Технические средства в работе секретаря

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

должностная секретарь  технический технология

Актуальность исследования: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Механизация и автоматизация  управленческого труда требуют  от секретаря постоянного повышения  своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической  информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют секретарю повысить скорость обработки информации, производственного процесса.

Научная проблема: не каждый секретарь  использует все технические средства в своей работе, так как или не знает о их, не умеет сними работать или не догадывается, что данные средства возможно использовать в своей работе.

Тема исследования: технические  средства в работе секретаря.

Цель исследования: нахождение, анализ и исследование основных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса своей работы.

Задачи исследования:

- анализ технических средств  предназначенных для работы секретаря;

- выявление основных технических  средств и степени их использования;

Объект исследования: технические средства секретаря.

Предмет исследования: компьютерные и программные средства.

Исследовательская процедура: монографическая  исследовательская процедура.

Методы исследования: анализ, синтез, моделирование.

Практическая значимость: полученные результаты можно использовать как ознакомительную информацию об основных технических средствах предназначенных для работы секретаря.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

1.1 Должностные обязанности секретаря

Секретарь должен: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечить финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, представленных на подпись руководству предприятия, осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение, осуществлять организацию подготовки принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представленных руководству, давать по ним компетентные заключения [3].

Кроме того, секретарь должен осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.), вести прием  посетителей, выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия, обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь имеет право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90) международных правил оформления документов (ISO), визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники, требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Кроме того, он может работать с  документами, имеющими гриф «КТ» или  «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», принимать решения  в пределах своей компетенции  и взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов о предоставлении необходимой информации руководству.

Секретарь несет ответственность за: качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия, небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов, сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «КТ» и за нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией [2].

1.2 Организация рабочего места секретаря

Организация рабочего места  секретаря с учетом требований научной  организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования  современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря  является важной ячейкой организации  трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря  в приемной обычно располагается  рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко  можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю  и другим сотрудникам, непосредственно  в процессе работы.

Мебель для посетителей  должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для  письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации  рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений  стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола [4].

Следует помнить, что  нередко секретарь имеет большое  количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторонней информации [1].

Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Секретарь должен иметь  возможность при необходимости  говорить со своим руководителем  по неотложным делам.

Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.

Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

Приглашение на конференцию  нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно  должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о  том, чтобы при проведении заседаний  было обеспечено следующее: 1) помещение  для заседаний на все время  их проведения; 2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную; 3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала; 4) обслуживание в зале заседаний.

Примерный комплект технических средств секретаря. Организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря.

Комплект профессиональной, персональной ЭВМ.

Пишущая машинка электронная (с электроприводом).

Аппарат термокопировальный.

Автонабор.

Автоответчик, сопряжённый  с диктофоном.

Часы настольные электронные.

Сшиватель документов электрифицированный.

Машинка для уничтожения  документов.

Дырокол двухпуансонный электромагнитный.

Прибор канцелярский.

Папки регистраторы.

Папки с быстродействующим прижимом.

Латки для документов.

Нумератор-датировщик.

Блокнот-шестидневка.

Деловой блокнот.

Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

Линейка пластмассовая  с увеличительным стеклом.

Оформительские шрифты.

Клеевой карандаш.

Лента липкая (прозрачная и цветная) [5].

Примерный комплект технических  средств, организационной техники  и канцелярских принадлежностей  для оснащения рабочего места  руководителя.

Профессиональная персональная ЭВМ.

Коммутатор директорский.

Часы настольные электронные.

Прибор канцелярский.

Папки с быстродействующим  прижимом.

Латки для документации.

Блокнот шестидневка.

Деловой блокнот.

Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

Линейка пластмассовая  с увеличительным стеклом.

Клеевой карандаш.

Лента липкая (прозрачная и цветная).

1.3 Факторы трудового процесса

Освещение рабочего места и помещения.

Одним из благоприятных  условий микроклимата на рабочем  месте является оптимальное освещение. Для обеспечения рассеянного  освещения при малой яркости  светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Распределение яркости  света имеет важное значение, так  как большинство документационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо, работа на пишущей  машинке и т.д.). Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление.

Помещение служб документации должны иметь естественное освещение, которое оказывает благотворное психологическое воздействие на человека.

Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следует располагать под углом более 30о от горизонтальной линии взора.

Требуемая сила света  должна сочетаться с правильной подачей  его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% во всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться [8].

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены  на потолке) или местным (настольной лампы).

Температурный режим  в служебных помещениях

В соответствии с действующими нормами температура в служебных  помещениях должна быть в пределах 18-20оС, а в летний 50-55%. Улучшению  состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов.

Оптимальные климатические  условия в служебном помещении  является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении  вызывает сонливость, усталость, снижает  работоспособность. В холодном помещении  рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Шум в служебных помещениях.

Уровень посторонних  шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно.

Борьба с шумом в  помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.

При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным  в технических характеристиках  аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести  шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ в области высоких частот. Кроме того, для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев [9].

Однако следует знать, что в определённых дозах шум  не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная  музыка стимулирует производительность труда, способствует ритмичности.

Цветовое оформление служебных помещений 

Применение определенного  цвета не только улучшает внешний  вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает  на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производиться с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики.

Определенные цветовые гаммы соответствуют функциям помещения. Используя разные тона, можно зрительно  разделить служебное помещение  на отдельные участки. В холодные тона следует окрашивать помещения  с высокой температурой (южные  районы страны), в тёплые тона целесообразно окрасить помещения с низкой температурой (северные районы страны). Таким же образом можно подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Следует учитывать, что светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает.

Значимым является использование  цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного  порядка на рабочем месте, для  обеспечения лучшей организации  труда. Для сотрудников служб  документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. В работе секретаря, например, используется цветовой “семафор” при раскладке документов в папки различных цветов.

Режим труда и отдыха

В зависимости от внутреннего  трудового распорядка регламентируется режим труда и отдыха. Сотрудники должны предусматривать установленное чередование периодов труда и отдыха.

При общей продолжительности  рабочей недели 36 часов в пятидневной  рабочей неделе рабочий день персонала должен составлять 7часов 15мин. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4часа после начала работы.

Проведение физкультурных  пауз в 5-10мин. за 1,5ч. до обеда и за 1-1,5 до окончания работы благотворно  повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении [7].

Состав воздуха 

На состав воздуха  хорошо влияет озеленение служебных  помещений. Регулярное проветривание  в служебном помещении необходимо. Состав воздушной массы полностью  меняется, если хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут.

Организация рабочего места  руководителя

Снабжение всем необходимым  рабочего места руководителя, контроль за исправностью технических средств, поддержанием порядка и чистоты  в кабинете является обязанностью секретаря.

Ничего не изменять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не обсудив предварительно с ним  возможность перестановки средств  оргтехники, мебели, расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола - этим правилом следует руководствоваться секретарю. В его работу входит знать привычки своего начальника, особенности работы с документами и учитывать их; следить за тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, чистый стакан, заточенные карандаши, свежая вода в графине.

Особые принципы имеет  планировка рабочего места руководителя. Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол – тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится обычно перпендикулярно столу руководителя.

Переговорное устройство, которое позволяет осуществлять обмен информацией, существенно облегчает работу руководителя и секретаря. При наличии такого устройства отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания.

Организация работы заключается  в соблюдении должностных обязанностей, которые включают нормы поведения, обязанности секретаря и виды работ выполняемые им. Так же много зависит от организации рабочего места секретаря, правильности расположения технических средств для лучшей работы и минимально затрачивать время на выполнение различных типов работ. Соблюдение факторов трудового процесса позволит секретарю избежать профессиональных заболеваний, а также сохранить микроклимат в помещении.

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

2.1 Персональный и карманный компьютеры

Компьютер стал незаменимым  в практике секретаря и по праву  занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

- составление и редактирование  документов;

- регистрация и контроль исполнения документов;

- хранение и поиск  документов, другой полезной информации;

- прием и передача  документов по каналам связи;

- архивное хранение  документов;

- организация своего  рабочего времени и времени  руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры  компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок  завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.

Клавиатура предназначена  для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:

- алфавитно-цифровые;

- функциональные;

- со стрелками;

- управляющие [7].

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут  выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.

Алфавитная клавиша  может воспроизводить либо букву  русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут  быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик, для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.

Принтер предназначен для  вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее  качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных  документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов. Сканеры позволяют переводить информацию с бумажных носителей в электронный формат, облегчая тем самым работу секретаря. После сканирования документа его распознают с помощью программы ABBYY FineReader для дальнейшей работы с ним. Распознавание позволяет редактировать, изменять и дополнять документ различной информацией.

FineReader позволяет ввести документ  одним нажатием на кнопку Scan&Read, не вдаваясь в подробности  работы программы. Распознанный  текст можно передать в текстовый  редактор или электронную таблицу, сохранить в форматах RTF, DOC, Word XML (при сохранении в Microsoft Office 2003), PDF и HTML с полным сохранением оформления документа или сохранить в базе данных.

Устройство архивации  осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с  большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры [3].

Возможности компьютера определяют:

- тип и тактовая  частота процессора;

- объем оперативной  памяти и жесткого диска;

- характеристики материнской  платы;

- характеристики видеокарты;

- наличие CD-ROM и звуковой  платы;

- возможность подключения  дополнительных устройств;

- возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта  должен иметь достаточные возможности  для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.

Программа Lotus Organizer предоставляет  множество возможностей для эффективной  организации рабочего времени секретаря и его руководителя: