Таблицы, их виды и редакционно-техническая обработка

Оглавление.

Введение

Глава 1. Таблицы: общая характеристика

1.1 Таблицы и  их виды

1.2 Составные  элементы таблиц и их содержательное  наполнение

Глава 2. Современные  подходы к редакционно-технической  обработке таблиц

2.1 Основные требования

2.2 Стратегии  оптимизации таблиц

Глава 3. Анализ таблиц и их связи с текстом  в учебных изданиях

3.1 Таблицы в  специализированных изданиях

3.2 Типичные ошибки  редакционно-технической обработки  таблиц.

Заключение

Список использованной литературы

 

     

     Введение

     С каждым годом количество информации увеличивается, усложняя процесс запоминания, затрудняя отделение «зёрен от плевел». Существует множество решений этой проблемы; одним из них, а порой  единственным, являются таблицы.

     Это удобная форма для отображения  информации. Но таблицы выполняют  лишь тогда свое предназначение, когда  между строчками и столбцами  имеется смысловая связь, то есть информацию в них можно рассортировать неким образом, пригодным для  восприятия.

     Порой сложно скомбинировать данные так, чтобы  они дошли до читателя в неискаженном виде. Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является изложение характеристики таблиц и способов их оптимизации. Задачи курсовой работы – выявить, насколько табличное отображение материала удобнее текстового и как правильно им распорядиться.

     Объектом  исследования выступает деятельность редактора, направленная на создание и  правку таблиц.

     Цель  и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения и списка использованной при написании работы литературы.

     В первой части «Таблицы: общая характеристика»  излагаются определения видов и  составных частей таблиц.

     Во  второй главе «Современные подходы  к редакционно-технической обработке  таблиц» раскрывается вторая тема работы, касающаяся непосредственно роли редактора  в преобразовании текста в таблицу.

     В третьей части «Анализ таблиц и их связи с текстом в учебных  изданиях» рассматриваются примеры  применения таблиц на практике.

     В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

 

Глава 1. Таблицы: общая характеристика 

       1.1 Таблицы и их виды

       Таблицы – наиболее сложный элемент издания, они позволяют математизировать различные данные, делать их сопоставимыми, дробными для анализа и дают возможность  устанавливать зависимость между  отдельными параметрами. Благодаря  лаконичности они не только облегчают  восприятие и сопоставление различных  фактов, но и помогают достичь выразительности  изложения без ущерба для содержания произведения. 

       
      1.  Виды таблиц.
 

       Таблицы можно разделить на 2 группы:

  1. книжно-журнальные таблицы – в них заполнены все элементы.
  2. канцелярские таблицы – в них заполнены только заголовочная часть и боковик.

       В зависимости от формы материалов прографки, в книжных таблицах различают  цифровые, смешанные и текстовые.

       Среди канцелярских таблиц выделяют проформы, в которых заполняется лишь заголовочная часть, иногда боковик. Хвостовая часть прографки оставлена пустой для заполнения цифрами. Пустографки – это таблицы без каких-либо сведений в заголовочной, хвостовой части или боковике.

       По  характеру набора и заверстки  на полосе различаются следующие  таблицы:

  1. Клочковые, ширина которых меньше или равна ширине полосы; могут располагаться стоя или лёжа.
  2. Полосные, которые верстаются на всю полосу; могут располагаться стоя или лёжа.
  3. Распашные, которые начинаются на левой и заканчиваются на правой стороне листа; могут располагаться стоя или лёжа.
  4. Комбинированные, которые не укладываются в формат полосы по длине или ширине, поэтому продолжение такой таблицы дается на полосе либо второй колонкой, либо вторым этажом.

       По  расположению на странице таблицы бывают:

  1. Продольные, если строки таблицы параллельны тексту.
  2. Поперечные, если строки перпендикулярны тексту.

       В зависимости от обрамления линейками таблицы могут быть:

  1. Закрытые (обрамление с 4-х сторон);
  2. Полузакрытые (обрамление с 2-х или 3-х сторон);
  3. Открытые (обрамление только сверху).

       Таблицы бывают по назначению аналитические  и рабочие.

       Рабочие таблицы предназначены только для сообщения тех или иных сведений (расписание, прейскурант и т.д.). Аналитические — для исследования изменения явления или тенденции, на их основании можно сделать какой-либо вывод. 

       
    1.  Составные  элементы таблиц и их содержательное  наполнение

    Таблица состоит  из следующих элементов:

  1. нумерационный заголовок – помогает осуществлять связь таблицы с текстом
  2. тематический заголовок – характеризует предмет содержания
  3. головка/заголовочная часть - основная табличная конструкция, состоящая из заголовков – вертикальных граф
  4. хвостовая часть – основная часть таблицы
  5. боковик – левая вертикальная графа, в которой характеризуется горизонтальная позиция
  6. прографки – вертикальные строки, содержащие основные табличные данные
  7. примечание – составная часть таблицы, которая размещается под хвостовой частью.

       Таблицы должны быть построены таким образом, чтобы быть удобными для оформления и не иметь ничего лишнего, что  бы мешало восприятию. Место какого-либо элемента определяют его смысловые  связи с другими табличными элементами. Логическими элементами таблицы  являются подлежащее и сказуемое. Всякую таблицу можно рассматривать  как совокупность подлежащего и  сказуемого. То, к чему относятся  данные в прографке, принято называть подлежащим (логический субъект), а  сами данные – это сказуемое (логический предикат). Подлежащее – это те объекты, которые характеризуются цифровым материалом или другими признаками; его элементы располагаются в  тематическом заголовке, боковике и  головке прографки.

       Сказуемое – это те признаки, которыми характеризуется  подлежащее. Каждый объект определяемый, поэтому всю таблицу можно  отнести к тематическому заголовку, а содержимое прографки – к  подлежащему.

       Для правильного построения таблицы  необходимо четко разграничивать подлежащее и сказуемое. Подлежащее должно точно  отвечать названию таблицы. Следует  считать лучшим построение таблицы, в которой подлежащее находится  в боковике, а сказуемое в заголовке, так как сравнивать однородные данные значительно легче, если они расположены  по вертикали.

       Построение  таблиц с подлежащим в заголовочной части и однородных данных по горизонтали  целесообразно в тех случаях, когда в таблице большое количество объектов в подлежащем, а число  показателей сказуемого незначительно, или когда сказуемое даёт наиболее полную характеристику подлежащего. Встречаются  таблицы с комбинационными подлежащими, показатели которого расположены как  в боковике, так и в головке. При построении таблицы необходимо соблюдать строгую соподчиненность  элементов:

  • каждый заголовок прографки должен относиться ко всем данным в этой графе;
  • каждый заголовок строки в боковике должен относиться ко всем данным этой строки;
  • каждый показатель строки таблицы – это элемент ряда, который объединен темой заголовка графы или фактором, стоящим в заголовке боковика.
 

       1.2.1 Нумерационный заголовок таблицы  

       1.2.1.1 Назначение 

       Нумерационный заголовок нужен для того, чтобы  упростить связь таблицы с  текстом; при ссылке в тексте достаточно указать: табл. 5, и читатель легко  найдет таблицу, к которой его  отсылает автор. Нумерационный заголовок  может быть без ущерба заменен  номером, поставленным в подбор с  тематическим заголовком (нумерацианно-тематический заголовок).

       Если  бы таблица не имела своего порядкового  номера, пришлось бы при ссылке либо повторять ее тематический заголовок, либо указывать номер страницы, на которой таблица напечатана, а  при нескольких таблицах на странице еще и место каждой на полосе 1-я сверху, 2-я сверху, 1-я снизу и т. п.).  

       1.2.1.2. Форма 

       Наиболее  распространенная форма: слово Таблица  и номер арабскими цифрами (без  знака номера перед ними, без точки  на конце). Заголовок ставят над тематическим заголовком или, что экономичнее, перед  ним и в строку с ним. Обычно нумерационный заголовок выключается  в правый край набора (формата таблицы) и выделяется курсивом или разрядкой.

       В приложении таблицы со своей порядковой нумерацией обычно обозначают иначе, чаще всего римскими цифрами, чтобы упростить  ссылки на эти таблицы в основном тексте и не запутать читателя.  

       1.2.1.3. Система нумерации 

       Может быть сквозной через все издание, сквозной постатейной, индексационной (в последнем случае в 1-й главе нумерационные заголовки таблиц будут: Таблица 1.1; Таблица 1.2; Таблица 1.3 и т. д.; во 2-й — Таблица 2.1; Таблица 2.2; Таблица 2.3 и т. д., т. е. 1-я цифра обозначает номер главы, а 2-я — номер таблицы в ней). Индексационная целесообразна, когда и другие нумерационные ряды индексационные.

       1.2.1.4. Границы применения 

       Нумерационный заголовок не нужен:

       1. Если таблица единственная в  издании или статье — ее  не нумеруют, а ставить в заголовке  Таблица без номера мало смысла: читатель и так знает, что  перед ним таблица. 

       2. Если издание требует особой  компактности — в этом случае  номер таблицы ставят непосредственно  перед ее тематическим заголовком. Напр.: 5. Рост населения России. Такое  оформление следовало бы в  интересах экономии использовать  шире: ставить же в ссылке сокращенное  слово Табл. не возбраняется и  тогда, когда этого слова нет  перед номером в самой таблице. Возможен и вариант с размещением нумерационного заголовка в подбор к тематическому. Напр.: Табл. 5. Рост населения страны.  

       1.2.2 Тематический заголовок таблицы  

       1.2.2.1. Назначение 

       Тематический  заголовок определяет тему и содержание таблицы. Он нужен для того, чтобы  читатель мог легко ориентироваться  в содержании таблицы, не обращаясь  к основному тексту.  

       1.2.2.2. Место и графическая форма 

       Ставят  тематический заголовок над таблицей под ее нумерационным заголовком или после него, выделяют шрифтом (обычно полужирного или курсивного начертания), без знака препинания в конце.  

       1.2.2.3. Область применения 

       Тематический  заголовок необходим во всех случаях, кода читатель может обратиться к  таблице помимо текста, т. е. когда  таблица имеет хоть какое-то самостоятельное  значение.

       Он  может быть опущен, если таблица  нужна только по ходу чтения основного  текста, т. е. носит вспомогательный  характер, лишена самостоятельного значения.

       Не  требуется тематический заголовок, когда таблица целиком составляет содержание параграфа или другого  подраздела: заголовок этого параграфа (подраздела) играет также роль тематического  заголовка таблицы.  

       1.2.2.4. Основные требования к тематическому  заголовку таблицы 

       Эти требования — точность, соответствие назначению и содержанию таблицы, выразительность  и краткость.

       Неточны заголовки, которые не полностью  охватывают содержание таблицы, или  шире, чем ее содержание, или определяют тему не прографки, а боковика или головки.

       Невыразительными  чаще всего бывают заголовки, которые  не выявляют основное значение таблицы, ее суть, тенденцию, которую она выражает.

       Например, таблица показывает рост числа станций  «Скорой помощи» и развитие их работы, а озаглавлена: Число станций  «Скорой помощи».  

       1.2.2.5. Заголовок над продолжением или окончанием таблицы на последующих полосах

       Над продолжением таблицы на новой полосе принято ставить заголовок типа Продолжение табл. 5 (если таблица на этой полосе не кончается) или Окончание табл. 5 (если таблица здесь завершается).

       Такой заголовок выделяют так же, как  нумерационный заголовок таблицы, а если нумерационного заголовка  нет, то в соответствии с общей  системой оформления издания — шрифтом  курсивного начертания или разрядкой.

       Для многополосных таблиц, особенно в  случаях, когда их понимание без  тематического заголовка затруднено, целесообразно вместо указанных  выше типов заголовков ставить над  продолжением таблицы сокращенный  тематический заголовок в виде своеобразного  колонтитула таблицы, что упростит читателю пользование таблицей: не нужно обращаться для справок к ее началу. В качестве шрифтовой формы рекомендуется светлый курсив, подчеркивающий повторность заголовка (при наборе тематического заголовка, как правило, шрифтом полужирного начертания).  
 

       1.3.1 Примечания к таблицам  

       1.3.1.1 Виды примечаний к таблице и их употребление

       Используют  два вида примечаний.

       Примечания  в виде отдельной  графы. Целесообразны, если в них нуждается большая часть строк, т е при условии заполнения данными значительной части графы, а также если при этом в таблице не будут образовываться пустоты из-за неравенства по числу строк примечания и элементов таблицы, к которым оно относится

       Примечания  под таблицей. Целесообразны 1) если они относятся лишь к незначительной части строк; 2) если они комментируют, поясняют, дополняют отдельные числа или текстовые элементы; 3) если они велики по объему и могут привести к образованию пустот внутри таблицы. 

       1.3.1.2. Формы связи подтабличных примечаний с таблицей

       Применяют две формы связи 

       Связь с помощью знаков сноски. Применяется, когда примечания относятся к отдельным местам таблицы (числам в прографке, одному из заголовков граф или боковика и т.п.). В качестве знаков сноски используются 1) арабские цифры — порядковые номера на верхнюю линию шрифта (если примечания относятся к текстовым элементам), 2) звездочки (одна, две, три) на верхнюю линию (если примечания относятся к отдельным цифрам или символам и их немного), 3) арабские цифры с закрывающей скобкой 552) (когда примечании к отдельным цифрам или символам больше трех, но способ этот не является лучшим, т.к. знак может быть принят поначалу за показатель степени), 4) звездочка с цифрой — порядковым номером и закрывающей скобкой 55*1), 80*3), 112*4); 5) одна звездочка на верхнюю линию шрифта у разных цифр и символов с повтором поясняемой цифры или символа в самом примечании.

       Одинаковые  знаки ставят у комментируемого  места таблицы и перед примечанием.

       Во  всех случаях желательно чтобы знаки  сноски к подтабличным примечаниям  отличались от знаков сноски к подстрочным  примечаниям или подстрочным  библиографическим ссылкам это  облегчит читателю пользование изданием.

       Связь с помощью заголовка  «Примечание». Если примечание или примечания относятся к таблице в целом, они могут быть оформлены так же, как внутритекстовые, т.е. начинаться заголовком Примечание (Примечания). При повторе комментируемых чисел или символов в примечании оно тоже может быть оформлено как внутритекстовое.

       Если  таблица требует общих примечаний (в целом к таблице) и примечаний к конкретным данным, то первыми  помещают общие примечания, а под  ними — примечания к конкретным данным (в виде сносок). 

       1.4 Основные требования к содержанию таблиц

       1.4.1Существенность и полнота показателей, характеризующих явление, предмет, процесс. Таблицы со случайными показателями или с пропущенными важными показателями не достигнут той цели, которую перед ними ставят. Так, таблица «Число студентов из народностей Севера, обучавшихся в медицинских и фармацевтических институтах в 1961 г.», призванная продемонстрировать широту подготовки многонациональных кадров медицинских работников в стране, мало что даст читателю, поскольку цифры за один год не очень показательны. Ущербной для читателя будет таблица с техническими характеристиками машин, если в ней пропущен показатель «Мощность электродвигателя».  

       1.4.2 Сопоставимость данных

       Сравниваемые  в таблице данные должны быть сопоставимы, иначе она приведет к неверным выводам. Так, нельзя судить о том, как  развивалась торговля продуктами по суммам выручки в тот или иной период, если в каждый период цены на эти продукты были разными. Сопоставляемые данные надо приводить в одних единицах величин.  

       1.4.3 Наличие всех данных, позволяющих пользоваться таблицей

       Если, например, в таблице и комментирующем тексте не указана единица величины, числа таблицы будут немы для читателя. Если таблица, сведения которой не являются всеобщими (зависят от времени и обстоятельств), не привязана к определенному времени или обстоятельствам, она введет читателя в заблуждение.  

       1.4.4 Существенность признаков группировки данных в таблице

       Если  группировать показатели таблицы по несущественным признакам, то таблица может подвести к ошибочным выводам. Нельзя, например, правильно судить о прогрессе в издательском деле, если строить таблицу, группируя издательства по числу работников в них (до 10, до 50 и т. д.). Более существенна будет характеристика издательств с группировкой их по числу изданий в годовом выпуске и общему годовому тиражу и листажу.  

       1.4.5 Достоверность включенных в таблицу данных и приемы их контроля

       Выводы  из таблицы могут ничего не стоить, если факты, которыми оперирует автор, неточны, сомнительны, недостоверны. Чтобы  проверить достоверность табличных  данных, устанавливают достоверность их источника, проверяют по этому источнику, насколько точно автор извлек оттуда данные. Кроме того, используют приемы внутреннего контроля табличных данных:

       1.Проверяют закономерность изменения данных в строках и графах таблицы.

       2. Подводят итоги, чтобы избежать  случайных и не случайных ошибок. Например, подсчитывают сумму чисел в графе, чтобы проверить точность итогового числа таблицы, или складывают числа, которые в сумме должны дать 100 % (состав целого в %).

       3. Соотносят связанные по смыслу  или повторяемые в таблицах  данные.

       Это особенно полезно делать в таблицах, где значения величин изменяются в определенном алгоритме, т. е. количественно связаны между собой. Установив этот алгоритм, можно без особого труда увидеть, где он нарушается. А такое нарушение чаще всего — свидетельство ошибки.

       При повторении одних данных в разных таблицах полезно эти данные сопоставлять: различие поможет обнаружить случайную  ошибку или опечатку.  

       1.4.6 Систематичность расположения данных в строках и графах таблицы, понятная для читателя.

       Систематичное расположение строк и граф, исходящее из-за задачи таблицы, помогает читателю быстро и правильно схватывать ее суть. Система расположения может быть разной — напр., по нарастанию или падению количественного значения, от подлежащих большей значимости к подлежащим меньшей значимости и т. д. Наоборот, беспорядочное расположение табличных данных, не подчиненное понятной читателю системе, делает содержание таблицы более трудным для восприятия.  

       1.4.7 Соответствие тематического заголовка содержанию таблицы.

       Не  вполне отвечающий содержанию таблицы  тематический заголовок вводит читателя в  заблуждение, осложняет понимание таблицы.

       Так, в таблице тематический заголовок не отражает ее содержания:

       

       Таблицу следовало озаглавить: Изменение удельного веса групп самостоятельных библиотек Министерства культуры, различающихся размером книжных фондов, % (на конец года). 

       1.4.8 Определенность табличных данных при количественной группировке.

       При такой группировке нужна полная ясность относительно того, в какую группу входит объект (человек такого-то возраста, завод с таким-то числом работников и т. д.). Рекомендуется группировка типа:

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Глава 2. Современные подходы к редакционно-технической  обработке таблиц. 

       2.1 Основные требования 

       При редактировании таблиц редактор обращает внимание на следующие положения:

  • целесообразность использования табличной формы подачи материала;
  • проверку содержания таблицы;
  • проверку построения таблицы с точки зрения удобства ее построения и пользования ею; 
  • связь таблицы с текстом, в котором дается ее анализ;
  • редакционно-техническую обработку таблицы.
 

       Правила редактирования таблиц:

        • четко, ясно и лаконично сформулировать боковик и головку;
        • согласовать их с приводимыми данными;
        • заменить слова в головке и боковике условными обозначениями, принятыми в тексте;
        • унифицировать сокращения и обозначения;
        • вынести общие и повторяющиеся элементы таблицы в ее название;
        • при наличии одного примечания можно не делать для него специальной графы, а вынести его под таблицей в качестве сноски;
        • при переносе таблицы на следующую, страницу головку таблицы лучше повторить (можно не только буквенными обозначениями, а только цифрами);
        • при отсутствии явления ставится тире, при отсутствии данных — многоточие.

    2.2 Стратегии  оптимизации таблиц 
     

     2.2.1 Приемы оценки логичности построения  таблиц 

     2.2.1.1. Соответствие места основных  частей таблицы их логическому  значению.

       Логика  построения любой таблицы такова, что ее логический субъект, или подлежащее (обозначение тех предметов, которые  в ней характеризуются), должен быть расположен в  боковике, или в  головке, или в них обоих, но не в прографке, а логический предикат таблицы, или сказуемое (т. е. данные, которыми характеризуется подлежащее, сама характеристика), — в  прографке, но не в головке или боковике. При нарушении этого правила  нарушается зависимость, которую должна устанавливать таблица, — то, что  является искомым (характеристика), оказывается  характеризуемым и наоборот.  

       2.2.1.2 Логическая соподчиненность элементов 

       Логика  конструктивной схемы таблицы такова, что каждый заголовок над графой должен  относиться ко всем данным в  этой графе, а каждый заголовок строки в боковике — ко всем данным этой строки. Если эта схема нарушена, таблица построена неверно, читать ее, разбираться в ней становится намного сложнее.

       Но  мало того, чтобы заголовки стояли над своей графой. Важно, чтобы  каждый показатель графы и строки подчинялся своему заголовку и логически (входил в его содержание или зависел  от него). Если такой подчиненности (зависимости) нет, значит, таблица построена  неверно и нуждается в перестройке.