Сущность и функции бухгалтерского учета как информационной системы

1. Сущность и основные задачи бухгалтерского учета

1. Сущность бухгалтерского учета.

На сегодняшний день не существует однозначного определения  управленческого учета. Какая-либо нормативная законодательная база по управленческому учету отсутствует. Иногда, для простоты, управленческий учет ограничивают только задачами сбора, агрегирования (группировки) информации и формирования управленческой отчетности, то есть формированием информационной среды для руководителей и менеджеров, принимающих управленческие решения. Некоторые рассматривают его как систему управления прибылью предприятия через управление затратами.

Бухгалтерский учет в любой  трактовке не является учетом в узком  смысле этого слова, а включает также  и планирование, и контроль, и  анализ.

Бухгалтерский учет – упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в натуральном и денежном выражении о деятельности предприятия в целях контроля и принятия верных и своевременных управленческих решений. (10, С.47)

Бухгалтерский учет – составная часть информационной системы предприятия. Эффективность управления деятельностью обеспечивается информацией о деятельности структурных подразделений, служб, отделов предприятия. Эту информацию управленческий учет формирует для руководителей разных уровней управления внутри предприятия в целях принятия ими правильных управленческих решений.

Содержание бухгалтерского учета определяется целями управления: оно может быть изменено по решению  администрации в зависимости  от интересов и целей, поставленных перед руководителями внутренних подразделений.

Становление бухгалтерского учета произошло  на базе калькуляционного учета, поэтому основное его содержание составляет учет затрат на производство будущих и прошлых периодов.

Результаты постановки системы бухгалтерского учета на предприятии:

Достоверная и своевременная  информация о положении и результатах  деятельности предприятия и их соответствии целям предприятия;

Эффективный контроль над  имуществом, обязательствами и финансовыми потоками предприятия;

«Реальные» данные для  планирования деятельности и анализа  сильных и слабых сторон предприятия;

Прозрачная система управления финансами предприятия, позволяющая достигать поставленных целей.

В составе бухгалтерского учета информация собирается, группируется, идентифицируется, изучается в целях наиболее четкого и достоверного отражения результатов деятельности структурных подразделений и определения доли участия в получении прибыли предприятия. (9, С.127)

Установлению сущности бухгалтерского учета способствует рассмотрение признаков, характеризующих его как целостную информационно-контрольную систему предприятия: непрерывность, целенаправленность, полнота информационного обеспечения, практическое отражение использования объективных экономических законов общества, воздействие на объекты управления при изменяющихся внешних и внутренних условиях.

Сущность бухгалтерского учета – интегрированная система учета затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа, систематизирующая информацию для оперативных управленческих решений и координации проблем будущего развития предприятия.

Характеризуя сущность бухгалтерского учета, следует отметить его важнейшую  особенность: управленческий учет связывает  процесс управления с учетным процессом.

Предметом бухгалтерского является процесс воздействия на объект или процесс управления в целях организации и координирования деятельности людей для достижения максимальной эффективности производства. Управление воздействует на предмет управления с помощью планирования, организации, координирования, стимулирования и контроля. Именно эти функции выполняет управленческий учет, образуя свою систему, которая отвечает целям и задачам управления.

В настоящее время нет  четких определений предмета бухгалтерского учета. Между тем, изменяются система  и методы управления деятельностью предприятия, соответственно меняются процедуры и содержание управленческого учета.

Наука об управлении формирует  концепцию и о предмете управленческого учета.

Предметом бухгалтерского учета является управленческая информация.

Итак, информация бухгалтерского учета может быть:

"количественной" (то  есть связанной с цифрами, как,  например, документация по товарным запасам, управленческие отчеты и т.д.);

"качественной" (то есть  информация нефинансового характера,  которая дополняет картину, привлекая внимание руководства к соответствующим проблемам, не имеющим денежного выражения).

Нередко качественные факторы  игнорируются руководителями. Это происходит, когда данные, подготовленные в качестве вспомогательного материала для  принятия решения, указывают непосредственно  на одно решение. Подобная практика не эффективна, так как качественные аспекты решений являются такими же важными, как и количественные, и самые квалифицированные решения могут быть приняты только при учете всей имеющейся в распоряжении информации.

Для того чтобы управленческую информацию можно было эффективно использовать, она должна отвечать некоторым определенным критериям:

Краткость – информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего;

Точность – пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков. Информация должна быть свободна от любых подтасовок;

Оперативность – информация должна быть готова к тому времени, когда она необходима;

Сопоставимость – информация должна быть сопоставимой по времени и по отделам/подразделениям;

Целесообразность – информация должна подходить для той цели, для которой она приготовлена;

Рентабельность – подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования;

Не тенденциозность – информация должна быть приготовлена и представлена таким образом, чтобы она была непредвзятой;

Адресность – информация должна быть доведена до ответственного исполнителя; при этом следует соблюдать конфиденциальность.

На практике получаемая информация не всегда соответствует вышеизложенным требованиям. В результате возникает множество противоречий и ошибок при принятии управленческих решений. Одну из основных проблем можно описать следующим образом: как учитывать факторы, информация по которым поступила с опозданием? Решение этой проблемы может быть следующим:

Информация, пришедшая с  опозданием, фиксируется в бухгалтерском  учете по дате ее возникновения (когда  произошло событие, по дате документа);

В бухгалтерском учете  информация фиксируется на дату ее поступления (когда информация была получена).

Это позволит решить обе  задачи: проводить анализ финансовой деятельности (на основе бухгалтерского учета) и оперативно принимать решения (на основе управленческого учета). Нужно четко понимать, что управленческий учет направлен, прежде всего, на текущее управление, а правильно поставленный бухгалтерский учет позволяет проводить анализ деятельности в полном объеме. (13, С. 211)

Нередко руководители получают информацию, которая требует дополнительной обработки. Как следствие решения, принимаемые на основе данной информации, оказываются неточными либо принимаются с опозданием и теряют свою актуальность. Информация может быть обработана до попадания к руководителю, при этом используются определенные формы предоставления информации. Точность и краткость получаемой информации позволяет принимать решения оперативно и, как следствие, увеличивает скорость рабочих процессов. При этом важным моментом является квалификация руководителя. Поскольку система не может заменить личного опыта и суждения.

Любая система учета, организованная на предприятии, отвечает общепринятым принципам.

К принципам бухгалтерского учета относятся: непрерывность деятельности предприятия ; использование единых для планирования и учета (планово-учетных) единиц измерения; оценивание результатов деятельности подразделений предприятия; преемственность и многократное использование первичной и промежуточной информации в целях управления; формирование показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления; полнота и аналитичность, обеспечивающие исчерпывающую информацию об объектах учета. Совокупность перечисленных принципов обеспечивает действительность системы управленческого учета, но не унифицирует учетный процесс.

Непрерывность деятельности предприятия, которая выражается отсутствием намерений самоликвидироваться и сократить масштабы производства, означает, что предприятие будет развиваться в будущем. Этот принцип нацеливает бухгалтера на создание информационного обслуживания решений долгосрочных проблем: анализ конкурентоспособности производства продукции, поставок материалов, изменение ассортимента и т.д.

Использование единых планово-учетных  единиц измерения в планировании и учете производства обеспечивает между ними прямую и обратную связь.

Планово-учетные единицы  раскрывают сущность систем оперативно-производственного  планирования на разных его уровнях; с их помощью возникает реальная возможность для разработки методологии  системы учета, основанной на тесной взаимосвязи показателей управленческого  учета производства и бухгалтерского учета затрат, определения результатов хозяйствования отдельных структурных подразделений.

Оценка результатов деятельности структурных подразделений предприятия – один из основополагающих принципов построения системы бухгалтерского учета.

Система должна отвечать принципам  полноты и аналитичности информации. Показатели, содержащиеся в отчетах, должны быть представлены в удобном для анализа виде, не требовать дополнительной аналитической обработки, не предусматривать обратных синтезу процедур.

Принцип периодичности, отражающий производственный и коммерческий циклы предприятия, также важен для построения системы управленческого учета. Информация для руководителей необходима тогда, когда это целесообразно – ни раньше, ни позже. Сокращение времени может значительно уменьшить точность информации, подготовленной управленческим учетом. Как правило, аппарат управления устанавливает график сбора первичных данных, их обработки и группировки в итоговой информации.

Суть бухгалтерского учета  заключается в предоставлении информации, которая необходима или может пригодиться менеджерам в процессе управления предпринимательской деятельностью. (17, С.201)

От бухгалтерского учета  обязательно требуется основное внимание уделять будущему и тому, что можно сделать, чтобы повлиять на ход дел. Прошлое нельзя изменить, но его можно использовать с целью  руководства на будущее. бухгалтерский учет охватывает все виды учетной информации, которая измеряется, обрабатывается и передается для внутреннего использования руководством.

2. Задачи бухгалтерского  учета.

Главной целью бухгалтерского учета является обеспечение руководителей и менеджеров необходимой информацией для принятия решений и эффективного управления предприятием.

Основными задачами организации  бухгалтерского учета являются ориентация на достижение заранее определенной цели предпринимательства, необходимость обеспечения альтернативных вариантов решения поставленной задачи, участие в выборе оптимального варианта и в расчетах нормативных параметров его исполнения, ориентация на выявление отклонений от заданных параметров исполнения, интерпретация выявленных отклонений от заданных параметров исполнения, интерпретация выявленных отклонений и их анализ. (15, С.98)

Со временем круг задач  бухгалтерского учета заметно расширился. В настоящее время выделяют следующие  задачи учета для управления:

1. Регистрация затрат и представление отчетов, в том числе классификация, обобщение, предоставление и истолкование данных о затратах для заинтересованных пользователей;
2. Определение и оценка величины затрат по конкретным продуктам, услугам или местам формирования издержек, центрам ответственности;
3. Управление стоимостью и анализ затрат, т.е. представление данных о затратах в виде информации, пригодной для управленческого планирования и контроля, для использования ее управленческим персоналом при принятии решений. (7, С.101)

Основные задачи бухгалтерского учета, решаемые в рамках поставленной цели:

1. планирование;

2. определение затрат  и контроль;

3. принятие решений.

Планирование – процесс определенных действий, которые должны быть выполнены в будущем. В основе планирования лежит анализ прошлой финансовой и нефинансовой информации. Финансовая информация собирается и обрабатывается в системе бухгалтерского учета. Планирование в рамках управленческого учета называется бюджетным планированием – самое детализированное планирование.

Определение затрат (учет затрат и калькулирования себестоимости  продукции) представляет собой процесс, начинающийся со сбора всей информации, относящейся к затратам, возникающим при покупке или производстве готовой продукции, услуг предприятием. Большое значение для правильной организации учета затрат имеет научно обоснованная классификация затрат.

Система контроля, как установление обратной связи, должна обеспечивать, с одной стороны, планирование затрат, взаимосвязанное с реальной деятельностью, прошлыми и будущими событиями в организации. С другой стороны, система контроля обеспечивает четкое отслеживание исполнения планов, учет отклонений фактических показателей от запланированных ранее, а также анализ данных отклонений.

Принятие решений является конечной, итоговой задачей ведения бухгалтерского учета. Именно на обеспечение возможности принимать верные решения, направлен управленческий учет.

Задача бухгалтерского учета –  полное отражение всех хозяйственных  операций предприятия, включая и  те, которые не отражаются в бухгалтерском учете, и предоставление руководству предприятия оперативного доступа к этой информации. Основными пользователями управленческого учета являются учредители, высшее руководство и финансовые службы.

В бухгалтерском учете, как правило, содержатся дополнительные (по сравнению  с бухгалтерским учетом) данные обо  всех операциях, необходимые для эффективного управления предприятием. Это позволяет быстро анализировать отдельные аспекты деятельности предприятия для принятия управленческих решений.

бухгалтерский учет не регламентирован  никакими правовыми актами и преследует только внутренние цели предприятия. Как  следствие, учетная политика и план счетов управленческого учета формируются  предприятием таким образом, чтобы при минимуме затрат на ведение учета получить все данные, необходимые учредителям и руководству. (18, С.61)

2. Функции.

В системе управления бухгалтерский  учет выполняет ряд функций, основными из которых являются: контрольная, обеспечение сохранности собственности, информационная, обратной связи, аналитическая.

1. Контрольная функция. В условиях  совершенствования управления, наличия различных форм собственности, формирования рыночных отношений происходит усиление контрольной функции бухгалтерского учета благодаря развитию его форм и методов, использованию зарубежного опыта, широкому внедрению вычислительной техники, использованию возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера, экономиста, аналитика.

Наличие различных форм собственности, расширение прав предприятий не означают, что в рыночных условиях должен быть ослаблен финансовый контроль, контроль за затратами на производство и продажу продукции, выполненных работ и оказываемых услуг. Наоборот, работники учетного аппарата, контрольно-ревизионных служб, банков, аудиторских фирм, налоговых служб, опираясь на новые методы хозяйствования, должны осуществлять действенный контроль, за использованием различных видов ресурсов. В единой целостной системе бухгалтерского учета роль его контрольной функции усиливается и приобретает еще, большее значение, поскольку администрации, руководителям, менеджерам необходимо знать, например, не только финансовое состояние своего предприятия, но и финансовое положение, платежеспособность предприятий-конкурентов. (5, С.21)

Контроль — это процесс, позволяющий  определить достижение организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и последующий (заключительный).

В организациях предварительный контроль обычно используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных качеств и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей, и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

 Хотя последующий контроль  осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы в момент их возникновения, он выполняет две важные функции. Первая заключается в том, что последующий контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования, в случае если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Кроме того, он позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция состоит в том, чтобы определять результативность и соизмерять соответствующие вознаграждения, с тем чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждениями. (8, С.45)

В бухгалтерском учете отражается весь кругооборот средств предприятия, источников их формирования и хозяйственные процессы. Качественная учетная информация позволяет осуществлять контроль на разных стадиях производства, контролировать в случае необходимости во всех деталях деятельность предприятия и его подразделений, анализировать ее и на базе этой информации подготавливать, обосновывать и принимать соответствующие управленческие решения на различных уровнях управления.

Контроль может осуществляться по следующим направлениям:

• выполнение планов (программ) по объемам выработанной и проданной продукции;
• обеспечение сохранности собственности предприятия;
• рациональное и эффективное использование материально-сырьевых, топливно-энергетических, трудовых и финансовых ресурсов;
• использование основных средств, амортизационных отчислений, ремонтного фонда;
• формирование фактических затрат на производство продукции и калькулирование себестоимости продукции (выполненных работ и оказанных услуг);
• формирование полной себестоимости проданной продукции, включая коммерческие расходы;
• выполнение различных смет расходов (включая, например, сметы представительских расходов, затрат, связанных с рекламой);
• деятельность различных подразделений предприятия;
• операции, связанные с ценными бумагами (акциями, облигациями, векселями);
• формирование финансовых результатов деятельности предприятия (прибыль, доход, убыток);
• снижение затрат, связанных с формированием выпущенной и реализованной продукции;
• создание и использование фонда риска;
• финансовое состояние предприятия, а также информация о предприятиях-конкурентах;
• формирование прибыли, подлежащей налогообложению, и, прибыли, остающейся  в распоряжении предприятия, ее использование.

Реализации задач по усилению контрольной  функции бухгалтерского учета в  управлении способствует широкое применение ЭВМ и других средств вычислительной техники на всех стадиях учетного процесса, начиная со сбора, измерения, регистрации информации и кончая получением необходимых промежуточных, результативных и отчетных показателей. (2, С.11)

Сферой контроля со стороны главного бухгалтера, работников учетного аппарата совместно с руководителями, работниками соответствующих подразделений и служб являются:

• соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
• правильность и обоснованность применяемых цен в условиях де.йствия рыночного механизма;
• правильность начисления заработной платы по всем основаниям, удержаний из начисленных сумм (налогов, отчислений в пенсионный фонд);
• правильность применения тарифных таблиц, должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;
• соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций, денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, расчетов и обязательств;
• взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;
• законность списания различных недостач, потерь, дебиторской задолженности;
• правильность определения прибыли, облагаемой налогом;
• правильность определения и своевременность выплаты дивидендов акционерам;
• правильность определения прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, и направлений ее использования.

Таким образом, в процессе контроля систематически проверяется и наблюдается деятельность всех объектов управления, всех участков, производств, выявляются причины отклонений, отступлений от целей, поставленных перед конкретным объектом, и в оперативном порядке принимаются меры по их устранению, (11, С.234)

2. Обеспечение сохранности собственности.  Эта функция тесно связана с совершенствованием системы бухгалтерского учета и усилением его контрольной функции. Следует особо отметить, что для реализации этой функции необходимы соответствующие предпосылки: наличие оборудованных складских помещений, контрольных и измерительных приборов, мерной тары, расходомеров и др.

В условиях совершенствования управления, формирования рыночной экономики, роста числа собственников, развития внешнеэкономической деятельности значение этой функции бухгалтерского учета возрастает. Научно организованная система учета позволяет не только вскрывать растраты и хищения, выявлять деятельность различных коррумпированных группировок, но и предупреждать их.   Инструментом для реализации этой функции является инвентаризация имущества предприятия, которая позволяет определить изменения, происшедшие в составе собственности.

Действенная система бухгалтерского учета позволяет совместно с  другими службами обеспечить сохранность  собственности, создать заслон всевозможным видам хищений, порчи и потерь. (16, С.72)

3. Информационная функция. Одна  из главных функций, которую  выполняет бухгалтерский учет в системе управления в условиях формирования рыночной экономики, — информационная функция. На современном этапе роль и значение своевременно поступающей объективной экономической информации усиливаются.

Учет является важнейшим источником, поставщиком фактической информации различным объектам управления — службам предприятия, его подразделениям, менеджерам, которые, используя эту информацию с другими данными, вырабатывают и принимают соответствующие управленческие решения.

Расчеты показывают, что на долю бухгалтерской  информации приходится свыше 70% обшего объема экономической информации (колебания этого показателя зависят от особенностей техники и технологии производства, организации производства, труда, управления).

Именно системный бухгалтерский  учет фиксирует и накапливает  всестороннюю синтетическую (обобщающую) и аналитическую (детализированную) информацию о состоянии и движении имущества и источниках его образования, хозяйственных процессах, о конечных результатах финансовой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерская информация широко используется в оперативно-техническом, статистическом учете, для планирования, прогнозирования, выработки тактики и стратегии  деятельности.

На всех этапах развития к бухгалтерской  информации предъявляются такие  требования, как объективность, достоверность, своевременность, оперативность;. Однако на современном этапе совершенствования  управления, дальнейшего развития рыночной экономики к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования. Она должна быть высокого качества и эффективной, удовлетворять потребностям собственника, в том числе иностранного партнера, участвующего в создании и функционировании совместного предприятия. Это означает, что бухгалтерская информация должна содержать минимальное количество показателей, но удовлетворять максимальное число ее пользователей на разных уровнях управления. Информация должна быть необходимой и целесообразной, исключающей лишние показатели. Необходимо также, чтобы бухгалтерская информация формировалась с наименьшими затратами труда и времени.

Наиболее информационно емкими участками бухгалтерского учета  являются такие, как учет расчетов с  персоналом по оплате труда, учет производственных запасов, учет, затрат на производство, учет готовой продукции и ее продажи.

Так, например, на долю информации по учету расчетов с персоналом по оплате труда приходятся 32-37% общего объема учетной информации. Благодаря ей для расчетов, анализа труда и заработной платы, для управления трудовыми ресурсами создается достаточная информационная база

В современных условиях, предполагающих широкое использование ЭВМ, других средств вычислительной техники, возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера, экономиста, аналитика, аудитора, важным теоретическим и методологическим вопросом является не столько рост объемов учетной и аналитической информации по расчетам с персоналом по оплате труда, сколько качество ее использования для подготовки, обоснования и принятия соответствующих решений на различных уровнях управления.

Использование средств вычислительной техники, функционирование автоматизированных рабочих мест обеспечивают возможность получения трудовых показателей любой степени детализации и за любые промежутки времени.

Конечным результатом получаемой информации являются целенаправленные единые действия всех работников предприятия по улучшению качества работы, повышению производительности труда, достижению высоких финансовых результатов. В зависимости от поставленной цели, круга решаемых задач, подразделений (пользователей информации), уровня объекта управления учетную и аналитическую информацию необходимо различать по ее максимуму и минимуму. Каждый вид информации следует дифференцировать по объектам управлений и срокам выдачи. (12, С.172)

4. Функция обратной связи. Бухгалтерский  учет выполняет функцию обратной  связи, без которой немыслимо  действие системы управления, тем  более ориентированной на широкую автоматизацию.