Суть регламентированной отчетности и доступ к ней в программе 1С8

1. Суть регламентированной отчетности и доступ к ней в программе 1С8.

Предприятие обязано  периодически формировать регламентированную отчетность — комплекты отчетов, порядок заполнения которых устанавливается нормативными документами. Прикладное решение максимально облегчает решение этой задачи.

К регламентированной отчетности относятся:

• бухгалтерская отчетность;
• налоговые декларации и расчеты;
• отчеты в социальные внебюджетные фонды;
• статистическая отчетность;
• справки, представляемые в налоговые органы;
• декларации о производстве и обороте алкогольной продукции.

Формы регламентированной отчетности периодически изменяются решениями  государственных органов. Фирма "1С" отслеживает эти изменения и предоставляет своим пользователям возможность оперативного обновления форм регламентированных отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм используется эффективный штатный механизм обновления конфигурации.

1.1. Доступ к регламентированным отчетам

Для доступа  к регламентированным отчетам можно использовать как форму "Регламентированная и финансовая отчетность", так и форму справочника регламентированных отчетов.

Форма "Регламентированная и финансовая отчетность" больше ориентирована на работу по формированию готовых отчетов. Левая половина формы отображает список доступных  бланков регламентированных отчетов, а правая половина формы - журнал заполненных отчетов, а также журнал отчетов, которые были выгружены в электронном виде.

Форма справочника регламентированных отчетов ориентирована на настройку списка отчетов.

Процедуру заполнения регламентированного отчета можно запустить из любой формы.

1.2. Календарь бухгалтера

Форма "Регламентированная и финансовая отчетность" содержит сервисный режим напоминаний  о сроках представления отчетности и уплаты налогов - "Календарь  бухгалтера".

На каждый день "Календарь бухгалтера" выдает не только информацию об уже наступивших  сроках уплаты налогов и представления отчетности, но и список событий, наступление которых вскоре случится, сортируя их по сроку наступления.

1.3. Формирование нового регламентированного отчета

Экранный бланк  регламентированного отчета заполняется  автоматически на основании данных, введенных в информационную базу "1С:Бухгалтерии 8".

Заполненный бланк отчета частично доступен для редактирования. Доступность отдельных ячеек бланка демонстрируется цветом их фона. Часть ячеек окрашена в белый цвет — такие ячейки для редактирования недоступны. Ячейки, окрашенные в желтый цвет, рассчитаны на то, что пользователь сможет ввести в них информацию. А данные ячеек зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных других ячеек, в том числе заполняемых пользователем.

В бухгалтерских  регламентированных отчетах предусмотрен механизм расшифровки, благодаря которому можно посмотреть алгоритм вычисления показателя или вызвать стандартный бухгалтерский отчет для более детального анализа.

Разная окраска  ячеек облегчает интерактивную  работу пользователя с отчетом. Но при  подготовке отчета к печати все ячейки бланка окрасятся белым цветом.

1.4. Групповая работа с отчетами

Форма "Регламентированная отчетность" предоставляет возможность групповой работы с подготовленными регламентированными отчетами, не требующей открывать формы самих отчетов. Групповой режим позволяет для группы выбранных отчетов показать печатные формы, вывести отчеты на печать без предварительного просмотра, проверить возможность выгрузки, выгрузить отчеты.

2. Сравнительный  анализ 1С7 и 1С8.

2.1. Порядок  составления регламентированной отчетности в 1С7.

Перед составлением годовой  отчетности имеет смысл проверить  правильность ведения бухгалтерского учета. Для этих целей в типовых конфигурациях «1С:Предприятия 7.7», основанных на компоненте «Бухгалтерский учет» («1С:Бухгалтерия 7.7», "1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7", «1С:Предприятие 7.7 Комплексная конфигурация»), предусмотрен отчет «Анализ состояния бухгалтерского учета».

Рисунок 1. «Отчёт «Технологический анализ бухгалтерского учёта» в «1С:Предприятии 7.7»

Отчет предназначен для:

- анализа плана счетов  в части состава счетов (субсчетов)  и структуры аналитического учета  с целью выявления возможных  ошибок формирования отчетности;

- выявления технических бухгалтерских ошибок.

Выполняется он автоматически  и выдает сведения о наличии ошибок и комментарии. Практика показывает, что отчет заметно облегчает  сведение баланса, поиск и исправление  ошибок.

Наиболее часто ошибки встречаются по разделу «Результаты  анализа бухгалтерских итогов». В основном, это отрицательные остатки по счетам 50, 51, 60, непересчитанные валютные суммы, расхождения в аналитике счетов. Для счета, по которому обнаружены ошибки, можно вызвать отчет по проводкам, ведомость, карточку и анализ счета.

Основная форма промежуточной  и годовой отчетности – Бухгалтерский баланс (форма №1).

В первой графе баланса приводится наименование разделов и статей баланса, во второй - код строки, в третьей  и четвертой показываются данные на начало года (или данные вступительного баланса в случае реорганизации) и данные на конец отчетного периода (месяц, квартал, год).

Рисунок 2. «Отчёт «Бухгалтерский баланс» в «1С:Предприятии 7.7»

Для организации, действующей  более одного отчетного года, данные по графе 3 должны соответствовать данным графы 4 бухгалтерского баланса годового отчета за предыдущий год с учетом произведенной реорганизации, а  также изменений в оценке показателей бухгалтерской отчетности, связанных с применением «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» и Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия" (ПБУ 1/98).

В программах системы  «1С:Предприятие» предусмотрена автоматическая форма баланса. Как и все остальные  формы годовой отчетности, она  находится в меню «Отчеты» - «Регламентированные».

Рисунок 3. «Регламентированные отчеты в «1С:Предприятии 7.7»

Форма №1 предназначена  для ввода, хранения и печати отчета «Бухгалтерский баланс». Окно формы  состоит из двух частей. Верхняя  часть окна используется для управления формированием баланса. В нижней части расположен бланк отчета - таблица, в которую вводится необходимая информация, и которая выводится на печать.

Таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета.

Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных вручную. Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка.

При первом открытии отчета «Бухгалтерский баланс» сведения об организации извлекаются из информационной базы и автоматически заполняют титульный лист баланса. Те сведения, которые не хранятся в информационной базе, нужно ввести самостоятельно в соответствующие желтые ячейки. Если в конфигурации предусмотрена возможность ведения учета по нескольким фирмам, то при открытии отчета в реквизит "Фирма" автоматически подставляется та фирма, которая была выбрана при последнем закрытии баланса, и в отчет заносятся сведения о ней.

В верхней части окна находятся кнопки управления составлением отчета.

"Сохранить" - при  ее нажатии запоминается содержимое  ячеек формы отчета. Для того  чтобы сохранить текущую форму  отчета, необходимо нажать на  кнопку "Сохранить". Форма сохраняется  для текущих значений реквизитов "За период" ("Сдача отчета:<...> за <...>" , "Сдача отчета за"). Для конкретных значений реквизитов, перечисленных выше, можно сохранить только один вариант отчета. Для того чтобы восстановить ранее сохраненную форму, необходимо нажать на кнопку "Восстановить". При ее нажатии из выпадающего меню можно выбрать для восстановления один из сохраненных отчетов. В выпадающем меню содержатся сохраненные отчеты для текущего значения реквизита "Фирма" и с разными значениями реквизита "За период" ("Сдача отчета:<...> за <...>", "Сдача отчета за").

" Очистить" - все  ячейки формы, заполненные ранее,  будут очищены. 

"Текст" - формирование  отчета в виде текстового файла. 

"Заполнить" - заполнение  бланка отчета на основании  данных бухгалтерского учета.  При этом все ячейки бланка предварительно очищаются.

"Раскрыть (F5)" - Эта  кнопка становится доступной  после нажатия кнопки "Заполнить". Если форма позволяет раскрыть  алгоритм формирования значения  для выбранной ячейки, то при  нажатии этой кнопки откроется  окно с его описанием. Это очень удобно, когда нужно выяснить, как сформирована та или иная строка баланса.

"Разделять задолженность" - если установлен этот флажок, при автоматическом заполнение  баланса дебиторская и кредиторская  задолженность будет разделяться  на долгосрочную и краткосрочную. Если флажок снят, вся задолженность будет считаться краткосрочной. Для более полного отражения информации рекомендуется разделять задолженность.

Несмотря на то, что  Указаниями о порядке составления  и представления бухгалтереской отчетности, установлено представление сумм в тысячах или миллионах рублей, в некоторых случаях может потребоваться иной формат представления сумм. Для управления форматом служат реквизиты «Ед. изм» и «Точность».

"Един. изм." - задает  способ представления сумм, используемых в форме. Возможны варианты вывода: в рублях, в тысячах рублей или в миллионах рублей.

Обратите внимание, что, независимо от установленной единицы  измерения, вводить суммы следует  в рублях с копейками. Показ введенных  сумм будет выполняться в зависимости от представления, выбранного в реквизитах "Един. изм." и «Точность».

При необходимости, форму, заполненную автоматически, можно  редактировать вручную.

В составе промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности представляется «Отчет о прибылях и убытках» (форма №2).

Перед составлением отчета по форме №2 необходимо начислить  все оборотные налоги и "закрыть" счета 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы".

Данные по статьям  отчета показываются за отчетный период текущего года (графа 3) и аналогичный период прошлого года (графа 4). Если данные за аналогичный период прошлого года несопоставимы с данными за отчетный период, то они подлежат корректировке исходя из изменений учетной политики, законодательных и иных нормативных актов. Исправительные записи в бухгалтерском учете при этом не осуществляются.

Рисунок 4. «Отчёт о прибылях и убытках» в «1С:Предприятии 7.7»

Аналитика по счету 91 заполняется  из справочника «Прочие доходы и  расходы».

Форма отчета в 1С заполняется  так же, как баланс. Однако в форме  №2 есть дополнительные возможности.

Если количество строк  в «Отчете о прибылях и убытках», какой-либо его части или частях не оговорено заранее, то при составлении отчета могут потребоваться дополнительные группы строк в бланке. Для таких случаев в программе реализована возможность включения в этот отчет неограниченного количества дополнительных групп строк.

Управление такими многострочными частями выполняется при помощи управляющих элементов, объединенных в группу "Дополнительные группы строк"

Реквизит "Дополнительные группы строк" показывает номер группы строк из всех входящих в отчет. При  открытии отчета этот реквизит имеет значение "1 из 1".

Управление реквизитом "Дополнительные группы строк" осуществляется кнопками:

"<" и ">" - кнопки пролистывания групп строк; 

"Добавить" - добавить  в отчет дополнительную группу  строк; 

"Удалить" - удалить текущую группу строк.

На форме отчета не видны все группы строк. Чтобы  их просмотреть, необходимо пользоваться кнопками "<" и ">".

Если в отчете присутствуют несколько частей, где количество строк не оговорено заранее и  в каждой из них введены дополнительные группы строк, то кнопки "<" и ">" пролистывают те группы строк, на которых находится в данный момент курсор. При заполнении бланка отчета на основании данных бухгалтерского учета с помощью кнопки "Заполнить", программа автоматически создает необходимое количество строк. (При этом будет видна только первая) группа строк. Для просмотра всех строк необходимо их пролистывать с помощью кнопок "<" и ">".

Если у групп строк (основной и дополнительных) есть итоговая строка, то она содержит значение, рассчитанное исходя из всех групп строк, а не только текущей (видимой).

Следует иметь в виду, что добавленные и незаполненные  дополнительные группы строк автоматически  не удаляются и остаются в отчете. Лишние группы строк необходимо удалять, чтобы они не выводились на печать.

Таким же образом, автоматически  заполняются формы №3 - №5. Отчет  «Целевое использование полученный средств» (форма №6) заполняется  только бюджетными организациями в  случае получения бюджетного финансирования, поэтому ввиду редкости использования и простоты составления автоматическое заполнение формы не предусмотрено.

Формы отчетности ежеквартально  изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они не входят в саму конфигурацию, а являются внешними отчетами. Новые комплекты  отчетов можно загрузить с диска Информационно-технологического сопровождения.

Из форм отчетности исключены  указания на номера счетов, соответствующие  статьям бухгалтерского баланса. Вместо указания кодов ОКДП предусмотрено  указание кодов ОКВЭД. Приказ вводится в действие с 1 января 2003 г. По заключению Минюста РФ от 23 декабря 2002 г. N 07/12022-ЮД настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации.

2.2. Преимущества регламентированной отчетности 1С8 перед 1С7.

1. Возможность выбора формы отчета

В системе поддерживаются не только текущие формы отчетности, но и формы, действовавшие в предыдущих отчетных периодах. В зависимости от выбранного периода отчета система автоматически подберет соответствующую редакцию формы (новую или старую) регламентированной отчетности. При необходимости пользователю будет предоставлена возможность выбрать форму вручную.

2. Хранение заполненных отчетов в информационной базе

Однажды заполненные  отчеты теперь могут храниться непосредственно  в информационной базе, в специальном журнале. Сохраненные отчеты можно изменять,  повторно распечатывать или выгружать в электронном виде. Любой отчет можно подготовить и сохранить в нескольких вариантах.

3. Интерактивные механизмы заполнения

Пользователю  предоставляются улучшенные механизмы для коррекции автоматических заполненных отчетов. В частности, итоговые и зависимые величины теперь пересчитываются автоматически в пределах всего отчета, а не только в пределах раздела отчета.

4. Эффективная работа с многостраничными отчетами

Работать с многостраничными разделами отчетов стало значительно удобнее. При необходимости можно добавлять строки и целые страницы. Предусмотрен удобный и гибкий механизм управления печатью. При подготовке к печати система автоматически разбивает отчет на страницы и нумерует их.

5. Управление списком отчетов

Пользователь  может управлять составом списка регламентированных отчетов и формой его представления. В список можно  включать новые отчеты, реализованные  в виде файлов внешних обработок.

6. Групповая печать и выгрузка

С подготовленными  регламентированными отчетами можно  работать в групповом режиме, не открывая форм самих отчетов.

Сравнительный анализ см. Таблица 1.

Таблица 1.

2.3. Переход с  1С7 на 1С8.

Переход с "1С:Бухгалтерии 7.7" на "1С:Бухгалтерию 8" выполняется всего за два простых шага.

Шаг 1. Запустите "1С:Бухгалтерию 8" и укажите  информационную базу 7.7, из которой  требуется загрузить данные.

Шаг 2. Перенос  данных будет произведен автоматически.

В новую информационную базу переносятся:

• остатки по счетам бухгалтерского и налогового учета на конец предыдущего года;
• обороты за истекший период с начала года;
• налоговые базы по НДФЛ и налогам с оплаты труда;
• данные по основным средствам, нематериальным активам
• и другие учетные данные.

Проводится  автоматическая проверка перенесенных данных.

Предоставляется возможность переноса учетных данных в одну информационную базу "1С:Бухгалтерии 8" из нескольких информационных баз 7.7.

3. Детальный  анализ формирования регламентированной отчетности в программе 1С8.

3.1. Список реализованных регламентированных отчетов

В "1С:Бухгалтерию 8" включены следующие регламентированные отчеты.

3.2. Работа со списком отчетов

Для настройки  списка регламентированных отчетов  можно использовать справочник регламентированных отчетов, открываемый из формы "Регламентированная и финансовая отчетность".

В справочнике  представлен список регламентированных отчетов. Все отчеты распределены по группам отчетности (бухгалтерская, налоговая, статистическая и др.). Первоначально в список включены все отчеты, входящие в поставку программного продукта.

Для обновления регламентированной отчетности используется штатный механизм обновления конфигурации. Пользователь может расставлять отчеты в списке по своему вкусу, переносить их из группы в группу. А если предприятие вообще не представляет какие-либо формы отчетности, то их можно убрать из списка, нажав кнопку "Скрыть". Для показа ранее скрытых форм отчетности в списке предназначена кнопка "Восстановить".