Сущность делопроизводства
Содержание
Введение…………………………………………………………
I. Делопроизводство: сущность и основные понятия…………………..……..5
II. Структура делопроизводства и ее компоненты……………...……………11
III. Классификация документов в делопроизводстве……..……………….…15
Заключение……………………………………………………
Список литературы…………………………………
Приложение: Классификация видов документов…………………………….27
Введение
Совокупность процессов по созданию документов и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности называется делопроизводством. Делопроизводство является функцией управленческой деятельности любого органа управления, где создают и обрабатывают документы. Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов.
Значение делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяет ряд факторов, прежде всего - его универсальность.
Актуальность темы исследования курсовой работы заключается в том, что традиционные машинописные, рукописные, печатные документы составляют основу информационной сферы любого предприятия, организации, фирмы. Информация, которую они содержат, может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, передана) только в результате осуществления ряда делопроизводственных операций. Следовательно, делопроизводственная операция занимает значительную долю в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени, а в некоторых учреждениях - до 80%.
Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных для них операций. Вследствие этого повышается эффективность труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.
Кроме того, делопроизводство, обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, способствует укреплению государственной и исполнительной дисциплины. От правильной организации делопроизводства зависит полнота комплектования Национального архивного фонда. Состояние архивного дела в стране также в значительной мере зависит от методики и практики делопроизводства.
Предметом исследования курсовой работы является делопроизводство и подходы к классификации документов в делопроизводстве.
Цель данной курсовой работы- рассмотреть сущность и основные понятия делопроизводства, как вида деятельности, а также изучить существующие подходы к классификации документов в практике делопроизводства.
На основе данной цели можно выделить ряд задач курсовой работы:
- рассмотреть основные понятия, характеризующие делопроизводство, изучить их сущность,
- рассмотреть существующие
классификационные группы
- проанализировать документы,
входящие в каждую
На основании проведенного исследования в заключение к курсовой работе сделаны выводы и подведены основные итоги работы.
I. Делопроизводство: сущность и основные понятия
Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа.
Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).
Делопроизводство как отрасль деятельности обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
- организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
- выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
- хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения). Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата.
Сущность делопроизводства можно выявить в определении этого термина, установленного государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).
Согласно указанному государственному стандарту:
- делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
- документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В составе документирования выделяют две составляющие:
- документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности);
- документирование специальных сторон управленческой деятельности.
Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма или звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).
Средствами документирования являются орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов (ручки, пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника).
В зависимости от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования.
Система документирования представляет собой совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.
Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:
- сбор и обработку документной информации;
- подготовку решения;
- принятие и документирование решения;
- доведение решения до исполнителей;
- исполнение решения;
- контроль исполнения;
- сбор информации об исполнении;
- передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
- хранение и поиск информации.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации для каждого конкретного типа документа. Это обеспечивает придание данному документу юридической силы.
Юридическая сила
документа представляет собой свойство
официального документа, придаваемое
ему действующим
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и коммерческая операция, оформленная посредством этого документа. Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения; согласования (в соответствии с требованиями нормативных актов и правил оформления); заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
Документирование управленческого действия начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации и компетенции предприятия. Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.
Главными требованиями являются:
- использование официально-делового стиля;
- соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
- актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;
- требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности).
Результатом документирования является документ. Согласно ГОСТ документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
- нормативные документы по организации и охране управленческого труда;
- нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.
Ответственность за правильную организацию делопроизводства в стране возложена на Росархив.
II. Структура делопроизводства и ее компоненты
Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами — централизованная, децентрализованная или смешанная форма:
- при централизованной форме все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта;
- децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации;
- при смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрацию, контроль, размножение документов), а часть - децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
В большинстве учреждений используют смешанную форму.
Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия - это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.
Организационная структура канцелярии может включать в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро (компьютерная группа), контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив.
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
- документирования;
- организации работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, то есть запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
- сложившихся национальных традиций работы с документами;
- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
- квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Организация работы с
документами и правила
III. Классификация документов в делопроизводстве
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
3.1. По происхождению различают документы личные и официальные.
- документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.
- официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, атгестат), трудовой стаж (трудовая книжка).
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.
3.2. По способу документирования различают документы:
- рукописные письменные (текстовые);
- изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
- графические (документы, выполненные графическим способом);
- фотодокументы;
- фотодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
- кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);
- документы, созданные с помощью компьютерной техники.
3.3. В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:
- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
Совокупность этих документов образует документооборот организации.
3.4. По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные:
- простые документы со- держат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо.
- сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.
3.5. По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования, и несекретные (простые):
- секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения.
- документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом “Для служебного пользования”.
3.6. По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми:
а) в индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.
б) в трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.
Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблоны текстовых редакторов).
в) типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, и составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры).
В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, то есть образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст- образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
3.7. По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты:
а) подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.
Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространен- ной практикой.
Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.
б) копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ:
- факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск.
- свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все официально незаверенные виды копий не имеют юридической силы.
в) дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой “Дубликат”.
Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
3.8. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
3.9. В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие научные, технические, производственные (технологические).
3.10. Документы можно классифицировать по их назначению:
- распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений;
- планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях;
- учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
- регламентация отдельных направлений деятельности- в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.
3.11. По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы.
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1) информационные
функции (собственно
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
1. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
Таким образом, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), то есть характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.