Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Сущность и особенности документной коммуникации

Введение

Документы или как говорили раньше «бумаги» сопровождают человека с самого начала его жизни.

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Свойство документов быть памятью людей, привело к тому, что люди их стали использовать в качестве средства передачи информации.

Рассмотренная мною тема является очень важной и играет большую роль для каждого человека.

Актуальность темы заключается в том, что документ – бесценное средство связи и конечный результат капиталовложений.

Беспорядок в хранении документов – это большой риск потери информации, который может негативно отразиться на деятельности организации.

В каждой организации на составление документов и на работу с документами уходит примерно 60% рабочего времени. Большую часть служебной информации сотрудники организации получают посредством документов.

На основе документов принимаются управленческие решения. Документы во всех случаях являются аргументом в спорных ситуациях. Организации могут понести убытки из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

В данной работе я поставила цель – рассмотреть документ в системе социальных коммуникаций и изучить роль документов в жизни человечества, в частности в коммуникационной сфере.

Сущность и особенности документной коммуникации

Движение социальной информации происходит между субъектами коммуникационного взаимодействия, т.е. между коммуникантами и реципиентами, в роли которых могут выступать личность, социальная группа либо массовая совокупность (в том числе и общество в целом). В зависимости от численности участников коммуникационного процесса выделяют следующие виды социальной коммуникации: двусторонние (межличностные), групповые и массовые коммуникации (печать, радио, телевидение, массовые издания).

Социальная коммуникация может быть устной и документной. Документная коммуникация представляет собой процесс движения в обществе документированной информации, т.е. информации, закрепленной на материальных носителях.

Поскольку коммуникации происходит в определенном пространстве и времени, поскольку ее можно условно разделить на пространственную и временную. Пространственная коммуникация дифференцируется на одноместную (происходит в одном и том же месте) и разноместную (участники коммуникационного процесса находятся в разных местах). Временная коммуникация, в свою очередь, может быть синхронной (осуществляется практически одномоментно) и диахронной (совершается в разное для коммуниканта и реципиента время).

При этом нужно иметь в виду, что движение документа в обществе противоречиво. Будучи материальным носителем информации, он перемещается в материальном трехмерном пространстве и астрономическом времени. Однако информация, зафиксированная на этом материальном носителе, имеет иную скорость движения и подчиняется иным закономерностям, поскольку ее движение происходит в социальном пространстве и в социальном времени. Дело в том, что социальная коммуникация, в отличие от чисто технической коммуникации, имеет дело с движением смыслов, по-разному воспринимаемым реципиентами. Поэтому получение реципиентом какого-либо документа как материального носителя информации еще не означает, что зафиксированная на этом носителе информация будет понята и интерпретирована так, как того хотел коммуникант.

Что же касается движения документированной информации в социальном времени, то это не что иное, как длительность сохранения ею своей ценности. В отличие от календарно-астрономического времени, в котором происходит движение материальных носителей информации и которое измеряется сутками, годами, веками, социальное время измеряется скоростью общественных преобразований. Это, по определению А.В.Соколова, «интуитивное ощущение течения социальной жизни, переживаемое современниками». К примеру, в периоды революций, войн и иных социальных катаклизмов социальное время имеет гораздо большую скорость, нежели в периоды размеренной, спокойной общественной жизни.

Устаревание социальных смыслов, т.е. знаний, умений, стимулов, эмоций, происходит по мере появления новых, более актуальных для общества. Поэтому в одних случаях социальные смыслы сохраняют свою ценность веками, например математические формулы, нормы морали и нравственности и т.п., а в других – люди теряют интерес к какой-либо документированной информации уже через несколько часов или суток. Движение смыслов в социальном времени иногда называют социальной памятью.

Элементарная документная коммуникация включает три основных элемента: коммуникант – передаваемый объект (сообщение) – реципиент. Однако такая схема имеет место только в случае непосредственной переписки между участниками коммуникационного процесса. В реальной действительности документная коммуникация, как правило, имеет гораздо более сложные формы, включает посреднические звенья.

К числу наиболее сложных относится процесс художественной коммуникации, представляющих собой следующую схему: замысел произведения – выразительные средства – текст – понимание, переживание – осознание.

Наряду с понятием социальной коммуникации, в литературе, прежде всего технической, используется иная, более узкая трактовка коммуникации, рассматривающая движение документированной информации лишь в геометрическом трехмерном пространстве. Техническая схема передачи информации выглядит следующим образом: отправитель информации – кодирование информации – передатчик – сообщение, движущееся по каналам связи – приемник – декодирование – потребитель информации. Однако такая схема представляет собой лишь частный случай коммуникативной деятельности.

Документная коммуникация в современном обществе представляет собой разветвленную, многоуровневую систему, включающую в себя:

документные каналы;
социально-коммуникационные институты, т.е. специализированные посреднические звенья между отправителем и приемником информации.

Особо следует сказать о церкви, которую можно отнести к посредническим структурам между коммуникантом и реципиентом, поскольку она обеспечивает двустороннюю воображаемую связь между Богом и верующими – так называемую «квазикоммуникацию», в процессе которой коммуникант обретает ощущение диалога с воображаемым субъектом. В роли такого субъекта может быть какое-либо божество, наделенный сверхъестественными свойствами неодушевленный предмет и т.п. Причем в этот квазикоммуникации также значительный удельный вес занимает документированная информация. С одной стороны, прихожане за определенную плату подают, к примеру, записки с именами усопших близких, чтобы священнослужители молили Бога об их спасении. С другой стороны, церковь передает «сообщения» Бога в самых разнообразных формах – в виде священных текстов, проповедей, символов и т.д.

Как любая коммерческая фирма, церковь всегда стремилась к расширению рынка своих услуг посредством осуществления рекламной деятельности, миссионерства, а в прошлом – и религиозных войн. По мнению ученого-физика Д. Машовца, «в сложной модели «Бог – религия – церковь - человек» различные религии, но признающие единого Бога, могут рассматриваться как разные стандарты связи – как, например, различные частотные диапазоны, используемые разными операторами».

Документная коммуникация, будучи продуктом материальной и духовной культуры, отражает степень развития общества. Она неразрывно связана с уровнем информационной технологии, включающей сбор, накопление, трансляцию, обработку информации, способы ее хранения, поиска, использования.

В последнее время для отображения информационных процессов в обществе достаточно широко используется понятие информационного пространства – физического пространства, характеризующегося объемом циркулирующей в нем информации, мощность и интенсивностью информационных потоков, информационной инфраструктурой.

Документные потоки

Движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приемника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток – совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации.

Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач. Этим обусловлены основные характеристики, свойства документных потоков, к числу которых ученые относят:

содержание или функциональную принадлежность документопотока (определяется составом документированной информации и видам документов);
структуру потока – языковую, географическую и т.п. (зависит от информационных и иных потребностей общества, которые обусловливают видовое разнообразие и процентное соотношение отдельных видов документов в общем потоке);
мощность (объем), исчисляемую количеством документов, перемещаемых в единицу времени;
направление потока (зависит от технологии обработки документов, способов их оценки и удостоверения и т.п.). поток может быть поступательным, поступательно-возвратным, возвратным, маятниковым;
длину потока (зависит от территориальной удаленности коммуниканта и реципиента). В настоящее время основная часть документа учреждений, организаций, предприятий (по некоторым данным, до 93 %) движется внутри, от руководителей к исполнителям. На долю внешних контактов с поставщиками и потребителями приходится, следовательно, лишь малая часть информации (около 7 %). Иначе говоря, длина потока для большинства документов в организации невелика. В ряде случаев поток настолько короток, что бывает едва заметен. В случае, если источник и приемник документированной информации находятся на большом расстоянии друг от друга, возникает необходимость в промежуточных перевалочных пунктах на пути документопотока. Создаются специальные транзитные службы, порой весьма разветвленные, оснащенные соответствующей техникой, для оптимальной организации документопотока;
ритм (режим) – степень насыщенности потока в единицу времени. Может быть связан с цикличностью планирования и отчетности, сезонными изменениями производственной, учебной, политической и другой активности, внутренними особенностями работы предприятий, учреждений, организаций;
шум – излишняя, ненужная документированная информация. Семантический шум создает помехи в работе с документами, приводит к дополнительным затратами сил и времени. В частности, убытки от того же спама составляют в США ежегодно до 10 млрд. долларов.

Потоки документов имеют достаточно сложную разветвленную структуру, так как включают в себя отдельные группы документов, различающиеся по виду, способу документирования, материальному носителю, отраслевой принадлежности, языку и т.п. В структуре потока могут быть выделены микропотоки, состоящие, к примеру, из опубликованных и неопубликованных, первичных и вторичных документов, из документов открытого и ограниченного доступа и т.п. Однако главной, системообразующей основой документного потока является семантическая (содержательная) составляющая, которая придает ему целостность и целесообразность.

Изучение документопотоков позволяет оптимизировать процесс работы с документированной информацией, способствует принятию более эффективных управленческих решений. В частности, исследование структуры документопотока дает возможность определить количественную распространенность, соотношение отдельных видов документов в данном потоке, их функциональное значение.

В науке анализ документопотоков позволяет судить о состоянии и перспективах развития отдельных научных отраслей и направлений, так как установлено, что преобладает определенных видов и разновидностей документов в той или иной отрасли науки зависит от интенсивности ее развития. В частности, зарождение и развитие какого-либо нового научного направления сопровождается, как правило, интенсивным выходом в свет статей в периодических и продолжающихся изданиях. Наибольший удельный вес такого рода публикаций в потоке документов связан с необходимостью оперативного информирования заинтересованных читателей о научной проблеме, а также с интенсивным процессом накопления эмпирического материала и осмыслением различных ее аспектов. Периодические и продолжающиеся издания традиционного являются наиболее важной составной частью системы научной коммуникации ,через них проходит до 90 % всего потока научной информации.

Следующий этап связан с более глубоким и всесторонним исследованием этой проблемы на фоне частичного снижения общественного интереса к ней. В результате в документопотоке уменьшается количество оперативных публикаций и нарастает число монографий и других изданий, отличающихся аналитической глубиной, универсальностью и фундаментальностью содержания.

Для дальнейшего развития научного направления характерно уже появление учебников и справочников, аккумулирующих в себе устоявшееся, апробированное знание. Вместе с тем это свидетельствует о постепенной утрате данным научным направлением своей актуальности и снижении интереса к нему.

В науковедении исследование структуры отраслевых документопотоков необходимо для оценки состояния, выявления тенденций и перспектив развития тех или иных научных отраслей.

Потоки документов находятся в постоянном движении, которое, в свою очередь, обусловливает непрерывное изменение объемов, типов, видов, жанров, материальных носителей документированной информации в потоке. На основе предпринятого в 1960-е гг. экспериментального изучения тенденций роста потоков научных документов была установлена определенная закономерность в его динамике. В результате высчитан период удвоения годового объема документопотока, характеризующий темп развития той или иной научной отрасли. Это дало возможность, в частности, выделить:

отрасли ускоренного развития (радиоэлектроника, автоматика, телемеханика, связь);
отрасли средних темпов развития (отрасли промышленности);
отрасли развивающиеся медленными темпами (с периодом удвоения свыше 20 лет – история, литературоведение, педагогика и другие);
затухающие отрасли (характеризуются снижением объема выпускаемых документов – классическая филология, изучающая латинский, древнегреческий языки).

Однако в целом, несмотря на быстрое развитие науки, среднее время удвоения размеров массива документированной научной информации составляет 35 лет.

Изучение потоков научной документации осуществляется также с помощью метода анализа цитирования. Это дает возможность измерения процесса старения документов, а также позволяет более объективно оценивать научные исследования. Снижение частоты цитирования, как правило, свидетельствует о старении документов в потоке. Вместе с тем следует иметь в виду, что практически в любой отрасли имеются секретные исследования, доступ к информации о которых ограничен. В таких случаях индекс цитирования утрачивает свою действенность.

В 1960-е гг. ученые Р.Бартон и Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определенном интервале времени. Для научной документации этот интервал в среднем оказался равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определенной ее области, научного направления.

Вместе с тем существуют такие виды информации, в том числе и научно-технической, для которого трудно указать сроки утраты ею своей значимости. Более того, в ряде случаев ценность информации со временем может даже возрасти. К примеру, гидрометеорологическая информация позволяет объективно анализировать изменения в окружающей среде и природных ресурсах, происходящие на протяжении десятков и сотен лет, равно как и оценивать степень влияния человеческой деятельности на среду его обитания. То же самое относится и к медицинской информации, анализ который за длительные промежутки времени позволяет выявлять тенденции в развитии тех или иных групп людей, проявления различных заболеваний, их динамику и т.д.

В различных странах созданы и успешно функционируют специализированные учреждения, занимающиеся анализом потоков документированной научной информации, в том числе с использованием метода анализа цитирования. В частности, Американский институт научной информации производит базы данных по цитируемости научных работ в области искусствознания, гуманитарных, социальных и естественных наук. Здесь же содержится указатель ссылок, отражающий связи между предшествующими и последующими публикациями, что дает возможность вычленения актуальных направлений научного поиска в мировой науке. Среди важнейших баз данных этого института – «Индекс цитируемости в социальных науках». В ней содержится информация о цитируемости научных публикаций по следующим направлениям: антропология, география, демография, этнография, образование, политика, экономика, бизнес и финансы, управление, социология, психология и психиатрия. Источником для формирования этой базы данных служат научные публикации (монографии, статьи, сборники), издаваемые в развитых странах мира.

Другая база – «Индекс цитируемости в искусствознании и гуманитарных науках» - содержит данные о цитируемости научных публикаций по таким направлениям, как история, археология, архитектура, история искусства, лингвистика, литература, фольклор, музыка, театр, философия, теология и религия, античная цивилизация.

Для создания этих баз в качестве источников используется в общей сложности свыше 8 тыс. наиболее популярных научных журналов (из 30 с лишним тысяч, издающихся в целом в мире).

В управленческой сфере в процессе коммуникации также происходит старение документированной информации, причем, как правило, с большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной отрасли управления – административной, экономической и т.п. Все это необходимо учитывать в практической работе с документами.

Потоки документации управленческого характера имеют свои особенности. В организациях, учреждениях, на предприятиях вся документация обычно разделена на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.

В совокупности все эти потоки составляют документооборот. Определение понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизовано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления». Соответственно, «объем документооборота – это количество документов, поступающих в организацию и созданных ею за определенный период». Обычно объем документооборота исчисляется количеством документов всех документопотоков учреждения, организации, предприятия за год.

Изучение процессов движения управленческой документации осуществляется посредством составления графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых находят отражение все этапы работы с документами, последовательность и порядок выполнения операций, их исполнители. Исследование документооборота, его объема служит основанием для определения штатной численности службы документационного обеспечения управления, для ее оснащения оргтехникой, позволяет оптимизировать документные потоки в организации и тем самым способствует повышению эффективности управления.

При проектировании документных потоков управленческой информации необходимо также учитывать, что для выработки управляющих воздействий используется не вся совокупность имеющейся документации, а преимущественно отфильтрованная (только необходимая) и обобщенная (агрегированная) информация.

Документные каналы

В информационной инфраструктуре общества важнейшая роль принадлежит коммуникационным каналам, по которым происходит движение документных потоков.

Документные каналы – это каналы, по которым осуществляется движение документированной информации от коммуниканта к реципиенту в физическом (геометрическом) пространстве и в астрономическом времени. Иначе говоря, документные каналы представляют собой материальную основу социальной коммуникации.

Документные каналы являются лишь частью коммуникационных каналов, с помощью которых человек, начиная с эпохи первобытного варварства, транслирует информацию. Документные каналы являются искусственными, специально созданными людьми. Они появились в дополнение к естественным человеческим коммуникационным каналам – невербальному (несловесному) и вербальному (словесному).

Первыми искусственными коммуникационными каналами в истории человечества явились:

канал иконических (графических и живописных) изображений, нацарапанных на кости, камне, дереве, нарисованных на стене пещер;
канал символьных предметов – различных амулетов, украшений, талисманов, языческих идолов и т.п. , имевших магический смысл.

Эти исходные каналы дали толчок для появления новых искусственных каналов – художественных и технических. Результатом эволюции иконического канала стала письменность, возникновение которой ознаменовало важнейшую ступень в развитии информационных технологий.

Следующая информационная технология была связана с изобретением в середине XV века книгопечатания, позволившего тиражировать информацию, резко увеличив ее в объем и возможности передачи в пространстве и времени. Печатный станок, по оценке исследователей, позволил оперировать единовременно доступным объемом информации в 10 в 17 степени бит. Такое «взрывное» увеличение объемов информации потребовало и совершенствования средств ее передачи. Более того, изобретение книгопечатания привело к революционным изменениям в целом в культуре, в общественном производстве и в самой системе власти, явилось важнейшей предпосылкой модернизации, т.е. перехода от аграрного, традиционного общества к обществу индустриальному.

В свою очередь, становление и развитие индустриального общества сопровождалось появлением ряда новых искусственных каналов, связанных с двумя техническими революциями в сфере социальных коммуникаций, произошедшими в последние два столетия. Изобретение в XIX веке электромагнитных способов и средств передачи информации обусловило наступление третьего этапа в развитии информационных технологий. В результате появилась возможность трансляции информации с помощью различного рода электромагнитных сигналов, преобразующихся в зрительно-звуковые символы, - посредством телеграфа, телефона, радио, телевидения. Это стало настоящим прорывом в деле увеличения скорости и объемов производства, передачи, обработки, накопления документированной информации.

Исторически первым каналом электрической связи явилась телеграфная связь, которая применяется с целью автоматизированного приема-передачи по электрическим проводам коротких текстовых документированных сообщений.

Предшественником электрического телеграфа был оптический телеграф, использовавшийся еще во времена Великой французской революции. Информация передавалась посредством семафорных знаков в видимом спектре сигнальщика. Первая в мире линия такого телеграфа вошла в строй в 1796 г., соединив Париж и Лилль, между которыми были построены 23 станции (смотровые вышки). В хорошую погоду сообщение из 30 слов можно было передать из одного города в другой в течение одного часа, тогда как гонцу на преодоление этого расстояния требовались целые сутки. Спустя полвека системы оптических телеграфов получили распространение во всех европейских странах.

В России первая линия оптического телеграфа появилась в 1824 г. между Петербургом и Шлиссельбургом. А в 1834-1839 гг. была сооружена самая протяженная в мире линия оптического телеграфа между Петербургом и Варшавой длиной 1200 км со 149 промежуточными станциями. Причем время прохождения сигнала занимало всего лишь 18 минут. Это канал связи действовал до 1854 г.

Оптические телеграфы прослужили в общей сложности около 60 лет, пока не были вытеснены гораздо более совершенными и скоростными электрическими.

Первый электрический телеграфный аппарат был изобретен еще в 1832г. русским ученым П.Л.Шиллингом. спустя шесть лет в Англии была проложена первая телеграфная линия. В дальнейшем эти аппараты были усовершенствованы русским физиком Б.С.Якоби. однако широкого развития они не получили, так как более производительным (на порядок) оказался аппарат, запатентованный в 1836 г. американцем С.Морзе. В 1850-е гг. аппараты такого типа заняли ведущее место в мировой телеграфии. Они обслуживали, в частности, связь по введенному в действие в 1858 г. подводному кабелю, соединившему Америку с Европой. В этих телеграфных аппаратах информации символов точки и тире. Появившиеся вскоре буквопечатающие телеграфные аппараты – телетайпы – позволили резко увеличить скорость передачи информации – до 400-800 знаков в минуту.

В России первый электромагнитный телеграф, соединивший Санкт-Петербург с Севастополем, был сооружен во время Крымской войны 1853-1856 гг. Пятнадцатого апреля 1855 г. было открыто телеграфное сообщение на линии Москва-Петербург. Этот день стал официальной датой рождения электросвязи в России, а к 1873 г. телеграфные линии в нашей стране протянулись уже на 55,6 тыс. верст.

В последней четверти XIX столетия, благодаря изобретению А.Белла, запатентовавшего в 1876 г. первый телефон, появилась телефонная связь, ставшая к настоящему времени самым распространенным способом оперативной передачи информации. Особыми ее видами выступают беспроводная радиотелефонная, в том числе сотовая связь, а также видеотелефонная связь.

Факсимильная связь (первоначально называлась фототелеграфной связью). Представляет собой по существу дистанционное копирование документов, позволяющее передавать документированную информацию (тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т.п.) с бумажных носителей коммуниканта на бумажные листы реципиента с помощью специального факсимильного аппарата. Передаваемое изображение сначала разлагается на элементы, т.е. производится его развертка. Затем изображение передается в виде последовательных электрических сигналов, характеризующих яркость отдельных элементов документа. Наконец, осуществляется автоматическое считывание полученных приемников элементов - сканирование.

Изобретение компьютеров в середине XX века обусловило еще один революционный переворот в развитии информационных технологий, прежде всего в работе с большими объемами информации.

Следующая, пятая информационная технология появилась в последней четверти XX столетия и связана с использованием компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации, таких как «Интернет». Изобретение Интернета, по мнению некоторых лингвистов, по своей значимости в истории человечества сопоставимо с появлением речи и письма.

Предшественницей Интернета была компьютерная сеть, созданная в недрах министерства обороны США в 1960-е гг. затем она вышла зва пределы военного ведомства, к ней присоединились коммерческие структуры и частные лица, определив тем самым современный облик этой сети. После создания швейцарскими учеными стандартного языка описания документов HTML родилась служба World Wide Web (WWW) – Всемирная паутина, позволившая обмениваться информацией между компьютерами самых разных типов, находящихся в любой точке земного шара.

Передача информации по распределенной компьютерной сети получила название электронной почты. Она позволяет почти мгновенно доставлять сообщение любому пользователю Интернета, получать и просматривать полученную информацию на экране. Вместе с сообщением можно передавать и отдельные файлы, включая рисунки, фотографии, звуковую информацию и т.п.