ВВЕДЕНИЕ

     Термин  «контроль» не является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях.

     В течение длительного времени  понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с  деятельностью главным образом  бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

     В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто  занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или  ответственного лица.

     Как видно из вышесказанного, исторически  первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности  документов.

     Следующим этапом стало представление о  контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию.

     Целью курсовой работы является рассмотрение теоретических аспектов контроля в  системе управления и исследование системы контроля ИП Сон.

     Для реализации цели поставлены следующие  задачи:

1. Изучить понятие контроля;
2. Изучить задачи контроля в системе управления;
3. Рассмотреть виды контроля;
4. Проанализировать требования к контролю;
5. Исследовать систему контроля ИП Сон;
6. Разработать рекомендации по улучшению системы контроля ИП Сон;
7. Обобщить изученный материал и сделать выводы.

     Предметом исследования данной работы является контроль в системе управления.

     Объект  исследования – система контроля ИП Сон.

     Для решения поставленных задач применены  следующие методы исследования:

• изучение научной литературы;
• анализ;
• наблюдение;
• работа с документами;
• обобщение изученного материала.

     Практическая  значимость исследования продиктована тем, что контроль состоит в непрерывном наблюдении, анализе и оценке реального хода управленческого процесса и сопоставлении данных с установленными в программе, плане нормами и нормативами, в выявлении необходимых действий в следующем цикле управления. Системы, формы и методы контроля многообразны и определяются поставленными задачами, характером производственного процесса. Управление любой системой возможно лишь тогда, когда ее действие надежно, непрерывно и контролируется.

     ГЛАВА 1. Теоретические понятия контроля в системе управления

     1.1 Сущность и задачи  контроля в системе  управления

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации.

     Он  необходим для обнаружения и  разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

     Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как  неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого не поручал.

     Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после  изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного.

     Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге «И Цзинь» («Книге перемен») еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления: «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их»[9, С. 264]. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

     1.2. Виды контроля

     Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как  неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в данной организации.

     По  форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так как имеют  одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

     Предварительный контроль.

     Основными приемами этого контроля являются реализация, а не создание определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения плана, то их строгое соблюдение - это способ убедится, что работа развивается в заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу работы.

     Этот  контроль используется в трех областях: человеческих, материальных, финансовых. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа  тех деловых и профессиональных знаний, навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач  организации.

     Текущий контроль.

     Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

     Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических  результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях.

     Заключительный  контроль.

     Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло  отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком  поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что  заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в  случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации.

     1.3. Области применения  контроля, процесс  контроля и проблемы  его осуществления

     В процессе контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с  ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

     Первый  этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты  функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых  поддаётся изменению. Эти цели явным  образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для  контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

     Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности[11, С. 87]. Они характеризуется наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению, к которому можно оценить степень выполнения работы.

     Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При  этом менеджер принимает еще очень  важное решение: насколько допустимы  или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедурам контроля дается оценка, которая  служит основой для решения о  начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в  определении масштаба отклонений, измерении  результатов, передаче информации и ее оценке.

     Масштаб допустимых отклонений и принцип  исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления  усилий членов организации. За исключением  ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных  черт хорошего стандарта системы  контроля состоит в том, что в  нем содержатся реалистичные допуски  параметров цели.

     Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько  удалось соблюсти установленные  стандарты, - это самый трудный  и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать  тому виду деятельности, который подвергается контролю.

     Передача  и распространение информации. Распространение  информации играет ключевую роль в  обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

     Устранить отклонения. Система контроля, которая  не позволяет устранить серьезные  отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна концентрироваться  на устранении настоящей причины  отклонения. В идеале стадия измерений  должна показать масштаб отклонения от стандартов и точно указывать  его причину.

     Смысл корректировки во всех случаях состоит  в том, чтобы сразу понять причину  отклонения и добиться возвращения  организации к правильному образу действий.

     Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних перемен факторов данной организации, усовершенствования функций  управления или технологических  процессов.

     1.4. Требования к контролю

     В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

     Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты  на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных  с обнаружением и устранением  выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

     Эффективно  поставленный контроль обязательно  должен:

• иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;
• ориентироваться на результаты;
• соответствовать характеру деятельности предприятия;
• быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

     Обязательным  элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная  его простота. Экономичность и  простота особенно важны в современных  условиях, когда организации стремятся  строить свою работу на принципе доверия  людям, а это приводит к необходимости  и возможности существенного  сокращения контрольных функций, выполняемых  непосредственно менеджерами. В  этих условиях контроль становится менее  жестким и более экономичным.

     Контроль  будет эффективным, если менеджер учтет  ряд условий.

     Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции  «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков[11, С.153].

     Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для  контроля при реализации других функций  управления (например, при доведении  задания устанавливать срок его  исполнения).

ГЛАВА 2. КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ИП СОН

     2.1. Характеристика организации

      Фирма ИП Сон занимается продажей и послепродажным обслуживанием сотовых телефонов, фотоаппаратов, mp3-плееров и различных аксессуаров. Она существует на рынке около 5 лет. В городе Углегорске  расположена сеть магазинов этой компании. Фирма ИП Сон хорошо зарекомендовала себя среди покупателей, пользуется большой популярностью. Режим работы салона ИП Сон установлен руководством вышестоящей торговой организации и вывешен на входной двери салона. Салон работает с 10:00 до 19:00 ч. без перерывов и выходных дней.

      Сеть  салонов ИП Сон находится в одном из самых оживлённых месте г. Углегорска.

      Фирма ИП Сон имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать, штампы и бланки со своим наименованием.

      ИП  Сон в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и иными правовыми и нормативными актами.

      К нормативным правовым актам по труду  относят:

      Кодекс  законов о труде;

      Местные (краевые и городские) законы;

      Трудовые  контракты;

      Коллективные  договоры между работодателем и  работниками;

      Статистическая  отчетность по труду;

      Все вышеуказанные документы являются нормативно-правовыми актами, которые  регулируют трудовые социально-экономические  и профессиональные отношения между  работодателем и работниками  в организации.

      Фирма ИП Сон опирается в своей деятельности как на федеральные и местные законы о труде, так и на трудовые контракты, заключенные с каждым работником персонально.

      В трудовых контрактах оговариваются  сроки периода найма работника, норма рабочего времени, система  и тарифы оплаты его труда, права  и обязанности работника, меры его  поощрения и наказания.

      Данная  фирма является частной коммерческой организацией, несет ответственность  за результаты своей финансово-хозяйственной  деятельности, за выполнение обязательств перед поставщиками и другими  сторонами по хозяйственным договорам, перед бюджетом и банками.

      ИП  Сон от своего имени приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде.

      Данное  учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами и имуществом.

      ИП  Сон осуществляет коммерческую деятельность, то есть деятельность по продвижению, реализации и обслуживанию средств сотовой связи стандарта GSM, а также фотоаппаратов, mp3-плееров, АКБ, АЗУ и др., осуществляемую на основании лицензии.

      Эффективное развитие салонов немыслимо без  планирования его хозяйственной  деятельности, которое позволяет  пропорционально развивать все  отделы и распределять все ресурсы, адаптироваться во внешней среде, обеспечивать координацию сильных и слабых сторон внутренней среды. При составлении  планов прогнозируется будущее состояние  социально - экономических процессов, определяется вероятность наступлениях тех или иных положительных и негативных ситуаций, затем это всё описывается с научной точки зрения, привлекая к работе специалистов, и последним этапом планирования является конкретное обоснование реализации решений, прогнозов во времени и пространстве.

      Главными  целями деятельности в магазине являются: получение прибыли для дальнейшего  развития организации; реализация товаров, удовлетворяющих потребности и  спрос покупателей; оказание различных  основных и дополнительных услуг для обслуживания покупателей; изучение нужд и потребностей потребителей; изучение поставщиков и другие.

      При составлении планов руководство  ИП Сон учитывает состояние внешней среды (поставщиков, конкурентов, потребителей, научно-технический прогресс), анализирует полученные альтернативы и выбирает их; реализует программу, контролирует её осуществление и анализирует полученные результаты для дальнейшего принятия соответствующих решений.

      Реализация  стратегического плана осуществляется поэтапно. Поэтому заведующий магазином  разрабатывает краткосрочные планы  и обеспечивает общее руководство  через политику, что облегчает  достижение главных целей. Данные планы  доводятся до сведения каждого работника, определяя, в каком направлении  должны осуществляться действия, чтобы достичь основные цели.

      Анализируя  деятельность салонов в целом, можно  сказать, что они успешно реализуют  планы и достигают поставленных целей. Эти предприятия являются рентабельными. Полученная прибыль  направляется на расширение розничной  и мелкорозничной торговой сети (строительство  павильонов), на закупку нового современного оборудования, реконструкцию и капитальный  ремонт имеющихся объектов, повышение  заработной платы и премирование работников, приобретение фирменной  спецодежды.

      В течение рабочего дня проводится текущий контроль. Контроль осуществляет супервайзер. Проверяется деятельность работников: как они обслуживают  покупателей, культура обслуживания, какова работа на кассовом аппарате. Своевременное  устранение недочётов облегчает  работу магазина, делает деятельность успешнее.

      В конце рабочего дня проверяются  результаты работы салона, какова выручка  от проданного товара, проверяется  касса. На данном этапе устранить  недочёты невозможно, но учесть на будущее  можно, чтобы впредь не допускать  ошибок. Этот вид контроля - мотивационное  средство. То есть за успехи следует  поощрение; за недочёты - замечания, благодаря  которым работники делают определённые выводы, чтобы в дальнейшем не повторять ошибок. Каждый месяц проводятся ревизии.

      Государство воздействует на деятельность салонов  путём установления налогов и  контроля за своевременной их оплатой, а также с помощью регулирования цен.

      Проанализировав деятельность салона сотовой связи "На Ленина" ООО "7С-ритейл" и  других салонов, можно сказать, что  они являются рентабельными, работники  материально заинтересованы в конечных результатах деятельности и материально  ответственны за итоги деятельности.

      Организационная структура фирмы  ИП Сон.

      Структура штата предприятия представляет собой совокупность линейных и функциональных органов фирмы, а также систему  их связей, взаимозависимостей и взаимодействия. На структуру штата фирмы оказывают  влияние: численность сотрудников, подчинённых одному руководителю, объём  товарооборота, специализация, количество подведомственных торговых единиц (структурных  подразделений). Структуру штата  ИП Сон представленна на рисунке 1.

      Рисунок 1.Структуру штата ИП «Сон»  

      Ознакомившись со структурой аппарата управления ИП Сон  и вопросом, связанным с численностью работников, можно сказать, что организация структуры аппарата находится на должном уровне.

      Структура аппарата соответствует функциональному  содержанию процесса управления предприятием, обеспечивает планомерное развитие управляемой системы. Благодаря  динамичной работе кадровой службы, опираясь на необходимую документацию, обеспечиваются чёткие разграничения обязанностей и ответственностей каждого работника. Строго соблюдается ритмичность, заключающаяся  в равномерной работе всех отделов, и установленном режиме труда  и отдыха, благодаря работе кадровой службы.

      Штатный состав работников одного салона ИП Сон  - 3 человека.

      В данном салоне линейная организационная  структура, благодаря которой быстро и оперативно принимаются решения и обеспечивается их выполнение. Сотрудники очень серьёзно относятся к своей работе и успешно справляются со своими обязанностями.

      Заведующий  отделами осуществляет общее управление, руководит планово-экономической  работой, подбирает кадры, организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность.

      Продавцы-консультанты готовят и убирают рабочее  место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей, выполняют  расчетные операции с покупателями и т.д.

      Основные  обязанности руководителя (заведующего):

      1) Основной обязанностью заведующего  является чёткая организация  торгового процесса и обеспечение  высокой культуры обслуживания.

      2) Обеспечивает постоянное наличие  в продаже товаров в широком  ассортименте и надлежащего качества, ежедневно контролирует соблюдение  правил торговли и розничных  цен, обеспечивает применение  современных методов продажи  товаров и оказание покупателям  дополнительных услуг, в установленном порядке несёт ответственность за соблюдение финансовой дисциплины, организует учёт и изучение спроса населения.

      3) Заведующий с участием других  работников после получения утверждённых  вышестоящей организации плановых  показателей разрабатывает и  утверждает плановые показатели в зависимости от степени хозяйственной самостоятельности магазина и доводит их до отделов.

      4) Обеспечивает выполнение плана  товарооборота и других показателей  в целом по магазину, по отделам,  осуществляя при этом постоянный  контроль за ходом их выполнения.

      5) Предупреждает нарушения правил  торговли и цен, контролирует  правильность применения контрольно-кассового  оборудования, соблюдения трудовой  дисциплины, выполнения санитарных  требований и правил личной  гигиены работниками торгового  зала; принимать необходимые меры  по замечаниям и предложениям  покупателей.

      6) Заведующий обязан создать надлежащие  условия для сохранности ценностей,  вверенных материально ответственным  лицом.

      7) Заведующий в своей работе  должен руководствоваться настоящими  Правилами, приказами, распоряжениями  и указаниями вышестоящей организации,  постоянно повышать свою деловую  квалификацию.

      Проанализировав деятельность салона сотовой связи  ИП «Сон», я пришла к выводу, что заведующий салона успешно справляется со своими обязанностями, управляя данным предприятием. В этом можно убедиться, увидев качественную работу персонала как команды единомышленников, преследующих одну цель и стремящихся достичь высоких результатов.

     2.2 Анализ реализации  функции контроля  в ИП Сон