Структурный подход к организации. 2

Введение.

Организация сложный  механизм. В нем переплетаются  и уживаются интересы различных  индивидов и групп, стимулы и  ограничения, жесткие правила и  творческое начало, предопределенные технологии и инновации, нормативные  требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда  перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются  неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организация  и закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности. Организация как система это некоторое стабильное образование, имеющее свою границу, отделяющую эту систему от окружения, структуру, определенные цели, сотрудников и т.д. Для организации необходима определенная стабильность. С другой стороны, организация существует в постоянно изменяющейся среде. Для сохранения стабильности организации необходимо постоянно меняться. То есть стабильность системы выглядит не как омертвелость, жесткость, а как развивающаяся стабильность.

Структурный подход к организации позволяет выделить формальные построения и систему  неформальных связей, вертикальное и  горизонтальное разделение труда и  формы их взаимодействия, объемы контроля и его модели, различные виды подразделения  организации на определенные части и звенья. Структурные взаимосвязи в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и руководителей. Организация работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, влияют на отношения и поведение сотрудников.

Объект исследования- структура организации.

Предмет исследования- процесс построения структуры организации.

Цель данной курсовой работы заключается в рассмотрении особенностей структурного подхода  к организации. Задачи для раскрытия  вышеуказанной цели могут быть сформулированы следующим образом:

- дать характеристику  структуре организации;

- рассмотреть принципы построения структуры управления в организации;

- проанализировать  особенности структурного подхода  к организации на примере Администрации Центрального района г. Сочи;

- рассмотреть деятельность отдела ЖКХ;

Методы исследования: наблюдение, анализ.

Данная работа предполагает решение следующих задач: определить, что есть структурный подход в  организации, выявить подходы при  построении организационных структур, рассмотреть разделение труда при  структурном походе.

Глава 1. Теоретические аспекты структурного подхода к организации

1.1Структурный подход к организации.

Организации создают структуры  для того, чтобы обеспечивать координацию  и контроль деятельности своих подразделений  и работников. Структуры организации  отличаются друг от друга сложностью (т. е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т. е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т. е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).

Структурные взаимосвязи  в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и руководителей. Для того чтобы эффективно достигались  цели, необходимо понимание структуры  работ, подразделений и функциональных единиц. Организация работы и людей  во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие  взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, влияют на отношения и поведение работников. Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.

Структура организации - это  фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических элементов и персонала. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Однако она не учитывает такой фактор, как человеческое поведение, который влияет на порядок взаимодействия и его координацию. Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями.

Организационную структуру  любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения и т. п. следует рассматривать  с учетом разных критериев. На эффективность  деятельности организации влияют:

1) реальные взаимосвязи  между людьми и их работой,  отражаемые в схемах организационных  структур и должностных обязанностях;

2) политика руководства  и методы, воздействующие на поведение  персонала;

3) полномочия и функции  работников организации на различных  уровнях управления (низшем, среднем  и высшем).

Рациональная структура  организации предполагает комбинацию указанных трех факторов, обеспечивающую высокий уровень эффективности  производства.

Как важнейшая организационная  характеристика структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между  ее элементами. Столь краткое определение  структуры должно быть дополнено  рядом существующих положений.

1. Структуру организации составляют только системообразующие связи и отношения, формирующие согласованное единство элементов в рамках целостной системы. Разрыв системообразующих связей и отношений нарушает целостность и равновесие системы.
2. По своему содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

• связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов (так, взаимодействия между цехами-смежниками создает способность предприятия к производству готовой продукции);

• отношения соподчиненности, устанавливающие иерархическую зависимость в организации, определяющие этажность строения организации (предприятие – цех – участок; директор – начальник цеха – мастер);
• соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации и обеспечивающие соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы между собой (например, соответствие производственных мощностей разных цехов предприятия, численность занятых в этих цехах работников и объемов выпускаемой в них продукции).

3. Структура – устойчивая характеристика системы, основа ее собственной стабильности и равновесия. Поэтому ее формируют только устойчивые связи и отношения. Случайные, эпизодические, одномоментные связи и отношения в состав структуры организации не входят.

4. Составляющие структуру связи должны быть четкими, достаточно выраженными и сильными, а отношения ясными, определенными и однозначными. Слабость взаимодействий, размытость, неявность и неопределенность отношений ведут к нарушению внутреннего равновесия, что предполагает для системы два основных варианта исхода:

• полная дезорганизация и разрушение данной системы как таковой;

• создание из хаоса новой упорядоченности, диссипативной структуры, требующей для поддержания равновесия большей энергии по сравнению с той структурой, на смену которой она приходит.

Итак, структура – это  организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и  пропорциональность между составляющими  ее элементами.

Структура находится в  тесной взаимосвязи с составом системы, определяется им и сама, в свою очередь, в значительной степени его определяет. Состав – это совокупность элементов, образующих систему. Строго говоря, состав включает только элементы непосредственно  данной системы, являющиеся компонентами первого уровня. И в этом смысле в состав предприятия, например, входят цехи, но не входят производственные участки. Однако обстоятельное исследование системы предполагает также и  углубленное изучение составляющих ее элементов. Этим объясняется использование  понятия состава в широком  смысле, включающего в себя также  и составляющие самих элементов  системы, т.е. компонентов второго, а  затем третьего и других уровней. В этом смысле состав предприятия  может включать и цехи, и участки, и бригады.

Состав заключает в  себе декомпозицию системы, расчленение  единого целого на составляющие элементы. Структура, напротив, обеспечивает композицию системы, соединение отдельных составляющих в единое целое. Она устанавливает  роль, место и назначение элементов  в системе, их расположение и взаимоотношения  между собой, характер, формы и  степень влияния на другие элементы. Установление роли, места и назначения элементов в системе обеспечивается:

1. через связи непосредственного взаимодействия: с кем и как взаимодействуют; какое воздействие является более сильным, мощным, приоритетным;
2. через отношения соподчинения: определение места в структурной иерархии;
3. через определение весомости, влиятельности, ориентированности при сопоставлении параметров разных элементов системы и установлении соответствующих пропорций.

Очевидно, что определенный состав организации предопределяет возможные варианты формирования ее структуры. Если, например, прядильная фабрика включает сортировочно-трепальный, чесальный, ленточный и прядильный цехи, то между ними непременно будет  установлена последовательная технологическая  связь: от первого цеха до последнего. В свою очередь, определенной структуре  соответствуют и конкретные варианты компонентного состава организации. Если между производственными подразделениями  предприятия существует последовательная технологическая связь, то это означает, что на каждом технологическом переходе – только одно подразделение.

Однако соответствие между  составом и структурой организации  не является полным, отсутствует жесткая  закрепленность конкретной структуры  за определенным составом организации. При одном и том же составе  могут быть разные, иногда и значительно  различающиеся структуры.

Организация может иметь  разный компонентный состав даже в  пределах одной и той же целевой  ориентации, одного и того же функционального  назначения, одних и тех же условий  деятельности (предприятия, имеющие  тождественные цели и выпускающие  идентичную продукцию, могут иметь  разный состав подразделений). Это еще  более усиливает многовариантность структуры организаций. Естественно, что все возможные варианты структуры существенно различаются между собой по уровню рациональности. Необходимо обеспечить наиболее рациональный выбор, сформировать такую структуру, которая позволит обеспечить наилучшую реализацию целей организации. Осуществление рационализации структур основывается на классификации самих структур, а также составляющих и формирующих их связей и соединений. Во-первых, определенным целевым ориентациям, функциональным особенностям и условиям деятельности в большей мере соответствуют какие-то конкретные классы структур, виды связей и типы соединений. Это позволяет осуществлять выбор наиболее целесообразных для данных условий структур, связей и соединений. Во-вторых, для разных классов структур характерны разные формы рационализации, разные варианты использования конкретных связей и соединений.

1.2 Формальные и неформальные организации.

Формальная организация - это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между  компонентами организации. Она ориентирована  на достижение приемлемого уровня производства и общих целей организации. Формальная структура определяет всю систему  отношений и набор функций, позволяющих  осуществлять целенаправленную деятельность.

Формальная организация  характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций. Существуют их исчерпывающие описания, множество  организационных правил, четко определенные процедуры, охватывающие трудовой процесс  в организации, где степень формализации высока. Чем выше уровень стандартизации трудовых функций, тем меньше должен быть личный вклад каждого работника в конечный результат. Стандартизация не только не способствует альтернативному поведению работников, но и устраняет всякую необходимость каких-либо альтернатив. В разных организациях степень формализации различна. Многие виды взаимодействий между работниками не вписываются в схему формальной организации. Существует сеть неформальных организаций, в рамках которых взаимоотношения не носят заранее спроектированного и директивно установленного характера, а возникают под влиянием различных факторов, таких, как общий интерес группы работников, объективная необходимость сотрудничать, личная безопасность и др.

Разделение труда.

Исследование схем формальных организаций показывает, что существует уровень вертикального и горизонтального  разделения труда. Схема вертикального разделения труда представлена на рис.1.

Рис. 1. Вертикальное разделение труда

Руководитель верхнего уровня управляет деятельностью руководителей  среднего и низшего уровней, т. е. формально обладает большей властью  и более высоким статусом. Вертикальная дифференциация связана с иерархией  управления в организации. Чем больше ступеней иерархической лестницы между  высшим уровнем управления и исполнителями, тем более сложной является данная организация. Полномочия распределяются по должностям и руководителям, занимающим эти должности. Цель организации рассматривается как ориентир для направлений потоков связей и полномочий.

Горизонтальная дифференциация отражает степень разделения труда  между отдельными структурными единицами. Чем больше в организации различных  сфер, требующих специализированных знаний и навыков, тем более сложной  она является. Горизонтальная специализация  направлена на дифференциацию функций. Она охватывает определение работы (соединение различных отдельных  заданий) и определение взаимосвязи между различными видами работ, которые могут выполняться одним или многими работниками.

Схема горизонтального разделения труда представлена на рис. 2, где  отражены подходы к охвату контролем  и функционализации. Охват контролем - это число подчиненных, которые отчитываются перед одним руководителем. Функционализация - это разнообразие заданий, которые должны быть выполнены, чтобы достичь целей организации. Руководитель высшего уровня (РВУ) имеет прямой контроль над тремя руководителями среднего уровня (РСУ) - по производству, бухгалтерскому учету и маркетингу. В свою очередь, руководители среднего уровня имеют прямой контроль над соответствующими руководителями низшего уровня (РНУ), а те - непосредственно над определенным числом исполнителей. Это можно рассматривать как функционализацию, в результате которой образуются те или иные специализированные подразделения. Наряду с этим существует географическое (территориальное) разделение труда, связанное со степенью распределения физических активов организации по различным регионам. В данной структуре коммуникации, координация и контроль усложняются.

Рис. 2 Горизонтальное разделение труда

Необходимо различать  масштаб и глубину работ. Масштаб  работ - это количество выполняемых  работ, их объем. Сотрудник, который  выполняет, например, восемь заданий, имеет  более широкий масштаб работ, чем тот, кто выполняет четыре задания. Понятие глубины работ  относится к объему контроля, который  осуществляет работник в ходе работы. Глубина работ носит личностный характер, у разных работников на одном  организационном уровне она может  быть различной. Например, руководитель отдела маркетинга в промышленной компании имеет большую глубину работ, чем, скажем, бухгалтер, ведающий текущим  учетом  производства. Решая конкретные проблемы разделения труда в структуре  управления, необходимо тщательно учитывать  не только функциональную направленность и масштабы выполняемых работ, но и их глубину.

Шаблонная работа.

Большое количество работников и руководителей многократно  изо дня в день выполняют ограниченный круг работ - однообразных, имеющих  минимальный масштаб и глубину. Такие работы или задания получили название шаблонных. Им не хватает завершенности, автономности, они монотонны и вызывают усталость. Прогулы, саботаж, текучесть кадров нередко являются реакцией работников на монотонность повторяющихся работ, которыми они постоянно заняты.

Исследования показывают, что существует критическая точка  специализации операций (деления  работ на более мелкие операции или  сокращения контроля). После достижения этой точки (определенного уровня специализации) получаемый доход начинает сокращаться. В каждом отдельном случае необходимо учитывать пределы специализации. Пути преодоления отрицательных последствий разделения труда — это укрупнение технологических операций, чередование работ и эффективное их планирование. Если повышение разнообразия работ связано с введением в них мотивационных факторов, то укрупнение технологических операций, являясь фактором повышения производительности, связано прежде всего с техническими аспектами.

В разных странах проведены  многочисленные исследования взаимосвязи между уровнем разделения труда и удовлетворенности работой. Они показали, что модели индивидуальной работы позволяют добиваться более высокого качества труда, чем линейные и групповые модели, включая конвейерные линии. Позитивные результаты достигались при расширении полномочий и ответственности руководителя групповой работы по сравнению с индивидуальной (увеличение глубины работ), при переходе от узкоспециализированных работ к работам большего масштаба и глубины. Встречаются и случаи, когда работники удовлетворены шаблонной работой или индифферентны к уровню масштаба или глубины своей работы. В целом, если работа не имеет достаточного масштаба и глубины, то отношение к ней работников, как правило, негативное.

Охват контролем.

В течение ряда десятилетий  в теории и практике использовался  принцип, согласно которому все виды работ должны быть сгруппированы таким образом, чтобы каждый работник отчитывался только перед одним руководителем. Более того, рекомендовалось, чтобы число работников, подотчетных одному руководителю, было строго ограничено. Термин «охват контролем» означает размер команды, находящейся в подчинении одного руководителя. Наиболее известная работа в этой области принадлежит В. С. Грайчунасу. Он полагал, что поскольку руководитель обладает ограниченной энергией, знаниями и квалификацией, он может координировать работу ограниченного числа работников.

Грайчунас предположил также, что увеличение в арифметической прогрессии числа подчиненных ведет к росту в геометрической прогрессии количества взаимосвязей, находящихся под контролем руководителя. Потенциальная взаимосвязь, которая может возникнуть между руководителем и подчиненными, классифицируется как индивидуальное руководство, групповое руководство и перекрестная связь. Грайчунас разработал следующую формулу для определения количества потенциальных контактов руководителя с различным числом подчиненных ему работников:

С = n 2ⁿ / 2 + n - 1

где n — число работников, подчиненных руководителю;

С— количество потенциальных  взаимосвязей

Сколько же подчиненных должно быть у руководителя? В теории этот вопрос анализируется путем выделения  ряда общих факторов, которые влияют на частоту и тип взаимосвязей между руководителем и подчиненными. Некоторые из этих факторов очень  важны.

Требуемый контакт. В различных видах производственных, научно-исследовательских и других работ существует необходимость в частых контактах и высоком уровне координации деятельности. Использование конференций, совещаний, личных встреч и консультаций нередко помогает в достижении поставленных целей. Например, руководитель научно-исследовательской группы должен часто консультироваться по поводу конкретных вопросов с членами группы с тем, чтобы проект был завершен в срок и законченная работа была представлена на рынок. Широкий охват контролем выполняемых работ через частые контакты с подчиненными оказывает определяющее влияние на выполнение и успешное завершение проекта.

Уровень образования  и подготовленность подчиненных. Обучение подчиненных является основополагающим в установлении контроля на всех уровнях управления. Общепринято, что управляющий на более низких уровнях организации может руководить большим числом подчиненных, поскольку работа на этих уровнях более специализирована и менее сложна, чем на высших уровнях.

Способность общения. Этот фактор играет важную роль в налаживании эффективного механизма разрешения проблем в различных рабочих ситуациях, реальной и оперативной координации деятельности подразделений и работников. Теоретически обоснованным является следующий ход рассуждений.

Руководитель А, в подчинении которого находятся двое служащих В  и С, может иметь взаимоотношения  отдельно с В и отдельно с C, а также с B и С вместе (положение здесь будет различным). Кроме того, он должен принимать во внимание отношения, складывающиеся между B и С (табл. 1). Таким образом, при наличии двух подчиненных имеется минимум четыре различных вида взаимоотношений (или максимум — шесть), требующих внимания со стороны А.

Таблица 1

Число возможных контактов

Количество этих контактов  увеличивается более высокими темпами, чем пропорциональный рост числа  подчиненных. Грайчунас считает, что руководитель в состоянии иметь не более 12 непосредственных контактов и не более чем 28 косвенных, что соответствует наличию пяти подчиненных. При большей степени однородности проблем, которыми занимается руководитель, он может иметь в подчинении большее число работников. Становится очевидным, что число подчиненных должно быть меньше на уровне высшего руководства организации и может быть более значительным в низших звеньях управления.

Применение модели охвата контролем.

Известно, что сокращение числа лиц, подчиненных одному руководителю (т. е. сужение охвата контролем), порождает  структуру управления, представляющую собой высокую пирамиду с узким  основанием. Если организации присущ большой охват контролем, она  принимает форму «плоской» колоколообразной структуры. В литературе описана «модель охвата контролем», разработанная и использованная при формировании организационной структуры управления ракетно-космической компанией «Локхид» (США). Разработчики модели пришли к выводу, что следует рассматривать семь переменных при исследовании охвата контролем: 1) сходство функций; 2) географическую близость подчиненных; 3) сложность функций; 4) руководство и контроль, требуемые подчиненными; 5) координацию деятельности подчиненных; 6) планирование необходимых значений сложности и времени; 7) помощь, получаемую от руководителя организации.

Когда важнейшие переменные взаимоотношений «руководитель-подчиненный» определены, каждому элементу модели придается определенный вес. Взвешивание  отражает значимость каждого из факторов контроля. Локхидская система весов представлена в табл. 2. Наиболее важный фактор, отраженный в таблице, - это руководство и контроль с максимальным весом 15. Он отражает время, необходимое для руководства и контроля подразделений в организации.

Таблица 2.

Локхидская модель сосредоточивает внимание на важных организационных переменных, которые в значительной мере влияют на охват контролем. Такой подход заставляет руководителей принимать во внимание такие факторы, как координация, контроль и однородность функций при оценке докладов подчиненных. Следует отметить, что каждая организация должна самостоятельно разрабатывать модель охвата контролем. Широкий охват контролем может быть очень эффективен в ряде случаев, таких, как использование высокообразованной рабочей силы, а узкий охват контролем — когда подчиненные не получили соответствующей подготовки для выполнения работы. В каждом случае требуется исследование таких факторов, как возможность обеспечения контактов между руководителем и его подчиненными, способность работников выполнять работу без непосредственного руководства, уровень подготовленности и реальные возможности обучения работников.