Техническое и технологическое оснащение выставочных залов

Министерство спорта, туризма и  молодежной политики РФ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Уральский государственный университет  физической культуры»

Кафедра туризма и сервиса

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Техника и технологии в социально-культурном сервисе и туризме»

Техническое и технологическое  оснащение выставочных залов

   Выполнила: студентка 325 группы

                                                СКС и Т Прокофьева О. Д.

   Проверила: Юмашева Е.М.

Челябинск 2011

Содержание

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1 Понятие, классификация и значение выставок и ярмарок 7

ГЛАВА 2 Порядок деятельности предприятий организующих выставки 16

2.1 Основные этапы подготовки фирмы в работе выставок и ярмарок 16

2.2 Цели участия 18

2.3 Подготовка к участию в работе выставки или ярмарки 21

2.4 Проведение выставки 25

2.5 Структура мероприятий деловой программы выставки 27

2.6 Информационная поддержка выставки 31

2.7 Подведение итогов выставки 35

ГЛАВА 3 Выставочное оборудование и его размещение 38

3.1 Техника, используемая на выставках 38

3.2 Размещение оборудования на выставках 41

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 48

ПРИЛОЖЕНИЯ 49

Приложение А — Типы стендов 49

ВВЕДЕНИЕ

Выставки и ярмарки – это не просто форум или рынок. Они являются незаменимыми помощниками каждого предпринимателя. Анализируя современную бизнес-действительность, можно с уверенностью сказать: за последние пять – шесть лет количество проводимых выставок и ярмарок стремительно возросло и продолжает увеличиваться с каждым последующим годом. Расширяются уже существующие выставочные центры, появляются новые, а сама выставочная индустрия приобрела совершенно иные размахи, чем когда бы то ни было.

Тема данной курсовой работы – «Техническое и технологическое оснащение выставочных залов». Эта тема сегодня особенно интересна и актуальна ввиду стремительного развития выставочно-ярмарочного бизнеса.

Весь процесс участия  предприятия в выставочно–ярмарочном  мероприятии условно можно разделить  на три этапа: предвыставочный, выставочный  и поствыставочный. Предвыставочный  этап является самым долгим, требует тщательной проработки и в первую очередь предполагает разработку плана, по которому будет осуществляться подготовка к выставке.

Планирование участие  предприятия в выставочно–ярмарочном мероприятии – сложный процесс, но необходимый для эффективного участия в выставке. Поэтому начинать планирование нужно как можно раньше (лучше в декабре текущего года). Необходимо отправить в выставочные организации запрос о плане выставок на будущий год и условиях участия в них. На основе этого составляется календарный график подготовки и участия в выставках (отобранных из общих списков по перечисленным ранее критериям). Необходимо отправить на подготовки и участия в выставке не менее четырех недель. При этом необходимо иметь в виду, что формирование крупных национальных и международных выставок порой начинается за полгода до их начала.

В отличие от многих других проектов, разрабатываемых компанией, выставка имеет одно большое преимущество – срок. Обычно срок проведения выставки известен уже за год, поэтому разрабатывать  план можно отталкиваясь от этой даты. Некоторые компании составляют планы  за 18 – 24 месяца до открытия выставки. Но самым оптимальным сроком является 12 месяцев.

В практике работы зарубежных компаний выработаны этапы планирования по срокам, в течение которых предусмотрено  выполнение заданных мероприятий. На основе таких данных предлагается следующая  схема планирования выставки.

Выбор конкретной выставки осуществляется на основе технологии принятия решения  об участии предприятия в выставке. Более подробно необходимо рассмотреть  планирование выставочного бюджета, который  устанавливается за 12 месяцев до начала выставки, то есть на самом первом этапе её организации. Кроме того, стоимость участия в выставке является одним из важнейших критериев  для предприятия при выборе выставки, поэтому рассмотрению данного момента  необходимо уделить особое внимание. Тем более что руководство  не каждого предприятия обладает знаниями составления бюджета выставки, расчета площади стенда, количества персонала, необходимого для работа на выставке. Представленная форма  бюджета для выставки облегчит задачу.

Сумма, которую компания собирается потратить на выставку, зависит от целей и от того, какие результаты данная выставка принесет. В бюджете  есть семь основных категорий: аренда места, экспонаты, доставка и складирование, выставочные услуги, персонал, реклама  и продвижение, переезд и развлечения.

Большинство компаний понятия  не имеют о том, сколько места  им арендовать под свой выставочный  стенд. Новые экспоненты и небольшие  компании автоматически делают заявку не место для трехметрового стенда (в длину) и, исходя из этого, планируют экспозицию. На практике необходимое пространство прямо зависит от преследуемых целей и от количества персонала.

Но выставка или ярмарка  несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного  количества товаров, производимых в  разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и сторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью.

Итак, целью данной курсовой работы является изучение особенностей проведения выставочно-ярмарочных мероприятий  и их технического и технологического оснащения.

Задачи курсовой работы:

- классифицировать предприятий организующих  выставки;

- определить порядок их деятельности;

- описать технику, используемую  на выставках;

- охарактеризовать размещение оборудования  на выставках. 

Предмет исследования — выставочная деятельность.

Объект исследования — техническое и технологическое оснащение выставок.

Курсовая работа состоит  из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложения.

Первая глава курсовой работы посвящена характеристике выставочно-ярмарочных мероприятий в целом, их значении в комплексе маркетинговых коммуникаций. Также приводится классификация таких.

Во второй главе рассматривается  порядок деятельности предприятий, организующих выставки, характеризуются подготовка, проведение и подведение итогов выставочно-ярмарочных мероприятий.

Третья глава курсовой работы посвящена технике, используемой на выставках и ярмарках, а также способам ее размещения.

Информационная база исследования. Теоретической основой для написания данной курсовой работы является литература по маркетингу, рекламе, туризму и гостеприимству, учебные издания как отечественных, так и зарубежных авторов, а также периодические издания.

В ходе работы были задействованы  информационные и аналитические  статьи на данную тему из Интернет-ресурсов, исследовались материалы Интернет-сайтов компаний, занимающихся выставочной, ярмарочной и туристической деятельностью  и тематических Интернет-порталов.

ГЛАВА 1 Понятие, классификация и значение выставок и ярмарок

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств  рекламного воздействия, так как  представляют очень широкие возможности  демонстрации рекламируемых изделий  для установления прямых контактов  с непосредственными покупателями и потребителями.

Несмотря на то, что границы между  понятиями торговой ярмарки и  выставки часто не различимы и  на практике имеют тенденцию к  ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок.

Торговая ярмарка – кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого большое количество предприятий с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров (услуг) одной или нескольких отраслей, с тем, чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.

Торгово-промышленная выставка – кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров / услуг одной или нескольких отраслей, и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам-экспонентам  возможности выставить образцы  своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические  усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки – показать научно-технические  достижения одной страны или различных  стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Необходимо отметить, что установившийся на многих торговых ярмарках / выставках обычай допускать посещение не коммерческой публики в конкретные дни и часы, ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера.

По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки и ярмарки:

- региональные;

- межрегиональные;

- национальные;

- международные.

Региональные ярмарки  и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых по величине предприятий.

Межрегиональные имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.

Национальные ярмарки  и выставки, уходящие своими корнями в конец 18-го века и появившиеся вначале во Франции, являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.

Предпосылкой проведения международных ярмарок (выставок), организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. В них обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны.

Международный или, лучше сказать, многонациональный характер они  приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней  мере, 10–15% зарубежных экспонентов.

Среди международных выставок следует  выделить всемирные выставки, целью  которых является показ достижений стран – участниц и крупных  международных организаций в  области науки, техники, культуры. Они  не преследуют непосредственно коммерческих целей. На всемирных выставках бывает представлено, как правило, большинство  стран мира.

По характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки  делятся на:

- универсальные;

- специализированные.

Универсальными являются выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность.¹

Характерным для развития международных  выставок и ярмарок является рост их специализации, причем это в большей  степени относится к выставкам, чем к ярмаркам. Усиление специализации  объясняется огромным увеличением  номенклатуры изделий, выпускаемых  различными отраслями промышленности, до таких размеров, что даже демонстрация только образцов всех товаров в одном месте на одной площади становится затруднительной. Поэтому все чаще организуются международные выставки и ярмарки, представляющие лишь одну или несколько родственных отраслей производства. Кроме того, специализированные выставки ориентированы на четко очерченную группу специалистов, здесь выделена целевая аудитория и, естественно, это выгодно фирмам-экспонентам.

Характерным является значительное увеличение доли машин и оборудования среди  экспонатов выставок, что связано  с ростом торговли этими товарами и с их спецификой. Оборудование, приборы и машины лучше всего  показывать в действии, поскольку  это помогает выявить их производительность, технологические свойства и особенности  конструкции. Это широко практикуется на выставках и поэтому привлекает широкий круг потребителей. Наибольшее число специализированных ярмарок  приходится на отрасли, производящие товары широкого потребления.

По срокам и способу  проведения выставки и ярмарки можно  подразделить на следующие виды:

- краткосрочные выставки (соло-выставки). Проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными;

- передвижные выставки. Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов;

- постоянные выставки. Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам;

Большую роль стали играть постоянно действующие торговые центры, создаваемые развитыми странами за границей. Они осуществляют широкую  деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения. Они предоставляют фирмам-экспонентам  бесплатно выставочную площадь, осуществляют за свой счет проектирование и оформление выставок и отдельных  стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивают работу местных оформительских и других фирм, предоставляют участникам выставок информацию о положении  на рынке.

Новым видом выставок являются т.н. торговые недели. Они организуются обычно в универсальных магазинах  крупных городов для показа и  продажи потребительских товаров.

По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:

- периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т.д.);

- ежегодные;

- сезонные.

Частота проведения ярмарки / выставки зависит, главным образом, от вида предлагаемой продукции и условий конкуренции. Так, например, показы моды организуются 2–4 раза в год, тогда как демонстрации инвестиционных товаров, новинок технологии и т.д. может проводиться с интервалами от двух и даже пяти лет.

Кроме того, ярмарки и выставки можно классифицировать по направлению работы:

- ярмарки (выставки) по осуществлению продаж / заказов;

- информационные (ознакомительные);

- проводимые в целях развития коммуникации / контактов.

Значение выставок и ярмарок  для экспонента определяется прежде всего возможностью:

• непосредственной коммуникации с потенциальными потребителями и покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в получении информации и налаживании связей;
• отслеживать рыночные тенденции и оценить позицию своего предприятия на рынке;
• «дать знать о себе»;
• обменяться информацией со специалистами;
• почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику;
• проанализировать отклики посетителей о качестве, ценах товаров/услуг его фирмы и товаров/услуг его основных конкурентов;
• провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров/услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств;
• и многие другие.

Выставки и ярмарки имеют  большое значение как место встреч представителей деловых кругов различных  стран для поддержания ими  непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку  на выставках и ярмарках экспонируются, прежде всего, лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных  мировых стандартов, их посещение  инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых  товаров в мировой торговле. В  этом смысле выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно-технической информации, имеют огромное информационное значение.²

Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет – самый  удобный для потенциальных экспонентов  и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно  поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и  имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и  с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

Однако в то же время в современных  дискуссиях о будущем ярмарки  или выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно согласиться. Например, «физическое присутствие  в качестве посетителя ярмарки стало  не обязательным». Этот вывод основан  на широком использовании телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки «телеярмаркой». С технической точки зрения это осуществимо. Но в этом случае пропадает сама атмосфера. А именно она в значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках. Часто можно услышать, что ярмарки изжили себя, однако значение и результативность ярмарок и выставок все еще очень велики.

Международные выставки и ярмарки  проводятся во многих государствах, но особо большое распространение  они получили в странах Западной Европы и США. На долю пяти стран  – Германии, Англии, США, Франции  и Италии – приходится примерно 2/3 всех проводимых международных ярмарок  и выставок.

Среди наиболее крупных торгово-промышленных ярмарок развитых стран следует  назвать международные ярмарки, проводимые в Ганновере и Франкфурте-на-Майне (Германия), Париже, Ницце (Франция), Брюсселе (Бельгия), Гетеборге (Швеция), Падуе, Милане, Триесте (Италия), Утрехте (Нидерланды), Токио (Япония), Ванкувере (Канада), Барселоне (Испания), Веллингтоне (Новая Зеландия).

Однако более динамическое развитие ярмарочно-выставочной деятельности по сравнению с Европой и Америкой наблюдается в странах Юго-Восточной  Азии и в России. Наиболее крупными международными ярмарками и выставками, проводимыми в развивающихся  странах, являются ярмарки и выставки в Дамаске (Сирия), Триполи (Ливия), Аккре (Гана), Мадрасе (Индия), Касабланке (Марокко), Сантьяго (Чили).

Таким образом, в первой главе была приведена классификация выставок и ярмарок по различным критериям: по составу участников, месту проведения и экономическому значению, по характеру выставляемых экспонентов, по срокам и способу проведения, по частоте проведения, по направлению работы.

Выставки и ярмарки  имеют немаловажное значение как  для экспонентов, так и для  потребителей. Такие мероприятия дают возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и уторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью

ГЛАВА 2 Порядок деятельности предприятий организующих выставки

2.1 Основные этапы подготовки фирмы в работе выставок и ярмарок

Организация подготовки и  проведения международных выставок и ярмарок осуществляется комитетами, создаваемыми как рабочие органы и самостоятельные юридические  лица местными учреждениями различных  стран или их объединениями. При  этом правительства государств, на территории которых проводится выставка, оказывают им поддержку и содействуют  в создании материальной базы и в  установлении различных льгот для  компаний и организаций-участников и выставочных грузов.

Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует определенных затрат и в  конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, создать негативное мнение о фирме  и ее товаре. Поэтому надо тщательно  обосновать целый ряд управленческих решений участие в работе выставки. Прежде всего, необходимо найти обоснованные решения следующих основных задач:

- определить целесообразность участия фирмы в конкретной ярмарке или выставке;

- обеспечить качественную подготовку к участию в выбранной ярмарке или выставке;

- на должном уровне организовать работу персонала ярмарки или выставки;

- подвести итоги участия в работе конкретного мероприятия и разработать соответствующие маркетинговые решения.

Для обеспечения высокой  эффективности участия в международной  выставке руководство и соответствующие  сотрудники компаний-экспонентов обязаны  провести серьезную подготовительную работу, которая может быть разбита  на ряд этапов:

На каждом из этих этапов принимаются и реализуются соответствующие  управленческие решения.

2.2 Цели участия

Прежде всего, нужно четко определить цели, которые фирма ставит перед  собой, участвуя в выставке. Как правило, круг таких целей включает:

- демонстрацию вашей продукции, представление новых товаров (услуг);

- продвижение вашей торговой марки, улучшение имиджа фирмы;

- изучение рынков сбыта, формирование дилерской сети;

- рекламу вашей фирмы;

- непосредственный сбыт продукции;

- изучение продукции и стратегии конкурентов.

Планируя участие в выставке, не нужно забывать обо всех этих целях. Также необходимо собрать  сведения о выставках, по тематике близких  к деятельности вашей фирмы. Участвуя в работе ярмарки или выставки, каждая фирма хочет использовать конкретные мероприятия для достижения своей главной цели – обеспечения  эффективной предпринимательской  деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели и ее достижению должны быть подчинены цели более низкого  уровня, в частности цели реализации маркетинга. Последними, например, являются:

- обеспечение эффективной товарной политики;

- реализация действенной ценовой политики;

- обеспечение эффективной политики распределения товаров;

- реализация действенной политики продвижения.

Достижение сформулированных целей может быть обеспечено, если будут достигнуты цели более низкого  уровня. В качестве таких целей, например, по отношению к обеспечению эффективной  товарной политики можно указать:

- расширение ассортимента предлагаемых товаров;

- оценка новых товаров;

- улучшение качества производимых товаров;

- перепозиционирование товара на рынке.

Что касается ценовой политики, то здесь для обеспечения ее действенности  возможными целями участия в ярмарке  или выставке могут быть:

- определение верхней границы цены товара;

- определение наиболее приемлемого уровня сервисного обслуживания;

- адаптация  методов  ценовой  политики  к  используемым подходам к решению аналогичных задач конкурентами.

С точки зрения совершенствования  распределения товаров основными  целями участия в ярмарках и выставках  обычно являются:

- поиск новых торговых партнеров;

- оценка эффективности сложившейся системы распределения;

- создание и совершенствование деятельности торговых сетей.

Наконец, для обеспечения  эффективной политики продвижения  товаров в качестве целей участия  в ярмарках и выставках могут  быть:

- создание высокого имиджа товара или услуг;

- активизация отдельных элементов политики продвижения;

- создание фирменного имиджа.

Указанные выше цели уточняются и конкретизируются для каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом наряду с перечисленными могут быть сформулированы и другие, более общие  цели. В частности, такими могут быть:

- увеличение объемов продаж в краткосрочной перспективе;

- исследование конкурентов;

- исследование товаров;

- презентация фирмы и ее товаров;

- расширение числа клиентов и др.⁴

Составленные списки целей  разбиваются по рангу значимости, и составляется древо целей. При  этом предусматривается возможность  изменения целей в случае изменения  соответствующих условий.

Цели участия фирмы  в работе каждой конкретной ярмарки  или выставки могут быть самыми различными. Однако все они должны быть подчинены  целям реализации маркетинга, которые  в свою очередь следует согласовать  с долгосрочными, среднесрочными и  краткосрочными целями деятельности фирмы. Формулируя ту или иную цель, фирме  следует обеспечить ее достижение.

Лучшими аргументами в  пользу или против участия в конкретной выставке могут служить результаты проведения этой выставки в прошлом  году и результаты проведения других выставок этими же организаторами. Изучение каталогов, отзывов в прессе, мнение коллег, тип выставки, количество и уровень участников, количество посетителей.