Содержание

Введение: актуальность, цель и задачи курсовой работы.

       Современный офис немыслим без современного оснащения. Интегрированные инженерные системы  становятся неотъемлемой частью практически  любого - крупного или небольшого, но главное – эргономичного офиса.

       Электронные и иные коммуникации приобретают в современном деловом мире все большее значение. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие предпринимательских фирм банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников без современных средств телекоммуникации и связи, без информационных и компьютерных сетей. Без наличия таких средств никакой персонал офиса не может обеспечить оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место.

       К средствам электросвязи относятся  средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта и пр.

       Актуальность  исследования заключается в том, что деятельность любого предприятия в современных условиях невозможна без оперативного реагирования на изменение условий рынка услуг. Это в свою очередь ведет к тому, что необходимо четко планировать и структурировать деятельность предприятия в стратегической перспективе.¹

       Вне зависимости от сектора экономики, предпринимательская деятельность, ориентированная на долгосрочную реализацию требует составления грамотного бизнес-плана. Такой документ составляется с целью планирования и эффективного управления бизнесом и является одним из основных инструментов менеджмента предприятия.

       Цель  курсовой работы: разработать проект технического оснащения офиса SPA-салона оптовой торговли расходными материалами для оргтехники.

       Задачи:

       - оснастить офис SPA-салона: персональными компьютерами и офисной техникой; программным обеспечением для комплексной системы управления предприятием (ПО КСУП); коммутационным оборудованием локальную вычислительную сеть; точкой подключения к Internet; верхним освещением и настольными лампами;

       - выполнить оснащение рабочих мест менеджеров в соответствии с требованиями эргономики и техники безопасности.

       В первой главе мною рассмотрены предложения на рынке современной оргтехники и программного обеспечения, а также услуги по проектированию освещения.

       Во  второй главе непосредственно выполнен проект технического оснащения офиса  SPA-салона, приведено технико-экономическое обоснование проекта и выполнен расчет нагрузки на сеть. 

Глава 1. Технико-технологическое  обеспечение менеджмента  фирмы

1.1. Анализ рынка технологий и оборудования (технических средств), выбор подходящего средства или технологии, определенных в задании на курсовую работу

       Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

       - Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет);

       - Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор);

       - Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф);

       - Информационные системы (телевидение, газеты, журналы).

       Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

       В SPA-салоне установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

       - внутренние телефонные звонки

       - перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

       - при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.²

       Использование факса иногда нельзя трактовать как  недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса часто парализует телефонную систему на 2 – 3 часа.

       Для автоматизации данного салона нам потребуется 6 компьютеров. Четыре компьютера устанавливается на рецепцию для сотрудников офиса, второй в кабинет директору и третий в кабинет секретаря. Компьютер на рецепции будет выполняет следующие функции: ведение клиентской базы, предварительная запись клиентов, оформление визитов клиентов и т. д. На компьютере директора можно будет выполнять следующие операции: расчет заработной платы персоналу, учет товаров на складе, контроль финансовой деятельности предприятия и т. д. Для возможности реализации автоматического контроля за деятельностью предприятия, устанавливаю специализированное программное обеспечение для управления SPA-салоном UNIVERSE. Программное обеспечение UNIVERSE дает возможность владельцу  салона красоты, фитнес клуба или медицинского центра в любой момент быстро и достоверно оценить состояние дел на предприятии, экономический эффект осуществляемой деятельности, а встроенные методы контроля рентабельности и выявления перерасхода средств гарантирует достижение желаемой прибыли. 

         Для возможности одновременной  совместной работы администраторов  и директора салона, компьютеры должны, соединим локальной сетью. Для увеличения скорости работы администраторов, качества обслуживания клиентов и контроля за деятельностью персонала, дополнительно к программному обеспечению подключим сканер штрих-кода и принтер квитанций.

       Самым эффективным средством связи  между людьми на сегодняшний день является электронная почта - одна из первых коммуникационных технологий в  глобальной сети. Электронная почта позволяет на один – два порядка снизить затраты на связь с партнёрами и клиентами.

       Важной  особенностью связи по электронной  почте по всему миру является то, что пользователь не нуждается в международных телефонных каналах, он общается с сетью посредством только местных линий. Электронная почта сегодня позволяет пересылать не только тексты, но и изображения, даже аудио- и видеозаписи, а также любые иные сложные документы. Так, активно развивается речевая почта: можно посылать записанные звуковые фрагменты своим адресатам.

       Эта технология дает возможность осуществлять поиск информации в реальном времени  по миллионам электронных офисов различных организаций по всему  миру и знакомиться с открытой информацией, предоставляемой ими. Каждое посещение может сопровождаться оперативной связью с администрацией. И опять та же особенность - не требуются телефонные каналы: связь осуществляется по местным линиям.

       Электронная почта позволяет очень быстро (за считанные секунды) передать большой объем информации на компьютер адресата или на почтовую группу. При этом нет необходимости учитывать разницу в часовых поясах, время работы офиса партнера. Активное применение электронной почты позволяет сократить расходы на обмен сообщениями в десятки раз.

       Несмотря  на то, что многие организации все еще скептически относятся к сети Internet, плюсы от использования этой компьютерной сети становятся все более очевидными. Пожалуй, главная сторона сети Internet - возможность электронного распространения информации. Причем любого объема - от прайс-листов до целых каталогов.

       Поэтому т.к в наше время не обойтись без  Локальной сети и я выбрала для своего офиса такую систему как Wi-Fi. (вид локальной вычислительной сети (LAN), использующий для связи и передачи данных между узлами высокочастотные радиоволны, а не кабельные соединения. Данную сеть можно запустить без прокладки кабеля, что позволяет существенно экономить на стоимости сети и для того чтобы в моем офисе можно было зайти в интернат сразу с двух компьютеров мне нужно еще одно устройство-роутер.

           В SPA-салоне планируется с любого компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации.

       Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение рационального освещения во время работы трудно переоценить.

       Требования  к рациональному освещению сводится к следующему: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

       Наиболее  целесообразным является естественное освещение. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное.

       Искусственный и естественный свет должны иметь  одно направление.

       Если  в качестве искусственного источника  света общего назначения рекомендуют  применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы, то систему местного освещения необходимо организовать из ламп накаливания или ламп белого света. Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного восприятия. Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены рассеивателями и экранизирующими решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.³

       Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда недостаточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения.

       Освещенность  рабочего места должна быть приспособлена  к индивидуальным качествам секретаря  .

       Цвет  освещения имеет психологическое  значение, поэтому при небольшой освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета. Свет в офисе должен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна» - это важные факторы здоровья, уюта и повышения результативности труда.

       Так же как не рекомендуется смотреть  и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано с таким явлением, как адаптация зрения. Периодическое приспособление глаза с одной яркости на другую приводит к быстрому утомлению, потери зрения, отрицательно влияет на психику. С целью избежание нагрузки на зрение, необходимо соблюдать требование: разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов, находящихся в поле зрения оператора, должна быть равна отношению 1: 3.

       Яркость же самого монитора, точнее его электронно-лучевой трубки, должна быть такова, что можно было бы получить оптимальный контраст изображения. Для получения такого контраста можно воспользоваться защитным экраном, который уменьшает общую яркость изображения, устраняет блики, увеличивает общий контраст, при этом не подавляя темные участки текста.

       Положительно  на работе глаз скажется, если работник будет соблюдать золотое правило - располагать монитор на расстоянии равном двум диагоналям экрана. Угол наклона монитора должен быть таков, чтобы верхний край экрана находился на уровне его глаз.

       Так же защитить себя от этих видов излучения возможно, если иметь защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики или Шведского института защиты от излучения и соответствующий стандарту ТСО 95.

       К сожалению, защитные свойства экрана помогут в том случае, если человек располагается перед монитором. Незначительный сдвиг вправо или влево, в сторону, и можно оказаться в «кольцах смерти» монитора.

       Оснащение рабочих мест менеджеров надо выполнить в соответствии с требованиями эргономики и техники безопасности.

       На  эффективность труда решающее влияние  оказывает оснащение рабочих  мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

       Выделяют  следующие виды (классы) средств труда:

       - средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

       - средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

       - средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

       - средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

       - средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

       - специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

       При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

       При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

       Решая проблему выбора тех или иных средств  оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.

       В состав рабочего места секретаря  обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

       Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы.

       Желательно  оснастить рабочее место секретаря  специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

       В состав рабочего места секретаря  должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.⁴

       Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 - 16 кв. м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

       Именно  поэтому специалист не рекомендуют  ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т. п.

       В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

       Для зрительного комфорта и общего впечатления  от приемной большое значение имеет  и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

       Помимо  цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

       Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

       Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

       Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

• Санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;
• Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведений живописи и произведений прикладного искусства;
• Психофизиологические, связанные с осуществлением мер психофизиологического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности, активные формы труда и отдыха и ряд других факторов);

• Социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям (снятия психологических барьеров), с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчиненных и, в частности, с использованием выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчиненными.

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами.

       Работа  по созданию благоприятных условий труда должна носить комплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Это относится прежде всего к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда, которые формируются под влиянием проектируемой техники и технологии, архитектурно-строительного оформления зданий, внутреннего размещения служебных подразделений и оборудования, рабочей мебели и т. п. На этом этапе проектируются вентиляция, кондиционирование воздуха, освещение служебных помещений в соответствии с санитарными и строительными нормами.

       Не  менее важна разработка мер по формированию и улучшению условий  труда на уже действующих объектах. Здесь работу следует ввести по всему комплексу элементов условий труда, но особое внимание надо уделить психофизиологическим и социально-психологическим факторам, формирующимся под влиянием выполняемой работы, межличностных отношений, т. е. факторам, которые на этапе проектирования предприятий не могут быть учтены.

       Поскольку в современных условиях хозяйствования все большее значение придается активизации человеческого фактора, роль социально-психологических условий труда также повысится, ибо они способствуют усилению социальной мотивации труда, стремлению к большей творческой отдаче специалистов.

       Комплексный подход к обеспечению благоприятных условий труда отражен в специальных межотраслевых требованиях и нормативных материалах, которые следует учитывать при проектировании новых и реконструкции действующих предприятий, технологических процессов и оборудования.

1.2. Выводы по первой главе

       1. Руководитель в своей деятельности  использует различные технические  средства для принятия управленческих  решений. 

       - Телекоммуникационная связь (телефон,  факс, пейджер, почта, электронная  почта, локальная сеть, глобальная  сеть Интернет);

       - Вычислительная техника (персональный  компьютер, калькулятор);

       - Копировально-множительная техника  (принтер, сканер, ксерокс, ризограф);

       - Информационные системы (телевидение,  газеты, журналы).

       2. Самым эффективным средством  связи между людьми на сегодняшний день является электронная почта - одна из первых коммуникационных технологий в глобальной сети. Электронная почта позволяет на один – два порядка снизить затраты на связь с партнёрами и клиентами.

       3. В SPA-салоне планируется с любого компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации.

       4. Общая площадь рабочего места  должна быть в пределах 12 - 16 кв. м. Зона обслуживания посетителей  - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда.

       5. Комплексный подход к обеспечению  благоприятных условий труда  отражен в специальных межотраслевых  требованиях и нормативных материалах, которые следует учитывать при  проектировании новых и реконструкции действующих предприятий, технологических процессов и оборудования.

Глава 2. Проект технического оснащения офиса SPA-салона

2.1. Анализ возможностей  выбранного технического  средства или технологии

       Персональные  компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

       Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

• Снизить административные накладные расходы   
• Повысить производительность труда
• Рационализировать ведение дел
• Снизить затраты на аппаратные средства

       К числу недостатков можно причислить:

1. Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.
2. Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.
3. Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети
4. Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.
5. Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.