Оглавление

Введение 2

1.Организация  первичного учета. 3

1.1Сущность  первичного учета, роль и значение 3

1.2Определение  и классификация  первичных документов 6

2. Техника и учетные  регистры бухгалтерского  учета. 14

2.1 Классификация учетных  регистров 15

2.2. Искажения, возникающие  в учетных регистрах  и методы их  исправления 16

Заключение 19

Список  использованной литературы. 21 
 

Введение

     Основой процветания любой организации  является бухгалтерский учёт, вне  зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение  аналитиков информацией необходимой  для принятия решений. Эти решения  касаются распределения и использования  ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования  этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие  переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую  ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский  учёт. И значит, от правильной организации  бухгалтерского учёта зависит положение  любой организации.

1.Организация первичного учета.

1.1Сущность  первичного учета,  роль и значение

     Документ  (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

     Основными законами, стоящими перед бухгалтерской  службой любой организации, являются:

     · Формирование полной и достоверной  информации о хозяйственных процессах  и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования  инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками  и иными заинтересованными лицами;

     · Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

     · Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной  деятельности, выявление и мобилизация  внутрихозяйственных резервов.

     Выполнение  этих задач напрямую зависит от полноты  и своевременности отражения  на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что  в свою очередь является следствием документального оформления совершённых  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной  информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому  в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться  большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

     Документ  является основой для бухгалтерских  записей в регистре и может  использоваться в качестве доказательств  при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

     Если  в организации не создана система  организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

     Что касается документирования хозяйственных  операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все  хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные  документы могут быть приняты  к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов  ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

     Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые  органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц  организации, виновных в ведении  бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

     Каждый  документ должен содержать общие  показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

     Реквизиты, обязательные для составления документа:

     1. Название документа; 

     2. Дата составления документа; 

     3. Номер; 

     4. Содержание хозяйственной операции;

     5. Основание для её совершения;

     6. Измерители;

     7. Подписи ответственных лиц. 

     Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

     Кроме обязательных реквизитов принимаются  и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции  

     Вывод: Наиболее существенная особенность  бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных  операций. Это достигается при  помощи документации.  

1.2Определение  и классификация  первичных документов

     Основанием  для отражения информации о совершаемых  хозяйственных операциях в регистрах  бухгалтерского учёта являются первичные  документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной  учётной документации, относятся:

     · К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной  деятельности для оформления совершённых  хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном  порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

     · Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно  после её окончания;

     · Исправления, имеющиеся в первичной  документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами  или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления  не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

     Разнообразие  хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных  по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы  делятся на однородные группы по следующим  признакам:

     · По назначению;

     · По содержанию хозяйственных операций;

     · По порядку составления;

     · По способу отражения операций;

     · По месту составления.

       По назначению:

     1. Распорядительные - документы, содержащие  распоряжение на выполнение определённой  хозяйственной операции. Основное  назначение - передача указаний руководителей  исполнителям. Однако распорядительные  документы не содержат подтверждения  фактов совершения хозяйственной  операции, поэтому сами по себе  они не могут служить основанием  для отражения операций в бухгалтерском  учёте. 

     Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о  выдаче денежных средств под отчёт.

     2. Оправдательные (исполнительные) - документы,  которыми оформляют уже произведённые  операции. Исполнители - кассиры,  заведующие складами, экспедиторы,  как бы оправдывают свои действия  этими документами. 

     Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке  ценностей, отчёты материально-ответственных  лиц.

     3. Бухгалтерского оформления - документы,  которые служат для бухгалтерского  оформления записей с целью  дальнейшего использования их  в учётном процессе.

     Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

     4. Комбинированные - документы, которые  сочетают признаки всех выше  перечисленных групп. Они служат  одновременно и распоряжением  о выполнении операций, оправданием  её выполнения, фиксируют совершённую  операцию и в то же время  содержат указание о порядке  отражения на счетах.

     Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная  ведомость на оплату труда.

       По содержанию  хозяйственных операций:

     1. Материальные - документы, служащие  для оформления операций по  движению товарно-материальных ценностей 

     Пример: приходный ордер 

     2. Денежные - документы, предназначенные  для оформления операций с  наличными и безналичными денежными  средствами предприятия 

     Пример: платёжное поручение 

     3. Расчётные - используются для  оформления расчётных взаимоотношений  предприятия со своими контрагентами  по возникшим обязательствам.

       Пример: счёт-фактура 

       По порядку составления:

     1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер.

     2. Сводные - документы, которые составляются  на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких  первичных документов. Пример: авансовый  отчёт, ведомость распределения  общехозяйственных расходов.

       По способу отражения  операций:

     1. Разовые - документы, которые отражают  одну или несколько однородных  операций. После составления сразу  передаются в бухгалтерию и  используются для бухгалтерских  записей. 

     Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

     2. Накопительные - документы, используемые  в определённый период времени  и постепенно в них отражают  однородные повторяющиеся операции 

     Пример: табель рабочего времени 

       По месту составления: 

     1. Внешние - документы, составляющиеся  в других организациях и поступающие  со стороны. 

     Пример: счёт-фактура 

     2. Внутренние - документы составляются  самой организацией для оформления  внутренних, хозяйственных операций.

     Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный  кассовый ордер.

       Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься  к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и  кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные  по товарному и коммерческому  кредиту.

     В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

     Правильно оформленные документы принимает  бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют  и используют для записей в  регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте  и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

     1. Устанавливается законность хозяйственной  операции.

     2. В соответствии с оформлением  документов установленным требованиям,  проверяется полнота и правильность  заполнения всех реквизитов, наличие  подписей ответственных лиц, своевременность  составления и предоставления  в бухгалтерию. 

     3. Правильность арифметических подсчётов. 

     Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются  для выяснения обстоятельств.

     Проверенные и принятые документы обрабатываются:

     · группировка по однородным операциям 

     · таксировка, т.е. денежное измерение 

     · контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

     В установленные сроки документы  сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная  от составления или получения  со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

       Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

       Классификация учётных регистров:

     1. По видам бухгалтерских записей  регистры делят на:

     А) хронологические - данные первичных  документов регистрируют в

     порядке их поступления в бухгалтерию

     Пример: кассовые книги, регистрационные журналы 

     Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

     2. По объёму и содержанию регистры  делятся на:

     А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в

     денежном  измерении в обобщённом виде.

     Пример: Оборотная ведомость 

     Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе  и в натуральном измерении.

     В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и

     аналитический учёт.

     Пример: журнал-ордер №6

     3. По форме построения:

     А) односторонние - все записи на одной  стороне листа 

     Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

     В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

     4. По внешнему виду 

     А) бухгалтерские книги - скреплённые  и сшитые в брошюру листы.

     Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.

     В) свободные листы - таблицы со специальным  графлением для

     синтетического  и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

     Г) машинные носители информации - машинограммы.

     В последнем случае организация обязана  изготовлять за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях для  других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

       При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

     Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в  случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной.

     Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и  государственную тайну. За ее разглашение  они несут ответственность, установленную  законодательством Российской Федерации.

     Обработанные  документы систематизируются по видам операций и подшиваются  в папки в хронологическом  порядке, затем производится нумерация  документов. На обложке указывается  количество документов. После этого  папка поступает на хранение. Оно  производится в архивах, которые  бывают текущими и постоянными. В  текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

     Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников организации.

     Решением  Госналогслужбы Российской Федерации  от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным  законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных  учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

     При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие  мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии  понятых лиц и оформляется  протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются  и описываются в протоколе  либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

     При использовании автоматизации в  бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

     Вывод: Информация, которая находит отражение  в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими  затратами труда и времени.

2. Техника и учетные  регистры бухгалтерского  учета.

     Регистры  бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных  документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской  отчетности.

     Регистры  бухгалтерского учета могут вестись  в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (магнитных, лазерных дисках, дискетах и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

     Формы регистров бухгалтерского учета  разрабатываются и рекомендуются  Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования  бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями  при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

     Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности. Контроль за правильностью отражения операций в регистрах бухгалтерского учета осуществляют лица непосредственно участвующие в составлении и визировании документов.

     Учетные регистры классифицируются по нескольким основным признакам: по внешнему виду, по структуре, по детализации информации, по методике отражения операций, по способу ведения. Обобщенная классификация  учетных регистров представлена на рис.1.

2.1 Классификация учетных  регистров

     Рис.1. Учетная регистрация - это запись хозяйственных операций в учетных  регистрах. 

     В зависимости от расположения реквизитов в оформляемых документах можно  определить форму регистра, которая  должна раскрывать особенности учитываемых  объектов и оптимизировать способы  учетной регистрации.

2.2. Искажения, возникающие в учетных регистрах и методы их исправления

     Искажение финансовой (бухгалтерской) отчетности может явиться следствием ошибок и недобросовестных действий.

     Ошибка - непреднамеренное искажение в финансовой (бухгалтерской) отчетности, в том  числе неотражение какого-либо числового показателя или нераскрытие какой-либо информации.

     Примерами ошибок являются:

     ошибочные действия, допущенные при сборе и  обработке данных, на основании которых  составлялась финансовая (бухгалтерская) отчетность;

     неправильные  оценочные значения, возникающие  в результате неверного учета  или неверной интерпретации фактов;

     ошибки  в применении принципов учета, относящихся  к точному измерению, классификации, представлению или раскрытию.