Сущность и содержание информационного обеспечения

4

Оглавление

Введение              3

1.              Сущность и содержание информационного обеспечения

1.1  Информационная системы финансового менеджмента              6

1.2   Функции и задачи информационной службы.              8

1.3   Информационное обеспечение.              10

1.4  Источники информации.              18

2.              Современное состояние информационной системы
на изучаемом предприятии МУП "Уфаводоканал"

2.1 Организационная характеристика предприятия              22

2.2 Производственно-экономическая характеристика              23

2.3              Характеристика информационной системы              28

3.              Пути совершенствования информационной системы              33

Заключение              35

Библиография              37

4

ВВЕДЕНИЕ

В советское время информационным обеспечением специалистов занимались специализированные библиотеки и информационные центры на предприятиях. Можно сказать, что информационная инфраструктура была хорошо развита, однако, в последние годы он был в значительной степени утерян, так как в условиях экономического кризиса отделы информации и научно-технические библиотеки государственных предприятий и учреждений стали первыми кандидатами для ликвидации. Вместе с тем, в последние годы такие службы стали вновь создаваться в рамках коммерческих структур, и некоторые банки и финансовые компании в настоящее время уже имеют весьма мощные собственные информационные службы. Вновь была осознана важность высококачественного информационного обеспечения для успеха во всех сферах деятельности, и во многих западных компаниях появилась должность «управляющий знаниями», он должен выполнять те же работы, что в 60-70-х годах предполагались для советских информационных работников отделов НТИ на предприятиях и организациях. Это говорит о том, что в советское время информационные отделы всегда обеспечивали высокое качество услуг и несли за это ответственность за счет тщательного отбора, оценки, редактирования информации.

В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.

В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Генри Форд говорил: «Основа успеха в бизнесе - своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация». Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. На первый взгляд, информации в окружающем мире настолько много, что, кажется, недостатка в ней не испытывает никто. Однако нынешнее состояние экономики в значительной степени связано с острой информационной недостаточностью. Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно - аналитические задачи, в третьих - отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно - аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры.

Все это и определяет актуальность темы курсовой работы: эффективное развитие рыночных отношений тесно взаимосвязано с организацией информационных служб на предприятиях, т.к. успешная деятельность предприятия невозможна без информационного обеспечения. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Цель курсовой работы состоит в анализе информационного обеспечения на предприятии МУП «Уфаводоканал» и определения путей улучшения автоматизации учета.

В ходе написания курсовой работы мной были поставлены следующие задачи: охарактеризовать сущность и задачи информационного обеспечения финансового менеджмента, определить основные направления и пути совершенствования использования информационного обеспечения при работе предприятия МУП "Уфаводоканал"

При обработке информации я использовала метод сравнения и графический метод.

Однако внедрение автоматизации не принесет ощутимой пользы тем руководителям, которые не заинтересованы в наведении порядка на предприятии, которые свою пассивность оправдывают расхожим аргументом: "везде так". Информационная система поможет тем дальновидным лидерам, которые работают на перспективу.

1.        СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1.1   Информационная системы финансового менеджмента

Любое предприятие, фирма, организация обладает своей организационной структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёт организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.

В принципе, любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.

Информационная система Финансового Менеджмента представляет собой процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информативных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия. К информации в виду их значимости предъявляются высокие требования:

1)    значимость, которая определяет на сколько привлекаемая информация влияет на финансовые результаты деятельности предприятия.

2)    Полнота, которая характеризует завершенность круга показателей необходимых для проведения анализа, планирования и принятия оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности.

3)    Достоверность, которая определяет на сколько формируемая информация адекватно   отражает   реальное   состояние   и   финансовые   результаты деятельности, а также правдиво характеризуют внешнюю среду.

4)    Своевременность,   которая   характеризует   соответствия   формируемой информации в нужном объеме и в нужное время.

5)    Ревалентность   (избирательность)   определяющая   достаточно   высокую степень     используемости     формируемой     информации     в     процессе управления финансовой деятельность предприятия.

6)    Эффективность,    которая    означает,    что    затраты    по    привлечению определенных информативных данных не должны превышать результаты, полученные в ходе их использования.

Существует множество наработок в области информационных технологий, а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении информационных систем.;

Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД. Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного пользователя с информационной системой целесообразным . : видится применение технологий INTERNET .

ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ  удаленным пользователям. Естественно, что подключение к ИС осуществляется   строго   в   соответствии   с   правами   доступа  конкретного пользователя только к разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является  конфиденциальный    сегмент    информации,    доступ    к    которой    имеет ограниченный круг пользователей и только внутри локальной сети фирмы,  Пользователи  внутри  фирмы также  имеют разграничения по  доступу  к информации.     Вопросам     безопасности     необходимо     уделить     самое пристальное внимание.

Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер. Получается, как бы двойная работа - все печатные издания формируются на компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным является устранение лишнего звена в этой цепочке (электронная форма - печатное издание - электронная форма), поэтому, по возможности, всю поступающую информацию необходимо получать в электронном виде (хотя в некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях).

Информация бывает представлена в самом разнообразном виде — цифровая (табличная), текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные форматы. Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия информации.

Очень важная задача, которую нельзя недооценивать, - предоставление результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается визуально, то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию материала. Простейшими способами графического представления информации являются различные схемы, графики, диаграммы.

1.2   Функции и задачи информационной службы

В условиях рыночной экономики существует взаимосвязь между службой информации и службой маркетинга, которая в состоянии взять на себя всю маркетинговую работу, включая планирование. Если предприятие маленькое, то все маркетинговые обязанности могут быть возложены на одного человека. Если предприятие крупное, необходимо создать новое подразделение, структура которого должна быть ориентирована на выполнение трех основных функций:

-         сбор информации, анализ и прогнозирование;

-         формирование производственной программы'

-         осуществление рекламы и маркетинга.

Это подразделение может называться службой маркетинга или информационно-аналитическим отделом.

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации, но с некоторыми оговорками. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в основном представлена в уже обработанном (стандартные формы статической отчетности), подготовленном для анализа виде. Таким образом, обозначаются основные задачи, стоящие перед информационной службой:

1)    сбор, обработка и анализ внешней информации

2)    сбор, обработка и анализ внутренней информации,

3)    на    основе     проводимого     анализа    выработка    соответствующих рекомендаций и предложений.

4)    оперативное, полное, наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций,

5)    долговременное     хранение     всей     собранной     информации     для последующего ее использования в работе.

6)    решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы,

Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления -аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное направления являются основными.

Техническое подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических вопросов, и оказывает соответствующую помощь при решении других задач.

1.3 Информационное обеспечение

Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:

1)    Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения.

2)    Совокупность    единой    системы    классификации    и    кодирования информации   и   единой   системы   документации,   используемых   в автоматизированной     ИПС;     совокупность     методов     и     средств организации машинных массивов информации.

Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия. Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности, но и приводит в движение иные ресурсы - материальные, денежные, кадровые. Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов, приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность мощность материально-вещественных факторов производства.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ (ред. от 10/01/03): «Информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной частью информационной системы, базы данных». Информационные ресурсы - множество профессионально-значимых источников информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в каждый конкретный период времени.   Информация   -   основное   условие   конкурентной   способности организации .

Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации, поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п. Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее в удобную для выработки управляющих решений форму.

Информационное обеспечение на предприятии должно быть развитым на столько, чтобы обеспечивать информацией любую возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно, поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне специфична и зависит от многих мотивов. Важнейшими являются пять признаков:

-         организационно-правовая структура: государственные и муниципальные предприятия (бюджетные), смешанные предприятия, частные фирмы и кооперативы;

-         функциональная   деятельность   фирм:   инновация,   проектирование, конструирование, технология, маркетинг, менеджмент, консультирование, консалтинг и т.д.;

-         отраслевая    направленность    работы     фирм:     комплекс    отраслей (лесохимический,     топливно-энергетический,     машиностроительный комплекс   и   т.д.),   отрасли   здравоохранения,   культуры,   сельского хозяйства и их узкоотраслевые направления

-         региональная направленность работы фирм: район г.Уфы, весь город, весь Уральский регион или другие области и республики России, СНГ, зарубежные страны •

-         личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм (базовое  образование, профиль,  специализация,  стаж и опыт

работы,     уровень    знания    иностранных    языков,     компьютерной

подготовки и т.д.).

Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций:

-         сбор данных

-         обработка    данных    и    формирование    информационных    банков пользователей*

-         хранение информации;

-         поиск информации •

-         преобразование информации •

-         передача информации „

Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требований полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных — модемов, факсов, телефонов и т.п.

После того как информация собрана, ее следует обработать и проанализировать; в результате получают желаемые конфиденциальные данные, которые затем распространяются среди управляющих и в тех подразделениях организации, которые нуждаются в таких данных. Непрерывная обратная связь обеспечивает модификацию цикла, когда это необходимо, и совершенствование общего процесса. По мере возникновения новых потребностей службы сбора разведанных собирают и распространяют новую информацию.

Информационное обеспечение формируется из внешних и внутренних источников. Информация внешнего характера включает в себя:

4

1)     показатели характеризующие общее экономическое развитие страны.

2)     Показатели характеризующие коньюктуру финансовых рынков.

3)     Показатели характеризующие деятельность контрагентов и конкурентов.

4)     Показатели нормативно-регулирующего характера.

К информации внутреннего характера относится:

1)     Финансовая отчетность.

2)     Статистическая отчетность.

3)     Внутренняя отчетность.

4)     Данные первичного бух.учета.

Финансовая отчетность — это совокупность форм отчетности, составленных на основе данных финансового учета с целью предоставления пользователям обобщенной информации о финансовом положении и деятельности предприятия.

Основными элементами финансовой отчетности являются активы, обязательства, собственный капитал, доходы, расходы, прибыль и убытки. Они отражаются в Балансе и в Отчете о прибылях и убытках. Основными методами анализа отчетности служат: чтение отчетности (изучение абсолютных показателей, представленных в отчетности), горизонтальный анализ (позволяет определить абсолютные и относительные изменения различных статей отчетности по сравнению с прошлым периодом), вертикальный анализ (проводится с целью выявления удельного веса отдельных статей отчетности в общем итоговом показателе), трендовый анализ (основан на расчете относительных отклонений показателей отчетности за ряд лет от уровня базисного года), расчет финансовых коэффициентов (описывают финансовые пропорции между различными статьями отчетности).

У предприятия, с одной стороны, возникает потребность в наличии своевременной и полной информации для принятия управленческих решений и оценки их результатов. С другой стороны, предприятие должно предоставить соответствующую информацию и тем, кто инвестировал (или собирается инвестировать) в него свои средства. Наряду с этим, и в условиях рынка продолжает сохраняться необходимость отчета перед государством о правильности налоговых отчислений. Стороны, заинтересованные в информации о деятельности предприятия, можно условно разделить на две основные категории: внешние и внутренние пользователи.

К внутренним пользователям относится управленческий персонал предприятия. Он принимает различные решения производственного и финансового характера. Например, на базе отчетности составляется финансовый план предприятия на следующий год, принимаются решения об увеличении или уменьшении объема реализации, ценах продаваемых товаров, направлениях инвестирования ресурсов предприятия, целесообразности привлечения кредитов и др. Очевидно, что для принятия таких решений требуется полная, своевременная и точная информация, поскольку в противном случае предприятие может понести большие убытки и даже обанкротиться.

Кроме того, финансовая отчетность является связующим звеном между предприятием и его внешней средой. Целью представления предприятием отчетности внешним пользователям в условиях рынка является прежде всего получение дополнительных финансовых ресурсов на финансовых рынках. Таким образом, от того, что представлено в финансовой отчетности, зависит будущее предприятия. Ответственность за обеспечение эффективной связи между предприятием и финансовыми рынками несут финансовые менеджеры высшего управленческого звена предприятия. Поэтому для них финансовая отчетность важна и потому, что они должны знать, какую информацию получат внешние пользователи и как она повлияет на принимаемые ими решения. Это не значит, что менеджеры не имеют в своем распоряжении дополнительной внутренней информации о деятельности предприятия, в отличие от внешних пользователей, для которых финансовая отчетность во многих случаях является основным источником информации.

Среди внешних пользователей финансовой отчетности выделяются, в свою очередь, две группы: пользователи, непосредственно заинтересованные в деятельности компании (1), и пользователи, опосредованно заинтересованные в ней (2). К первой группе относятся: •              нынешние   и   потенциальные   собственники   предприятия,   которым необходимо   определить  увеличение  или  уменьшение  доли  собственных средств  предприятия  и   оценить  эффективность   использования  ресурсов руководством компании;

•    нынешние и потенциальные кредиторы, использующие отчетность для оценки     целесообразности     предоставления     или     продления     кредита, определения условии кредитования, определения гарантий возврата кредита, оценки доверия к предприятию как к клиенту;

•    поставщики и покупатели, определяющие надежность деловых связей с данным клиентом;

•    государство, прежде всего в лице налоговых органов, которые проверяют правильность     составления     отчетных     документов,     расчета    налогов, определяют налоговую политику;

•              служащие   компании,   интересующиеся  данными   отчетности   с  точки зрения   уровня   их   заработной   платы   и   перспектив   работы   на   данном предприятии.

Вторая группа пользователей внешней финансовой отчетности — это те юридические и физические лица, кому изучение отчетности необходимо для защиты интересов первой группы пользователей. В эту группу входят:

•   аудиторские службы, проверяющие данные отчетности на соответствие законодательству и общепринятым правилам учета и отчетности с целью защиты интересов инвесторов;

•   консультанты по финансовым вопросам, использующие отчетность в целях выработки рекомендаций своим клиентам относительно помещения их капиталов в ту или иную компанию;

•   законодательные органы;

•              юристы, нуждающиеся в отчетности для оценки выполнения условий контрактов, соблюдения законодательных норм при распределении прибыли и  выплате  дивидендов,   а также  для  определения  условий  пенсионного обеспечения;

•       пресса  и  информационные  агентства,  использующие  отчетность для подготовки обзоров,  оценки тенденций развития и анализа деятельности отдельных    компаний    и    отраслей,    расчета    обобщающих    показателей финансовой деятельности;

•       торгово-производственные ассоциации,  использующие отчетность для статистических обобщений по отраслям и для сравнительного анализа и оценки результатов деятельности на отраслевом уровне;

•              профсоюзы,    заинтересованные    в    финансовой    информации    для определения своих требований в отношении заработной платы и условий трудовых соглашений.

Приведенная таблица дает сжатую и наглядную картину того, какой интерес у наиболее важных групп пользователей вызывает тот или иной источник   информации   о   деятельности   предприятия,   а   также   отражает значение финансовой отчетности.

Таблица 1.3   Группы пользователей информации