Сущность и классификация функций менеджмента

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт экономики и управления

Кафедра экономики и управления в строительстве

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Менеджмент»

на тему: «Сущность и классификация функций менеджмента»

.

Ростов-на-Дону 2014 
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время управление организацией является особым видом деятельности, направленным на координацию совместных действий персонала организации с целью достижения поставленных целей. Поэтому менеджмент играет важную роль в организации и решает многоплановые задачи, связанные с управлением.

При осуществлении управления, важно не только отвечать на вопрос что  и как делается в управлении, но и уделять особое внимание таким аспектам, как взаимосвязь управления и системы отношений в организации, управление и внешняя среда организации, лидерство.

Менеджмент позволяет охватить все эти вопросы и явления, проанализировать внутреннюю среду организации, воздействие окружающей среды с различных точек зрения.

Менеджмент - это вид деятельности по руководству людьми, направленный на достижение целей предприятия, путем использования труда, интеллекта и мотивов поведения людей с учетом обеспечения их удовлетворенности трудом.

Эффективность менеджмента заключается в умении осуществлять управление с наименьшими потерями и способность к быстрому достижению оптимальных результатов. Для достижения поставленных результатов необходимо иметь высокий уровень профессионализма.

Людей, которые осуществляют процесс управления (менеджмент) принято называть менеджерами. Основными обязанностями менеджера является достижение целей и задач с использованием труда и усилий остальных членов организации. Таким образом,  подчеркивается зависимость менеджеров от работы и вклада в общий результат других работников. Данную ситуацию хорошо отражает русская поговорка: «один в поле не воин». Эта зависимость связывает менеджеров не только с работниками, находящимися в их непосредственном подчинении, но и с членами организации, работающими в других подразделениях или отделах.

Любой вид человеческой деятельности может быть представлен как совокупность отдельных операций, выполняемых участниками этой деятельности. А управленческой деятельности такие операции принято называть функциями, которые своей целью имеют обеспечение работы организации в целом или ее подразделения в заданном режиме. Понятие «функция» тесно связано с такой управленческой категорией, как задача, задание в совокупности с технологией ее выполнения. В бизнесе они образуют функции менеджмента и аппарата управления.

1. СУЩНОСТЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА

1. Сущность и значение менеджмента

В процессе перехода нашей страны на рыночные основы ведения хозяйства, активно стало использоваться англоязычное понятие идентичное и взаимозаменяемое «управление», это «менеджмент».

Существует более 200 определений менеджмента. Однако из наиболее современных определений проводится в английском издании «Международного справочника по менеджменту»:

«Менеджмент-эффективное использование и координация таких ресурсов, как капитал (производственный, финансовый и человеческий) для достижения целей с максимальной эффективностью» [3].

Цели и задачи менеджмента различаются. Цель - это результат деятельности организации, заданная точка, которую необходимо достичь. Те цели, которые устанавливает менеджмент для развития организации, являются основными направляющими деятельности предприятия в целом. В основе целеполагания лежат гипотезы и прогнозы. От того, как точно будут сделаны прогнозы и обоснованы гипотезы, будет зависеть положительный результат в будущем. Чем больше временная составляющая прогноза, тем сложнее делать предположения и выдвигать гипотезы, тем неопределённее будущее. Цели менеджмента:

• получение (увеличение) прибыли;
• повышение эффективности хозяйствования;
• удовлетворение потребностей рынка;
• решение социальных вопросов.

В задачи входит конкретный временной промежуток на исполнение или достижение определённых целей. Задача - это определённая последовательность заданий, исполнение которых приводит к достижению цели. Задачи менеджмента:

• организация производства конкурентоспособных товаров;
• внедрение новейших наукоемких технологий;
• повышение качества продукции;
• снижение затрат на производство. [2].

Таким образом особенность современного менеджмента состоит в его направленности на обеспечение рационального ведения хозяйства на уровне фирмы в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, оптимальной адаптации фирмы к новым рыночным условиям.

Успех и эффективность деятельности организации во многом зависит от выполнения функций и соблюдения принципов управления.

Функции управления представляют из себя совокупность действий, которые часто повторяются в процессе управления, имеют определенную направленность и характер.

Функции управления многообразны. Существуют различные подходы к их классификации. К общим функциям принято относить: планирование, организацию, или правильнее организованные, мотивацию и контроль. Иногда к этим функциям относят и координацию, но чаще ее считают подфункцией, обеспечивающей согласование и взаимодействие остальных функций.

Краткое содержание каждой из общих функций менеджмента:

1. Планирование - это функция «номер один», она касается целей организации и их достижения. Отвечает на вопросы: где мы находимся? Куда хотим идти? Как это сделать?
2. Организация - это структура подразделений, делегирование полномочий и обязанностей, регламентация взаимоотношений, использование ресурсов.
3. Мотивация - это приведение планов в действие, мобилизуя людей, побуждая их к работе.
4. Контроль - это проверка людей и их работы для обеспечения выполнения плана. [6]. В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? Что в следующий раз следует делать иначе? В чем причина отклонений от намеченного? Какое воздействие оказал контроль на принятие решений.

Мотивация и контроль составляют сущность руководства

1.2 Функция планирования

Планирование (стратегическое) - это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу всех управленческих функций.

Планирование - это функция управления, с помощью которой определяются цели деятельности, необходимые методы и средства для достижения результата. [1]. Наиболее существенным при планировании является выбор цели организации. Для того чтобы цели способствовали эффективной деятельности организации, они должны соответствовать ряду требовании, быть конкретными и измеримыми.

Планирование предполагает:

• Определение целей и задач, стоящих перед организацией. Цель можно разбить на несколько задач таким образом, что выполнение всех задач автоматически означает достижение цели.
• Определение путей и средств достижения поставленных целей. Одну и ту же цель можно достичь разными способами. Поэтому необходимо рассмотреть все варианты и, взвешивая все «за» и «против», определить самые оптимальные средства.
• Определение количества ресурсов, необходимых для достижения цели.
• Выполнение плана и контроль над ним: необходимо назначить лицо, ответственное за выполнение плана, четко указать сроки выполнения плана и формы контроля, которые будут использоваться.

Вид планирования зависит от уровня организационной иерархии, на которой оно осуществляется.

При выполнении функции планирования, как правило, принимаются эффективные решения. В основе принятия таких решений лежит действие двух факторов:

а) Выбор наилучшей альтернативы;

б) Учет возможностей исполнителей принимаемого решения;

Этими факторами определяется качество решения.

Планирование исключает выполнение незапланированных действий, поскольку они могут быть неадекватны поставленной цели.

При осуществлении функции планирования учитываются следующие требования:

1. Устранить отрицательный эффект неопределенности и измерения;
2. Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа;
3. Составить бюджеты;
4. Облегчить контрольную функцию управления. [12]

При выполнении функции планирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь (финансовых, материальных.) Остановимся на некоторых характерных признаках, проблемах, связанных с планированием.

Во-первых, планирование всегда опирается на данные прошлого и настоящего, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в будущем. Поэтому его надежность зависит от точности фактических показателей прошлого. Для этого служат разного рода отчеты (производственные, статистические.), при этом самыми достоверными из них являются бухгалтерские отчеты.

Во-вторых, планирование следует начинать от так называемых «узких» мест, таких сфер, в которых возможность влияния на развитие дел более ограничена. Чаще всего это сфера финансов и сбыта.

В-третьих, из-за недостаточной опорной информации приходится вводить так называемые резервы («коэффициенты безопасности»), что может привести к неточности, частым корректировкам.

В-четвертых, качество планирования во все большей степени зависит от компетенции сотрудников, их глубоких знаний и интуиции. Планирование

• это выражение воли руководителей, менеджеров.

В-пятых, системы планов снижают риски, но не являются гарантией достижения цели. Необходимо помнить, что строгое планирование душит новые идеи, так как не может дать вдохновения, подсказывающего следующий шаг. [7]

Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении планов.

Полнота планирования - учитываются все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

Точность планирования - использование современных методов и средств для обеспечения точности прогнозов.

Ясность планирования - формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.

Непрерывность планирования - планирование это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

Экономичность планирования - расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования. [11]

В зависимости от содержания целей и задач можно выделить следующие формы планирования:

-перспективное

-среднесрочное

-текущее

Перспективное планирование ориентировано на продолжительное существование предприятия и охватывает срок 10-20 лет. Оно предусматривает разработку общих целей фирмы на перспективу, определяет программу развития, содержание и последовательность осуществления мероприятий по достижению поставленных целей с учетом средств и обеспечения необходимыми ресурсами. Перспективный план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными.

Стратегические (перспективные) планы должны быть разработаны так, чтобы не только оставаться целостными в течение длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию.

Среднесрочное планирование чаще всего составляется на 5 лет, т.к. именно этот срок более всего соответствует периоду обновления производства и ассортимента продукции. В этих планах формулируются основные задачи на установленный период, например производственная стратегия фирмы в целом и каждого подразделения; стратегия сбыта; финансовая стратегия; кадровая политика; определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материального снабжения с учетом внутрифирменной специализации и кооперирования производства.

Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития.

Текущее (оперативное) планирование заключается определении промежуточных целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использования ресурсов, внедрения новых технологий. Обычно это планирование осуществляется на год. Планы представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами.

Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки оперативных планов для фирмы и её подразделений, программ маркетинга, планов по научным исследованиям, планов по производству, материально техническому снабжению.

3. Функция организация

А. Файоль говорил: «Организовать предприятие - значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом».

Исходными предпосылками выполнения функции организации являются следующие факторы:

а) Учет руководителем своих возможностей (потенциальных и реальных), а также имеющихся резервов (материальных, людских);

б) Учет возможностей своих исполнителей;

в) Правильная расстановка персонала.

Сущность функции состоит в том, чтобы обеспечить выполнение решения с организационной стороны, то есть предполагает воздействие на поведение работников с целью обеспечения эффективной работы [9].

Организация - крайне важная функция менеджмента, поскольку благодаря ей предприятие или фирма превращаются в единый организм, способный слаженно действовать в любых ситуациях. От того, насколько прочны связи между подразделениями и отдельными работниками, насколько слаженно действуют объединяющие их механизмы, зависит, будет ли деятельность организации успешной [5].

Под организацией как процессом создания структуры понимают способ формирования и последовательность связей элементов системы, а также распределение властных полномочий по разным уровням управленческой иерархии.

Организация предполагает делегирование полномочий (права принимать решения и использовать ресурсы) конкретным работникам. Для рациональной организации труда руководителю необходимо делегировать некоторые из своих обязанностей подчиненным, то есть дать им право самостоятельно решать некоторые вопросы.

Принципы создания организации:

• Единство управления - независимо от структуры и масштабов организации ответственность в конечном итоге должен нести один человек;
• Единство подчинения - каждый работник должен иметь только одного начальника, в ином случае он может получать противоречащие друг другу распоряжения, что очень осложняет работу и может привести к внутреннему конфликту;
• Масштабы управления - в подчинении руководителя должно находиться такое количество работников, чтобы было возможным осуществление контроля;
• Доступность всех уровней организации - любой сотрудник должен иметь право и возможность высказать замечание или предъявить рекламации соответствующему руководителю.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.
2. Делегирование полномочий. Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

4. Функция мотивация

Мотивация представляет собой процесс создания системы условий и мотивов, оказывающих воздействие на поведение человека, направляющих его в нужную для организации сторону, регулирующих его интенсивность,

границы, побуждающих проявлять добросовестность, настойчивость, старательность при достижении целей организации.

Мотивация — это процесс создания у членов организации внутреннего побуждения к действиям для достижения организационных целей в соответствии с делегированными им обязанностями и выработанным планом.

Мотивация может быть внутренней и внешней. При внутренней мотивации мотивы порождает сам человек, сталкиваясь с задачей (страх, стремление к успеху, желание побороться). При внешней мотивации мотивы воздействуют на человека извне (премии, похвала, правила поведения, выговор).

Мотивирование как процесс может быть представлено в виде шести следующих стадий:

Первая стадия—возникновение потребностей. Человек начинает ощущать, что ему чего-то не хватает. Потребности - это то, что возникает и находится внутри человека, что достаточно общее для всех людей, но в то же время имеет определенное индивидуальное проявление у каждого человека.

Вторая стадия — поиск путей устранения потребностей. Пути устранения потребностей: удовлетворение, подавление.

Третья стадия—выбор пути и средств удовлетворения потребностей. Человек фиксирует, что и какими средствами он должен сделать, чего добиться, что получить для того, чтобы устранить потребности.

Четвертая стадия — процесс достижения удовлетворения потребностей. На этой стадии человек затрачивает усилия для того, чтобы осуществить действия, которые в конечном счете должны предоставить ему возможность получения чего-то, чтобы устранить потребность.

Пятая стадия — процесс получения предмета удовлетворения потребностей. Проделав определенную работу, человек либо непосредственно получает то, что он может использовать для устранения потребности, либо то, что он может обменять на желаемый для него объект.

Шестая стадия — снятие напряжения, вызываемого потребностью. Человек прекращает свою деятельность или стремится удовлетворить вновь возникшую у него потребность [10].

В основе мотивации лежат потребности человека, недостаток в чем- либо, заставляющие его действовать определенным образом.

Теории мотивации могут быть разбиты на две большие группы. Первую группу составляют теории, концентрирующиеся на выявлении и анализе содержания факторов мотивации — это содержательные теории мотивации. Вторую группу составляют теории мотивации, точкой концентрации внимания которых являются динамика взаимодействия различных мотивов, т.е. то, как инициируется и направляется поведение человека — это процессуальные теории мотивации.

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. Чтобы понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации, нужно сна чала усвоить смысл основополагающих понятий: потребности и вознаграждения [4].

Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта.

Потребности можно удовлетворить вознаграждениями.

Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы.

Данные вознаграждения можно условно разделить на два вида: материальные и нематериальные.

Материальные. Место и роль материальных методов воздействия на персонал в жизни трудно переоценить. Для руководителя оно выступает мощным рычагом управления. На персонал оказывают воздействие несколько факторов: собственно деньги, позволяющие получать от жизни определённые блага, фактор оценки деятельности, заставляющий поддерживать определённое качество работы, фактор социальной значимости, как в своём коллективе, так и в различных общественных кругах.

Нематериальные. Под нематериальным вознаграждением подразумевают все методы, не касающиеся непосредственно оплаты труда, которые компании используют для вознаграждения своих сотрудников за хорошую работу и повышения их мотивации и приверженности к фирме.Сложность нематериальной стимуляции заключается в том, что применяемые методы должны выбираться персонально для каждого сотрудника, т. к. в основе мотива труда каждого человека лежат абсолютно непредсказуемые принципы.

Существует огромное множество различных нематериальных вознаграждений, перечисляемые ниже элементы являются наиболее распространёнными на практике.

Моральное поощрение. Моральные поощрения наиболее многочисленные. Почётная грамота, знак отличия, переходящий титул на ограниченный период, размещение фотографий на доске почёта, фото представителя в буклете компании и пр.

Социальный пакет. Важную роль в долгосрочном стимулировании работников к длительной эффективной работе на предприятии играют социальные льготы, которые предоставляют предприятия своим работникам. Социальные льготы могут быть, как гарантированы государством, так и добровольно предоставлены предприятием своим работникам.

Гарантированные государством социальные льготы обязательны для всех предприятий, всех форм собственности и поэтому несут в себе не стимулирующую роль, а роль социальных гарантий и социальной защиты трудоспособных членов общества, имеющих работу. К таким льготам относятся ежегодный оплачиваемый отпуск, оплачиваемый больничный лист и.т. п. [6]

Результативность труда работника зависит от приложенных им усилий, его характерных особенностей и возможностей, а также оценки им своей роли. Объем затрачиваемых усилий зависит от оценки работником ценности вознаграждения и уверенности в том, что оно будет получено.

5. Функция контроля

В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Главные инструменты выполнения контрольной функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть своевременным и достаточно простым.

Контроль выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления. По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Функция контроля завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями управления.

Рассмотрим характеристики некоторых видов контроля:

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой; тесно связан со стратегическим планированием и управлением. Этот вид контроля наиболее сложен, так как непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения.

Оперативный контроль, он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и выполнения всех видов процессов организации. Оперативный контроль принято подразделять на три вида: предварительный, текущий и заключительный .

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по трем видам ключевых ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. Он направлен на достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов.

Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения принятых решений; позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и таким образом минимизировать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандарта.