволяет развивать материально-техническую  базу, осуществлять реконструкцию действующих  производств и техническое перевооружение строительных предприятий. Это ведет  к развитию их мощностей, что в  последующем отразится на увеличении фонда социального развития и  соответственно капиталовложений в  жилищное строительство, объекты социального  назначения для трудового коллектива предприятия. [5, с. 48]

Таким образом, экономические  методы руководства обеспечивают большую  восприимчивость трудовых коллективов  к усилению организованности в работе и нововведениям.

Социально-психологические  методы руководства связаны с  изучением социальных и психологических  мотивов действий людей. Воздействие  осуществляется или через условия  труда, или непосредственно на психику  работников.

Социальные методы включают изучение условий труда, их влияния на производственную деятельность строительного предприятия. Главной  при этом является социальная среда, ее объективное состояние и субъективное восприятие. Под влиянием среды формируются  потребности личности, ее интересы. Поэтому эффективность социальных методов зависит от умения руководителя воздействовать на социальную среду  с помощью социальных, моральных, а также материальных стимулов. К  социальным стимулам относятся: улучшение  жилищных Условий, повышение в должности  и др.; к моральным - поощрения  в виде благодарности, награждения  почетной грамотой, занесения в Книгу  почета и др. Средствами материальных поощрений являются различные виды премий, награждение ценными подарками, предоставление бесплатных или частично оплачиваемых путевок.

4. Анализ  эффективности управления на  предприятии (на примере снабжения)

При решении многих бизнес-задач прежде всего необходимо помочь руководству компании определить истинные причины проблем, препятствующих развитию компании и повышению эффективности  его функционирования, выработать рекомендации и план мероприятий по совершенствованию  деятельности компании.

Одна из основных задач диагностики - составление  целостной картины предприятия, позволяющей расставить "по местам" проблемы, определить возможные риски  потерь, неиспользуемые дополнительные ресурсы и приоритеты в работе с проблемами предприятия.

С другой стороны, диагностика  может стать первым этапом комплексного проекта, в ходе которого клиент и  консультанты определяют основные направления  дальнейшей работы.

Проведение диагностики  силами специалистов фирмы может  быть неэффективно в силу неизбежной предвзятости при оценке собственной  деятельности, кроме того, процесс  может существенно затянуться из-за необходимости исполнения повседневных обязанностей. [6, с. 389]

При проведении диагностики  консультанты независимых компаний тесно взаимодействуют с менеджерами  и специалистами фирмы, активно  используют накопленную специалистами  фирмы информацию и их экспертные оценки, обсуждают возникающие проблемы.

По результатам  диагностики представляется отчет  о сложившейся ситуации на предприятии  по следующим блокам вопросов:

Эффективность системы  управления

Эффективность существующей организационной структуры

Управленческий  потенциал компании

Системы маркетинга и сбыта компании

Экономическая эффективность  деятельности компании

Систематизация  и обобщение результатов анализа  отдельных блоков работ и предложения  по повышению эффективности деятельности компании в целом.

Выработка общей  схемы развития. Потенциалы роста  компании.

Прогнозная оценка устранения основных потерь организации  в стоимостном выражении.

Утверждение целей, методов и бюджета проводимых изменений.

Разработка Плана  первоочередных мероприятий по совершенствованию  деятельности компании.

Методы работы:

Анализ документов;

Интервью;

Анкетирование;

Метод экспертных оценок (включая модификации Дельфи и  номинальной группы);

Элементы SWOT-анализа;

Построение матрицы  проекций;

Метод графического схемного описания процессов. [6, с. 390]

Анализ стратегической позиции компании:

Оценка действующей  стратегии по экономическим и  финансовым (количественным) показателям.

Оценка действующей  стратегии по качественным показателям (законченность, внутренняя согласованность, обоснованность, соответствие ситуации в отрасли).

Оценка сильных  и слабых сторон компании, возможностей и угроз для нее.

Изучение мнений ключевых менеджеров об альтернативах  развития компании.

Определение основных элементов будущей стратегии  компании.

Анализ системы  маркетинга и сбыта:

Система ценообразования;

Система поиска и  взаимодействия с покупателями

Система продвижения  и маркетинга

Система дистрибуции

Анализ эффективности  системы управления:

Организационная структура  предприятия,

Системы и процедуры  управления;

Система распределения  полномочий и ответственности между  основными подразделениями;

Эффективность взаимодействия ключевых лиц управления;

Система принятия решений. Качество принимаемых решений (скорость, адекватность, полнота, оперативность  исходной информации и т.д.).