Свойства и особенности документной информации

 

Министерство  образования и науки РФ

Байкальский государственный университет экономики  и права

Колледж бизнеса и права

Экономическое отделение

 

Специальность 032002 «Документационное обеспечение  управления и архивоведение»

 

 

 

 

К У Р С О В А Я      Р А Б О Т А

по дисциплине «Документоведение»

на тему: Свойства и особенности документной информации

 

 

 

 

 

 

Исполнитель                

студентка гр. ДОА-10-1                                                Минеева Ольга                       

                    Владимировна

Руководитель

преподаватель                                                                Павленко Е.А.

 

 

 

 

Иркутск – 2012

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………… 3

1. ПОНЯТИЕ И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ…. 4

1.1. Понятие информации……………………………………………..... 4

1.2. Понятие документа………………………………………………….6

1.3. Свойства документной информации…………………………….... 7

 

2. ОСОБЕННОСТИ  ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ…………... 15

2.1. Особенности организационно – распорядительных

 документов………………………………………………………..…… 15

2.2. Организационные  документы. Требования к

       составлению и оформлению……………………………………… 16

2.3. Характеристика  распорядительных документов………………... 22

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………… 26

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ …………………... 28

 

ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………………………………30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Главная задача моей  курсовой работы рассмотреть  все основные свойства документной информации и ее особенности.

Документ (от лат. «documentum»-свидетельство) – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Свойства  документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком  или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация, вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ее приемниками и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документирования информация обладает и рядом специфических  свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документная информация обладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевое значение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

 

     

 

1.ПОНЯТИЕ  И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.1.Понятие информации

Роль  информации в личной, профессиональной и специальной жизни человека столь велика, что трудно дать какое-либо одно определение этому понятию. Термин «информация» происходит от лат. «information», что означает «Сведения, разъяснения, изложение». В простейшем бытовом понимании с термином «информация» обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и т.д. о чем или ком – ни будь независимо от формы представления.

В широком  смысле информация – это отражение  реального мира. Сообщение несет информацию для человека тогда, когда заключенные в нем сведения являются для него новым, т.е. пополняют знания, и понятия, т.е. новые сведения логически связаны с уже имеющимися знаниями. Знание – это осознанное информация. Любая информация предполагает реакцию на нее. Если человек получает тепловую информацию, дотрагиваясь до горячего камня, то реакцией организма на эту информацию будет отдергивание руки. Если человек не осознает эту информацию, то в следующий раз он опять будет дотрагиваться до камня, вытащенного из костра. Если осознанная, то она становиться знанием – человек знает, что до раскаленного камня дотрагиваться нельзя. Значит, знание позволяет много раз использовать информацию, которую получили только один раз. Появление знаний связано с появлением проблемы их передачи и сохранения. Первыми формами передачи информации были жесты, символы, рисунки, и  наконец, информацию стали передавать при помощи письма. По мере подъема информационной волны человеческое общество неизбежно вовлекается в процесс преобразований в системе человеческих отношений. Качественно новым образом устанавливаются и множатся связи между людьми. Знания и идеи стремительно преодолевают пространства.

Клодт  Шеннон, американский ученый, заложивший основы теории информации – науки, изучающей процессы, связанные с передачей, приемом, преобразованием и хранением информации, - рассматривает информацию как снятую неопределенность наших знаний о чем то.

В любой  области деятельности все начинается с организации системы сбора  и обработки (анализа) информации. Важнейшим  источником информации является документ.

Информационные  ресурсы (ИР) – имеющиеся в наличии запасы информации, зафиксированной на каком – либо носителе и пригодной для ее сохранения и использования.

Информационные  ресурсы являются продуктом интеллектуальной деятельности общества и рассматриваются в настоящее время как стратегический ресурс развития любой страны, которой по значимости не уступает другим – финансовым, сырьевым, материально – техническим.

Законодательство  РФ устанавливает правовой режим  формирования и использования информационных ресурсов. По возможности защиты имущественных прав они приравнены к другим, в том числе и к материальным ресурсам. За исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ, информационные ресурсы могут быть товаром. На них распространяются права владения, пользования и распоряжения.

Информационные  ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и общественных организаций.

Детально  состав ИР может быть охарактеризован  как:

- создание  прежде и создаваемые в настоящее  время первичные документы на любых носителях (книги, периодические издания и т.д.);

- созданная  прежде и создаваемая библиографическая  продукция (библиографические списки, указатели, базы данных, справочно - библиографический аппарат библиотек, информационных центров и архивов и т.д.);

- фактографические  и полнотекстовые базы данных.

В зависимости  от масштаба формирования и использования различают мировые, национальные, региональные и локальные ресурсы.

Информационные  ресурсы обладают рядом специфических  свойств:

- неисчерпаемость,  обеспечивающая возможность многоразового  и многоцелевого их использования;  не отчуждение при обмене и  продаже;

- постоянный  рост объема потока;

- изменчивость  состава ИР как реакция на  изменения информационных потребностей  общества.

- компактного  хранения больших объемов информации;

- оперативного  поиска;

- доступа  к удаленным ресурсам;

- фиксации  на одном носителе  различной  по характеру информации;

- объединения  библиографических, полнотекстовых  и фактографических базы данных.

1.2. Понятие документы

Документ (от лат. «documentum» - свидетельство) – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую аудиоинформацию, они могут подвергаться процессами записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Информацию  можно записывать на носители. Носитель – это обобщающее наименование материала, на которой можно записывать данные. Носители подразделяются на человеком читаемые (твердые) и машиночитаемые. Машиночитаемый носитель – носитель, пригодный для непосредственной записи и считывания данных техническими средствами.

Функции документа весьма многообразны:

1.Функции  памяти, т.е. закрепления, хранения  и передачи во времени и  пространстве знаний, социального  опыта и культурных традиций.

2.Коммуникативная  функция, превращающая документ  в средство общения автора и читателя, обмена мнениями, выработки коллективных решений.

3.Информационная  функция, проявляющаяся как способность  документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником знания.

4.Правовая функция, понимаемая как способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства, подтверждения каких – либо фактов, событий путем их фиксации, документирования.

1.3.Свойства  документной информации

Существует  множество свойств документной  информации, но выделяют самые основные. К ним относятся: инвариантность, бренность, транслируемость, мультиплиативность, рассеяние, дискретность, ценность, доступность, защищенность, релевантность, эргономичность, адекватность. Любая документная информация имеет знаковую форму. Причем возможна запись информации на материальный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе говоря, информация обладает свойством инвариантности, т.е. автономности от видов носителей.

Носители  информации подвержены различным видам  старения и возможность разрушения, что предопределяет еще одно свойство – бренность документной информации.

Возможность размножения информации, передачи ее с одного носителя на другой связана с таким свойством информации, как транслируемость.

Следствием  размножения – мультипликативность  информации, т.е. возможность одновременного существования одной и той  же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документной информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной на материальном носителе и отделившись, таким образом, от субъекта, информация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности подчиняться определенным закономерностям.

С рассеянием документной информации тесно связано  еще одно ее свойство – дискретность, заключающееся в возможности  информации передаваться, храниться и использоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способствует рассеянию информации, а с другой – помогает оптимизировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое – либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с последующим декодированием.

Обобщенной  характеристикой, которая свидетельствует  о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременно свойствами документной информации выступают: полнота, полезность, своевременность, доступность, достоверность, новизна, защищенность, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документной информации –  ее ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документной информации зависит прежде всего от степени ее вовлеченности в сферу общественного бытия человека. Отражая определенные социальные отношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно – временной, психологической среды его бытования.

Одна  и та же информация может иметь  различную ценность для разных потребителей. К примеру, сообщение о надвигающейся  грозе неравноценно для одинокого  путника в степи, для городской  домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

Как можно  определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р.Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться  до закрытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта  же позволяла существенно с экономить время и средства. Таким образом, ценность документированной информации может быть изменена степенью приближению к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, ученого, т.е. число ссылок на нее в течении года.

В свою очередь, результативность информации может  быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно - нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинфекция, но лишь для ее источника. Для потребителя  же дезинфекция обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределенность, уменьшает  вероятность достижения цели.

Информация  может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – еще одно из свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определенных конкретных условиях. Это – потенциальное свойство содействовать событию, которое еще не произошло. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

Существенной  характеристикой документированной  информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация –  это повторяющаяся, дублирующая  информация. Она отнимает время у  потребителя, отрицательно сказывается  на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделения разного уровня. Подсчитано, что в среднем около 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать все для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.

Однако  с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Прежде всего, необходимо различать семантическую (смысловую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документной информации всегда конкретна, т.е. для каждого реципиента она различна и зависит от уровня его знаний в той области, с которой связана данная информация.

Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой – либо документной информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряду случаев такого рода избыточная информация, называемая еще информационным шумом, приносит даже пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием, поскольку избыточными являются практически все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40%(по другим данным – до 60 – 70 %), во французском – 55%. Лингвистическая избыточность позволяет коммуниканту в процессе документирования более свободно оперировать словами, терминами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определенного раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряженного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации.

Будучи  неотъемлемой, составляющей человеческой деятельности, документная информация социальна по своей сущности, а, следовательно неизбежно содержит элемент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т.д. реципиент также субъективно воспринимает документную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности документа.

С полнотой и субъективностью связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективность в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень ее достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема  достоверности информации нередко  бывает связана с преднамеренным ее искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо не полных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких – либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые ее отклонения  могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временим информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г. Воробьев) вообще полагают, что информация – это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10% информации считается новой.

Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. ее способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно  из свойств документированной информации – ее доступность, т.е. возможность  получения потребителем.

Защищенность  – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения ее со стороны  других лиц.

  Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищенность, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от лат. «relevant» - уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее  свойство документированной информации – ее ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками.

Еще одним  свойством информации является ее эргономичность, т.е. оптимальность формы иди объема информации для конкретного потребителя.

Наконец, важнейшим свойством документированной  информации является ее адекватность (определенность), т.е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо  внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является объем, дающий возможность  ее количественного измерения.

Изучения  свойств документной информации, хотя на первый взгляд может и показаться чем – то достаточно далеким от практической документной деятельности, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоритические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, предназначенного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и критериев ее ценности и т.п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуется как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

            2.1.Особенности организационно – распорядительных документов

  Главная особенность организационно – распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представлений каких – либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и прочего волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

   Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее: положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства; документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

Организационно  – распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются:

Организационные документы;

Распорядительные  документы;

Информационно – справочные документы.

Другие  формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и т.д.

Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственности руководства, структурных подразделений и сотрудников. В не состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и др. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительных документов.

Среди большего уровня разнообразия видов деловых  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно - распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно - распорядительной документации. Организационно - распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

2.2. Организационные  документы. Требования к составлению и оформлению

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основной деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы приходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

  • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
  • местонахождение(почтовый адрес);
  • предмет и цель деятельности;
  • порядок образования имущества(или уставного капитала, выпуска и распределений акций и т.д. );
  • порядок распределения прибыли;
  • порядок образования учреждения (организации, предприятия);
  • порядок управления и прекращения деятельности;
  • органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости  от вида организации (учреждения) в  устав могут быть добавлены другие сведения:

  • для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
  • для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых

 акций,  условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

  • Общие положения.
  • Акционерный капитал (уставный фонд).
  • Порядок деятельности.
  • Управление.
  • Учет и отчетность, распределение прибыли.
  • Прочие накопления.
  • Прекращение деятельности.

Устав оформляется  на общем бланке с указание реквизитов:

  • Наименование организации – автора документа (с указанием

министерства, ведомства вышестоящей организации);

  • наименование вида документа – УСТАВ; 
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • место издания (город);
  • гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем

 зарегистрировано);

  • текст;
  • подпись.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).